Em qualquer empresa, é necessário que haja um processo de prestação de contas eficiente e que não cause problemas contábeis para a organização. Para que esse processo funcione, é necessário planejar cada situação e se adiantar perante qualquer problema.

Para que a prestação de contas, em qualquer escala, funcione, é preciso seguir alguns passos, que separamos ao longo desse artigo. Vamos lá?

Read More

Como sabemos, a prática de reembolso de despesas corporativas é muito comum em diversas empresas brasileiras – e também mundo afora. Essa prática gera, inevitavelmente, uma série de movimentações financeiras e isso leva à uma grande dúvida: como o imposto de renda é influenciado pela prestação de contas de viagens e reembolsos de despesas?

Responderemos essas – e outras dúvidas – no artigo abaixo. Confira até o final!

Read More

Você já ouviu falar em paperless?Esse é um conceito relativamente novo no mundo dos negócios e tem aparecido cada vez mais nas empresas brasileiras. Se você se interessa pelo tema ou quer saber o que significa ser paperless, leia esse post até o final.

Confira também nossa calculadora de gastos com reembolso para ver quanto a substituição de um único processo manual pode impulsionar sua empresa.

Qual o significado de “paperless”?

Graças à facilidade e conveniência oferecidas pela tecnologia, nossa sociedade segue um caminho cada vez mais “paperless”.

Esse é um termo da língua inglesa que significa livre de papel. Literalmente, sem papel.

Mas, mais do que seu significado literal, paperless é um conceito cada vez mais aplicado como cultura corporativa. Seu objetivo é a substituição de papeis e impressões por documentos digitais.

Mudanças que vemos acompanhando nos últimos anos como salvar documentos em pdf, enviar cupom fiscal por email ao invés de imprimir a notinha, folhas de pagamento e RH digitais, reembolsos feitos com aplicativos, etc, são reflexo do movimento paperless.

O avanço dos processos de transformação digital impulsionaram a onda paperless, que ganhou tração nos avanços da tecnologia e se torna cada vez maior e mais acessível.

Por que ser paperless?

Questões ambientais e de sustentabilidade são as primeiras coisas que vêm em mente quando falamos em empresas livres de papel. De fato, esses são temas indispensáveis e cada vez mais relevantes para a agenda das empresas modernas. No entanto, esse não é o principal objetivo do paperless.

Enquanto cultura corporativa, o objetivo é incentivar a mudança nas diretrizes de troca e arquivamento de informações.

Ser paperless tem a ver com substituir o espaço físico pelo digital. Salas de arquivos, pastas de documentos, formulários, etc, ocupam espaço. E espaço custa dinheiro.

Quais os benefícios para sua empresa?

Quando comparado com métodos tradicionais de arquivo de informações e documentos, meios digitais são mais baratos e eficientes.

Dentre os principais benefícios da iniciativa paperless temos:

  1. Redução do tempo gasto para localizar informações;
  2. Redução do custo com: papel, impressoras, copiadoras, correios, etc;
  3. Eliminação de espaços físicos necessários para armazenar arquivos e pastas;
  4. Facilidade para localizar dados;
  5. Maior controle de informações ao longo do tempo;
  6. Fim de situações constrangedora de perda de arquivo;
  7. Menor incidência de fraudes e golpes;
  8. Possibilidade de análise de dados eficientes com produção de novos insights sobre a empresa;

É por causa de alguns desses 8 benefícios que, apesar de ainda vermos resistência quanto à inovação no setor financeiro, é muito comum que as empresas comecem seu processo paperless pelas finanças e contabilidade.

Essas são áreas em que o volume de trabalho manual não acrescenta valor real à empresa.

Ao invés de estarem aplicando seus conhecimentos em atividades relevantes ao setor, é comum vermos áreas inteiras mobilizadas para checar notinha notinha por notinha em relatórios de reembolso, por exemplo.

O Espresso te ajuda a ser Paperless a partir de hoje

Se sua empresa quer, não apenas sobreviver, mas ser bem sucedida nos próximos anos, é hora de começar a pensar em otimizar. Um bom primeiro passo é rever processos que podem ser substituídos por alternativas paperless.

