QUEM É A FABIO PERINI?

Há mais de 50 anos no mercado, a Fabio Perini é líder na produção de máquinas de conversão de papeis. A empresa foi fundada na Itália, mas em 1993 passou a fazer parte do grupo alemão Körber, com unidades na Itália, Brasil, EUA e China.

Por sua abrangência e relevância multinacional, a Fabio Perini  tem em seu quadro de funcionários colaboradores que transitam entre fábricas, unidades e clientes no mundo inteiro. Por esse motivo, seus funcionários geram relatórios de despesas de viagem multimoedas, o que se mostrava um entrave para a fluidez do processo de reembolso – que era feito manualmente, podendo levar até 30 dias para ser finalizado.

A insatisfação com a demora para concluir os processos de reembolso fez com que a equipe financeira buscasse uma nova solução. O caminho não foi simples, mas em setembro de 2019 eles se juntaram ao Espresso para mudar essa situação e abandonar o processo manual.

Para nos contar um pouco mais sobre como foi a implantação e adaptação da Fabio Perini ao Espresso, entrevistamos Rodrigo Weinfurter, analista financeiro de controladoria e um dos responsáveis pelo dia a dia financeiro da empresa e pelos relatórios de viagens do todos os colaboradores da Fabio Perini no Brasil.

sede da fabio perini no brasil

O PROBLEMA: COMO A FABIO PERINI FAZIA REEMBOLSO?

Antes do Espresso, os reembolsos da Fabio Perini eram feitos através de planilhas de Excel preenchidas pelos colaboradores. Todo o processo poderia levar, em alguns casos, mais de 30 dias para ser concluído devido as assinaturas manuais e retorno por não conformidade de alguns relatórios.

De acordo com Rodrigo, no processo antigo eles tinham que conferir todos os lançamentos realizados na planilha e o desgaste da tarefa e a falta de tempo faziam com que o processo fosse suscetível a fraudes.

“Em muitas situações abríamos mão de apurarmos em 100% dos casos a acuracidade dos documentos e faziamos uma seleção por “amostragem” para auditar as viagens. (…) A necessidade de melhora no processo sempre foi evidente, tínhamos consciência que era necessário um investimento nos controles de viagens porque é onde a empresa tem um gasto elevado todos os anos.”

Rodrigo Weinfurter, analista financeiro da Fabio Perini

A SOLUÇÃO: COMO FOI O PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO E USO?

A proposta de solução foi apresentada à Fabio Perini pela Escotta, consultoria SAP cliente e parceira do Espresso, com quem a empresa vinha conversando sobre alternativas de melhora de processo. Como Rodrigo nos conta, eles chegaram a avaliar outras plataformas, assim como estudaram a possibilidade de criar uma nova, mas o custo benefício obtido na implantação do Espresso associada à integração SAP oferecida pela Escotta foram decisivos para a escolha e contratação do software.

“A qualidade do suporte e prestatividade no atendimento são pontos fundamentais na nossa parceria. (…) Alguns pontos do processo ainda precisam ser alinhados e os usuários precisam se acostumar com a ferramenta, mas mesmo nesse cenário tivemos melhoras significativas no tempo do processo.

Rodrigo Weinfurter, analista financeiro da Fabio Perini

COMO O ESPRESSO ATENDEU AS PARTICULARIDADES DA FABIO PERINI:

Quando iniciamos a negociação com a Fabio Perini nos foi apresentado o desafio da multimoeda. Até então o Espresso não tinha uma funcionalidade capaz de suprir a dor latente da empresa que precisava lidar com relatórios de despesas corporativas feitos no exterior, envolvendo mais de uma moeda e taxa cambial.

Essa ferramenta é fundamental para o nosso uso do Espresso porque nosso volume de viagens para o exterior é muito alto e esta funcionalidade estava prevista para ser lançada quando fechamos o contrato com a Espresso.

Rodrigo Weinfurter, analista financeiro da Fabio Perini

Combinamos a entrega da funcionalidade e nosso time trabalhou para cumprir a missão, que tomou forma no final de 2019. Inclusive permitindo alterações na cotação das moedas e adicionar a porcentagem paga em impostos, para dinamizar e manter ainda mais preciso o cálculo do valor devolvido ao colaborador.

Além da praticidade multimoedas, Rodrigo nos contou que já tiveram bons resultados com a funcionalidade antifraude, obtendo resultados concretos de economia.

Conseguimos reduzir consideravelmente o tempo de prestação de contas e já tivemos resultados concretos de economia por meio da funcionalidade antifraude.

Rodrigo Weinfurter, analista financeiro da Fabio Perini

COMO ESTÁ SENDO A EXPERIÊNCIA ESPRESSO?

“Internamente houveram muitos elogios por parte dos viajantes, pela agilidade que o produto proporcionou durante o processo de prestação de contas.”

Rodrigo Weinfurter, analista financeiro da Fabio Perini

Após a implantação do Espresso a equipe da Fabio Perini notou uma redução significativa de tempo na jornada de reembolso e prestação de contas. Isso implica que seus funcionários agora perdem menos tempo com tarefas secundárias e podem se dedicar àquilo que realmente importa e faz diferença para a empresa. 

