QUEM É A FABIO PERINI?

Há mais de 50 anos no mercado, a Fabio Perini é líder na produção de máquinas de conversão de papeis. A empresa foi fundada na Itália, mas em 1993 passou a fazer parte do grupo alemão Körber, com unidades na Itália, Brasil, EUA e China.

Por sua abrangência e relevância multinacional, a Fabio Perini  tem em seu quadro de funcionários colaboradores que transitam entre fábricas, unidades e clientes no mundo inteiro. Por esse motivo, seus funcionários geram relatórios de despesas de viagem multimoedas, o que se mostrava um entrave para a fluidez do processo de reembolso – que era feito manualmente, podendo levar até 30 dias para ser finalizado.

A insatisfação com a demora para concluir os processos de reembolso fez com que a equipe financeira buscasse uma nova solução. O caminho não foi simples, mas em setembro de 2019 eles se juntaram ao Espresso para mudar essa situação e abandonar o processo manual.

Para nos contar um pouco mais sobre como foi a implantação e adaptação da Fabio Perini ao Espresso, entrevistamos Rodrigo Weinfurter, analista financeiro de controladoria e um dos responsáveis pelo dia a dia financeiro da empresa e pelos relatórios de viagens do todos os colaboradores da Fabio Perini no Brasil.

sede da fabio perini no brasil

O PROBLEMA: COMO A FABIO PERINI FAZIA REEMBOLSO?

Antes do Espresso, os reembolsos da Fabio Perini eram feitos através de planilhas de Excel preenchidas pelos colaboradores. Todo o processo poderia levar, em alguns casos, mais de 30 dias para ser concluído devido as assinaturas manuais e retorno por não conformidade de alguns relatórios.

De acordo com Rodrigo, no processo antigo eles tinham que conferir todos os lançamentos realizados na planilha e o desgaste da tarefa e a falta de tempo faziam com que o processo fosse suscetível a fraudes.

“Em muitas situações abríamos mão de apurarmos em 100% dos casos a acuracidade dos documentos e faziamos uma seleção por “amostragem” para auditar as viagens. (…) A necessidade de melhora no processo sempre foi evidente, tínhamos consciência que era necessário um investimento nos controles de viagens porque é onde a empresa tem um gasto elevado todos os anos.”

Rodrigo Weinfurter, analista financeiro da Fabio Perini

A SOLUÇÃO: COMO FOI O PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO E USO?

A proposta de solução foi apresentada à Fabio Perini pela Escotta, consultoria SAP cliente e parceira do Espresso, com quem a empresa vinha conversando sobre alternativas de melhora de processo. Como Rodrigo nos conta, eles chegaram a avaliar outras plataformas, assim como estudaram a possibilidade de criar uma nova, mas o custo benefício obtido na implantação do Espresso associada à integração SAP oferecida pela Escotta foram decisivos para a escolha e contratação do software.

“A qualidade do suporte e prestatividade no atendimento são pontos fundamentais na nossa parceria. (…) Alguns pontos do processo ainda precisam ser alinhados e os usuários precisam se acostumar com a ferramenta, mas mesmo nesse cenário tivemos melhoras significativas no tempo do processo.

Rodrigo Weinfurter, analista financeiro da Fabio Perini

COMO O ESPRESSO ATENDEU AS PARTICULARIDADES DA FABIO PERINI:

Quando iniciamos a negociação com a Fabio Perini nos foi apresentado o desafio da multimoeda. Até então o Espresso não tinha uma funcionalidade capaz de suprir a dor latente da empresa que precisava lidar com relatórios de despesas corporativas feitos no exterior, envolvendo mais de uma moeda e taxa cambial.

Essa ferramenta é fundamental para o nosso uso do Espresso porque nosso volume de viagens para o exterior é muito alto e esta funcionalidade estava prevista para ser lançada quando fechamos o contrato com a Espresso.

Rodrigo Weinfurter, analista financeiro da Fabio Perini

Combinamos a entrega da funcionalidade e nosso time trabalhou para cumprir a missão, que tomou forma no final de 2019. Inclusive permitindo alterações na cotação das moedas e adicionar a porcentagem paga em impostos, para dinamizar e manter ainda mais preciso o cálculo do valor devolvido ao colaborador.

Além da praticidade multimoedas, Rodrigo nos contou que já tiveram bons resultados com a funcionalidade antifraude, obtendo resultados concretos de economia.

Conseguimos reduzir consideravelmente o tempo de prestação de contas e já tivemos resultados concretos de economia por meio da funcionalidade antifraude.

Rodrigo Weinfurter, analista financeiro da Fabio Perini

COMO ESTÁ SENDO A EXPERIÊNCIA ESPRESSO?

“Internamente houveram muitos elogios por parte dos viajantes, pela agilidade que o produto proporcionou durante o processo de prestação de contas.”

Rodrigo Weinfurter, analista financeiro da Fabio Perini

Após a implantação do Espresso a equipe da Fabio Perini notou uma redução significativa de tempo na jornada de reembolso e prestação de contas. Isso implica que seus funcionários agora perdem menos tempo com tarefas secundárias e podem se dedicar àquilo que realmente importa e faz diferença para a empresa. 