Relatórios de despesas de viagem, por exemplo, podem facilmente ser substituídos por um aplicativo que registra os gastos através de foto e envia diretamente para o aprovador. Você elimina a conferência individual de notinhas com uma tecnologia antifraude, descarta a impressão de relatórios e o armazenamento desses arquivos para fins fiscais.

Ser paperless é muito mais do que reduzir o uso excessivo de papel.

É salvar sua empresa de gastos desnecessários e poupar o tempo dos seus funcionários. O Espresso pode te oferecer tudo isso.

Agende uma demonstração e fale com um dos nossos consultores para saber como podemos transformar sua gestão de despesas.

Muitas empresas enfrentam problemas quando o assunto é inovação. Isso acontece, basicamente, por dois motivos: falta de entendimento do conceito e falta de uma cultura inovadora.

Com isso, separamos algumas dicas para facilitar o processo inovador na sua organização, independente do ramo que ela atue, já que isso trará muitos benefícios e transformará o modo que os funcionários pensam sobre o tema.

Uma vez que a cultura de inovação seja absorvida e amplificada internamente, sua você verá melhores resultados em diversas áreas e tarefas, mesmo nas mais simples.

Vamos lá? Read More

Muito usado no exterior e cada vez mais popular no cenário empresarial brasileiro, o cartão corporativo é uma das melhores alternativas disponíveis no mercado para quem quer aumentar o controle sobre os gastos e reduzir as chances de fraude.

Nosso novo lançamento, a conta digital com o Cartão Espresso, traz a solução que faltava para impulsionar sua empresa no rumo de um financeiro mais eficiente, produtivo e seguro.

O Espresso é uma plataforma digital completa (web e mobile) que automatiza de ponta a ponta sua gestão de reembolsos, adiantamentos e prestação de contas. A chegada do cartão complementa nossa ferramenta integrando as despesas 100% dentro da prestação de contas, dispensando qualquer processo de conciliação.

No entanto, muitas dúvidas surgem quando o assunto envolve mudanças no processo financeiro. Dentre as perguntas que mais recebemos: Essa não é uma ferramenta muito cara para minha empresa? Será que não perderemos o controle e estaremos mais sujeitos a fraudes? Será que os benefícios do cartão são suficientes para justificar as mudanças?

São questões comuns e para respondê-las trouxemos esse artigo com 5 usos do cartão corporativo que vão facilitar a sua vida e da sua empresa. Leia até o final para solucionar todas as suas dúvidas e entender as principais vantagens de aplicar essa tecnologia na sua empresa.

Afinal de contas, o que é um cartão corporativo?

Um cartão corporativo é um cartão de crédito ou débito, que pode ser usado pelo colaborador para custear ou contrair gastos diretamente relacionados com suas atividades na empresa. Gastos com viagens e consultorias, despesas de combustível, alimentação, hospedagem ou até mesmo cobrir estoque de materiais de escritório, valores gastos em mídia paga e por aí vai.

Ele é bem semelhante ao cartão que você, pessoa física, utiliza no dia a dia. A principal diferença é que as compras realizadas com ele serão faturadas para a empresa contratante e não para o colaborador que as realizar.

A princípio pode parecer que essa é uma realidade exclusiva para empresas de grande porte, mas independente do porte, setor de atuação, quantidade de funcionários, é possível fazer um cartão para sua empresa e aproveitar todos os benefícios.

Inclusive, quando aliado a uma política de uso bem feita, o cartão corporativo pode ser um recurso poderoso no controle de gastos e ações antifraude – tão importantes para pequenos e médios negócios. 

Quem pode usar o cartão da empresa?

Desde que diretamente vinculados com a empresa, os cartões podem ser distribuídos para todos os funcionários de acordo com a necessidade e as regras estabelecidas pela contratante. 

As regras de uso e o que cada colaborador está autorizado a fazer com seu cartão também será vinculado às regras estabelecidas internamente.

Todos os cartões corporativos são iguais?

Existem vários tipos de cartão corporativo no mercado, mas via de regra eles seguem dois modelos principais: o pré-pago e o pós pago. 

