Ao realizar uma visita comercial é muito comum que o vendedor externo perca parte das informações necessárias para elaborar um bom relatório. Se você é vendedor sabe que isso provavelmente influencia no alcance dos seus objetivos.

Além das informações se perderem, a partir do momento que um relatório de visita comercial não entrega informações importantes, você conhecerá muito pouco o seu cliente e qualquer outro vendedor que for visitar o mesmo cliente terá dificuldade em encontrar as melhores oportunidades comerciais.

Quem perde com isso?

O próprio vendedor

O maior prejudicado em não fazer um bom relatório de visita comercial é o próprio vendedor. Sem um relatório de visita comercial bem feito:

• você não conseguirá lembrar e aproveitar as melhores oportunidades daquele cliente
• Não lembrará de ações e próximos passos que precisa executar
• Não conseguirá prestar contas para o seu gestor sobre os seus resultados e atividades

O gestor comercial

Um bom gestor comercial, principalmente aquele que tem equipes externas, precisa entender o que está acontecendo para poder ajudar a sua equipe a alcançar os melhores resultados.

A partir do momento que o gestor comercial não tem acesso a um bom relatório de visita comercial:

• fica muito difícil dar suporte aos vendedores
• fica quase impossível de entender comportamentos como ticket médio, ciclo de vendas, sazonalidade, etc
• não ficam visíveis a oportunidades de crescer as vendas dentro de um cliente
• a qualidade do repasse aos diretores e sócios da empresa fica prejudicada

O cliente

A princípio pode não parecer, mas a experiência do cliente pode ser muito prejudicada com a ausência de um bom relatório de visita comercial.

Imagine que os vendedores da indústria que atendem um determinado cliente são trocados e o novo vendedor não tenha acesso a um bom relatório. Isso fará com que ele não conheça a empresa nem os contatos, além de não conhecer a forma que gosta de ser atendido.

Cada troca fará com que esse cliente tenha que ensinar novamente a sua forma de lidar com os pedidos e sazonalidade em que trabalham. 

Como evitar erros na hora de montar meu relatório de visita comercial?

Pensando em evitar os problemas que citamos acima, separamos abaixo 6 erros que você não pode cometer na hora de fazer o seu relatório de visita comercial.

Esse checklist resolverá de vez o problema de visitas comerciais da sua equipe externa sem sucesso.

1 – Não colocar as informações da empresa e do contato

Quando falamos de informações da empresa e contato, partimos inicialmente de informações básicas como:

– Dados de localização da empresa (endereço onde a decisão é tomada, endereços complementares)
– Pessoas de contato na empresa
– Cargos dos contatos na empresa

Porém, além desses dados simples, há outras informações complementares que o vendedor externo não pode esquecer em um relatório de visita comercial se quiser aproveitá-la ao máximo:

– Como esses contatos gostam de ser contatados (visitas presenciais, telefone, whatsapp, email)
– Qual é o papel de cada contato na negociação (decisor, influenciador, ouvinte)

2 – Não deixar claro o motivo e contexto da visita

Muitas visitas comerciais de vendedores de indústria são rotineiras para retiradas de pedidos, para fazer relacionamento ou simplesmente para saber o que está acontecendo.

Entretanto é muito importante estabelecer antes o objetivo daquela visita comercial e, no relatório deixar claro se o objetivo foi atendido.

Estou visitando para retirar pedidos?
Estou visitando para fazer relacionamento?
Estou visitando para mapear possíveis oportunidades comerciais?
Estou visitando para pedir indicação de novos clientes?
Estou visitando para resolver uma possível insatisfação do meu cliente?
Estou visitando para evitar um possível approach de um concorrente?

Há muitos possíveis motivos para realizar uma visita comercial, porém não adianta nada você, por exemplo, fazer relacionamento se o motivo daquela visita comercial era pedir indicação de novos clientes.

Se não quiser ter visitas comerciais vagas, é imprescindível que esteja no seu relatório de visita comercial essas informações do motivo e contexto da visita para saber se você teve sucesso.

3 – Não colocar detalhes do que foi dito e combinado 

Essa é provavelmente a parte mais importante do seu relatório de visita comercial e é a parte do relatório em que não devemos economizar nos detalhes.

Quanto mais detalhes o vendedor colocar em relação ao que foi dito e combinado, mais munido de informações ele estará sobre o seu cliente.