É esse impacto positivo que você pode gerar na sua empresa: um processo ágil, antifraudes, descomplicado e altamente econômico. Fale com um de nossos consultores para entender melhor como o Espresso pode ajudar sua empresa.

O QUE É A ESCOTTA? O que eles fazem?

A Escotta é uma consultoria SAP especializada em automatização de processos e inteligência artificial, combinando talentos e soluções a fim de tornar seus clientes mais eficientes e competitivos no mercado. Com um vasto número de empresas em sua agenda, a Escotta faz desde pequenas melhorias até implementação de novos módulos, inclusão e retirada de empresas do ambiente SAP. 

O diferencial buscado pela Escotta é a entrega de valor e uma ótima experiência do usuário. Por esse motivo, é constante a busca proativa de sistemas especializados para soluções pontuais de grande impacto, como é o caso do Espresso. Oferecer a integração desses sistemas como parte do seu portfólio de serviços é o espaço que a consultoria encontra para explorar seus diferenciais. 

Dentre os clientes da Escotta estão a Fabio Perini, Votorantim, Electrolux e Boticário.

A Escotta é parceira do Espresso desde 2019 e convidamos o founder da Escotta, Thiago Garcêz, para nos contar um pouco mais sobre como funciona o processo de parceria e os resultados alcançados desde que iniciaram o uso do Espresso internamente e no portfólio de clientes.

O GRANDE PROBLEMA ENFRENTADO PELA ESCOTTA

Após perceberem a dor de alguns de seus clientes com processos de reembolso cheios de falhas e desgastes, Thiago e sua equipe começaram um intenso processo de pesquisa de softwares e soluções. 

Como ele nos conta na entrevista fornecida para elaboração desse case, a própria Escotta tinha um processo de reembolso ruim, completamente manual, com alta demanda de tempo e equipe dedicada. Ele precisava com urgência de uma ferramenta que resolvesse os problemas internos próprios e de clientes.

Como a solução oferecida pelo Thiago é SAP ele nos explicou que inicialmente optaram por desenvolver um sistema próprio, mas perceberam que seria muito oneroso. Pra quê surgir com uma solução tão cheia de particularidades quando já existem outras prontas capazes de automatizar, facilitar e melhorar o processo integrado ao SAP?

COMO A ESCOTTA SE TORNOU PARCEIRA DO ESPRESSO

Thiago nos conta que encontraram o Espresso via Google quando começaram a pesquisar sobre alternativas de reembolso. Entraram em contato conosco após conhecer nossa página de parcerias e se interessar pelo formato dos benefícios oferecidos.

À medida que foram apresentados ao software, ele diz, foi possível perceber que o Espresso seria uma solução válida e útil – não apenas para a Escotta, mas para o amplo portfólio de clientes atendidos por eles. De acordo com o Thiago, o fit cultural entre as duas empresas foi instantâneo e decisivo para firmar a parceria.

“(…) por ser robusto e confiável sei que ele vai atender nossos clientes de forma geral sem nos dar trabalho. A equipe do Espresso acredita nas pessoas. Tive certeza que nossos clientes ficariam satisfeitos. (…) O período de negociação e fechamento do contrato foi bem simples e (aconteceu) em conversa direta com o Fábio (gestor de processos) e fluiu tranquilamente sem estress”

Thiago Garcêz – founder da Escotta
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AS VANTAGENS DA PARCERIA

“A parceria com o Espresso agrega para nós no sentido de entregar pra nossa base uma necessidade que a Escotta por si só não atende, nem a SAP”

Thiago Garcêz – founder da Escotta

Durante nossa entrevista Thiago contou que a alternativa SAP para reembolso (Concur) exige muita manutenção e uma parametrização complexa, o que acabava não sendo viável para muitos clientes.

“A razão principal é a praticidade que o Espresso agrega. A maior vantagem é levar isso para nossos clientes e abrir porta para novos clientes que não teríamos aberturas não fosse essa dor latente.”

Thiago Garcêz – founder da Escotta

Quando perguntamos sobre os processos internos, como eles fazem para identificar um cliente que necessita do Espresso, Thiago me contou que esse é um dos diferenciais da Escotta. Nas palavras dele “a identificação vem de conhecer intimamente a base e saber a necessidade deles.”.  

COMO O ESPRESSO TRANSFORMOU OS PROCESSOS DA ESCOTTA

“Primeiro resultado é falar pra dentro de casa. Mudou muito a nossa vida usar o Espresso, os nossos funcionários estão bem satisfeitos – eu mesmo uso bastante, porque viajo muito – faço muito reembolso. Do lado administrativo e financeiro (passamos a ter) só tem um ponto de contato, isso facilitou muito.”

Thiago Garcêz – founder da Escotta

Além de se tornarem parceiros, a Escotta também se tornou cliente e pôde perceber as vantagens do Espresso internamente antes de indicar a seus clientes. Segundo Thiago, a Escotta também tinha essa necessidade latente, especialmente por trabalharem com projetos faturados pelos clientes – o que implica na necessidade de enviar relatórios detalhados e todas as notinhas para o cliente. Esse processo, segundo ele, fez com que a Escotta tivesse uma grande evolução financeira.