Pré-PagoPós-Pago
Recarregável (Extrato)Compra e depois paga (Fatura)
Sem aprovação de créditoAprovação de crédito
Sem anuidadeAnuidade
Não permite compras parceladasPermite compras parceladas

Agora que você entendeu como funciona o cartão corporativo, aproveite para se inscrever na lista de espera e entrar na fila para usar o Cartão Espresso para transformar seus processos financeiros.

5 usos do cartão que vão melhorar sua vida e da sua empresa

Centralização de Despesas

O cartão corporativo vem para centralizar as despesas em um único extrato ou fatura, permitindo o acompanhamento diário dos gastos, melhorando o controle de gastos dos seus colaboradores.

Além de evitar a transferência direta de dinheiro para colaboradores, a famosa caixinha e os reembolsos sem controle, a centralização das despesas permite que você tenha acesso mais fácil aos dados relativos aos gastos.

Uma vez que os dados estão mapeados é mais fácil tomar decisões estratégicas e realizar ajustes na política de uso do cartão, evitando perdas.

Auditoria e segurança contábil

Consequência direta da centralização das despesas, a conciliação contábil também só tem a ganhar com o uso de um cartão corporativo.

O uso do cartão facilita o processo de auditoria e segurança contábil, uma vez que a fatura permite a visualização dos valores sem que haja confusão entre eles. No cartão Espresso, inclusive, a conciliação entre os valores que saíram e entraram é feita automaticamente: ele é 100% integrado à gestão de despesas.

Veja também: Tributação de reembolso e outras dúvidas jurídicas

Melhoria do Processo de Prestação de Contas

Sabemos muito bem que empresas com demandas onde viajar faz parte da rotina dos colaboradores, gastos com combustível, alimentação, estacionamento e hospedagem são comuns e recorrentes.

Para que isso aconteça o colaborador precisa solicitar adiantamentos ou realizar  o gasto do próprio bolso e solicitar reembolso mediante comprovação dos gastos.

O cartão corporativo vem para facilitar esse processo, onde o colaborador realiza os gastos direto na conta da empresa apenas justificando as despesas.

Separação das Despesas Pessoais e da Empresa

Ainda é muito comum que o colaborador utilize seu cartão pessoal para realizar despesas em nome da empresa, solicitando reembolso posteriormente. 

Esse processo ainda recorrente pode levar a uma grande confusão no controle e acompanhamento do orçamento que foi estabelecido para esse tipo de gasto, afetando o fluxo de caixa e a saúde financeira da sua empresa.

Com uso do cartão corporativo a sua empresa tem um extrato/fatura próprio de controle total do seu financeiro, além de evitar os adiantamentos ou que o colaborador gaste o próprio dinheiro com despesas da empresa.

Maior segurança tributária para todos os envolvidos.

Planejamento Financeiro

Com o uso do cartão corporativo sua empresa conseguirá ter um planejamento financeiro, com controle de gastos e até estabelecer limites, como por exemplo:tipos de despesas, centro de resultados, projetos, times, entre outros.

O maior ganho nesse quesito é o de poder gerenciar o dinheiro destinado para despesas  da sua empresa com mais assertividade e precisão, além de gerar um histórico que vai permitir previsões de gastos futuros.


Controlar as despesas e gastos da sua empresa pode ser um desafio hoje, mas não precisa ser difícil para sempre. É por isso que centenas de empresas acreditam e confiam no Espresso para automatizar a gestão financeira e tornar os processos mais seguros e eficientes.

O cartão Espresso é 100% integrado à gestão de despesas. Uma solução financeira simples, completa e criada sob medida para resolver os principais problemas que ainda existem na sua prestação de contas.

Com o cartão Espresso você pode:

  • Dar adeus aos adiantamentos em dinheiro;
  • Eliminar a conciliação de faturas e recibos, diminuindo erros e fraudes;
  • Garantir maior controle dos valores oferecidos e gastos pelos colaboradores;
  • Minimizar a complexidade da sua prestação de contas, economizando tempo e reduzindo o desgaste dos seus colaboradores;
  • Melhorar a segurança física e trabalhista de toda a empresa.

Integre nosso app ao seu ERP, dê adeus definitivo aos cupons, notinhas e planilhas. 

Quer saber mais? Solicite uma demonstração gratuita agora mesmo.