O cliente fez comentários sobre o seu produto?
Esse cliente se demonstrou satisfeito com o que tem oferecido?
Teve alguma mudança no pedido comum que costuma fazer?
Conseguiu identificar uma possível aproximação de algum concorrente?
Combinamos alguma próxima visita comercial?
Há alguma mudança no time desse cliente que impacte o meu contato na empresa?

Nesse espaço não há muitas regras em relação ao que não deve ser colocado. Quanto mais informações você tiver em relação ao seu cliente, mais efetivo será o trabalho da sua equipe externa e mais sucesso você terá nas suas visitas comerciais.

Dica: Não esqueça as entrelinhas. Muitas informações não são ditas de formas tão claras.

Imagine uma situação em que o seu cliente comenta na visita comercial que precisa ir embora pois estão trabalhando na obra de uma nova filial. Isso provavelmente significa que estão crescendo e que há novas oportunidades comerciais para serem exploradas. Essa informação precisa estar em seu relatório de visita comercial.

4 – momento de compra e probabilidade de venda

Como o próprio nome fala, estamos falando aqui sobre visitas comerciais. E nada mais importante em uma visita comercial do que entender a jornada de compra do seu cliente.

É preciso investigar em que momento de compra este cliente está para colocar essa informação no seu relatório comercial e conseguir agir com mais efetividade.

Este cliente pode estar apenas descobrindo e aprendendo sobre o seu produto, querendo entender melhor como ele funciona, sondando sobre as possibilidades do mercado.

Este cliente pode estar em momento de reconhecimento de problema, o qual já percebeu que precisa resolver algo e provavelmente já está começando a estudar possibilidades de resolver isso. 

Também pode estar em momento de consideração de solução onde começou a considerar comprar de você, de concorrentes diretos ou de concorrentes indiretos.

E por fim, pode estar no momento de decisão de compra, o qual começa a influenciar em discussões de preço, formas de pagamento, tempo para comprar.

Cada momento de compra exige uma ação diferente. Não adianta você falar de promoção quando o seu cliente está apenas aprendendo sobre o seu produto.

Por isso, é muito importante que essas informações estejam no seu relatório de visita comercial para que isso possa guiar as suas ações ou ações do seu time comercial nos próximos pontos de contato.

5 – Esquecer de colocar informações sobre oportunidades mapeadas

Além do objetivo que tinha com a minha visita comercial, todo ponto de contato com o cliente é uma oportunidade de, além de fazer relacionamento e retirar pedidos, encontrar novas oportunidades.

Muitas informações de oportunidades podem ser ditas de formas claras pelo seu cliente como um possível aumento nos pedidos pela maior saída, uma oportunidade de vender para outras empresas do mesmo grupo ou até uma oportunidade de fazer uma ação dentro daquele cliente.

As possibilidades são infinitas e vão mudar de acordo com o seu mercado, porém é imprescindível que sejam mapeadas e colocadas no seu relatório de visita comercial.

Quanto mais informações sobre possibilidades e oportunidades mapeadas você colocar no seu relatório, maiores as possibilidades de você ter sucesso com esse cliente.

Dica: deixe perguntas exploratórias e de investigação sobre oportunidades pré-escritas no seu relatório e anote as respostas para não se esquecer de nada.

6 – Não colocar os próximos passos

Imagine que você combinou uma próxima ligação ou visita em sua visita comercial e não anote em nenhum lugar. Que situação desgradável seria deixar o seu cliente na mão.

Por isso, é muito importante não só que você defina com o seu cliente quais são os próximos passos, como também não esqueça de anotá-los para as visitas comerciais futuras.

Quais foram os compromissos que fizemos?
Definimos novas datas?
Estou devendo alguma informação?
O cliente terá alguma ação futura que depende do meu apoio.

Não poupe detalhes sobre os próximos passos no seu relatório de visita comercial.

Se eu não cometer esses erros terei sucesso na minha visita comercial?

Sim. Se você cumprir o checklist que fizemos acima com 6 erros que você não pode cometer na hora de fazer o seu relatório de visita comercial, isso provavelmente já aumentará bastante os seus resultados.

Para garantir que terá um bom relatório de visita comercial não poupe os detalhes, não deixe para fazer muito tempo depois para evitar que esqueça alguma informação e pense bem em quem precisa ler essas informações.

