Viajar a trabalho é uma situação muito comum nas empresas. Seja para uma simples reunião, um almoço com cliente/prospect e até uma longa viagem mesmo, essas situações geram despesas que, normalmente, são pagas pelo próprio funcionário e reembolsadas pela empresa posteriormente.

Todas essas despesas corporativas precisam ser comprovadas para que o reembolso ocorra de fato, e é aí que entramos no assunto desse artigo: caso o funcionário perca a notinha fiscal ou cupom do pagamento, qual a posição da empresa na situação?

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Viagens corporativas, reuniões e visitas à clientes são uma realidade bem comum na maior parte das empresas e, com isso, surgem muitas dúvidas em relação às regras para reembolso.

Você sabe o que é passível de reembolso?

Vamos abordar esse assunto nesse artigo, continue lendo para entender melhor.

Qual é a responsabilidade da empresa em relação às despesas corporativas?

Responsabilidade total.

Se um colaborador viaja a trabalho pela empresa, esta precisa arcar com todas as despesas geradas na atividade. Despesas com alimentação, moradia e transporte precisam ser previstas e reembolsadas totalmente.

Apesar da política de reembolsos de despesas de algumas empresas prever algumas situações não reembolsáveis como bebidas alcoólicas, compras pessoais e etc, é função da organização garantir que a estadia do funcionário aconteça.

As despesas fora do horário de expediente também estão inclusas?

Sim! Qualquer valor gasto e que esteja previsto para reembolso na política de reembolsos, mesmo fora do expediente, precisa ser reembolsado. Afinal, mesmo que não esteja trabalhando, um colaborador ainda precisa se alimentar e isso deve ser custeado pela empresa.

O que pode ser feito para minimizar os custos, e não prejudicar financeiramente a empresa, é estipular tetos de despesas para reembolso, sempre se adequando para a realidade do local onde o funcionário está. Isso já irá evitar qualquer dor de cabeça para ambas as partes, principalmente quando o dinheiro gasto for do colaborador.

Boas práticas corporativas

Além da questão que falamos sobre estipular valores máximos para despesas – e reembolsos -, é interessante que a empresa adote boas práticas para evitar problemas, como, por exemplo:

  • Seguro de vida: como vai executar uma função pela empresa, é importante que o colaborador esteja segurado em caso de acidentes. Assim tanto o trabalhador, quanto sua família, estarão protegidos em caso de uma fatalidade;
  • Comprovantes de gasto: para cada despesa corporativa que surgir, é importante que o colaborador guarde o comprovante ou cupom da transação. Isso irá permitir o reembolso da despesa – no caso da mesma ter sido feita com dinheiro próprio.
  • Relatório de trabalho: é importante que os funcionários façam relatórios de trabalho que justifiquem sua rotina e despesas enquanto estiverem exercendo a atividade fora da empresa. Isso servirá para garantir que os comprovantes gerados fora do horário sejam verdadeiros e justos.
  • Horas extras: é importante definir também o período que o colaborador irá trabalhar em uma viagem pela empresa. Assim como acontece normalmente, trabalhar fora do horário de expediente – mesmo em viagens corporativas – resulta no pagamento de horas extras para o funcionário.

Conclusão

Independente do motivo que leve um colaborador a gerar despesas corporativas, é função da empresa garantir que essas serão reembolsadas plenamente, mesmo que os gastos tenham acontecido fora do horário de expediente. Cabe, então, ao trabalhador respeitar as políticas de gastos estabelecidas na organização e tudo ocorrerá bem, sem problema para ambas as partes.

O Espresso foi desenvolvido para organizar e automatizar o processo de reembolso de despesas corporativas. Se você ainda trabalha com processos manuais e desorganizados, solicite uma demonstração sem compromisso.


Dúvidas, sugestões e críticas são sempre bem vindas. Deixe seu comentário abaixo ou nos envie um e-mail em contato@espressoapp.com.br. Se preferir, interaja conosco em nossa página do Facebook ou do LinkedIn.

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Uma prática bastante comum em diversos tipos de empresa é o reembolso de despesas corporativas para colaboradores que, em reuniões ou viagens a trabalho, pagam os gastos – como hospedagem, alimentação e transporte com o próprio dinheiro. Para que essa prática seja realizada sem problemas, é necessário o desenvolvimento de um processo de reembolso, completo e sem erros. Por sua vez, o processo de reembolso é suportado diretamente pela política de gastos e reembolso, onde ficam definidas as regras e deveres na relação empresa x colaborador.

Com isso compreendido, nesse texto vamos abordar os principais pontos para a criação de um processo de reembolso de despesas. Falaremos o que precisa ser considerado e previsto para que não existam dúvidas, problemas e qualquer situação constrangedora para a organização no geral.