Se você é parte do financeiro/administrativo de uma empresa e essa empresa tem funcionários que viajam ou gastam com reuniões, quilometragem e hospedagem, você com certeza já deve fazer reembolso de despesas.

Essa é uma atividade que deveria ser muito simples, mas muitas vezes por falta de processos definidos e boas ferramentas, ele acaba sendo lerdo, chato de fazer e caro.

Read More

QUEM É A FABIO PERINI?

Há mais de 50 anos no mercado, a Fabio Perini é líder na produção de máquinas de conversão de papeis. A empresa foi fundada na Itália, mas em 1993 passou a fazer parte do grupo alemão Körber, com unidades na Itália, Brasil, EUA e China.

Por sua abrangência e relevância multinacional, a Fabio Perini  tem em seu quadro de funcionários colaboradores que transitam entre fábricas, unidades e clientes no mundo inteiro. Por esse motivo, seus funcionários geram relatórios de despesas de viagem multimoedas, o que se mostrava um entrave para a fluidez do processo de reembolso – que era feito manualmente, podendo levar até 30 dias para ser finalizado.

A insatisfação com a demora para concluir os processos de reembolso fez com que a equipe financeira buscasse uma nova solução. O caminho não foi simples, mas em setembro de 2019 eles se juntaram ao Espresso para mudar essa situação e abandonar o processo manual.

Para nos contar um pouco mais sobre como foi a implantação e adaptação da Fabio Perini ao Espresso, entrevistamos Rodrigo Weinfurter, analista financeiro de controladoria e um dos responsáveis pelo dia a dia financeiro da empresa e pelos relatórios de viagens do todos os colaboradores da Fabio Perini no Brasil.

sede da fabio perini no brasil

O PROBLEMA: COMO A FABIO PERINI FAZIA REEMBOLSO?

Antes do Espresso, os reembolsos da Fabio Perini eram feitos através de planilhas de Excel preenchidas pelos colaboradores. Todo o processo poderia levar, em alguns casos, mais de 30 dias para ser concluído devido as assinaturas manuais e retorno por não conformidade de alguns relatórios.

De acordo com Rodrigo, no processo antigo eles tinham que conferir todos os lançamentos realizados na planilha e o desgaste da tarefa e a falta de tempo faziam com que o processo fosse suscetível a fraudes.

“Em muitas situações abríamos mão de apurarmos em 100% dos casos a acuracidade dos documentos e faziamos uma seleção por “amostragem” para auditar as viagens. (…) A necessidade de melhora no processo sempre foi evidente, tínhamos consciência que era necessário um investimento nos controles de viagens porque é onde a empresa tem um gasto elevado todos os anos.”

Rodrigo Weinfurter, analista financeiro da Fabio Perini

A SOLUÇÃO: COMO FOI O PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO E USO?

A proposta de solução foi apresentada à Fabio Perini pela Escotta, consultoria SAP cliente e parceira do Espresso, com quem a empresa vinha conversando sobre alternativas de melhora de processo. Como Rodrigo nos conta, eles chegaram a avaliar outras plataformas, assim como estudaram a possibilidade de criar uma nova, mas o custo benefício obtido na implantação do Espresso associada à integração SAP oferecida pela Escotta foram decisivos para a escolha e contratação do software.

“A qualidade do suporte e prestatividade no atendimento são pontos fundamentais na nossa parceria. (…) Alguns pontos do processo ainda precisam ser alinhados e os usuários precisam se acostumar com a ferramenta, mas mesmo nesse cenário tivemos melhoras significativas no tempo do processo.

Rodrigo Weinfurter, analista financeiro da Fabio Perini

COMO O ESPRESSO ATENDEU AS PARTICULARIDADES DA FABIO PERINI:

Quando iniciamos a negociação com a Fabio Perini nos foi apresentado o desafio da multimoeda. Até então o Espresso não tinha uma funcionalidade capaz de suprir a dor latente da empresa que precisava lidar com relatórios de despesas corporativas feitos no exterior, envolvendo mais de uma moeda e taxa cambial.

Essa ferramenta é fundamental para o nosso uso do Espresso porque nosso volume de viagens para o exterior é muito alto e esta funcionalidade estava prevista para ser lançada quando fechamos o contrato com a Espresso.