Não adianta você colocar um monte de informações em seu relatório de visita comercial se elas estiverem escritas de uma forma que só você entende.

Espero que esse texto tenha te ajudado a se tornar uma vendedor de alta performance. Se quiser aprender mais sobre como melhorar a sua performance, não deixe de fazer o download do ebook que te ajudará a criar 9 hábitos do vendedor de alta performance

Aprenda tudo que você precisa saber sobre Fluxo de Caixa e comece hoje mesmo a utilizar a principal ferramenta para garantia da saúde financeira da sua empresa

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O caixa de todo negócio tem entradas e saídas frequentes – e isso é uma regra sem exceções. Mas para garantir o crescimento da sua empresa, olhar apenas para essa informação é um erro que não deve ser cometido.

A movimentação no caixa de um empreendimento é muito frequente e tem datas diferentes para pagamentos e recebimentos de diversos clientes, fornecedores, valores e projetos. Isso pode deixar te deixar confuso na hora de analisar as informações da sua empresa, mas com o controle correto do seu fluxo de caixa, essa dor de cabeça tem um fim.

O que é o Fluxo de Caixa?

Registro de todas as informações e dados financeiros de um negócio, o fluxo de caixa é a principal ferramenta para o empreendedor parar de se confundir no momento de analisar suas finanças.

No Fluxo de Caixa, você registra todas as transações realizadas durante um período que pode ser diário, semanal ou até mesmo mensal. E apesar de ser muito simples realizar esses registros para a posterior análise, manter seu fluxo de caixa organizado exige que você tenha disciplina e faça a atualização a cada movimentação.

Com as informações dispostas da forma correta, será possível acompanhar o desenvolvimento e os pontos de atenção do seu empreendimento ao longo do tempo, tornando-se mais fácil e preciso tomar as melhores decisões com o dinheiro da sua empresa.

Estrutura Básica do Fluxo de Caixa

Um fluxo de caixa bem detalhado dispõe de diversas informações, categorias e subcategorias. E para começar a organizar suas finanças, você precisa de apenas 05 partes indispensáveis: saldo inicial, entrada de caixa, saída de caixa, saldo operacional e saldo final.

Em Saldo inicial você irá inserir o valor que tem disponível no seu caixa e em todas as contas bancárias relacionadas à sua empresa.

Como entradas de caixa registrará todas as vendas a vista e outros valores recebidos durante o dia, enquanto em saídas de caixa colocará todos os pagamentos feitos no dia. 

Seu saldo operacional será o resultado das entradas de caixa menos as saídas de caixa, e o saldo final de caixa a soma do saldo inicial com o saldo operacional.

Montando seu fluxo de caixa com essa estrutura básica você já conseguirá ter uma visão mais realista sobre a saúde financeira do seu negócio e será capaz de responder perguntas como quanto terá de receita em períodos de curto a longo prazo, qual a possibilidade de dar mais prazo ou facilitar o pagamento para seus clientes, se há necessidade de renegociar prazos com os fornecedores ou até pedir um empréstimo, quanto de dinheiro sua empresa tem disponível para colocar um ou outro plano em ação, dentre vários outros questionamentos diários de um empreendedor.

Mas como começar?

Não adianta querer resolver e organizar todo o histórico financeiro da sua empresa em um único momento. Isso vai apenas gerar ansiedade e atrasar percepções importantes sobre como está seu negócio hoje e a que você deve atentar-se a curto prazo.

Então:

1. Comece focando em um período específico. Escolher esse período para controlar seu fluxo de caixa irá te ajudar a ter percepções importantes sobre ações urgentes e próximos passos em relação às suas finanças.

Pegue, por exemplo, os últimos seis meses e os próximos seis meses, organizando o próximo semestre do seu negócio com base nas informações dos últimos seis meses.

2. Lembra o que falamos sobre saldo inicial lá no tópico anterior? Agora é hora de reunir todos os saldos da sua empresa neste exato momento. Contas bancárias, caixa administrativo e fundo de caixa, cofres, todo dinheiro disponível na sua empresa. O valor dessa somatória, positivo ou negativo, será o seu ponto de partida.

3. Anote tudo o que você tem a pagar e a receber. Seja valores a receber de seus clientes ou a acertar com seus fornecedores, anote todas as movimentações que você já sabe que acontecerão.