Aproveitando o tema das mudanças para melhor geradas pelo Espresso, ele citou ainda o exemplo do primeiro cliente deles que negociou com o Espresso – resultado do nosso programa de parcerias:

“Um cliente em comum, a Fabio Perini, que vende grandes maquinários para indústrias, e os técnicos e vendedores precisam viajar por toda América e Brasil, fazem bastante reembolso em moedas diferentes,  cartão corporativo, via dinheiro, adiantamento, cartão próprio (…), e eles tiveram uma redução muito grande em fraudes, em tempo, rapidez e confiabilidade.”

Thiago Garcêz – founder da Escotta

No atual momento de crise, se levantar sozinho pode ser difícil, mas em conjunto podemos nos fortalecer: conheça nosso programa de parcerias, faça como a Escotta e participe.

Monitorar e controlar os gastos é um dos pilares que garante o sucesso de uma empresa. Segundo pesquisa realizada pelo DataSebrae, uma das principais causas de mortalidade das empresas no Brasil é a falta de acompanhamento rigoroso das despesas e receitas.

Isso acontece pois esse acompanhamento é sinônimo de controle: se você sabe exatamente tudo o que se passa nas finanças da sua empresa, você tem o controle sobre elas. E ter controle é sinal de que você pode empreender e gerir sua empresa de forma estratégica e assertiva.

Junto com as dicas de 3 ferramentas fundamentais para te ajudar a monitorar os gastos, neste texto também te daremos dicas valiosas sobre como favorecer a saúde financeira da sua empresa.

É fato que monitorar os gastos de perto é um grande desafio principalmente para empresas novas e pequenas, com o número de colaboradores reduzidos. As pessoas tendem a canalizar suas energias para o que mostra um impacto mais palpável como conquistar clientes, melhorar o produto ou serviço e aumentar suas vendas. Isso não é errado de forma alguma, mas a falta de atenção ao controle financeiro pode levar por água abaixo todo o esforço realizado nas outras áreas do negócio.

Além de evitar surpresas negativas, um bom controle de despesas pode proporcionar para a empresa uma ótima oportunidade de economia. Quando o administrador pára para avaliar o que está sendo gasto ele pode redefinir as prioridades, gastar menos dinheiro com coisas dispensáveis e canalizar seu capital de forma estratégica, investindo em serviços, produtos e pessoas que proporcionarão mais crescimento para o negócio. 

Planejar é preciso, controlar os gastos também!

O primeiro passo para monitorar os gastos de uma empresa é ter um planejamento e orçamento definidos. 

O orçamento deve ser elaborado levando em consideração todo o cenário previsto para a empresa ao longo de um ano. Nesse planejamento devem ser calculados o aumento de colaboradores, aumento de vendas, custos com a manutenção do produto, despesas e recebimentos no geral, entre outros. 

Com o orçamento anual definido é possível que o administrador faça análises do previsto e realizado durante todo o exercício baseadas em algo pensado para funcionar. É muito importante que a empresa possa tomar decisões baseadas em um planejamento concreto, e não em achismos, por isso o orçamento é fundamental. 

É hora de falar em controlar os gastos orçamentários: conheça a Treasy

Se dedicar nesse planejamento não é uma tarefa fácil pois demanda atenção, conhecimento e tempo, que são coisas muito valiosas no dia-a-dia de uma empresa. Por isso, nossa primeira dica é a ferramenta Treasy

A Treasy é uma plataforma completa de educação orçamentária. Além dos ricos materiais de apoio disponibilizados em seu site, a empresa fornece mini cursos online gratuitos para ajudar o empreendedor a entender cada vez mais sobre a importância e aplicação de um orçamento. 

Na plataforma o empreendedor terá acesso a ferramentas de projeção dos mais variados tipos, além de relatórios e dashboards que proporcionam uma visão gerencial dos gastos. Mas o ponto alto da ferramenta Treasy é que além da plataforma eles também oferecem o serviço de terceirização da controladoria da sua empresa, que pode ser contratado a parte. O que isso significa? O empreendedor e os demais colaboradores terão muito mais tranquilidade e tempo para se dedicar a outras questões importantes para o crescimento da empresa, enquanto têm a certeza de que os gastos estão sendo devidamente monitorados.

Não podemos parar no orçamento. 

Com o orçamento definido, agora a empresa precisa monitorar a aplicação dele. Isso deve ser feito através de um gerenciamento estratégico das finanças do negócio. 

Um passo muito importante para conseguir fazer a gestão estratégica é entender alguns conceitos como custo, despesa, contas a pagar, contas a receber, controle de caixa, inadimplência, entre outros. 

Custos x Despesas

Um erro muito comum das empresas é não classificar corretamente seus gastos em custos e despesas. Essa classificação incorreta é problemática pois afeta diretamente a margem de lucro do seu produto ou serviço, o que pode causar um susto no momento de fechar as contas. 

Basicamente, custo é todo gasto feito pela empresa para fabricar um produto ou disponibilizar um serviço. Se sua empresa é uma fábrica de cosméticos, por exemplo, o gasto com embalagens, com matéria-prima e análises laboratoriais do seu produto são custos pois sem esses gastos não há produto. Já se você é um SaaS, por exemplo, seus custos são a manutenção de um servidor, a mão de obra dos engenheiros de software, os gastos com viagens ligadas à implantação do sistema, entre outros.

Por que é importante mapear todos os seus custos? Pois são eles que definem o preço do seu produto ou serviço.