É esse impacto positivo que você pode gerar na sua empresa: um processo ágil, antifraudes, descomplicado e altamente econômico. Fale com um de nossos consultores para entender melhor como o Espresso pode ajudar sua empresa.

Em tempos de crise nos deparamos com um futuro incerto, especialmente no que diz respeito ao financeiro de nossas empresas. É frente à perda de negócios e oportunidades que vem à tona a importância de garantir a fidelidade e o sucesso do cliente.

Os impactos da pandemia do Covid-19 na economia tem sido negativos para grande parte das empresas. A realidade é de pequenos, médios e até grandes empresários sendo forçados a se adaptar a novos modelos de negócio e produção sem muito tempo para planejamento.

Já é perceptível que para aqueles que possuem visibilidade, proximidade e uma boa estruturação da área de sucesso do cliente as turbulências estão sendo menores. Isso porque o sucesso do cliente foca em retenção, satisfação e fidelização dos clientes que a empresa já tem.

Na crise, a receita recorrente de um cliente fidelizado pode ser determinante para a sobrevivência da sua empresa.

O foco para conseguir alcançar o sucesso do cliente em um período de crise é estabelecer métodos e processos para gerar mais do que nunca proximidade e empatia, esse é um momento de colaboração. Levantamos aqui alguns pontos que poderão ajudá-los na construção de boas práticas para que consigam proporcionar aos seus clientes a melhor experiência possível nesse período.

Definir ações para base de clientes

Customer Success nunca foi tão importante, o novo comportamento agora é reter, trocar o “vender” por “ajudar”.

Para conseguir atuar de forma eficaz com nossa base de clientes, o primeiro passo é avaliar o nível de criticidade do meu serviço para o usuário. Se o meu cliente tem uma alta utilização do meu serviço, potencialmente ele é um forte dependente da empresa.

Devemos avaliar também o quão impactado ele está neste momento. Todos esses aspectos são importantes para medir riscos e transformá-los em oportunidades.

Não devemos, e muito menos agora, prender clientes com amarras e multas contratuais. Isso, além de prejudicar a experiência dificulta que seu cliente passe para frente a indicação da sua empresa.

É gerando satisfação para eles que atingiremos o sucesso e assim naturalmente irão querer ficar. Com a avaliação dos aspectos citados acima e com o monitoramento da jornada do cliente é possível segmentar nossa base e definir playbooks por segmento.

Não agir pelo pânico, não agir por instinto

Em um período de incerteza nosso instinto de sobrevivência prevalece, porém não devemos agir pelo pânico, é preciso ter muita clareza do real impacto do que está acontecendo agora para cada segmento.

Não sabemos quanto tempo irá durar, se haverá postergação da quarentena e como será a curva de recuperação, então precisamos trabalhar com o que temos. Em um momento extraordinário como esse, portanto, é necessário ter estratégias – sim, no plural!,

Faça planos e promoções, ofertas, flexibilize datas para que ele mantenha seu serviço ou continue consumindo – vá até ele levando a solução. Dê um prazo para que seus clientes também se recuperem. É assim que você garante que eles te procurarão quando isso tudo passar.

“Você pode oferecer, de forma proativa e solidária, a mudança gratuita para um plano mais completo ou adicionar novas funcionalidades gratuitamente. O objetivo aqui é dar ainda mais ferramentas para os seus clientes e ao mesmo tempo fazê-los “descobrir” esses recursos que podem aumentar o lock-in do cliente com sua solução.”

Mariana Thomaz da Sesnsedata em seu artigo “Costumer Success em tempos de crise

As empresas e os próprios consumidores não precisam de mais pânico. Mesmo em meio ao caos todos estamos buscando nos aproximar daquilo que considerávamos como “normal”: a demanda de consumo ainda existe, é uma demanda reprimida, afinal as pessoas estão em suas casas, mas quando isso tudo acabar elas irão voltar para o mercado.

Todos precisam se ajudar: governo, empresas, funcionários e mercado consumidor. Precisamos ajudar nossos clientes para que assim consigam também ajudar seus clientes. Não espere o chamado do seu cliente por ajuda.

Gerenciar riscos e oportunidades

Parece redundante reforçar que nesse momento devemos construir dinâmicas que nos permitam operar em meio ao distanciamento social, mas é imprescindível termos isso em mente a cada decisão tomada. E isso conversa diretamente com transformação digital.

Se reinventar e mudar as dinâmicas da sua empresa pode parecer assustador, mas essa é a melhor hora para gastar um tempo extra avaliando riscos. Afinal, as dinâmicas do mundo e das nossas relações já mudaram mesmo, pra quê perder mais tempo?

O Customer Success nasceu com o propósito de garantir a retenção e o atendimento de excelência direcionado ao cliente. Use isso a seu favor. Se você conhece bem seu produto e seu cliente é possível criar ações personalizadas para cada um e quem sabe assim gerar oportunidades únicas.

Aproveite as ferramentas gratuitas disponibilizadas nesse período, desfrute (e até faça algumas, se possível) das lives e webinars oferecidos diariamente, busque a transformação digital para economizar e oferecer economia para seus clientes, procure programas para se tornar parceiros de outras empresas e, quem sabe, de seus próprios clientes!