Rodrigo Weinfurter, analista financeiro da Fabio Perini

Combinamos a entrega da funcionalidade e nosso time trabalhou para cumprir a missão, que tomou forma no final de 2019. Inclusive permitindo alterações na cotação das moedas e adicionar a porcentagem paga em impostos, para dinamizar e manter ainda mais preciso o cálculo do valor devolvido ao colaborador.

Além da praticidade multimoedas, Rodrigo nos contou que já tiveram bons resultados com a funcionalidade antifraude, obtendo resultados concretos de economia.

Conseguimos reduzir consideravelmente o tempo de prestação de contas e já tivemos resultados concretos de economia por meio da funcionalidade antifraude.

Rodrigo Weinfurter, analista financeiro da Fabio Perini

COMO ESTÁ SENDO A EXPERIÊNCIA ESPRESSO?

“Internamente houveram muitos elogios por parte dos viajantes, pela agilidade que o produto proporcionou durante o processo de prestação de contas.”

Rodrigo Weinfurter, analista financeiro da Fabio Perini

Após a implantação do Espresso a equipe da Fabio Perini notou uma redução significativa de tempo na jornada de reembolso e prestação de contas. Isso implica que seus funcionários agora perdem menos tempo com tarefas secundárias e podem se dedicar àquilo que realmente importa e faz diferença para a empresa. 

É esse impacto positivo que você pode gerar na sua empresa: um processo ágil, antifraudes, descomplicado e altamente econômico. Fale com um de nossos consultores para entender melhor como o Espresso pode ajudar sua empresa.

O QUE É A ESCOTTA? O que eles fazem?

A Escotta é uma consultoria SAP especializada em automatização de processos e inteligência artificial, combinando talentos e soluções a fim de tornar seus clientes mais eficientes e competitivos no mercado. Com um vasto número de empresas em sua agenda, a Escotta faz desde pequenas melhorias até implementação de novos módulos, inclusão e retirada de empresas do ambiente SAP. 

O diferencial buscado pela Escotta é a entrega de valor e uma ótima experiência do usuário. Por esse motivo, é constante a busca proativa de sistemas especializados para soluções pontuais de grande impacto, como é o caso do Espresso. Oferecer a integração desses sistemas como parte do seu portfólio de serviços é o espaço que a consultoria encontra para explorar seus diferenciais. 

Dentre os clientes da Escotta estão a Fabio Perini, Votorantim, Electrolux e Boticário.

A Escotta é parceira do Espresso desde 2019 e convidamos o founder da Escotta, Thiago Garcêz, para nos contar um pouco mais sobre como funciona o processo de parceria e os resultados alcançados desde que iniciaram o uso do Espresso internamente e no portfólio de clientes.

O GRANDE PROBLEMA ENFRENTADO PELA ESCOTTA

Após perceberem a dor de alguns de seus clientes com processos de reembolso cheios de falhas e desgastes, Thiago e sua equipe começaram um intenso processo de pesquisa de softwares e soluções. 

Como ele nos conta na entrevista fornecida para elaboração desse case, a própria Escotta tinha um processo de reembolso ruim, completamente manual, com alta demanda de tempo e equipe dedicada. Ele precisava com urgência de uma ferramenta que resolvesse os problemas internos próprios e de clientes.

Como a solução oferecida pelo Thiago é SAP ele nos explicou que inicialmente optaram por desenvolver um sistema próprio, mas perceberam que seria muito oneroso. Pra quê surgir com uma solução tão cheia de particularidades quando já existem outras prontas capazes de automatizar, facilitar e melhorar o processo integrado ao SAP?

COMO A ESCOTTA SE TORNOU PARCEIRA DO ESPRESSO

Thiago nos conta que encontraram o Espresso via Google quando começaram a pesquisar sobre alternativas de reembolso. Entraram em contato conosco após conhecer nossa página de parcerias e se interessar pelo formato dos benefícios oferecidos.

À medida que foram apresentados ao software, ele diz, foi possível perceber que o Espresso seria uma solução válida e útil – não apenas para a Escotta, mas para o amplo portfólio de clientes atendidos por eles. De acordo com o Thiago, o fit cultural entre as duas empresas foi instantâneo e decisivo para firmar a parceria.