Já as despesas são gastos ligados à manutenção e administração da empresa em si.  As despesas não estão ligadas diretamente à produção mas sim ao favorecimento da estrutura da empresa. Alguns exemplos de despesas são benefícios para os colaboradores, compra de materiais de escritório, aluguel, gastos com contabilidade, entre outros. 

Com o controle dos gastos e dos recebimentos da empresa, é possível monitorar a saúde financeira da empresa de acordo com o que foi definido no orçamento. 

Chegou a hora de pensar em uma plataforma para gestão financeira estratégica: conheça o Conta Azul.

Esse controle deve ser diário, afinal de contas todos os dias acontecem movimentações financeiras. Para ajudar e automatizar o controle é que entra nossa segunda dica: o Conta Azul, plataforma para gestão financeira estratégica.

O diferencial da gestão pelo Conta Azul é que suas movimentações financeiras serão acompanhadas no detalhe. Cada centavo que entrar ou sair das contas da empresa estarão registrados aqui, pois a plataforma possui formatos de integração para conciliação bancária. Dessa forma o empreendedor consegue saber o valor exato do caixa da empresa sem precisar acessar todas as contas separadamente. 

Além disso, o Conta Azul possui funções de contas a pagar, contas a receber, cadastro de produtos e serviços, cadastro de estoque, integração com o sistema gerador de notas fiscais, integração com sistema gerador de boletos para seus clientes, relatórios de fluxo de caixa, DRE, entre outros, além do dashboard e da visão gerencial. 

O Conta Azul é uma plataforma completa e com preço muito acessível, por isso é o ideal para startups e empresas de pequeno porte, pois oferece todas as ferramentas para o controle financeiro em uma interface agradável e fácil de ser usada. Além disso, assim como no caso da Treasy, o Conta Azul também dispõe de materiais muito ricos para ajudar o empreendedor a adquirir cada vez mais conhecimento sobre a dinâmica financeira de um negócio. 

E os gastos reembolsáveis? 

Um último ponto muito importante quando falamos de monitorar e controlar gastos é a gestão dos valores reembolsáveis, ou seja, aqueles que não foram faturados pela empresa. 

Os reembolsos, que geralmente são gastos de viagens, despesas da área de vendas, entre outros, se não forem monitorados de perto podem se tornar uma saída descontrolada de dinheiro da empresa, resultando em muitos prejuízos.

O ideal é que a empresa tenha uma política de gastos reembolsáveis que seja baseada em seu orçamento (sim, o orçamento deve prever os gastos de reembolso). A política deve ser compartilhada com todos os colaboradores, os quais precisam ser orientados a seguirem tais diretrizes para que consigam exercer seu trabalho da melhor forma possível com gastos conscientes. 

Espresso, a plataforma que te ajuda a economizar tempo e dinheiro

Aqui entra, então, nossa terceira e última dica de ferramenta: nós mesmos, o Espresso. (risos)

O Espresso é uma plataforma de gestão e controle de gastos reembolsáveis. Nele é possível que a empresa cadastre sua política de gastos e, quando o colaborador submeter seu relatórios de despesas através do app, se alguma regra da política for quebrada o sistema emite um alerta para o aprovador. 

A automatização da aplicação da política de gastos é importantíssima para garantir que o aprovador não perderá tempo conferindo o que já está correto. É a garantia de que ele ganhará tempo ao ir direto ao que precisa ser observado. 

Além da política de gastos o Espresso fornece para o empreendedor, e também para o colaborador, uma série de vantagens como uma interface moderna que beneficia o uso do app e da plataforma, fluxos de aprovação personalizados, classificação das despesas, relatórios gerenciais, dashboard de gastos, entre outros. No Espresso o financeiro também conseguirá monitorar os valores que foram adiantados aos colaboradores para viagens, por exemplo, e as despesas que foram realizadas utilizando cartões corporativos. 

O Espresso também possui integração com diversos sistemas financeiros, dentre eles o próprio Conta Azul e possui um sistema antifraude para detectar erros que podem acontecer durante o processo de reembolso, como comprovantes duplicados ou muito antigos. 

Confie na automatização para monitorar e controlar os gastos

Por fim, é relevante lembrar que automatizar processos é ganhar tempo e dinheiro. 

As ferramentas que indicamos aqui vão te ajudar a monitorar e controlar os gastos da sua empresa, te permitindo aplicar dinheiro na empresa de forma mais estratégica. Gastar tempo e dinheiro de forma estratégica é ajudar sua empresa a crescer. 

Utilizar ferramentas especializadas nesse processo é crucial para evitar falhas humanas e manter saudável a vida financeira do seu negócio.

Ter uma política de despesas bem estruturada é muito importante para empresas que trabalham com equipes externas, projetos, representantes comerciais e colaboradores que realizam viagens corporativas. A política de reembolso é responsável por conter as regras que regulamentam as despesas criadas por colaboradores que deverão ser pagas ou reembolsadas pela empresa – dessa forma, ajudando no controle de gastos.

Ela é importante para gestão e organização da área financeira, para evitar desperdício de dinheiro, dificultar fraudes e evitar problemas contábeis. É por meio dela, também, que os funcionários poderão ter segurança para efetuar despesas em nome da empresa, consultar quais serão reembolsáveis, o valor que será pago e quais não serão permitidas.