Contratando o Espresso você terá um gerente de sucesso que acompanhará sua implantação para te ajudar a ter a empresa inteira usando nossa solução de forma mais fácil e eficiente.

Dúvidas, sugestões e críticas são sempre bem vindas.

O QUE É A ESCOTTA? O que eles fazem?

A Escotta é uma consultoria SAP especializada em automatização de processos e inteligência artificial, combinando talentos e soluções a fim de tornar seus clientes mais eficientes e competitivos no mercado. Com um vasto número de empresas em sua agenda, a Escotta faz desde pequenas melhorias até implementação de novos módulos, inclusão e retirada de empresas do ambiente SAP. 

O diferencial buscado pela Escotta é a entrega de valor e uma ótima experiência do usuário. Por esse motivo, é constante a busca proativa de sistemas especializados para soluções pontuais de grande impacto, como é o caso do Espresso. Oferecer a integração desses sistemas como parte do seu portfólio de serviços é o espaço que a consultoria encontra para explorar seus diferenciais. 

Dentre os clientes da Escotta estão a Fabio Perini, Votorantim, Electrolux e Boticário.

A Escotta é parceira do Espresso desde 2019 e convidamos o founder da Escotta, Thiago Garcêz, para nos contar um pouco mais sobre como funciona o processo de parceria e os resultados alcançados desde que iniciaram o uso do Espresso internamente e no portfólio de clientes.

O GRANDE PROBLEMA ENFRENTADO PELA ESCOTTA

Após perceberem a dor de alguns de seus clientes com processos de reembolso cheios de falhas e desgastes, Thiago e sua equipe começaram um intenso processo de pesquisa de softwares e soluções. 

Como ele nos conta na entrevista fornecida para elaboração desse case, a própria Escotta tinha um processo de reembolso ruim, completamente manual, com alta demanda de tempo e equipe dedicada. Ele precisava com urgência de uma ferramenta que resolvesse os problemas internos próprios e de clientes.

Como a solução oferecida pelo Thiago é SAP ele nos explicou que inicialmente optaram por desenvolver um sistema próprio, mas perceberam que seria muito oneroso. Pra quê surgir com uma solução tão cheia de particularidades quando já existem outras prontas capazes de automatizar, facilitar e melhorar o processo integrado ao SAP?

COMO A ESCOTTA SE TORNOU PARCEIRA DO ESPRESSO

Thiago nos conta que encontraram o Espresso via Google quando começaram a pesquisar sobre alternativas de reembolso. Entraram em contato conosco após conhecer nossa página de parcerias e se interessar pelo formato dos benefícios oferecidos.

À medida que foram apresentados ao software, ele diz, foi possível perceber que o Espresso seria uma solução válida e útil – não apenas para a Escotta, mas para o amplo portfólio de clientes atendidos por eles. De acordo com o Thiago, o fit cultural entre as duas empresas foi instantâneo e decisivo para firmar a parceria.

“(…) por ser robusto e confiável sei que ele vai atender nossos clientes de forma geral sem nos dar trabalho. A equipe do Espresso acredita nas pessoas. Tive certeza que nossos clientes ficariam satisfeitos. (…) O período de negociação e fechamento do contrato foi bem simples e (aconteceu) em conversa direta com o Fábio (gestor de processos) e fluiu tranquilamente sem estress”

Thiago Garcêz – founder da Escotta
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AS VANTAGENS DA PARCERIA

“A parceria com o Espresso agrega para nós no sentido de entregar pra nossa base uma necessidade que a Escotta por si só não atende, nem a SAP”

Thiago Garcêz – founder da Escotta

Durante nossa entrevista Thiago contou que a alternativa SAP para reembolso (Concur) exige muita manutenção e uma parametrização complexa, o que acabava não sendo viável para muitos clientes.

“A razão principal é a praticidade que o Espresso agrega. A maior vantagem é levar isso para nossos clientes e abrir porta para novos clientes que não teríamos aberturas não fosse essa dor latente.”

Thiago Garcêz – founder da Escotta

Quando perguntamos sobre os processos internos, como eles fazem para identificar um cliente que necessita do Espresso, Thiago me contou que esse é um dos diferenciais da Escotta. Nas palavras dele “a identificação vem de conhecer intimamente a base e saber a necessidade deles.”.  

COMO O ESPRESSO TRANSFORMOU OS PROCESSOS DA ESCOTTA

“Primeiro resultado é falar pra dentro de casa. Mudou muito a nossa vida usar o Espresso, os nossos funcionários estão bem satisfeitos – eu mesmo uso bastante, porque viajo muito – faço muito reembolso. Do lado administrativo e financeiro (passamos a ter) só tem um ponto de contato, isso facilitou muito.”

Thiago Garcêz – founder da Escotta

Além de se tornarem parceiros, a Escotta também se tornou cliente e pôde perceber as vantagens do Espresso internamente antes de indicar a seus clientes. Segundo Thiago, a Escotta também tinha essa necessidade latente, especialmente por trabalharem com projetos faturados pelos clientes – o que implica na necessidade de enviar relatórios detalhados e todas as notinhas para o cliente. Esse processo, segundo ele, fez com que a Escotta tivesse uma grande evolução financeira.