O que é ou não reembolsável

Iniciando pela política de reembolso, que fará parte do processo como um todo, primeiramente precisamos definir o que pode ser reembolsado ou não. Isso acontece por dois motivos: prevenir qualquer tipo de abuso e evitar o desperdício de dinheiro da própria empresa.

Quando falamos em prevenir algum tipo de abuso, estamos pensando em gastos com itens que não condizem com funções profissionais, como o consumo de bebidas alcoólicas durante as refeições, utilização do dinheiro da empresa para entretenimento e coisas do tipo, já que esses não tem ligação direta com o objetivo da empresa. Além disso, o colaborador que faz uso do reembolso não pode desperdiçar os recursos empresariais “só porque a empresa está pagando”, é preciso procurar os melhores preços e também pensar em alternativas viáveis.

Especifique as obrigações de reembolso

Uma vez que esteja definido cada item que pode ou não ser reembolsado, é importante que a empresa defina algumas obrigações de reembolso. Essas obrigações são: fornecimento de comprovantes das despesas realizadas e planilhas para organização cronológica das despesas, que visam facilitar a conferência de como e onde os gastos aconteceram.

Comprovantes de despesas

Todo e qualquer gasto realizado que será necessário o reembolso precisará obrigatoriamente de um comprovante. Apesar de algumas empresas operarem em regimes que permitam o pagamento mesmo sem o comprovante, essa prática não é recomendada por possibilitar que fraudes aconteçam. Abordamos o assunto sobre comprovantes nesse artigo: “Eu preciso guardar as notinhas/cupons fiscais originais das despesas?“.

Portanto, cada despesa reembolsável precisará de um documento que demonstre a despesa, não tem jeito.

Planilhas e datas de entrega

Junto com os comprovantes, é importante um documento que organize as despesas e que possa ser entregue para o departamento financeiro. Apesar de trabalhosas, as planilhas são importantes nesse sentido, por serem um arquivo de conferência de cada despesa realizada.

Além da planilha com a listagem de despesa, é importante definir um prazo máximo para entrega dos documentos, pois isso permitirá mais organização do processo de conferência e pagamento dos valores reembolsáveis.

Ps.: deixe bem claro para os funcionários que, na quebra de prazos, omissão de informação ou ausência de comprovante, os valores não poderão ser pagos. Isso criará um senso de urgência e responsabilidade, afinal, ninguém gostaria de um prejuízo financeiro, não é mesmo?

planilha gastos de viagem

Fluxo de aprovação

Já temos as regras e o processo de entrega de despesas definidos, agora é necessário que um fluxo de aprovação seja criado.

Nesse fluxo de aprovação, poderemos ter situações em que uma pessoa é responsável em conferir e aprovar o reembolso das despesas ou uma sequência de pessoas que serão responsáveis em aprovar os relatórios enviados. Em empresas grandes, é comum que haja um responsável de setor validando os relatórios e, após essa primeira validação, o departamento financeiro entra para confirmar o que realmente foi solicitado para reembolso.

Independente do modelo, é importante que sempre haja um responsável validando os comprovantes e verificando se as despesas se adequam com a política de gastos. Esse controle será importante para a organização e saúde financeira da empresa.

Prazos de pagamento

Com tudo conferido e aprovado para pagamento, é fundamental que o departamento financeiro estipule um prazo máximo para o reembolso ao funcionário. Dependendo da organização do processo – e da quantidade de pessoas que solicitam reembolso -, é possível que o pagamento seja feito na mesma semana da solicitação, impedindo que o funcionário tenha problema em suas finanças pessoais.

Lembre-se que, inicialmente, o dinheiro gasto pelo colaborador saiu de seu próprio bolso, por isso é importante que esse prazo de pagamento seja cumprido e que, de preferência, ele não demore muito para ser efetuado.

Adiantamentos

Os adiantamentos servem para evitar problemas nas finanças pessoas de funcionários que utilizam constantemente o próprio dinheiro para despesas profissionais, além de serem uma alternativa para processos com prazos de pagamento muito alto.

Os adiantamentos não precisam prever corretamente o que será gasto em uma viagem a trabalho, por exemplo. Eles servirão exatamente como uma previsão, mas, em caso dos valores gastos ultrapassarem o adiantamento, o processo de solicitação de reembolso dos valores excedentes, será realizado normalmente.

Todas as regras que envolvem adiantamentos precisam estar previstos no processo de reembolso: quem poderá solicitar, qual o valor máximo do adiantamento, quando o adiantamento será pago, etc.