É por isso que ter uma política de reembolso de despesas bem estruturada pode ajudar a conter desperdícios e economizar, o que é essencial no momento em que vivemos.

Para que uma política de despesas seja boa, eficiente e cumpra seu objetivo é essencial que tenha duas principais características: ser clara e objetiva. Para te ajudar a elaborar uma que cumpra os requisitos, confira a seguir cinco dicas de como elaborar uma política de despesas para conter desperdícios de dinheiro.

01 – Estruture quais despesas serão reembolsáveis e liste quais não serão permitidas

Sabemos que hoje, com o crescimento das empresas o foco é otimizar processos para que tempo e recursos sejam destinados para atividades estratégicas, sendo assim a primeira dica é: estruture bem quais despesas são permitidas na sua empresa.

É muito comum que algumas despesas sejam permitidas apenas de acordo com o cargo do funcionário, então já separe essas situações também.

Como exemplo de algumas despesas reembolsáveis:

  • alimentação: café da manhã, almoço e jantar;
  • hospedagem;
  • lavanderia;
  • passagens aéreas;
  • aplicativos de transporte;
  • estacionamento.

Crie uma tabela com os valores limitantes por despesa, caso haja valores diferentes por região é importante que isso fique bem claro, exemplo:

DespesasBSB, SP, RJDemais CapitaisInterior
AlmoçoR$ 45.00R$ 40.00R$ 35.00
JantarR$ 50.00R$ 45.00R$ 40.00
Café da manhãR$ 20.00R$ 15.00R$ 10.00
HospedagemR$ 350.00R$ 300.00R$ 250,00
LavanderiaR$ 150.00R$ 150.00R$ 100.00

Exemplos de despesas que não serão aceitas:

  • bebidas alcoólicas;
  • balas e doces;

02 – Defina o processo de gastos e reembolsos

O próximo passo agora é definir como será o processo de prestação de contas, lembre-se aqui do que já falamos, otimização de processo. Esqueça aquela planilha e aquele controle por email, já pensou em utilizar um app que possibilita ao usuário lançar as despesas corporativas que teve em reuniões, visitas à clientes e viagens corporativas direto de seu smartphone?

Este é momento para reforçar quais informações são necessárias para a avaliação, como data, valor, apontamento de projeto e se serão consideradas despesas sem comprovante fiscal.

Caso a ferramenta para lançamento tenha um controle antifraudes, excelente, será um ponto de segurança e é importante que o funcionário esteja ciente. Com o controle antifraude o usuário ao lançar uma despesa e informar algo que esteja divergente do que consta no comprovante receberá um alerta para verificação.

03 – Determine como será a avaliação na política de despesas

A avaliação das despesas é uma etapa de extrema importância para controlar desperdícios de dinheiro, com uma boa avaliação dos relatórios será possível mensurar pequenos desvios e fraudes e assim já será perceptível os impactos positivos.

Agora precisamos orientar também como será o fluxo de aprovações, se haverá aprovação dos gestores ou apenas da equipe financeira, qual será o prazo para aprovação e se houver, qual o prazo para prestação de contas, exemplo, serão consideradas apenas despesas efetuadas nos últimos 30 dias.

04 – Informe como serão tratados os casos não aceitos

Para as despesas que não serão consideradas para reembolso, é necessário haver um procedimento, informe primeiramente quais serão as situações de reprovação e como o usuário será notificado. Exemplo: Não serão consideradas despesas com comprovante ilegível, inválido, despesa duplicada, ou que contenha o consumo de itens não permitidos.

05 – Comunique e acompanhe sua política de despesas

Com a política criada e validada não esqueça de comunicar para todos os funcionários. A comunicação é essencial. Incentive sua equipe para sugestões e feedbacks. Disponibilize o documento em um local que possa ser visto por todos e acompanhe sempre para atualização dos valores, gargalos e novas adequações.

O Espresso é um aplicativo que poderá ajudá-los em todos os pontos destacados acima e muito outros, como classificação de despesas por centros de custos, solicitação de adiantamentos, lançamento de despesas com cartão corporativo, relatórios gerenciais. Solicite uma demonstração e confira!

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Vivemos um momento de incerteza comercial. Toda situação econômica mundial se viu abalada e desestruturada com as mudanças provocadas pelo enfrentamento ao COVID-19 e agora é a hora de monitorar e cortar gastos.

É nesse momento que reconhecemos a importância e a necessidade de estarmos cientes dos processos adotados e gastos assumidos por nossas empresas.

No entanto, manter esse monitoramento rígido e apurado não é uma tarefa fácil e sem as ferramentas corretas pode gerar gastos ainda maiores. O Espresso existe para facilitar esse controle e ao longo desse texto vamos te mostrar como ele pode ser útil para a sua empresa.

O Espresso é um aplicativo de controle de despesas corporativas, reembolso e adiantamento. Talvez você não saiba, mas gastos com reembolso podem afetar diretamente o lucro da sua empresa. Você consegue dizer quanto sua empresa gasta com reembolsos de funcionários hoje? Vocês tem uma boa política de despesas que minimize fraudes?

Quanto dos seus gastos com reembolso corporativo são repassados para o preço final do seu serviço?