E se a sua empresa comprou ou vendeu a prazo, anote também cada parcela e as data de vencimento para evitar juros e multas por atraso e passar a receber dos seus clientes em dia.

Isso é importante por que se você vendeu algo que será pago durante, por exemplo, três meses, esse é um valor que entrará no seu caixa e você deve considerar nos próximos relatórios. A mesma coisa para pagamentos: se parcelou a compra de algum equipamento, o pagamento desse valor está comprometido durante todos os meses até ser quitado.

4. Desenvolva o hábito de anotar todas as movimentações assim que acontecerem!

Seus maiores aliados para manter a saúde do caixa da sua empresa são a disciplina e o comprometimento. Você está falando do dinheiro do seu empreendimento e ele é essencial para permanecer ativo e com saldo positivo.

Então quando entradas e saídas de dinheiro ocorrerem você deve registrá-las em seu fluxo de caixa assim que possível. Hoje você consegue fazer isso se forma rápida e prática através de softwares e até aplicativos!

Esquecer algum valor de gasto ou ganho devido às obrigações do dia a dia pode ser muito fácil e isso atrapalhará toda a sua organização!

5. Faça a análise desses dados com frequência. Isso garantirá mais assertividade no seu planejamento financeiro e permitirá que você identifique com bastante antecedência o que irá acontecer com o caixa da sua empresa, algo que pode te ajudar a tomar a melhor decisão em período de baixa.

Para isso, utilize relatórios que disponham dessas informações com facilidade. É importante ter todos os dados em mãos quando precisar tomar uma decisão com mais rapidez. Você pode montar seus próprios relatórios ou utilizar ferramentas disponíveis no mercado, como softwares como o Granatum, que apresentam todos esses indicadores de forma prática, simples e visual.

O fluxo de caixa é uma ferramenta substancial para uma boa gestão. Com ele você entende não apenas a situação real da sua empresa, mas consegue realizar previsões, planos e tomar decisões de forma mais acertada e sem surpresas desagradáveis.

Para começar a controlar e organizar seu fluxo de caixa não perca tempo: siga esses passos e comece a utilizar esse instrumento fundamental para qualquer empresa que deseja sobreviver de forma saudável e ter lucro.

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Esse conteúdo sobre fluxo de caixa é resultado da parceria do Espresso com a Granatum, software de gestão financeira, sem complicação. Esse texto foi escrito por Stephanie Schwarz.

(Na circunstância da publicação desse post nós passamos por uma pandemia mundial de COVID-19, o que faz com que muitas viagens estejam suspensas por questões sanitárias. Não temos intuito de estimular o descumprimento das medidas de distanciamento social recomendadas pela OMS. Recomendamos a todos o distanciamento social e os cuidados necessários para contenção do vírus.)

Sabemos que em nosso orçamento para viagens, a passagem aérea normalmente é a despesa que acaba pesando um pouquinho mais, porém não conseguimos ficar sem ela, não é mesmo? Ainda mais pensando em nosso mundo corporativo, cada segundo é extremamente valioso.

O ideal é que saibamos escolher muito bem a melhor passagem e sempre trabalharmos com um bom planejamento. Pensando nisso elencamos 5 dicas espetaculares para ajudar você nesse desafio. Vamos lá?

1 – Evite passagens em horários de pico

Ao pesquisar por sua passagem, tente fugir daqueles horários que costumam ter muita procura, como segundas pela manhã e sextas ao fim do dia, se possível opte sempre pelas terças, quartas e quintas, com preferência nos horários ao meio do dia.

O mesmo é válido para feriados e meses de alta temporada, aqui precisamos avaliar ainda mais.

2 – Defina com antecedência sua programação

Outro ponto muito importante para a escolha de uma passagem com ótimo custo é ter em mente com antecedência sua programação. Lembre-se aqui de todos os compromissos, reuniões, visitas, para que não seja preciso alterar o bilhete comprado.

Caso não consiga com antecedência definir todas as atividades, escolha primeiramente sua passagem para assim conseguir encaixar os eventos em sua agenda.

3 – Compre sempre cada passagem individualmente

Mesmo que não vá viajar sozinho, sempre opte por comprar cada passagem separadamente, pois os valores apresentados para elas podem mudar de acordo com a quantidade, isso ocorre porque talvez a companhia não tenha disponível todos os bilhetes em valor promocional, assim ela terá que apresentar o valor mais alto para todas.

