Monitorar e controlar os gastos é um dos pilares que garante o sucesso de uma empresa. Segundo pesquisa realizada pelo DataSebrae, uma das principais causas de mortalidade das empresas no Brasil é a falta de acompanhamento rigoroso das despesas e receitas.

Isso acontece pois esse acompanhamento é sinônimo de controle: se você sabe exatamente tudo o que se passa nas finanças da sua empresa, você tem o controle sobre elas. E ter controle é sinal de que você pode empreender e gerir sua empresa de forma estratégica e assertiva.

Junto com as dicas de 3 ferramentas fundamentais para te ajudar a monitorar os gastos, neste texto também te daremos dicas valiosas sobre como favorecer a saúde financeira da sua empresa.

É fato que monitorar os gastos de perto é um grande desafio principalmente para empresas novas e pequenas, com o número de colaboradores reduzidos. As pessoas tendem a canalizar suas energias para o que mostra um impacto mais palpável como conquistar clientes, melhorar o produto ou serviço e aumentar suas vendas. Isso não é errado de forma alguma, mas a falta de atenção ao controle financeiro pode levar por água abaixo todo o esforço realizado nas outras áreas do negócio.

Além de evitar surpresas negativas, um bom controle de despesas pode proporcionar para a empresa uma ótima oportunidade de economia. Quando o administrador pára para avaliar o que está sendo gasto ele pode redefinir as prioridades, gastar menos dinheiro com coisas dispensáveis e canalizar seu capital de forma estratégica, investindo em serviços, produtos e pessoas que proporcionarão mais crescimento para o negócio. 

Planejar é preciso, controlar os gastos também!

O primeiro passo para monitorar os gastos de uma empresa é ter um planejamento e orçamento definidos. 

O orçamento deve ser elaborado levando em consideração todo o cenário previsto para a empresa ao longo de um ano. Nesse planejamento devem ser calculados o aumento de colaboradores, aumento de vendas, custos com a manutenção do produto, despesas e recebimentos no geral, entre outros. 

Com o orçamento anual definido é possível que o administrador faça análises do previsto e realizado durante todo o exercício baseadas em algo pensado para funcionar. É muito importante que a empresa possa tomar decisões baseadas em um planejamento concreto, e não em achismos, por isso o orçamento é fundamental. 

É hora de falar em controlar os gastos orçamentários: conheça a Treasy

Se dedicar nesse planejamento não é uma tarefa fácil pois demanda atenção, conhecimento e tempo, que são coisas muito valiosas no dia-a-dia de uma empresa. Por isso, nossa primeira dica é a ferramenta Treasy

A Treasy é uma plataforma completa de educação orçamentária. Além dos ricos materiais de apoio disponibilizados em seu site, a empresa fornece mini cursos online gratuitos para ajudar o empreendedor a entender cada vez mais sobre a importância e aplicação de um orçamento. 

Na plataforma o empreendedor terá acesso a ferramentas de projeção dos mais variados tipos, além de relatórios e dashboards que proporcionam uma visão gerencial dos gastos. Mas o ponto alto da ferramenta Treasy é que além da plataforma eles também oferecem o serviço de terceirização da controladoria da sua empresa, que pode ser contratado a parte. O que isso significa? O empreendedor e os demais colaboradores terão muito mais tranquilidade e tempo para se dedicar a outras questões importantes para o crescimento da empresa, enquanto têm a certeza de que os gastos estão sendo devidamente monitorados.

Não podemos parar no orçamento. 

Com o orçamento definido, agora a empresa precisa monitorar a aplicação dele. Isso deve ser feito através de um gerenciamento estratégico das finanças do negócio. 

Um passo muito importante para conseguir fazer a gestão estratégica é entender alguns conceitos como custo, despesa, contas a pagar, contas a receber, controle de caixa, inadimplência, entre outros. 

Custos x Despesas

Um erro muito comum das empresas é não classificar corretamente seus gastos em custos e despesas. Essa classificação incorreta é problemática pois afeta diretamente a margem de lucro do seu produto ou serviço, o que pode causar um susto no momento de fechar as contas. 

Basicamente, custo é todo gasto feito pela empresa para fabricar um produto ou disponibilizar um serviço. Se sua empresa é uma fábrica de cosméticos, por exemplo, o gasto com embalagens, com matéria-prima e análises laboratoriais do seu produto são custos pois sem esses gastos não há produto. Já se você é um SaaS, por exemplo, seus custos são a manutenção de um servidor, a mão de obra dos engenheiros de software, os gastos com viagens ligadas à implantação do sistema, entre outros.

Por que é importante mapear todos os seus custos? Pois são eles que definem o preço do seu produto ou serviço.

Já as despesas são gastos ligados à manutenção e administração da empresa em si.  As despesas não estão ligadas diretamente à produção mas sim ao favorecimento da estrutura da empresa. Alguns exemplos de despesas são benefícios para os colaboradores, compra de materiais de escritório, aluguel, gastos com contabilidade, entre outros. 

Com o controle dos gastos e dos recebimentos da empresa, é possível monitorar a saúde financeira da empresa de acordo com o que foi definido no orçamento. 