Processo de reembolso automatizado

É muito comum que as empresas, independente do tamanho, tenham processos manuais para o reembolso de despesas corporativas. Esse modo de trabalho é desorganizado e gera uma enorme necessidade de mão de obra por parte do departamento financeiro.

Imagine que, para cada pedido de reembolso, é necessário que uma pessoa confira cada comprovante físico e cruze as informações com as planilhas enviadas. Após a conferência – e caso exista um fluxo de aprovação envolvendo várias pessoas – é necessário que os valores sejam verificados pelo responsável da área, antes de chegar ao departamento financeiro.

É muito tempo desperdiçado em um processo burocrático e com muitas chances de erro, já que os comprovantes podem ser perdidos ou invalidados no caso de perderem a tinta ou rasgarem. Quando falamos de comprovantes físicos, também temos gastos com o armazenamento dos documentos e envio, pelos correios ou transportadoras, dos comprovantes – não se esqueça disso.

Utilizando a tecnologia para benefício da empresa

Com isso, precisamos utilizar a tecnologia em nosso favor e automatizar o que for possível. O envio de relatórios e comprovantes podem ser feitos de forma digital e fácil, independente de onde o funcionário estiver. Foi por esse motivo que criamos o Espresso, uma plataforma desenvolvida para organizar todo o processo de reembolso de despesas corporativas.

Com o Espresso você não precisa mais guardar comprovantes: basta fotografar com seu smartphone, descrever algumas informações e ele já estará seguro contra qualquer problema. Além disso, uma vez que todos os gastos estejam registrados, basta enviá-los para aprovação dos responsáveis e aguardar o reembolso. Tudo isso de forma imediata, pela internet, usando um modelo web + smartphone. Simples assim.


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Praticamente toda empresa – seja ela pequena, média ou grande – possui uma equipe que visita clientes, faz reuniões externas e, consequentemente, gera gastos que precisam ser reembolsados. O reembolso de despesas corporativas é lei. Desde que os gastos estejam relacionados às atividades do trabalho, é obrigação da empresa arcar com todos eles.

No entanto, para que esse processo seja possível, é necessário uma extensa e desgastante prestação de contas, a qual pode gerar muita dor de cabeça se não for executada corretamente. Nesse post trazemos com detalhes o que é o reembolso de despesas corporativas e como realizar seu processo de forma correta a fim de evitar erros e fraudes.

Mas, afinal, o que é Reembolso de Despesas Corporativas?

Em linhas gerais, o reembolso de despesas consiste no processo de devolução dos valores gastos e devidamente comprovados por um colaborador. Esses gastos geralmente são realizados em reuniões, visitas a clientes ou viagens a trabalho e em sua maioria contemplam alimentação, hospedagem e KM rodado. Podem ser incluídos aqui também todos os demais valores necessários para a execução da(s) tarefa(s) do colaborador.

Como dito anteriormente, as empresas devem arcar com tais gastos desde que estejam relacionados à atividades do trabalho. Todavia, para que o reembolso seja possível, é necessário um processo complexo de prestação de contas. Esse processo exige que o colaborador registre cada despesa, por menor que seja, pague e guarde o comprovante para “provar” o gasto. O funcionário deve verificar comprovante por comprovante e prestar contas à empresa assegurando-se que os gastos estejam conforme as políticas de reembolso da organização.

É por isso que dizemos que reembolso vai muito além de apenas ressarcir os funcionários. Quando mal executado pode gerar dúvidas, desgaste e estresse entre gestores e funcionários, além de ser um processo que se relaciona diretamente com a legislação trabalhista e, provavelmente, a gestão financeira e fiscal do seu negócio – merecendo atenção redobrada.

planilha de gastos de viagem

Como as empresas geralmente fazem (Não recomendamos)

Como mencionamos no tópico anterior, a maioria das pequenas e médias empresas tem o costume de realizar o reembolso por meio de formulários e planilhas de Excel. O colaborador registra os gastos, entrega a planilha junto ao montante de cupons e notinhas e o financeiro revisa, audita e aprova. Esse pode parecer um método útil e prático para empresas de menor porte, mas, pasme! Nesses anos de trajetória do Espresso já vimos muitas empresas grandes se valendo dos mesmos meios.

Sim, é isso mesmo! Cada cupom fiscal gerado por cada funcionário que realiza despesas externas, cada cafezinho consumido e toda situação ocorrida nas viagens, reuniões, etc, devem ser catalogados e entregues. Somente assim a área financeira poderá realizar a auditoria dos cupons e validar se a despesa poderá ser reembolsada.

Ao receber esses documentos, o departamento financeiro realiza a conferência de cada valor registrado para verificar se estes estão de acordo com a política de reembolsos da empresa, e posteriormente agenda o pagamento ao funcionário. É justamente nessa hora que duas situações acontecem: gastos sem comprovante (por perda ou outro motivo) e a conferência de cada lançamento.