“(…) por ser robusto e confiável sei que ele vai atender nossos clientes de forma geral sem nos dar trabalho. A equipe do Espresso acredita nas pessoas. Tive certeza que nossos clientes ficariam satisfeitos. (…) O período de negociação e fechamento do contrato foi bem simples e (aconteceu) em conversa direta com o Fábio (gestor de processos) e fluiu tranquilamente sem estress”

Thiago Garcêz – founder da Escotta
calculo km rodado baixar planilha gratis

AS VANTAGENS DA PARCERIA

“A parceria com o Espresso agrega para nós no sentido de entregar pra nossa base uma necessidade que a Escotta por si só não atende, nem a SAP”

Thiago Garcêz – founder da Escotta

Durante nossa entrevista Thiago contou que a alternativa SAP para reembolso (Concur) exige muita manutenção e uma parametrização complexa, o que acabava não sendo viável para muitos clientes.

“A razão principal é a praticidade que o Espresso agrega. A maior vantagem é levar isso para nossos clientes e abrir porta para novos clientes que não teríamos aberturas não fosse essa dor latente.”

Thiago Garcêz – founder da Escotta

Quando perguntamos sobre os processos internos, como eles fazem para identificar um cliente que necessita do Espresso, Thiago me contou que esse é um dos diferenciais da Escotta. Nas palavras dele “a identificação vem de conhecer intimamente a base e saber a necessidade deles.”.  

COMO O ESPRESSO TRANSFORMOU OS PROCESSOS DA ESCOTTA

“Primeiro resultado é falar pra dentro de casa. Mudou muito a nossa vida usar o Espresso, os nossos funcionários estão bem satisfeitos – eu mesmo uso bastante, porque viajo muito – faço muito reembolso. Do lado administrativo e financeiro (passamos a ter) só tem um ponto de contato, isso facilitou muito.”

Thiago Garcêz – founder da Escotta

Além de se tornarem parceiros, a Escotta também se tornou cliente e pôde perceber as vantagens do Espresso internamente antes de indicar a seus clientes. Segundo Thiago, a Escotta também tinha essa necessidade latente, especialmente por trabalharem com projetos faturados pelos clientes – o que implica na necessidade de enviar relatórios detalhados e todas as notinhas para o cliente. Esse processo, segundo ele, fez com que a Escotta tivesse uma grande evolução financeira.

Aproveitando o tema das mudanças para melhor geradas pelo Espresso, ele citou ainda o exemplo do primeiro cliente deles que negociou com o Espresso – resultado do nosso programa de parcerias:

“Um cliente em comum, a Fabio Perini, que vende grandes maquinários para indústrias, e os técnicos e vendedores precisam viajar por toda América e Brasil, fazem bastante reembolso em moedas diferentes,  cartão corporativo, via dinheiro, adiantamento, cartão próprio (…), e eles tiveram uma redução muito grande em fraudes, em tempo, rapidez e confiabilidade.”

Thiago Garcêz – founder da Escotta

No atual momento de crise, se levantar sozinho pode ser difícil, mas em conjunto podemos nos fortalecer: conheça nosso programa de parcerias, faça como a Escotta e participe.

Monitorar e controlar os gastos é um dos pilares que garante o sucesso de uma empresa. Segundo pesquisa realizada pelo DataSebrae, uma das principais causas de mortalidade das empresas no Brasil é a falta de acompanhamento rigoroso das despesas e receitas.

Isso acontece pois esse acompanhamento é sinônimo de controle: se você sabe exatamente tudo o que se passa nas finanças da sua empresa, você tem o controle sobre elas. E ter controle é sinal de que você pode empreender e gerir sua empresa de forma estratégica e assertiva.

Junto com as dicas de 3 ferramentas fundamentais para te ajudar a monitorar os gastos, neste texto também te daremos dicas valiosas sobre como favorecer a saúde financeira da sua empresa.

