O QUE É A ELTMAN ENGENHARIA?

Há mais de 30 anos no mercado, a ELTMAN Engenharia atua principalmente no segmento de energia elétrica, desenvolvendo projetos para usinas hidrelétricas e termoelétricas, oferecendo soluções para controle e proteção de usinas e subestações, dentre outros serviços relacionados. Em síntese, o negócio da ELTMAN é fornecer soluções integradas de engenharia.

Dentre os clientes da ELTMAN estão grandes nomes como a GE, Siemens, Toshiba, Eletrobrás e Furnas.

Por sua abrangência e relevância, a ELTMAN Engenharia  tem em seu quadro de funcionários colaboradores que transitam entre obras, nacionais e internacionais. Todos esses, os quais faziam uso de planilhas para controlar as despesas corporativas realizadas nas visitas externas e viagens. Os processos adotados pela empresa, entretanto, não estavam sendo produtivos, então em janeiro de 2018 eles se juntaram ao Espresso para mudar de vez a situação e abandonar os processos de reembolso manual.

Agora, dois anos após a implantação do Espresso, conversamos com Nicolas Capel, auxiliar administrativo da área de gestão de processos da ELTMAN Engenharia, sobre as mudanças que aconteceram desde então e como isso tem impactado o dia a dia na empresa deles.

O PROBLEMA: COMO A ELTMAN FAZIA REEMBOLSO?

Antes do Espresso, os reembolsos da ELTMAN Engenharia eram feitos através de planilhas de excel preenchidas pelos colaboradores. De acordo com Nicolas, no processo antigo a ELTMAN tinha que conferir todos os lançamentos realizados na planilha a fim de garantir que todas as despesas estivessem computadas.

E apesar dos esforços, como ele nos explicou, todos os colaboradores entregavam notas físicas e isso dificultava a organização, especialmente devido ao grande volume de cupons, cuja conferencia era feira manualmente. Era muito difícil manter todas organizadas devido ao grande volume. Despesas distintas muitas vezes acabavam se misturando, o que gerava ainda o desgaste com despesas falsamente geradas.

“(…) além de inserir em planilhas todas as despesas, antes deste procedimento tínhamos de organizar todas por data, separar por obras, (…) e também corríamos o risco de se perderem notas. Perdíamos tempo também, pois ao final de inserir nas planilhas, tínhamos de escanear os lançamentos e todas as notas. após este procedimento, arquivávamos as despesas, o que gerava falta de espeço, desorganização no escritório e perda significativa de tempo caso precisássemos consultar alguma despesa antiga já arquivada”

Nicolas Capel, auxiliar administrativo da ELTMAN Engenharia

A SOLUÇÃO: COMO FOI A ABORDAGEM DO ESPRESSO E O PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO E USO NA ELTMAN?

Nicolas nos conta também que em um momento de análise e revisão de processos na ELTMAN, o gerente da área administrativa, Thiago Lopes, partiu para a internet em busca de uma solução que atendesse às necessidades e particularidades da prestação de contas da empresa.

Em suas pesquisas ele entrou encontrou o Espresso e iniciou o processo de negociação com nosso time comercial.

“O atendimento da equipe Espresso nunca nos deixou a desejar, sempre rápido e eficiente.”

Nicolas Capel, auxiliar administrativo da ELTMAN Engenharia

O processo de implantação do Espresso na ELTMAN foi tranquilo, ágil e com poucas dificuldades.

Da parte do Espresso foi oferecida toda mentoria do sistema e materiais explicativos, os quais foram bem repassados pela gestão da Eltman para seus colaboradores, que estiveram prontos para dar suporte aos que não se adaptaram tão rapidamente à nova funcionalidade.

“Sempre estávamos dando suporte aos colaboradores que não conheciam e sempre enviamos vídeos referentes a funcionalidade do aplicativo, o que auxilia até mesmo os colaboradores mais recentes. Certamente temos ocasiões em que surgem dúvidas por parte dos colaboradores, porém são sempre simples de sanar.”

Nicolas Capel, auxiliar administrativo da ELTMAN Engenharia

COMO O ESPRESSO ATENDEU AS PARTICULARIDADES DA ELTMAN ENGENHARIA:

Assim como acontece em muitas consultorias, as empresas de Engenharia costumam prestar contas de despesas e cobrar de seus clientes aquelas faturadas durante os projetos.

Durante a conversa com nossa equipe, Nicolas contou que na ELTMAN esses contratos reembolsáveis travavam o faturamento da empresa, pois eles não tinham opção além de aguardar os colaboradores voltarem de suas obras para entregarem as despesas.

Felizmente esse procedimento foi simplificado com o Espresso desde o início:

“Hoje, nossos funcionários mesmo em obra, conseguem mandar as despesas diariamente, semanalmente, de acordo com a necessidade da empresa, e ao final das obras, não é mais necessário guardar as notas físicas durante as viagens para nos entregar.

Nicolas Capel, auxiliar administrativo da ELTMAN Engenharia

COMO ESTÁ A EXPERIÊNCIA DA ELTMAN COM O ESPRESSO AGORA?

“(…) com o Espresso, minhas funções se tornaram ainda mais agradáveis de ser realizada, a implantação do aplicativo contribuiu significativamente para minha motivação no trabalho. Além deste fato, posso realizar meu trabalho com perfeição devido os relatórios serem revisáveis, desta forma, posso garantir que nenhuma despesa seja enviada a nossos clientes de forma incorreta.”

Nicolas Capel, auxiliar administrativo da ELTMAN Engenharia

Após a implantação do Espresso a equipe da ELTMAN notou uma redução significativa de tempo na jornada de trabalho, permitindo que o reembolso seja prático, simples e executado sem dificuldades. Isso impactou diretamente na credibilidade da empresa frente aos clientes e na própria motivação da equipe.

A ELTMAN Engenharia é cliente do Espresso desde fevereiro de 2018.

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