Aproveitando o tema das mudanças para melhor geradas pelo Espresso, ele citou ainda o exemplo do primeiro cliente deles que negociou com o Espresso – resultado do nosso programa de parcerias:

“Um cliente em comum, a Fabio Perini, que vende grandes maquinários para indústrias, e os técnicos e vendedores precisam viajar por toda América e Brasil, fazem bastante reembolso em moedas diferentes,  cartão corporativo, via dinheiro, adiantamento, cartão próprio (…), e eles tiveram uma redução muito grande em fraudes, em tempo, rapidez e confiabilidade.”

Thiago Garcêz – founder da Escotta

No atual momento de crise, se levantar sozinho pode ser difícil, mas em conjunto podemos nos fortalecer: conheça nosso programa de parcerias, faça como a Escotta e participe.

Você sabia que fraudar despesas corporativas em processos de reembolso é uma prática muito comum? Já parou para analisar se sua empresa está sofrendo com gastos excessivos vindos de fraude?

Estudos apontam que 8% a 10% dos gastos das empresas com reembolso são oriundos de fraudes, por isso neste texto vamos te contar quais são os 7 tipos de fraudes mais comuns em processos de reembolso de despesas corporativas.

Será que existem fraudes no processo de reembolso da sua empresa?

É fato que as fraudes não são o foco principal de verificação das empresas.

Quando falamos de fraude, neste caso, nos referimos a adulterações que são realizadas nas despesas reembolsáveis e fazem com que a empresa arque com um custo maior do que deveria.

A fraude no processo de reembolso é um crime e pode resultar em demissão por justa causa, mas esse nem é o principal foco a ser tratado aqui. O que queremos mesmo é te ajudar a identificar essas possibilidades para que você economize com as viagens e outras atividades que demandem o deslocamento dos seus colaboradores.

Veja quais são os 7 tipos mais comuns de fraudes

1. Fraude na política de diárias

Com o objetivo de controlar melhor os seus gastos muitas empresas adotam políticas para viagens. Um erro muito comum de ser cometido neste tipo de política é o estabelecimento de teto de gastos por diária.

O teto de gastos por diária é quando a empresa determina que o colaborador pode gastar até certo valor diário por categoria de despesa (ex.: R$ 80,00 por dia em alimentação).

É óbvio que os colaboradores sempre serão incentivados a gastar conscientemente, mas, se ele tem disponível um valor todos os dias, e sabe que pode gastar até aquele teto, dificilmente ele vai economizar. Dessa forma, acabam sendo realizadas despesas extras, que não necessariamente são essenciais para o trabalho realizado, mas que são cobertas pelo valor de diária.

2. Fraudes a partir do uso do cartão corporativo

Utilizar um cartão corporativo faz com que seja muito fácil mascarar as despesas realizadas, pois na fatura não consta o detalhamento do produto ou serviço adquirido.

Com isso, uma prática muito comum é que ao adquirir determinado produto ou serviço com o cartão da empresa, o colaborador compre também benefícios que ele não precisa, só por conforto. Um exemplo são as passagens aéreas, onde podem ser adicionadas diversas regalias para o voo, mas como tudo é registrado apenas como “compra de passagem” os gastos fraudulentos ficam escondidos.

3. Falsificação de comprovantes

O mais comum é que os valores sejam alterados no comprovante para afirmar um gasto maior do que o que realmente ocorreu fazendo, assim, com que o colaborador receba mais do que o necessário para cobrir seu gasto real.

Um exemplo muito comum de comprovante falsificado são recibos feitos a mão. Infelizmente é corriqueiro encontrar estabelecimentos que dão recibos em branco para o próprio cliente preencher seu gasto, dando assim a liberdade para aumentar o valor da despesa.

4. Comprovante duplicado

Em processos de reembolso onde não existe a prática da auditoria também pode acontecer de o colaborador enviar o mesmo comprovante mais de uma vez. Com a falta da verificação fica muito fácil driblar o quesito “data da despesa” e dessa forma a pessoa recebe o mesmo reembolso novamente.

5. Despesas exageradas

As despesas exageradas são todas aquelas que não necessariamente estão mascaradas, mas que representam a aquisição de um produto ou serviço cuja empresa não tem a obrigação de fornecer ao colaborador ou não são essenciais para que o funcionário exerça seu trabalho.

O fato de carregar o nome “exageradas” não quer dizer que o valor das despesas seja alto, mas sim que houve gasto com algo exagerado, desnecessário.

Esse tipo de fraude acontece, geralmente, com as despesas de alimentação e hospedagem, onde as pessoas consomem produtos ou serviços como um chocolate após o almoço, ou uma caipirinha do serviço de quarto do hotel. São gastos por vezes pequenos, mas que fazem grande diferença nas finanças da empresa.

6. Reembolso de transporte duplo: combustível e KM

Esse tipo de fraude pode acontecer nos casos em que o colaborador utiliza carro próprio.

Algumas empresas têm o costume de reembolsar o valor pago pelo combustível, ou até mesmo fornecer um cartão combustível para o funcionário. A fraude acontece quando o colaborador utiliza o benefício do combustível e ainda solicita reembolso por KM rodado, que já abrange o desgaste do automóvel e consumo de álcool/gasolina/diesel.