É fato que monitorar os gastos de perto é um grande desafio principalmente para empresas novas e pequenas, com o número de colaboradores reduzidos. As pessoas tendem a canalizar suas energias para o que mostra um impacto mais palpável como conquistar clientes, melhorar o produto ou serviço e aumentar suas vendas. Isso não é errado de forma alguma, mas a falta de atenção ao controle financeiro pode levar por água abaixo todo o esforço realizado nas outras áreas do negócio.

Além de evitar surpresas negativas, um bom controle de despesas pode proporcionar para a empresa uma ótima oportunidade de economia. Quando o administrador pára para avaliar o que está sendo gasto ele pode redefinir as prioridades, gastar menos dinheiro com coisas dispensáveis e canalizar seu capital de forma estratégica, investindo em serviços, produtos e pessoas que proporcionarão mais crescimento para o negócio. 

Planejar é preciso, controlar os gastos também!

O primeiro passo para monitorar os gastos de uma empresa é ter um planejamento e orçamento definidos. 

O orçamento deve ser elaborado levando em consideração todo o cenário previsto para a empresa ao longo de um ano. Nesse planejamento devem ser calculados o aumento de colaboradores, aumento de vendas, custos com a manutenção do produto, despesas e recebimentos no geral, entre outros. 

Com o orçamento anual definido é possível que o administrador faça análises do previsto e realizado durante todo o exercício baseadas em algo pensado para funcionar. É muito importante que a empresa possa tomar decisões baseadas em um planejamento concreto, e não em achismos, por isso o orçamento é fundamental. 

É hora de falar em controlar os gastos orçamentários: conheça a Treasy

Se dedicar nesse planejamento não é uma tarefa fácil pois demanda atenção, conhecimento e tempo, que são coisas muito valiosas no dia-a-dia de uma empresa. Por isso, nossa primeira dica é a ferramenta Treasy

A Treasy é uma plataforma completa de educação orçamentária. Além dos ricos materiais de apoio disponibilizados em seu site, a empresa fornece mini cursos online gratuitos para ajudar o empreendedor a entender cada vez mais sobre a importância e aplicação de um orçamento. 

Na plataforma o empreendedor terá acesso a ferramentas de projeção dos mais variados tipos, além de relatórios e dashboards que proporcionam uma visão gerencial dos gastos. Mas o ponto alto da ferramenta Treasy é que além da plataforma eles também oferecem o serviço de terceirização da controladoria da sua empresa, que pode ser contratado a parte. O que isso significa? O empreendedor e os demais colaboradores terão muito mais tranquilidade e tempo para se dedicar a outras questões importantes para o crescimento da empresa, enquanto têm a certeza de que os gastos estão sendo devidamente monitorados.

Não podemos parar no orçamento. 

Com o orçamento definido, agora a empresa precisa monitorar a aplicação dele. Isso deve ser feito através de um gerenciamento estratégico das finanças do negócio. 

Um passo muito importante para conseguir fazer a gestão estratégica é entender alguns conceitos como custo, despesa, contas a pagar, contas a receber, controle de caixa, inadimplência, entre outros. 

Custos x Despesas

Um erro muito comum das empresas é não classificar corretamente seus gastos em custos e despesas. Essa classificação incorreta é problemática pois afeta diretamente a margem de lucro do seu produto ou serviço, o que pode causar um susto no momento de fechar as contas. 

Basicamente, custo é todo gasto feito pela empresa para fabricar um produto ou disponibilizar um serviço. Se sua empresa é uma fábrica de cosméticos, por exemplo, o gasto com embalagens, com matéria-prima e análises laboratoriais do seu produto são custos pois sem esses gastos não há produto. Já se você é um SaaS, por exemplo, seus custos são a manutenção de um servidor, a mão de obra dos engenheiros de software, os gastos com viagens ligadas à implantação do sistema, entre outros.

Por que é importante mapear todos os seus custos? Pois são eles que definem o preço do seu produto ou serviço.

Já as despesas são gastos ligados à manutenção e administração da empresa em si.  As despesas não estão ligadas diretamente à produção mas sim ao favorecimento da estrutura da empresa. Alguns exemplos de despesas são benefícios para os colaboradores, compra de materiais de escritório, aluguel, gastos com contabilidade, entre outros. 

Com o controle dos gastos e dos recebimentos da empresa, é possível monitorar a saúde financeira da empresa de acordo com o que foi definido no orçamento. 