Chegou a hora de pensar em uma plataforma para gestão financeira estratégica: conheça o Conta Azul.

Esse controle deve ser diário, afinal de contas todos os dias acontecem movimentações financeiras. Para ajudar e automatizar o controle é que entra nossa segunda dica: o Conta Azul, plataforma para gestão financeira estratégica.

O diferencial da gestão pelo Conta Azul é que suas movimentações financeiras serão acompanhadas no detalhe. Cada centavo que entrar ou sair das contas da empresa estarão registrados aqui, pois a plataforma possui formatos de integração para conciliação bancária. Dessa forma o empreendedor consegue saber o valor exato do caixa da empresa sem precisar acessar todas as contas separadamente. 

Além disso, o Conta Azul possui funções de contas a pagar, contas a receber, cadastro de produtos e serviços, cadastro de estoque, integração com o sistema gerador de notas fiscais, integração com sistema gerador de boletos para seus clientes, relatórios de fluxo de caixa, DRE, entre outros, além do dashboard e da visão gerencial. 

O Conta Azul é uma plataforma completa e com preço muito acessível, por isso é o ideal para startups e empresas de pequeno porte, pois oferece todas as ferramentas para o controle financeiro em uma interface agradável e fácil de ser usada. Além disso, assim como no caso da Treasy, o Conta Azul também dispõe de materiais muito ricos para ajudar o empreendedor a adquirir cada vez mais conhecimento sobre a dinâmica financeira de um negócio. 

E os gastos reembolsáveis? 

Um último ponto muito importante quando falamos de monitorar e controlar gastos é a gestão dos valores reembolsáveis, ou seja, aqueles que não foram faturados pela empresa. 

Os reembolsos, que geralmente são gastos de viagens, despesas da área de vendas, entre outros, se não forem monitorados de perto podem se tornar uma saída descontrolada de dinheiro da empresa, resultando em muitos prejuízos.

O ideal é que a empresa tenha uma política de gastos reembolsáveis que seja baseada em seu orçamento (sim, o orçamento deve prever os gastos de reembolso). A política deve ser compartilhada com todos os colaboradores, os quais precisam ser orientados a seguirem tais diretrizes para que consigam exercer seu trabalho da melhor forma possível com gastos conscientes. 

Espresso, a plataforma que te ajuda a economizar tempo e dinheiro

Aqui entra, então, nossa terceira e última dica de ferramenta: nós mesmos, o Espresso. (risos)

O Espresso é uma plataforma de gestão e controle de gastos reembolsáveis. Nele é possível que a empresa cadastre sua política de gastos e, quando o colaborador submeter seu relatórios de despesas através do app, se alguma regra da política for quebrada o sistema emite um alerta para o aprovador. 

A automatização da aplicação da política de gastos é importantíssima para garantir que o aprovador não perderá tempo conferindo o que já está correto. É a garantia de que ele ganhará tempo ao ir direto ao que precisa ser observado. 

Além da política de gastos o Espresso fornece para o empreendedor, e também para o colaborador, uma série de vantagens como uma interface moderna que beneficia o uso do app e da plataforma, fluxos de aprovação personalizados, classificação das despesas, relatórios gerenciais, dashboard de gastos, entre outros. No Espresso o financeiro também conseguirá monitorar os valores que foram adiantados aos colaboradores para viagens, por exemplo, e as despesas que foram realizadas utilizando cartões corporativos. 

O Espresso também possui integração com diversos sistemas financeiros, dentre eles o próprio Conta Azul e possui um sistema antifraude para detectar erros que podem acontecer durante o processo de reembolso, como comprovantes duplicados ou muito antigos. 

Confie na automatização para monitorar e controlar os gastos

Por fim, é relevante lembrar que automatizar processos é ganhar tempo e dinheiro. 

As ferramentas que indicamos aqui vão te ajudar a monitorar e controlar os gastos da sua empresa, te permitindo aplicar dinheiro na empresa de forma mais estratégica. Gastar tempo e dinheiro de forma estratégica é ajudar sua empresa a crescer. 

Utilizar ferramentas especializadas nesse processo é crucial para evitar falhas humanas e manter saudável a vida financeira do seu negócio.

Evitar o acúmulo de papéis e cupons fiscais, otimizar a produtividade das viagens corporativas, controlar adiantamentos, saídas e fechamentos mensais são algumas das vantagens que podem ser oferecidas por um aplicativo de reembolso. Essa praticidade, porém, é oferecida por muitos aplicativos no mercado e isso levanta a questão: como escolher o sistema de reembolso ideal, que atenda as necessidades da sua empresa?

Toda mudança, por mais prática que venha a ser no futuro, assusta. Quando falamos de automatizar processos e abraçar o avanço que a tecnologia permite às nossas empresas o medo é ainda maior: colocamos em risco nossos processos financeiros, administrativos e produtivos. Por isso, é indispensável conhecer a fundo suas necessidades e avaliar corretamente as opções oferecidas pelo mercado, para que não haja estresse e prejuízos futuros. 