O que acontece se o funcionário perde o comprovante fiscal?

Do ponto de vista legal, a empresa – independente do tamanho – não precisa arcar com esse gasto, já que não há nenhum registro financeiro. Esse é um direito da organização e deve estar detalhado na política de reembolsos empresariais.

Já o funcionário, que deseja evitar esse tipo de situação, tem o dever de guardar cada comprovante, para depois catalogá-lo e entregá-lo para o financeiro da empresa. Apesar de trabalhoso, isso é fundamental para manter a organização e evitar qualquer problema futuro para ambas as partes.

A empresa pode reembolsar um funcionário que não apresentou o comprovante de despesa?

Depende. Esse tipo de prática é possível em dois tipos de empresa: lucro presumido e simples nacional. Para os dois casos não haverá problema em reembolsar colaboradores sem que um cupom fiscal exista – e nem é necessário armazená-los após o reembolso. Abordamos o assunto de arquivamento de comprovantes nesse artigo.

O problema é que a falta de um cupom fiscal para pedido de reembolso pode incentivar colaboradores a cometerem fraudes o que pode prejudicar a empresa. Eis alguns exemplos de problemas possíveis nessa situação:

  1. Ganho indevido: reembolsos para gastos inexistentes;
  2. Itens proibidos pela política: reembolsos de itens não permitidos em horário de trabalho, como bebidas alcoólicas;
  3. Problemas contábeis: para empresas de Lucro Real, elas seriam afetadas pela falta de um documento que justifique a saída de dinheiro do caixa da empresa – em caso de solicitação dos comprovantes pela receita federal.

Com essas situações apresentadas, chegamos à 2 conclusões:

  • Empresas de Lucro Presumido ou Simples Nacional PODEM reembolsar colaboradores sem comprovantes, mas não DEVEM;
  • Empresas de Lucro Real não DEVEM reembolsar gastos corporativos sem comprovantes.

Veja também:  Guia completo para criar um processo de reembolso de despesas na sua empresa

Já parou pra pensar quanto dinheiro a empresa gasta com esse processo?

Vamos fazer um exercício rápido: a Analista Financeira Ana dedica suas oito horas de trabalho de cada sexta-feira do mês para analisar cada comprovante e verificar os lançamentos nas planilhas. Ana, em sua função, está registrada com um salário de R$15 por hora. Com isso, cada sexta-feira de Ana – dedicados apenas à conferência para reembolso – custa R$120 à empresa.

Esse valor, se considerado um mês com 4 sextas-feiras, custaria à empresa R$480,00 mensais. Indo além e multiplicando pelos 11 meses que Ana trabalha no ano – já descontando as férias, faria com que a empresa gastasse com a Ana R$5.280,00 APENAS PARA CONFERIR CUPONS E PLANILHAS.

Lembre-se que esse é um exercício simples, que contempla uma situação simples e de apenas uma funcionária. A sua realidade pode e provavelmente é muito mais complexa que isso.

Você já considerou a quantidade de erros que podem acontecer no seu Reembolso de Despesas?

Nesse processo de conferência – graças a burocracia que ela exige -, é onde acontecem os mais diversos problemas de registros errados, tais quais: erros na planilha, notinhas danificadas pelo armazenamento incorreto, desorganização de registros e comprovantes ausentes.

Em empresas nas quais diversos colaboradores realizam reembolso, é muito comum que erros aconteçam. A chance de erro aumenta conforme o volume de despesas aumenta. Isso prejudica ainda mais o tempo de trabalho necessário por parte da Ana, e facilita a ocorrência de constrangimentos e situações inesperadas.

Por isso é importante usar a tecnologia ao nosso favor para buscarmos uma solução que resolve esses problemas apresentados. O Espresso foi desenvolvido para deixar todo o processo de reembolso de gastos mais fácil, liberando tempo do departamento financeiro, minimizando as chances de erros e, principalmente, evitando que sua empresa gaste além do necessário.

É mais praticidade e agilidade no controle e reembolso de gastos corporativos, tudo controlado por uma solução para web e smartphone – através de um aplicativo dedicado.

Automatize o processo de reembolso e prestação de contas de funcionários: solicite uma demonstração agora mesmo


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Conforme sua empresa cresce, é muito importante que o controle financeiro seja feito de forma mais apurada para que não haja desperdício de dinheiro e para que, consequentemente, você não coloque a saúde financeira da organização em risco, bem como o seu futuro.

E quando falamos de despesas corporativas, é importantíssimo ficar de olho e controlar cada gasto e, mais importante do que isso, o que estará previsto na política de reembolso da empresa.

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