7. Perder comprovantes propositalmente

Quando a comprovação do gasto não é obrigatória o colaborador pode adicionar valores de gastos que nunca existiram para aumentar o preço a ser reembolsado pela empresa, ou até mesmo realizar gastos pessoais e coloca-los em seu pedido de reembolso como gastos realizados em favor do negócio. Se a empresa não obriga a apresentação da comprovação, dificilmente essa fraude será detectada.

Para diminuir a ocorrência de fraudes é preciso aprimorar o processo de reembolso

Apesar das muitas possibilidades de fraudes que podem prejudicar o processo de reembolsos de uma empresa, existem alternativas a serem seguidas para garantir um processo justo para a empresa e o colaborador.

Uma das medidas importantes para manter a integridade do processo é a criação de uma Política de Despesas Reembolsáveis abrangente e coerente.

Na política devem ser definidas regras com valores máximos de gastos, tipos de serviços e produtos que não podem ser consumidos, entre outros. Com uma boa política de despesas definida fica mais fácil realizar a auditoria, visto que haverão parâmetros de aceitação para os gastos. Com isso, é possível diminuir gastos exagerados que geram custos excessivos. E lembre-se: nada de colocar regras de diárias em sua política.

Tornar obrigatória a apresentação de comprovação dos gastos realizados também é uma medida importante. Essa obrigatoriedade já inibe, por si só, que os colaboradores façam gastos pessoais utilizando o dinheiro da empresa e, se ainda assim o fizerem, na auditoria o aprovador conseguirá visualizar e reprovar o que não estiver alinhado com a política.

Outro ponto essencial é usar a tecnologia a seu favor. Os processos manuais de reembolso dão muita margem para erros humanos, não apenas fraudes. Por isso, utilizar tecnologias como a plataforma Espresso é uma ótima opção para realizar a gestão do processo de reembolsos.

Por fim, mas não menos importante, ter uma relação próxima com seus colaboradores é vital!

Com essa proximidade fica mais fácil promover não só a cultura de transparência como também a política de gastos e os próprios valores da empresa. Dessa forma, os colaboradores ficarão cada vez mais alinhados com o propósito de realizar gastos conscientes.

Monitorar e controlar os gastos é um dos pilares que garante o sucesso de uma empresa. Segundo pesquisa realizada pelo DataSebrae, uma das principais causas de mortalidade das empresas no Brasil é a falta de acompanhamento rigoroso das despesas e receitas.

Isso acontece pois esse acompanhamento é sinônimo de controle: se você sabe exatamente tudo o que se passa nas finanças da sua empresa, você tem o controle sobre elas. E ter controle é sinal de que você pode empreender e gerir sua empresa de forma estratégica e assertiva.

Junto com as dicas de 3 ferramentas fundamentais para te ajudar a monitorar os gastos, neste texto também te daremos dicas valiosas sobre como favorecer a saúde financeira da sua empresa.

É fato que monitorar os gastos de perto é um grande desafio principalmente para empresas novas e pequenas, com o número de colaboradores reduzidos. As pessoas tendem a canalizar suas energias para o que mostra um impacto mais palpável como conquistar clientes, melhorar o produto ou serviço e aumentar suas vendas. Isso não é errado de forma alguma, mas a falta de atenção ao controle financeiro pode levar por água abaixo todo o esforço realizado nas outras áreas do negócio.

Além de evitar surpresas negativas, um bom controle de despesas pode proporcionar para a empresa uma ótima oportunidade de economia. Quando o administrador pára para avaliar o que está sendo gasto ele pode redefinir as prioridades, gastar menos dinheiro com coisas dispensáveis e canalizar seu capital de forma estratégica, investindo em serviços, produtos e pessoas que proporcionarão mais crescimento para o negócio. 

Planejar é preciso, controlar os gastos também!

O primeiro passo para monitorar os gastos de uma empresa é ter um planejamento e orçamento definidos. 

O orçamento deve ser elaborado levando em consideração todo o cenário previsto para a empresa ao longo de um ano. Nesse planejamento devem ser calculados o aumento de colaboradores, aumento de vendas, custos com a manutenção do produto, despesas e recebimentos no geral, entre outros. 

Com o orçamento anual definido é possível que o administrador faça análises do previsto e realizado durante todo o exercício baseadas em algo pensado para funcionar. É muito importante que a empresa possa tomar decisões baseadas em um planejamento concreto, e não em achismos, por isso o orçamento é fundamental. 

É hora de falar em controlar os gastos orçamentários: conheça a Treasy

Se dedicar nesse planejamento não é uma tarefa fácil pois demanda atenção, conhecimento e tempo, que são coisas muito valiosas no dia-a-dia de uma empresa. Por isso, nossa primeira dica é a ferramenta Treasy

A Treasy é uma plataforma completa de educação orçamentária. Além dos ricos materiais de apoio disponibilizados em seu site, a empresa fornece mini cursos online gratuitos para ajudar o empreendedor a entender cada vez mais sobre a importância e aplicação de um orçamento. 