4 – Seja flexível com conexões e aeroportos

No decorrer das pesquisas você perceberá que voos com conexões podem ser bem mais baratos, a diferença no valor de um voo direto com um voo com conexão normalmente é muito considerável e o tempo de conexão nem sempre é muito longo, por isso é válido analisar bem essas opções.

Seja flexível também com aeroportos. Em viagens para capitais é comum que tenha dois ou mais aeroportos, nesse caso sempre avaliamos qual ficará mais perto do nosso destino final, porém essa é outra oportunidade para compararmos os valores, aqui talvez o aeroporto que seja um pouco mais distante esteja com um valor bem inferior.

5 – Pesquise em sites e aplicativos de busca

Aproveite os diversos sites e ferramentas específicas em buscas de passagens. Em um único local você conseguirá comparar as opções de voos entre todas as companhias aéreas, basta informar qual a data e o local de destino.

É muito simples e rápido, assim você não precisará gastar tanto tempo acessando cada site, por lá já receberá qual a melhor oferta no dia e qual a companhia aérea. Mas continue pesquisando, tente acessar alguns dias em horários diferentes, pois esses valores sempre sofrem mudanças.

Com a evolução dos smartphones muitas facilidades nos foram apresentadas em aplicativos. Hoje já temos serviços essenciais na palma de nossas mãos como delivery de comida, compras de produtos em geral e possibilidades de transporte.

Os serviços de transporte ofertados por aplicativos, em especial, são muito utilizados todos os dias por pessoas ao redor do mundo todo. Há quem diga até mesmo que meios de transporte representam, hoje, 10% dos gatos médios de pessoas jovens no Brasil. 

Com o crescimento da oferta e principalmente do hábito adquirido com a facilidade, nos deparamos com a necessidade de ter um controle maior dos gastos com aplicativos de transporte pois é bem fácil extrapolar o orçamento estabelecido. 

A tecnologia é um facilitador, mas deve ser utilizado com cautela

É inegável que a tecnologia nos ajuda MUITO! Hoje em dia não há desculpas para não se locomover. Com um smartphone nas mãos você pode ir de onde estiver para onde quiser, gastando pouco e em poucos minutos. 

Como um facilitador, o uso de serviços ofertados por aplicativos é viciante. Ninguém mais quer perder tempo esperando no ponto de ônibus, ou gastar muito dinheiro chamando um táxi comum pelo telefone. Principalmente naqueles dias em que estamos com muita pressa (o que é a realidade da maior parte dos dias dos brasileiros visto que estamos sempre correndo) não pensamos duas vezes antes de chamar um carro de aplicativo. O problema é que de R$7 em R$7 reais, quando nos damos conta, o gasto já extrapolou o limite do mês. 

Administrar para não perder o controle

O objetivo deste artigo não é te convencer a não usar mais aplicativos de transporte, pelo contrário. Nosso objetivo é te convencer a economizar usando esses apps. 

A principal meta que um usuário de aplicativos de transporte precisa ter é conseguir combinar a economia de tempo com a redução de despesas. Para isso, a melhor forma é administrando as corridas realizadas.

Administrar é ter controle! Uma vez que você tem controle e sabe o valor que tem sido gasto por mês com o aplicativo de transporte, aí sim você começa a enxergar se os custos estão sendo altos ou não. Só no momento em que você enxergar os seus custos de fato é que você vai se despertar para a necessidade de reduzir essas despesas.

Pesquisar e comparar é essencial para economizar

Nas lojinhas de aplicativos podemos encontrar dezenas de apps que fornecem serviços de transporte, cada um deles a sua maneira. 

Uma recomendação é que você tenha em seu celular pelo menos 2 opções de apps com os quais você mais se identifica. Dessa forma, ao chegar o momento de realizar sua corrida você pode entrar nos dois, informar seu local de partida e destino e comparar rotas e preços. 

A diferença que você vai encontrar pode até ser pequena, de R$1 ou R$2. Mas pense nessa variação somada por 30 dias. A redução do gasto pode ser significativa.

Utilize programas de fidelidade e aproveite todos os descontos!