Chegou a hora de pensar em uma plataforma para gestão financeira estratégica: conheça o Conta Azul.

Esse controle deve ser diário, afinal de contas todos os dias acontecem movimentações financeiras. Para ajudar e automatizar o controle é que entra nossa segunda dica: o Conta Azul, plataforma para gestão financeira estratégica.

O diferencial da gestão pelo Conta Azul é que suas movimentações financeiras serão acompanhadas no detalhe. Cada centavo que entrar ou sair das contas da empresa estarão registrados aqui, pois a plataforma possui formatos de integração para conciliação bancária. Dessa forma o empreendedor consegue saber o valor exato do caixa da empresa sem precisar acessar todas as contas separadamente. 

Além disso, o Conta Azul possui funções de contas a pagar, contas a receber, cadastro de produtos e serviços, cadastro de estoque, integração com o sistema gerador de notas fiscais, integração com sistema gerador de boletos para seus clientes, relatórios de fluxo de caixa, DRE, entre outros, além do dashboard e da visão gerencial. 

O Conta Azul é uma plataforma completa e com preço muito acessível, por isso é o ideal para startups e empresas de pequeno porte, pois oferece todas as ferramentas para o controle financeiro em uma interface agradável e fácil de ser usada. Além disso, assim como no caso da Treasy, o Conta Azul também dispõe de materiais muito ricos para ajudar o empreendedor a adquirir cada vez mais conhecimento sobre a dinâmica financeira de um negócio. 

E os gastos reembolsáveis? 

Um último ponto muito importante quando falamos de monitorar e controlar gastos é a gestão dos valores reembolsáveis, ou seja, aqueles que não foram faturados pela empresa. 

Os reembolsos, que geralmente são gastos de viagens, despesas da área de vendas, entre outros, se não forem monitorados de perto podem se tornar uma saída descontrolada de dinheiro da empresa, resultando em muitos prejuízos.

O ideal é que a empresa tenha uma política de gastos reembolsáveis que seja baseada em seu orçamento (sim, o orçamento deve prever os gastos de reembolso). A política deve ser compartilhada com todos os colaboradores, os quais precisam ser orientados a seguirem tais diretrizes para que consigam exercer seu trabalho da melhor forma possível com gastos conscientes. 

Espresso, a plataforma que te ajuda a economizar tempo e dinheiro

Aqui entra, então, nossa terceira e última dica de ferramenta: nós mesmos, o Espresso. (risos)

O Espresso é uma plataforma de gestão e controle de gastos reembolsáveis. Nele é possível que a empresa cadastre sua política de gastos e, quando o colaborador submeter seu relatórios de despesas através do app, se alguma regra da política for quebrada o sistema emite um alerta para o aprovador. 

A automatização da aplicação da política de gastos é importantíssima para garantir que o aprovador não perderá tempo conferindo o que já está correto. É a garantia de que ele ganhará tempo ao ir direto ao que precisa ser observado. 

Além da política de gastos o Espresso fornece para o empreendedor, e também para o colaborador, uma série de vantagens como uma interface moderna que beneficia o uso do app e da plataforma, fluxos de aprovação personalizados, classificação das despesas, relatórios gerenciais, dashboard de gastos, entre outros. No Espresso o financeiro também conseguirá monitorar os valores que foram adiantados aos colaboradores para viagens, por exemplo, e as despesas que foram realizadas utilizando cartões corporativos. 

O Espresso também possui integração com diversos sistemas financeiros, dentre eles o próprio Conta Azul e possui um sistema antifraude para detectar erros que podem acontecer durante o processo de reembolso, como comprovantes duplicados ou muito antigos. 

Confie na automatização para monitorar e controlar os gastos

Por fim, é relevante lembrar que automatizar processos é ganhar tempo e dinheiro. 

As ferramentas que indicamos aqui vão te ajudar a monitorar e controlar os gastos da sua empresa, te permitindo aplicar dinheiro na empresa de forma mais estratégica. Gastar tempo e dinheiro de forma estratégica é ajudar sua empresa a crescer. 

Utilizar ferramentas especializadas nesse processo é crucial para evitar falhas humanas e manter saudável a vida financeira do seu negócio.