Não há discussão: uma das principais etapas de uma negociação complexa, é precificar o serviço ou projeto que está sendo negociado. A maioria das empresas trabalham com orçamentos pré estabelecidos, propostas padrão que visam facilitar o processo de suposição dos investimentos que serão apresentados aos possíveis clientes. No entanto, antes de finalizar o orçamento é preciso dar um passo para trás.

É fundamental lembrar que esses serviços e projetos causam movimentação de colaboradores constantemente. Consultores, vendedores, técnicos, pessoas que viajam e fazem trabalhos externos com frequência em prol do negócio. A grande questão é: a empresa está considerando corretamente esta variável ao precificar um serviço?

É bem provável que a sua empresa esteja sim levando em conta os gastos de viagens para definir orçamentos, mas é preciso ir além. A análise desses gastos deve ser feita de forma minuciosa e detalhada para garantir a economia de despesas e o repasse correto dos custos.

Ao analisarmos profundamente as despesas de um processo de reembolso corporativo vemos que elas são cheias de detalhes que fazem a diferença. As viagens são feitas para locais diferentes, o número de colaboradores a serem deslocados variam, os sinistros que cada serviço exige são imprevisíveis e tudo isso contribui para um único cenário indesejável: os lucros do seu projeto estão pagando, mesmo que parcialmente, os gastos de viagens da sua equipe!

Definir, organizar e automatizar é o melhor caminho!

Muitos são os cenários quando falamos de processos de reembolso e cada caso é um caso. Levar em consideração os detalhes de cada tipo de serviço pode ser extremamente desgastante quando não é dada a devida atenção a este tipo de gasto, o reembolsável.

É preciso mais controle a longo prazo, de maneira que, no momento certo, as variáveis possam ser levadas em consideração de forma natural e intuitiva. Provavelmente um controle feito com formulários e papéis de comprovantes fiscais vão te torturar, mas dificilmente ajudarão a cumprir essa missão.

O Espresso é uma solução que automatiza o processo de controle de despesas, garante que o histórico dos gastos de viagens fique acondicionado num ambiente de nuvem e extremamente gerencial. A partir daí, as empresas conseguem estudar os gastos gerados por um determinado serviço ou projeto sempre que necessário, se preparando melhor para novos orçamentos.

Como sabemos, numa empresa onde o controle de despesas é manual, é quase impossível tratar esses dados ao longo do tempo. As informações se perdem, ficam desconexas e nem sempre causam o impacto que deveriam causar, pelo menos não em tempo hábil ou sem excessivo desgaste e perda de tempo. O mesmo acontece quando a empresa precisa buscar os dados de despesas de uma determinada equipe, época ou situação.

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A tecnologia facilita o controle dos gastos

Entender que essas despesas corporativas podem ser controladas a curto e longo prazo com mais cuidado por meio de uma tecnologia já é um diferencial competitivo. Você ganha tempo para cuidar de processos primários com mais rapidez quando abandona os formulários de papel.

Como resultado desse controle, os gestores entenderão que a agilidade na entrega de análises de despesas e orçamentos é extremamente agradável. Os clientes julgarão mais convincente um orçamento baseado em fatos e, de quebra, ainda será possível emitir relatórios gerenciais a estes clientes de tempos em tempos, com informações das despesas geradas por cada serviço ou projeto, incluindo ainda seus comprovantes. Isso sim é controle gerencial!

Deixa a nossa tecnologia aprimorar sua rotina de controle de despesas. Vem com o Espresso!

O QUE É A ELTMAN ENGENHARIA?

Há mais de 30 anos no mercado, a ELTMAN Engenharia atua principalmente no segmento de energia elétrica, desenvolvendo projetos para usinas hidrelétricas e termoelétricas, oferecendo soluções para controle e proteção de usinas e subestações, dentre outros serviços relacionados. Em síntese, o negócio da ELTMAN é fornecer soluções integradas de engenharia.

Dentre os clientes da ELTMAN estão grandes nomes como a GE, Siemens, Toshiba, Eletrobrás e Furnas.

Por sua abrangência e relevância, a ELTMAN Engenharia  tem em seu quadro de funcionários colaboradores que transitam entre obras, nacionais e internacionais. Todos esses, os quais faziam uso de planilhas para controlar as despesas corporativas realizadas nas visitas externas e viagens. Os processos adotados pela empresa, entretanto, não estavam sendo produtivos, então em janeiro de 2018 eles se juntaram ao Espresso para mudar de vez a situação e abandonar os processos de reembolso manual.

Agora, dois anos após a implantação do Espresso, conversamos com Nicolas Capel, auxiliar administrativo da área de gestão de processos da ELTMAN Engenharia, sobre as mudanças que aconteceram desde então e como isso tem impactado o dia a dia na empresa deles.

O PROBLEMA: COMO A ELTMAN FAZIA REEMBOLSO?

Antes do Espresso, os reembolsos da ELTMAN Engenharia eram feitos através de planilhas de excel preenchidas pelos colaboradores. De acordo com Nicolas, no processo antigo a ELTMAN tinha que conferir todos os lançamentos realizados na planilha a fim de garantir que todas as despesas estivessem computadas.

E apesar dos esforços, como ele nos explicou, todos os colaboradores entregavam notas físicas e isso dificultava a organização, especialmente devido ao grande volume de cupons, cuja conferencia era feira manualmente. Era muito difícil manter todas organizadas devido ao grande volume. Despesas distintas muitas vezes acabavam se misturando, o que gerava ainda o desgaste com despesas falsamente geradas.