Na plataforma o empreendedor terá acesso a ferramentas de projeção dos mais variados tipos, além de relatórios e dashboards que proporcionam uma visão gerencial dos gastos. Mas o ponto alto da ferramenta Treasy é que além da plataforma eles também oferecem o serviço de terceirização da controladoria da sua empresa, que pode ser contratado a parte. O que isso significa? O empreendedor e os demais colaboradores terão muito mais tranquilidade e tempo para se dedicar a outras questões importantes para o crescimento da empresa, enquanto têm a certeza de que os gastos estão sendo devidamente monitorados.

Não podemos parar no orçamento. 

Com o orçamento definido, agora a empresa precisa monitorar a aplicação dele. Isso deve ser feito através de um gerenciamento estratégico das finanças do negócio. 

Um passo muito importante para conseguir fazer a gestão estratégica é entender alguns conceitos como custo, despesa, contas a pagar, contas a receber, controle de caixa, inadimplência, entre outros. 

Custos x Despesas

Um erro muito comum das empresas é não classificar corretamente seus gastos em custos e despesas. Essa classificação incorreta é problemática pois afeta diretamente a margem de lucro do seu produto ou serviço, o que pode causar um susto no momento de fechar as contas. 

Basicamente, custo é todo gasto feito pela empresa para fabricar um produto ou disponibilizar um serviço. Se sua empresa é uma fábrica de cosméticos, por exemplo, o gasto com embalagens, com matéria-prima e análises laboratoriais do seu produto são custos pois sem esses gastos não há produto. Já se você é um SaaS, por exemplo, seus custos são a manutenção de um servidor, a mão de obra dos engenheiros de software, os gastos com viagens ligadas à implantação do sistema, entre outros.

Por que é importante mapear todos os seus custos? Pois são eles que definem o preço do seu produto ou serviço.

Já as despesas são gastos ligados à manutenção e administração da empresa em si.  As despesas não estão ligadas diretamente à produção mas sim ao favorecimento da estrutura da empresa. Alguns exemplos de despesas são benefícios para os colaboradores, compra de materiais de escritório, aluguel, gastos com contabilidade, entre outros. 

Com o controle dos gastos e dos recebimentos da empresa, é possível monitorar a saúde financeira da empresa de acordo com o que foi definido no orçamento. 

Chegou a hora de pensar em uma plataforma para gestão financeira estratégica: conheça o Conta Azul.

Esse controle deve ser diário, afinal de contas todos os dias acontecem movimentações financeiras. Para ajudar e automatizar o controle é que entra nossa segunda dica: o Conta Azul, plataforma para gestão financeira estratégica.

O diferencial da gestão pelo Conta Azul é que suas movimentações financeiras serão acompanhadas no detalhe. Cada centavo que entrar ou sair das contas da empresa estarão registrados aqui, pois a plataforma possui formatos de integração para conciliação bancária. Dessa forma o empreendedor consegue saber o valor exato do caixa da empresa sem precisar acessar todas as contas separadamente. 

Além disso, o Conta Azul possui funções de contas a pagar, contas a receber, cadastro de produtos e serviços, cadastro de estoque, integração com o sistema gerador de notas fiscais, integração com sistema gerador de boletos para seus clientes, relatórios de fluxo de caixa, DRE, entre outros, além do dashboard e da visão gerencial. 

O Conta Azul é uma plataforma completa e com preço muito acessível, por isso é o ideal para startups e empresas de pequeno porte, pois oferece todas as ferramentas para o controle financeiro em uma interface agradável e fácil de ser usada. Além disso, assim como no caso da Treasy, o Conta Azul também dispõe de materiais muito ricos para ajudar o empreendedor a adquirir cada vez mais conhecimento sobre a dinâmica financeira de um negócio. 

E os gastos reembolsáveis? 

Um último ponto muito importante quando falamos de monitorar e controlar gastos é a gestão dos valores reembolsáveis, ou seja, aqueles que não foram faturados pela empresa. 

Os reembolsos, que geralmente são gastos de viagens, despesas da área de vendas, entre outros, se não forem monitorados de perto podem se tornar uma saída descontrolada de dinheiro da empresa, resultando em muitos prejuízos.

O ideal é que a empresa tenha uma política de gastos reembolsáveis que seja baseada em seu orçamento (sim, o orçamento deve prever os gastos de reembolso). A política deve ser compartilhada com todos os colaboradores, os quais precisam ser orientados a seguirem tais diretrizes para que consigam exercer seu trabalho da melhor forma possível com gastos conscientes. 

Espresso, a plataforma que te ajuda a economizar tempo e dinheiro

Aqui entra, então, nossa terceira e última dica de ferramenta: nós mesmos, o Espresso. (risos)

O Espresso é uma plataforma de gestão e controle de gastos reembolsáveis. Nele é possível que a empresa cadastre sua política de gastos e, quando o colaborador submeter seu relatórios de despesas através do app, se alguma regra da política for quebrada o sistema emite um alerta para o aprovador. 

A automatização da aplicação da política de gastos é importantíssima para garantir que o aprovador não perderá tempo conferindo o que já está correto. É a garantia de que ele ganhará tempo ao ir direto ao que precisa ser observado. 

