Vivemos um momento de incerteza comercial. Toda situação econômica mundial se viu abalada e desestruturada com as mudanças provocadas pelo enfrentamento ao COVID-19 e agora é a hora de monitorar e cortar gastos.

É nesse momento que reconhecemos a importância e a necessidade de estarmos cientes dos processos adotados e gastos assumidos por nossas empresas.

No entanto, manter esse monitoramento rígido e apurado não é uma tarefa fácil e sem as ferramentas corretas pode gerar gastos ainda maiores. O Espresso existe para facilitar esse controle e ao longo desse texto vamos te mostrar como ele pode ser útil para a sua empresa.

O Espresso é um aplicativo de controle de despesas corporativas, reembolso e adiantamento. Talvez você não saiba, mas gastos com reembolso podem afetar diretamente o lucro da sua empresa. Você consegue dizer quanto sua empresa gasta com reembolsos de funcionários hoje? Vocês tem uma boa política de despesas que minimize fraudes?

Quanto dos seus gastos com reembolso corporativo são repassados para o preço final do seu serviço?

Não há discussão: uma das principais etapas de uma negociação complexa, é precificar o serviço ou projeto que está sendo negociado. A maioria das empresas trabalham com orçamentos pré estabelecidos, propostas padrão que visam facilitar o processo de suposição dos investimentos que serão apresentados aos possíveis clientes. No entanto, antes de finalizar o orçamento é preciso dar um passo para trás.

É fundamental lembrar que esses serviços e projetos causam movimentação de colaboradores constantemente. Consultores, vendedores, técnicos, pessoas que viajam e fazem trabalhos externos com frequência em prol do negócio. A grande questão é: a empresa está considerando corretamente esta variável ao precificar um serviço?

É bem provável que a sua empresa esteja sim levando em conta os gastos de viagens para definir orçamentos, mas é preciso ir além. A análise desses gastos deve ser feita de forma minuciosa e detalhada para garantir a economia de despesas e o repasse correto dos custos.

Ao analisarmos profundamente as despesas de um processo de reembolso corporativo vemos que elas são cheias de detalhes que fazem a diferença. As viagens são feitas para locais diferentes, o número de colaboradores a serem deslocados variam, os sinistros que cada serviço exige são imprevisíveis e tudo isso contribui para um único cenário indesejável: os lucros do seu projeto estão pagando, mesmo que parcialmente, os gastos de viagens da sua equipe!

Definir, organizar e automatizar é o melhor caminho!

Muitos são os cenários quando falamos de processos de reembolso e cada caso é um caso. Levar em consideração os detalhes de cada tipo de serviço pode ser extremamente desgastante quando não é dada a devida atenção a este tipo de gasto, o reembolsável.

É preciso mais controle a longo prazo, de maneira que, no momento certo, as variáveis possam ser levadas em consideração de forma natural e intuitiva. Provavelmente um controle feito com formulários e papéis de comprovantes fiscais vão te torturar, mas dificilmente ajudarão a cumprir essa missão.

O Espresso é uma solução que automatiza o processo de controle de despesas, garante que o histórico dos gastos de viagens fique acondicionado num ambiente de nuvem e extremamente gerencial. A partir daí, as empresas conseguem estudar os gastos gerados por um determinado serviço ou projeto sempre que necessário, se preparando melhor para novos orçamentos.

Como sabemos, numa empresa onde o controle de despesas é manual, é quase impossível tratar esses dados ao longo do tempo. As informações se perdem, ficam desconexas e nem sempre causam o impacto que deveriam causar, pelo menos não em tempo hábil ou sem excessivo desgaste e perda de tempo. O mesmo acontece quando a empresa precisa buscar os dados de despesas de uma determinada equipe, época ou situação.

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A tecnologia facilita o controle dos gastos

Entender que essas despesas corporativas podem ser controladas a curto e longo prazo com mais cuidado por meio de uma tecnologia já é um diferencial competitivo. Você ganha tempo para cuidar de processos primários com mais rapidez quando abandona os formulários de papel.

Como resultado desse controle, os gestores entenderão que a agilidade na entrega de análises de despesas e orçamentos é extremamente agradável. Os clientes julgarão mais convincente um orçamento baseado em fatos e, de quebra, ainda será possível emitir relatórios gerenciais a estes clientes de tempos em tempos, com informações das despesas geradas por cada serviço ou projeto, incluindo ainda seus comprovantes. Isso sim é controle gerencial!

Deixa a nossa tecnologia aprimorar sua rotina de controle de despesas. Vem com o Espresso!