“(…) além de inserir em planilhas todas as despesas, antes deste procedimento tínhamos de organizar todas por data, separar por obras, (…) e também corríamos o risco de se perderem notas. Perdíamos tempo também, pois ao final de inserir nas planilhas, tínhamos de escanear os lançamentos e todas as notas. após este procedimento, arquivávamos as despesas, o que gerava falta de espeço, desorganização no escritório e perda significativa de tempo caso precisássemos consultar alguma despesa antiga já arquivada”

Nicolas Capel, auxiliar administrativo da ELTMAN Engenharia

A SOLUÇÃO: COMO FOI A ABORDAGEM DO ESPRESSO E O PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO E USO NA ELTMAN?

Nicolas nos conta também que em um momento de análise e revisão de processos na ELTMAN, o gerente da área administrativa, Thiago Lopes, partiu para a internet em busca de uma solução que atendesse às necessidades e particularidades da prestação de contas da empresa.

Em suas pesquisas ele entrou encontrou o Espresso e iniciou o processo de negociação com nosso time comercial.

“O atendimento da equipe Espresso nunca nos deixou a desejar, sempre rápido e eficiente.”

Nicolas Capel, auxiliar administrativo da ELTMAN Engenharia

O processo de implantação do Espresso na ELTMAN foi tranquilo, ágil e com poucas dificuldades.

Da parte do Espresso foi oferecida toda mentoria do sistema e materiais explicativos, os quais foram bem repassados pela gestão da Eltman para seus colaboradores, que estiveram prontos para dar suporte aos que não se adaptaram tão rapidamente à nova funcionalidade.

“Sempre estávamos dando suporte aos colaboradores que não conheciam e sempre enviamos vídeos referentes a funcionalidade do aplicativo, o que auxilia até mesmo os colaboradores mais recentes. Certamente temos ocasiões em que surgem dúvidas por parte dos colaboradores, porém são sempre simples de sanar.”

Nicolas Capel, auxiliar administrativo da ELTMAN Engenharia

COMO O ESPRESSO ATENDEU AS PARTICULARIDADES DA ELTMAN ENGENHARIA:

Assim como acontece em muitas consultorias, as empresas de Engenharia costumam prestar contas de despesas e cobrar de seus clientes aquelas faturadas durante os projetos.

Durante a conversa com nossa equipe, Nicolas contou que na ELTMAN esses contratos reembolsáveis travavam o faturamento da empresa, pois eles não tinham opção além de aguardar os colaboradores voltarem de suas obras para entregarem as despesas.

Felizmente esse procedimento foi simplificado com o Espresso desde o início:

“Hoje, nossos funcionários mesmo em obra, conseguem mandar as despesas diariamente, semanalmente, de acordo com a necessidade da empresa, e ao final das obras, não é mais necessário guardar as notas físicas durante as viagens para nos entregar.

Nicolas Capel, auxiliar administrativo da ELTMAN Engenharia

COMO ESTÁ A EXPERIÊNCIA DA ELTMAN COM O ESPRESSO AGORA?

“(…) com o Espresso, minhas funções se tornaram ainda mais agradáveis de ser realizada, a implantação do aplicativo contribuiu significativamente para minha motivação no trabalho. Além deste fato, posso realizar meu trabalho com perfeição devido os relatórios serem revisáveis, desta forma, posso garantir que nenhuma despesa seja enviada a nossos clientes de forma incorreta.”

Nicolas Capel, auxiliar administrativo da ELTMAN Engenharia

Após a implantação do Espresso a equipe da ELTMAN notou uma redução significativa de tempo na jornada de trabalho, permitindo que o reembolso seja prático, simples e executado sem dificuldades. Isso impactou diretamente na credibilidade da empresa frente aos clientes e na própria motivação da equipe.

A ELTMAN Engenharia é cliente do Espresso desde fevereiro de 2018.

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Quando falamos de reembolso de despesas corporativas, diversas dúvidas surgem para quem faz parte dessa prática empresarial. O reembolso de despesas tem alguns itens previstos por lei, portanto, vamos ver se o assunto desse artigo se aplica e o qual caminho poderemos tomar para evitar problemas.

Afinal, qual o prazo para reembolso por parte da empresa? Read More

O QUE É A HEARTMAN HOUSE?

A Heartman House é uma consultoria de gestão que nasceu em 2001 com intenção de se dedicar à reestruturação de companhias de médio porte e à sucessão de empresas familiares. Desde então, ela avançou rapidamente e se tornou referência em Planejamento Estratégico, Reestruturação de Empresas e Integração pós-fusão. Hoje a consultoria tem como clientes empresas que são referências em seu setor de atuação, como Lojas Renner, Magazine Luiza, Localiza, entre outros.

Por esse motivo, conversamos com a Daniela Canton, da área financeira da Heartman House e ela nos contou um pouco sobre a experiência dela com o Espresso e sobre as mudanças que aconteceram no processo dela de reembolso e cobrança de nota de débito de clientes.

COMO ERA O PROCESSO ANTES DO ESPRESSO?

