Quando falamos de reembolso de despesas corporativas, diversas dúvidas surgem para quem faz parte dessa prática empresarial. O reembolso de despesas tem alguns itens previstos por lei, portanto, vamos ver se o assunto desse artigo se aplica e o qual caminho poderemos tomar para evitar problemas.

Afinal, qual o prazo para reembolso por parte da empresa? Read More

A situação é a seguinte: você fará uma viagem à trabalho e precisará registrar as despesas que teve no período para, quando voltar, entregar para a sua empresa reembolsar. Cada gasto com alimentação, deslocamento entre locais, hospedagem, enfim, tudo o que precisar ser reembolsado precisará ser registrado e comprovado. De posse dessa papelada, é hora de catalogar tudo. Você abre o Excel e não sabe por onde começar a criar uma planilha de despesas para registrar tudo.

Quando se dá conta, em meio a notinhas, cupons e planilhas perdeu um dia todo inteiro. Ou ainda, pior do que isso, você percebeu que alguns comprovantes sumiram e, devido à política de reembolsos da empresa, saberá que o reembolso não poderá ser feito.

Complexo, não?

É realmente bem chato guardar comprovantes e preencher essas planilhas, mas se faz necessário. O reembolso de viagens é uma prática comum e – para que ele possa ser feito – são necessárias as burocracias mencionadas acima.

Pensando nisso, um passo-a-passo para você se organizar e – de quebra – criar uma planilha que facilite a sua vida e não seja um problema grande no futuro.

Vamos lá!

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É muito comum que funcionários utilizem os próprios carros para executar atividades relacionadas à empresa. Geralmente acordados no início do trabalho, as empresas costumam estabelecer valores de reembolso de despesas ou adiantamentos ligados à essa utilização.

Uma outra prática comum é empresas reembolsarem o valor que o funcionário gastou em gasolina também, porém dessa forma o funcionário acaba prejudicado, pois não são considerados custos com manutenção, seguros, impostos, entre outras coisas.

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No contato com nossos clientes do Espresso algumas dúvidas estão sempre se repetindo. Dentre elas, uma das mais comuns é: por quanto tempo é necessário guardar os cupons fiscais originais e as notinhas de minhas despesas?

Algumas empresas são orientadas por seus escritórios de contabilidade a guardar todos os papéis e, por isso, optam por continuar com o processo burocrático e ruim de se fazer reembolso de despesas e prestação de contas: usar planilhas de excel, malotes para enviar notinhas, etc.

Para resolver esse problema e tirar todas as dúvidas sobre a legislação que diz respeito a necessidade de guardar ou não as notinhas e cupons fiscais, consultamos o escritório TozziniFreire Advogados, um dos principais do Brasil, para nos emitir um parecer jurídico e orientar nossos clientes em relação ao melhor processo.

Para tentar deixar a explicação o mais simples possível, separamos em tópicos. Se você tem interesse em saber os detalhes relacionados a opinião legal do escritório sobre o assunto, sugiro que leia todos os itens desta publicação. Caso o importante para você seja saber apenas a conclusão do assunto, pode pular para o final do texto que não vamos ficar tristes.

Vamos aos tópicos:

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Viajar a trabalho é uma situação muito comum nas empresas. Seja para uma simples reunião, um almoço com cliente/prospect e até uma longa viagem mesmo, essas situações geram despesas que, normalmente, são pagas pelo próprio funcionário e reembolsadas pela empresa posteriormente.

Todas essas despesas corporativas precisam ser comprovadas para que o reembolso ocorra de fato, e é aí que entramos no assunto desse artigo: caso o funcionário perca a notinha fiscal ou cupom do pagamento, qual a posição da empresa na situação?

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Conforme sua empresa cresce, é muito importante que o controle financeiro seja feito de forma mais apurada para que não haja desperdício de dinheiro e para que, consequentemente, você não coloque a saúde financeira da organização em risco, bem como o seu futuro.

E quando falamos de despesas corporativas, é importantíssimo ficar de olho e controlar cada gasto e, mais importante do que isso, o que estará previsto na política de reembolso da empresa.

Você sabe o que é e qual a importância de uma política de reembolso de despesas corporativas? Então leia nosso artigo e descubra! Read More