Mantenha as notificações dos seus aplicativos ativadas pois através delas você receberá promoções e cupons de desconto para aproveitar e economizar mais um pouquinho. Alguns aplicativos dão até mesmo descontos progressivos. Isso é muito legal para reduzir as despesas de quem depende de transporte todos os dias.

Se você estiver indo a algum evento grande também vale a pena pesquisar. Eventos geralmente fazem parcerias com apps de transporte para conceder descontos para aqueles que estiverem se locomovendo em prol do acontecimento. 

Já no caso das corridas corporativas, muitos apps oferecem planos corporativos de fidelidade. Quando a empresa adquire esse tipo de serviço para seus colaboradores a redução das despesas fica muito significativa. 

Evite horários de pico e fique de olho na tabela dinâmica

Sair de casa em horário de pico? Só se for extremamente necessário. 

Com o fluxo alto de carros nas ruas, seja por conta do horário ou por causa de alguma eventualidade como a chuva, o preço da corrida dos aplicativos passa a ser definido por uma tabela dinâmica, o que significa que sua viagem ficará mais cara.

Aproveite sempre que tiver possibilidade de companhia e divida o valor da viagem

Em algumas situações sempre encontramos alguém que precisa ir ao mesmo lugar que nós, ou em algum lugar que fique no meio do caminho. Aproveitar para juntar os dois destinos na mesma corrida é uma ótima maneira de reduzir despesas. 

Alguns aplicativos de transporte possuem até mesmo a funcionalidade de dividir a corrida entre duas pessoas e realizar a cobrança separadamente.

Dê preferência para realizar o pagamento do app de transporte com cartão pré-pago

Utilizar cartão de crédito nos aplicativos de transporte é uma armadilha para quem se perde no controle dos gastos. Isso porque sempre consideramos que a viagem ficou baratinha e nos esquecemos que ao final do mês, juntando todas as corridas, a soma dos gastos fica bem grande. 

Ao utilizar um cartão pré-pago, ou até mesmo dinheiro em espécie, para pagar suas corridas com carros de aplicativo você pode definir um teto de gastos e ter um controle maior. Dessa forma, você evita aquela surpresinha desagradável ao receber a sua fatura. 

E por fim, mas não menos importante…

Use alternativas de transporte diferentes

Sabemos que a facilidade de solicitar um carro pelo app é tentadora, mas para quem precisa economizar a melhor solução ainda é utilizar meios de transporte públicos. Os ônibus, metrôs e linhas de trem ainda são as alternativas mais baratas para se locomover. Para os estudantes ainda há mais uma grande vantagem: é possível utilizar o transporte público pela metade do preço. 

O mais importante para reduzir as despesas com aplicativos de transporte é gastar com consciência, se atentar às suas reais necessidades e evitar desperdícios de dinheiro apenas pela facilidade. 

Submeter um relatório de despesas não é algo complicado, ainda mais quando se usa uma ferramenta como o Espresso que possui ótima usabilidade. No entanto, algumas pessoas ainda cometem alguns erros durante a submissão que podem tornar o processo um pouquinho mais complicado do que deveria ser. 

Por trás de um processo de reembolso simples e objetivo, da forma como a maioria dos colaboradores vêem, existe toda uma lógica pensada para que o processo seja organizado e completo. Dessa forma, tanto para o colaborador quanto para a empresa, é possível realizar um processo bem estruturado que garantirá agilidade e integridade dos reembolsos. 

Durante a prestação de contas, quando um relatório de despesas não é preenchido corretamente o processo acaba por ficar mais burocrático. Isso acontece porque o aprovador das despesas precisará solicitar a revisão do relatório para que o colaborador o corrija ou complete as informações faltantes. Com isso, a auditoria do relatório e a transferência de valor para o colaborador podem demorar mais que o previsto, gerando muita dor de cabeça para ambas as partes.

Para que você não tenha esse problema, preparamos algumas dicas sobre erros comuns na hora de submeter relatórios de despesas e como evitá-los. 

Informar uma data que não é compatível com a data do comprovante da despesa

Ao submeter seu relatório de despesas é muito importante que a data do gasto seja informada corretamente. A data é uma informação essencial para que a equipe do financeiro possa registrar seu gasto no sistema financeiro da empresa e programar seu pagamento. 