Neste contexto, separamos 5 dicas para te auxiliar no processo de análise e escolha do aplicativo de reembolso certo para você.

planilha de gastos de viagem

1 – CONHEÇA BEM AS DEMANDAS DA SUA EMPRESA

O aplicativo ideal precisa ser adequado às suas necessidades e você só conseguirá avaliar se ele te servirá bem caso haja um profundo conhecimento das despesas corporativas. Esse primeiro ponto, apesar de soar redundante, é imprescindível: de nada adianta um sistema que, mesmo efetuando o controle de reembolsos te force a mudar completamente sua forma de organização ou, ainda pior, te faça continuar armazenando arquivos físicos, emails, planilhas… A ideia é simplificar, tornar mais prático o dia a dia, não apenas inserir mais uma responsabilidade para sua equipe.

Imagine que você, mesmo que eventualmente, faça transações em moeda estrangeira. Nesse caso, é necessário que o sistema te permita alterar a cotação no fechamento do relatório, caso contrário tudo terá de ser feito manualmente. São esses os pequenos detalhes que definem o sistema RDV certo para seu perfil.

2 – O APLICATIVO DE REEMBOLSO TRABALHA PARA VOCÊ?

CUSTO x BENEFÍCIO É IMPORTANTE!

Sabemos que o valor da contratação de um novo serviço é algo decisivo no momento de escolha do produto ideal e, embora o custo do aplicativo seja relevante, é preciso ir além do menor preço. É preciso colocar na balança o preço e as ofertas, e focar naqueles que ofereçam benefícios justos pelos valores cobrados, que permitam que o aplicativo trabalhe por você e realmente facilite sua gestão financeira. 

O aplicativo que você está pesquisando te permite realizar a maioria dos processo sem precisar sair do aplicativo? Torna possível que você elimine papéis e planilhas? Integra aos demais softwares que você utiliza? Permite que você customize sua própria classificação de despesas? Escolha a alternativa que faz com que sua empresa se veja mais livre de burocracias.

3 – SEU TIME INTEIRO CONSEGUE USAR O APLICATIVO DE REEMBOLSO? 

Faça o teste!

Não é a toa que, atualmente, tanto se fala em experiência do usuário. Grande parte do que diferencia um produto idêntico de outro é o valor enxergado nele pelo usuário. Esse valor, muitas vezes, está relacionado diretamente com a experiência que ele tem ao utilizar um deles. Quando falamos do aplicativo de reembolso o mesmo se aplica: ele foi criado para ser intuitivo? É fácil de usar e servirá para todos da sua equipe? 

Se você busca otimizar seus processos tornando a rotina financeira mais segura e menos onerosa, é essencial que a ferramenta escolhida seja facilmente aprendida por todos que a utilizarão. 

4 – BUSQUE EMPRESAS COM REFERÊNCIA DE MERCADO

Outro ponto a se considerar antes de escolher o aplicativo de reembolso é a referência da empresa desenvolvedora. Esse ponto não se relaciona unicamente com a escolha certa para a sua empresa, mas sim com a escolha da empresa certa pra você. Existem vários produtos oferecendo o mesmo serviço, portanto leia bastante sobre o aplicativo que se pretende contratar, descubra outros clientes com quais eles trabalham, solicite demonstrações, tire todas as suas dúvidas junto aos consultores. 

Não dá para arriscar contratar uma empresa que desaparece da noite pro dia ou que não mantenha os certificados de segurança atualizados e sem querer perca todos os seus dados. Ninguém precisa de mais dor de cabeça, não é mesmo? 

5 – A EMPRESA TE VÊ COMO CLIENTE OU COMO BOLETO? ATENÇÃO NO PÓS VENDA 

Para finalizar, a 5ª dica para escolher o aplicativo de reembolso é avaliar o pós-venda praticado pela empresa. Escolha aquela que te fornecer, além dos tópicos anteriores, toda estrutura e auxílio durante o período de implantação e treinamento da nova ferramenta. Muito além de um número, verifique se a empresa valoriza e trata bem o cliente, disponibilizando canais práticos e eficientes de suporte.

Afinal, de nada adianta a compra se a dor de cabeça para fazer funcionar for enorme e não tiver ninguém para ajudar.

Pode parecer difícil encontrar uma empresa que atenda a todos esses requisitos, não é mesmo? Mas agora que você sabe como escolher o aplicativo certo para sua empresa, que tal aproveitar para conhecer o Espresso e ver se ele se encaixa nas especificações?

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O fim de mês é normalmente um período de muito trabalho, especialmente quando estamos falando do último mês do ano. Para o departamento financeiro das empresas é o período de preparação para os pagamentos, além de ser a época de fechamento de caixa. E por  falarmos do setor responsável por tratar de dinheiro, é muito importante ter atenção para não cometer nenhum deslize.

É comum ver os analistas financeiros estressados nesse período. Muito desse sentimento acontece pela possível desorganização da área, bem como os processos mal estruturados e a pressão decorrente da importância da tarefa.

Fechar o mês nunca é uma tarefa fácil, mas podemos adotar algumas práticas para reduzir os problemas e facilitar o fechamento como um todo. Por isso, separamos algumas dicas para organizar e facilitar o seu trabalho, vamos lá?

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