Além da política de gastos o Espresso fornece para o empreendedor, e também para o colaborador, uma série de vantagens como uma interface moderna que beneficia o uso do app e da plataforma, fluxos de aprovação personalizados, classificação das despesas, relatórios gerenciais, dashboard de gastos, entre outros. No Espresso o financeiro também conseguirá monitorar os valores que foram adiantados aos colaboradores para viagens, por exemplo, e as despesas que foram realizadas utilizando cartões corporativos. 

O Espresso também possui integração com diversos sistemas financeiros, dentre eles o próprio Conta Azul e possui um sistema antifraude para detectar erros que podem acontecer durante o processo de reembolso, como comprovantes duplicados ou muito antigos. 

Confie na automatização para monitorar e controlar os gastos

Por fim, é relevante lembrar que automatizar processos é ganhar tempo e dinheiro. 

As ferramentas que indicamos aqui vão te ajudar a monitorar e controlar os gastos da sua empresa, te permitindo aplicar dinheiro na empresa de forma mais estratégica. Gastar tempo e dinheiro de forma estratégica é ajudar sua empresa a crescer. 

Utilizar ferramentas especializadas nesse processo é crucial para evitar falhas humanas e manter saudável a vida financeira do seu negócio.

Ter uma política de despesas bem estruturada é muito importante para empresas que trabalham com equipes externas, projetos, representantes comerciais e colaboradores que realizam viagens corporativas. A política de reembolso é responsável por conter as regras que regulamentam as despesas criadas por colaboradores que deverão ser pagas ou reembolsadas pela empresa – dessa forma, ajudando no controle de gastos.

Ela é importante para gestão e organização da área financeira, para evitar desperdício de dinheiro, dificultar fraudes e evitar problemas contábeis. É por meio dela, também, que os funcionários poderão ter segurança para efetuar despesas em nome da empresa, consultar quais serão reembolsáveis, o valor que será pago e quais não serão permitidas.

É por isso que ter uma política de reembolso de despesas bem estruturada pode ajudar a conter desperdícios e economizar, o que é essencial no momento em que vivemos.

Para que uma política de despesas seja boa, eficiente e cumpra seu objetivo é essencial que tenha duas principais características: ser clara e objetiva. Para te ajudar a elaborar uma que cumpra os requisitos, confira a seguir cinco dicas de como elaborar uma política de despesas para conter desperdícios de dinheiro.

01 – Estruture quais despesas serão reembolsáveis e liste quais não serão permitidas

Sabemos que hoje, com o crescimento das empresas o foco é otimizar processos para que tempo e recursos sejam destinados para atividades estratégicas, sendo assim a primeira dica é: estruture bem quais despesas são permitidas na sua empresa.

É muito comum que algumas despesas sejam permitidas apenas de acordo com o cargo do funcionário, então já separe essas situações também.

Como exemplo de algumas despesas reembolsáveis:

  • alimentação: café da manhã, almoço e jantar;
  • hospedagem;
  • lavanderia;
  • passagens aéreas;
  • aplicativos de transporte;
  • estacionamento.

Crie uma tabela com os valores limitantes por despesa, caso haja valores diferentes por região é importante que isso fique bem claro, exemplo:

DespesasBSB, SP, RJDemais CapitaisInterior
AlmoçoR$ 45.00R$ 40.00R$ 35.00
JantarR$ 50.00R$ 45.00R$ 40.00
Café da manhãR$ 20.00R$ 15.00R$ 10.00
HospedagemR$ 350.00R$ 300.00R$ 250,00
LavanderiaR$ 150.00R$ 150.00R$ 100.00

Exemplos de despesas que não serão aceitas:

  • bebidas alcoólicas;
  • balas e doces;

02 – Defina o processo de gastos e reembolsos

O próximo passo agora é definir como será o processo de prestação de contas, lembre-se aqui do que já falamos, otimização de processo. Esqueça aquela planilha e aquele controle por email, já pensou em utilizar um app que possibilita ao usuário lançar as despesas corporativas que teve em reuniões, visitas à clientes e viagens corporativas direto de seu smartphone?

Este é momento para reforçar quais informações são necessárias para a avaliação, como data, valor, apontamento de projeto e se serão consideradas despesas sem comprovante fiscal.

Caso a ferramenta para lançamento tenha um controle antifraudes, excelente, será um ponto de segurança e é importante que o funcionário esteja ciente. Com o controle antifraude o usuário ao lançar uma despesa e informar algo que esteja divergente do que consta no comprovante receberá um alerta para verificação.

03 – Determine como será a avaliação na política de despesas

A avaliação das despesas é uma etapa de extrema importância para controlar desperdícios de dinheiro, com uma boa avaliação dos relatórios será possível mensurar pequenos desvios e fraudes e assim já será perceptível os impactos positivos.

Agora precisamos orientar também como será o fluxo de aprovações, se haverá aprovação dos gestores ou apenas da equipe financeira, qual será o prazo para aprovação e se houver, qual o prazo para prestação de contas, exemplo, serão consideradas apenas despesas efetuadas nos últimos 30 dias.

04 – Informe como serão tratados os casos não aceitos

Para as despesas que não serão consideradas para reembolso, é necessário haver um procedimento, informe primeiramente quais serão as situações de reprovação e como o usuário será notificado. Exemplo: Não serão consideradas despesas com comprovante ilegível, inválido, despesa duplicada, ou que contenha o consumo de itens não permitidos.