Além de as empresas possuírem orçamentos bem definidos, até mesmo para reembolsos, e precisarem efetuar um controle de tudo o que é gasto, é muito importante que a data da despesa seja compatível com a data preenchida no relatório pois os dados precisam condizer no momento de uma possível auditoria. Sendo assim, dificilmente seu aprovador deixará passar datas incorretas. Ele provavelmente solicitará a revisão de seu relatório.

Para evitar que a data seja informada errada, o ideal é que você registre suas despesas assim que elas acontecem. Dessa forma, além de não precisar se preocupar em perder o comprovante, você garantirá que a data estará correta pois o registro foi realizado no mesmo dia.

Anexar um comprovante ilegível

Um problema bem comum em relatórios de despesas são comprovantes ilegíveis. Amassados, com manchas de água ou desgaste de tinta, as avarias nos comprovantes de despesas podem prejudicar a leitura do documento e, com isso, fazer com que o aprovador até mesmo reprove uma despesa.

É muito delicado para a empresa realizar o pagamento de uma despesa sem comprovação pois, as auditorias que podem ser realizadas nos processos de reembolso são muito rigorosas, por isso o ideal é manter a integridade do processo. 

É muito importante que ao enviar seu relatório você verifique todos os comprovantes. Todos eles precisam estar legíveis. Comprovantes sujos e amassados não importam, desde que estejam legíveis. 

Realizar a prestação de contas muitos dias depois do gasto realizado

Algumas pessoas possuem um costume que não é muito legal: o de juntar notinhas por muitos meses para fazer uma única prestação de contas. 

Entendemos que nem sempre fazer o relatório de despesas é algo agradável, no entanto é importantíssimo que as despesas sejam enviadas com no máximo 30 dias desde o gasto realizado. Isso é necessário pois muitas empresas criam políticas de despesas que determinam o período máximo em que o colaborador pode ser reembolsado desde que o gasto foi efetuado. Sendo assim, caso você demore muito para submeter seu relatório para aprovação, você correrá o risco de ter o relatório reprovado.

A melhor forma para enviar seu relatório no tempo certo para aprovação é realizar relatórios por eventos ou períodos. Por exemplo, se você fizer uma viagem, junte todas as despesas da viagem e realize sua prestação de contas logo que a viagem acabar. Já se a viagem for muito longa e durar mais de 30 dias, o ideal é que você faça seu relatório por períodos da viagem, dessa forma você já poderá ser reembolsado assim que seu aprovador verificar as despesas.

Não especificar os motivos das despesas

Podemos classificar 3 informações como indispensáveis em um relatório de despesas: data do gasto, valor e motivo. 

O motivo da despesa é essencial e determina sua aprovação. O processo acontece dessa forma não por uma questão de desconfiança por parte da empresa, mas sim porque todos os gastos da empresa devem ser detalhados, independente de quem efetuou. 

Sempre quando passa por uma auditoria financeira as empresas precisam justificar as saídas de dinheiro e é nesse momento que muitas podem ter problemas ao reembolsar colaboradores por gastos sem justificativa. 

Dessa forma, para evitar que suas despesas sejam reprovadas ou que você tenha que corrigir o relatório muitas vezes, escreva de forma objetiva o motivo pelo gasto. 

Não justificar despesas que ultrapassaram políticas de gastos

É muito comum que as empresas definam políticas de gastos que devem ser seguidas pelos colaboradores no momento de realizar suas despesas. Tais políticas abrangem despesas de alimentação, transporte, hospedagem e várias outras.

Mesmo com a política bem definida, imprevistos podem acontecer. Levando isso em consideração, as empresas são abertas a analisar pedidos de reembolso que ultrapassem a política estabelecida para que possam verificar se o gasto pode ser reembolsado ou não. 

Por isso, para que você não corra o risco de ter seu pedido de reembolso reprovado por conta da política de gastos, é imprescindível que justifique e descreva todos os custos que ultrapassaram as regras estabelecidas na política.

Preencher o relatório de despesas da forma correta é essencial

As características de um relatório de despesas podem mudar de empresa para empresa. Cada uma vai definir o que são as informações essenciais para que seus colaboradores realizem a prestação de contas.

O mais importante a ser levado em consideração, então, é a atenção ao preenchimento para que nenhuma informação fique incorreta. Dessa forma fica mais fácil garantir que você será reembolsado certinho e em menos tempo.