Antes do Espresso, os reembolsos da Heartman House eram feitos através de planilhas de excel preenchidas pelos consultores. Eles tinham até dois meses para pedir reembolso de uma despesa e, caso entregassem nas datas corretas, recebiam semanalmente.

A conferência das despesas era feita completamente manual e isso tomava bastante tempo da Daniela, responsável pelas aprovações. Todas as semanas em que recebia relatórios, ela ficava cerca de meio período só conferindo despesas. Além disso, muitas das despesas são reembolsáveis por clientes e o financeiro tinha que agrupar despesas e juntar os comprovantes originais que os consultores enviavam para repassar aos clientes.

“Quando eu ia cobrar dos clientes, tinha que agrupar e escanear todos esses comprovantes, processo que tomava muito tempo também. Sem contar que muitas vezes a nota perdia a cor, impossibilitando a recuperação do valor.”

Daniela, responsável pelas aprovações da Heartman House
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COMO FOI O PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO E INÍCIO DE USO PELOS CONSULTORES?

Daniela encontrou o Espresso em uma busca na internet e, após comparar algumas ferramentas, escolheu a plataforma como forma de automatizar os processos de reembolso. Segundo Daniela, o processo de implantação foi bem prático e ágil. Tanto no que diz respeito ao Espresso e as sugestões de melhoria que foram aplicadas na plataforma, quanto na fácil adaptação dos consultores à nova ferramenta.

COMO ESTÁ O PROCESSO HOJE COM O ESPRESSO?

Consultorias via de regra prestam contas e cobram de seus clientes as despesas referentes a projetos. Na Heartman House não é diferente e esse processo é feito pelo Espresso desde o início.

Todos os consultores registram suas despesas, geralmente de alimentação e transporte, e submetem seus relatórios semanais de despesas através do app. Na hora de lançar seus relatórios, consultores já sinalizam quais projetos estão participando e as despesas já ficam alocadas corretamente. Após lançar as despesas, consultores podem jogar comprovantes fora, pois seguindo orientação do Espresso e Legal opinion fornecido aos clientes, Heartman House não guarda mais os comprovantes originais

“Hoje o processo é bem mais rápido e automatizado! Ganho de tempo e organização são sem dúvidas os principais pontos de melhorias internas!”

Daniela, Heartman House

Os relatórios já chegam automaticamente para o financeiro que faz as aprovações e, através de um arquivo de integração customizado pelo Espresso, informações já são inseridas no ERP utilizado pela empresa, o Omie.

COMO SÃO FEITAS AS COBRANÇAS DOS CLIENTES?

No Espresso, a Daniela utiliza a funcionalidade “exportar despesas” que gera um arquivo pdf ou planilha com as informações das despesas e fotos dos comprovantes através da aplicação de filtros.

Ex: Exportar despesas do projeto X no mês de novembro.

Esse arquivo já serve como base para, junto de outras despesas não-reembolsáveis, gerar a nota de débito para o cliente.

COMO ESTÁ A EXPERIÊNCIA COM O ESPRESSO?

100% das prestações de contas são feitas através da plataforma. Além disso, Heartman House já foi usuária beta de algumas funcionalidades e auxiliou com sugestões de melhoria da plataforma.

“Por enquanto temos as melhorias que eram esperadas ao buscar tal ferramenta. Sempre que precisei de algum ajuste/melhoria, vocês foram atenciosos em entender a necessidade da demanda, e isso faz muita diferença. (…). O processo de implantação foi super prático, tanto por parte do Espresso que customizou e atendeu os relatórios que precisamos, quanto o uso do app por nosso pessoal.”

Daniela, Heartman House

Heartman House é cliente do Espresso desde abril de 2018.

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A situação é a seguinte: você fará uma viagem à trabalho e precisará registrar as despesas que teve no período para, quando voltar, entregar para a sua empresa reembolsar. Cada gasto com alimentação, deslocamento entre locais, hospedagem, enfim, tudo o que precisar ser reembolsado precisará ser registrado e comprovado. De posse dessa papelada, é hora de catalogar tudo. Você abre o Excel e não sabe por onde começar a criar uma planilha de despesas para registrar tudo.

Quando se dá conta, em meio a notinhas, cupons e planilhas perdeu um dia todo inteiro. Ou ainda, pior do que isso, você percebeu que alguns comprovantes sumiram e, devido à política de reembolsos da empresa, saberá que o reembolso não poderá ser feito.

Complexo, não?

É realmente bem chato guardar comprovantes e preencher essas planilhas, mas se faz necessário. O reembolso de viagens é uma prática comum e – para que ele possa ser feito – são necessárias as burocracias mencionadas acima.

Pensando nisso, um passo-a-passo para você se organizar e – de quebra – criar uma planilha que facilite a sua vida e não seja um problema grande no futuro.

Vamos lá!

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Viajar a trabalho é uma situação muito comum nas empresas. Seja para uma simples reunião, um almoço com cliente/prospect e até uma longa viagem mesmo, essas situações geram despesas que, normalmente, são pagas pelo próprio funcionário e reembolsadas pela empresa posteriormente.

Todas essas despesas corporativas precisam ser comprovadas para que o reembolso ocorra de fato, e é aí que entramos no assunto desse artigo: caso o funcionário perca a notinha fiscal ou cupom do pagamento, qual a posição da empresa na situação?

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