05 – Comunique e acompanhe sua política de despesas

Com a política criada e validada não esqueça de comunicar para todos os funcionários. A comunicação é essencial. Incentive sua equipe para sugestões e feedbacks. Disponibilize o documento em um local que possa ser visto por todos e acompanhe sempre para atualização dos valores, gargalos e novas adequações.

O Espresso é um aplicativo que poderá ajudá-los em todos os pontos destacados acima e muito outros, como classificação de despesas por centros de custos, solicitação de adiantamentos, lançamento de despesas com cartão corporativo, relatórios gerenciais. Solicite uma demonstração e confira!

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Vivemos um momento de incerteza comercial. Toda situação econômica mundial se viu abalada e desestruturada com as mudanças provocadas pelo enfrentamento ao COVID-19 e agora é a hora de monitorar e cortar gastos.

É nesse momento que reconhecemos a importância e a necessidade de estarmos cientes dos processos adotados e gastos assumidos por nossas empresas.

No entanto, manter esse monitoramento rígido e apurado não é uma tarefa fácil e sem as ferramentas corretas pode gerar gastos ainda maiores. O Espresso existe para facilitar esse controle e ao longo desse texto vamos te mostrar como ele pode ser útil para a sua empresa.

O Espresso é um aplicativo de controle de despesas corporativas, reembolso e adiantamento. Talvez você não saiba, mas gastos com reembolso podem afetar diretamente o lucro da sua empresa. Você consegue dizer quanto sua empresa gasta com reembolsos de funcionários hoje? Vocês tem uma boa política de despesas que minimize fraudes?

Quanto dos seus gastos com reembolso corporativo são repassados para o preço final do seu serviço?

Não há discussão: uma das principais etapas de uma negociação complexa, é precificar o serviço ou projeto que está sendo negociado. A maioria das empresas trabalham com orçamentos pré estabelecidos, propostas padrão que visam facilitar o processo de suposição dos investimentos que serão apresentados aos possíveis clientes. No entanto, antes de finalizar o orçamento é preciso dar um passo para trás.

É fundamental lembrar que esses serviços e projetos causam movimentação de colaboradores constantemente. Consultores, vendedores, técnicos, pessoas que viajam e fazem trabalhos externos com frequência em prol do negócio. A grande questão é: a empresa está considerando corretamente esta variável ao precificar um serviço?

É bem provável que a sua empresa esteja sim levando em conta os gastos de viagens para definir orçamentos, mas é preciso ir além. A análise desses gastos deve ser feita de forma minuciosa e detalhada para garantir a economia de despesas e o repasse correto dos custos.

Ao analisarmos profundamente as despesas de um processo de reembolso corporativo vemos que elas são cheias de detalhes que fazem a diferença. As viagens são feitas para locais diferentes, o número de colaboradores a serem deslocados variam, os sinistros que cada serviço exige são imprevisíveis e tudo isso contribui para um único cenário indesejável: os lucros do seu projeto estão pagando, mesmo que parcialmente, os gastos de viagens da sua equipe!

Definir, organizar e automatizar é o melhor caminho!

Muitos são os cenários quando falamos de processos de reembolso e cada caso é um caso. Levar em consideração os detalhes de cada tipo de serviço pode ser extremamente desgastante quando não é dada a devida atenção a este tipo de gasto, o reembolsável.

É preciso mais controle a longo prazo, de maneira que, no momento certo, as variáveis possam ser levadas em consideração de forma natural e intuitiva. Provavelmente um controle feito com formulários e papéis de comprovantes fiscais vão te torturar, mas dificilmente ajudarão a cumprir essa missão.

O Espresso é uma solução que automatiza o processo de controle de despesas, garante que o histórico dos gastos de viagens fique acondicionado num ambiente de nuvem e extremamente gerencial. A partir daí, as empresas conseguem estudar os gastos gerados por um determinado serviço ou projeto sempre que necessário, se preparando melhor para novos orçamentos.

Como sabemos, numa empresa onde o controle de despesas é manual, é quase impossível tratar esses dados ao longo do tempo. As informações se perdem, ficam desconexas e nem sempre causam o impacto que deveriam causar, pelo menos não em tempo hábil ou sem excessivo desgaste e perda de tempo. O mesmo acontece quando a empresa precisa buscar os dados de despesas de uma determinada equipe, época ou situação.

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A tecnologia facilita o controle dos gastos

Entender que essas despesas corporativas podem ser controladas a curto e longo prazo com mais cuidado por meio de uma tecnologia já é um diferencial competitivo. Você ganha tempo para cuidar de processos primários com mais rapidez quando abandona os formulários de papel.

Como resultado desse controle, os gestores entenderão que a agilidade na entrega de análises de despesas e orçamentos é extremamente agradável. Os clientes julgarão mais convincente um orçamento baseado em fatos e, de quebra, ainda será possível emitir relatórios gerenciais a estes clientes de tempos em tempos, com informações das despesas geradas por cada serviço ou projeto, incluindo ainda seus comprovantes. Isso sim é controle gerencial!

Deixa a nossa tecnologia aprimorar sua rotina de controle de despesas. Vem com o Espresso!