Saiba quais as dificuldades na otimização de relatório de despesas e como o Espresso pode ajudar a aprimorá-los!
Saiba quais são os tipos de fraudes cometidas em reembolsos, quanto isso custa para as empresas, como evitar e como a tecnologia pode te ajudar!
Identificar e combater fraudes dentro de uma empresa é um dos grandes desafios enfrentados pelos empresários ao redor do mundo. Fraudes internas são associadas a grandes corporações, mas dados do relatório de 2016 da Association of Certified Fraud Examiners nos mostram que pequenos negócios sofrem em média a mesa porcentagem de perdas com fraudes, especialmente por estarem menos preparadas para enfrentá-las.
Uma empresa perde em torno de 5% de seus lucros anuais para fraudes. Além disso, empresas que não possuem processos antifraude sofrem, em média, danos duas vezes maiores que as empresas que possuem;
Relatório “Global Fraud Study, Report to the Nations on Occupational Fraud and Abuse” realizado pela ACFE’s (Association of Certified Fraud Examiners, Inc.)
Enfrentar esse comportamento nocivo é desafiador para qualquer gestor, especialmente porque nem sempre é possível visualizar onde está acontecendo. Mas será que toda empresa está sujeita a fraude?
Existem sinais de que fraudes internas estão acontecendo e ao quais devemos nos atentar? Ou é ideal que a empresa parta do pressuposto de que elas existem e simplesmente comece a adotar medidas de prevenção e combate?
Pensando em ajudar os gestores a responderem essas perguntas e desenvolverem um olhar crítico para suas atuações internas, fizemos um webinar gratuito com grandes nomes do mercado e experts em gestão de risco e cultura da honestidade corporativa: FRAUDES INTERNAS: COMO IDENTIFICAR E COMBATER.
[WEBINAR] Fraudes internas: como identificar e combater
À medida que uma empresa cresce, é necessário que ela se adapte cada vez mais rápido, mas ao mesmo tempo é comum que processos consolidados deixem de ser revisitados, como acontece muito com a prestação de contas corporativas.
No entanto, melhorias de eficiência são sempre bem vindas e, no que diz respeito ao combate de fraudes, são essenciais como aliadas naquilo que o olho humano não é capaz de identificar.
Durante o webinar nossos convidados trouxeram soluções simples que podem auxiliar sua empresa no combate a fraudes. Emil Andery, executivo com mais de 30 anos de experiência em auditoria, pontuou que o primeiro passo para identificação de problemas internos é muito simples e, ainda assim, as empresas pecam em executar: uma gestão eficiente, com processos bem delineados e, consequentemente, claros para todos os envolvidos.
Nossos convidados apontaram que uma das melhorias mais eficazes para solucionar esse desafio é bem óbvia: criar um time dedicado ao combate às fraudes, um time que possa acompanhar os inúmeros setores e processos para detecção de “red flags”, termo usado para designar os sinais de que algo está errado.
Empresas que possuem gestão ASG (Ambiente, Social e Governança) implantados no seu negócio, por exemplo, conseguem garantir aos seus consumidores e investidores, não só um índice ínfimo de fraudes e corrupções, mas de comprometimento com o meio ambiente.
Tudo isso trabalhando 3 pilares: o uso de recursos naturais (ambiente), políticas e relações de trabalho (social) e independência de conselho (governança), um modelo de gestão eficaz que elimina as chances de fraudes internas, ou as tornam fáceis de serem identificadas e rapidamente combatidas.
Fraude é uma verdadeira doença para toda empresa, por isso toda ação é válida no seu combate. Além do monitoramento de processos, pessoas e tecnologias, a presença de uma cultura antifraude em toda cadeia hierárquica e a criação de um código de ética e orientação podem ser decisivas na eliminação daquilo que tanto prejudica as empresas brasileiras.
Os convidados falaram ainda sobre compliance, como estabelecer um canal de denúncias e como considerar a segurança cibernética no combate a fraudes. Você pode assistir AQUI ao bate papo na íntegra e aproveitar todas as demais dicas.
Mas como combater fraudes internas em pequenas e médias empresas? Algumas dicas práticas:
Além de projetos grandes para empresas complexas, o combate a fraudes pode e deve ser executado em quaisquer esfera. Seja em PMEs, seja internamente em setores específicos.
Vale a pena mencionar que fraudes não acontecem apenas em dinheiro, mas também no aproveitamento de regras básicas de conduta, como desrespeitar a proibição de consumo de bebidas alcoólicas dentro da empresa e ainda assim solicitar reembolso daquele comprovante, afinal, “vai que passa”.
É fundamental que a empresa treine seus colaboradores, afim de educa-los para toda e qualquer situação, com essas medidas as instituições colaboram não só na formação de bons profissionais, mas de cidadãos melhores também.
Nossos convidados deram algumas dicas práticas e soluções para enfrentamento desse problema em menor escala
- Aplicar o networking e conhecer as ações que gestores de outras empresas, do mesmo seguimento, estão tomando para combater os pontos vulneráveis a fraudes identificados por eles;
- Criação de um manual básico de conduta, para direcionar os colaboradores quanto aos seus deveres e obrigações dentro da instituição;
- Criar uma linha direta para denúncias de fraudes, com os devidos cuidados para não desencorajar o denunciante, e para isso é aconselhável que essa linha seja endereçada para o alto escalão da empresa;
- Aproveitar das iniciativas de inovação, se integrar a esse ecossistema para descobrir soluções no mercado que podem ajudar a automatizar processos burocráticos e vulneráveis, como é o caso da prestação de contas e reembolso de despesas corporativas feitas com papeis e planilhas;
Você pode conferir o restante das dicas assistindo ao webinar, clicando aqui.
O que é mais importante? A honestidade ou a inibição e punição de fraudes?
Ao final do evento foram realizadas algumas das perguntas encaminhadas pelo público e elas giraram em torno, principalmente, da melhor aplicação de punição e do fato de dever ou não expor a fraude. A visão dos experts foi complementar, mas todas reforçaram a importancia de existir um código de conduta pré definido para essas situações.
A sugestão dos especialistas é de que sejam incluídas essas políticas logo no treinamento do colaborador, afinal, é nesse momento que a visão do colaborador se alinha com a da empresa.
Porém, há que se levar em consideração que isso não tira a necessidade de haver medidas de punição. Uma vez treinados, nenhum colaborador pode dizer que não sabia dos seus direitos e deveres, havendo brechas ou fraudes, é válida a aplicação da punição estabelecida pela empresa
Como assistir ao webinar?
Para ter acesso ao conteúdo completo, basta se inscrever gratuitamente no link abaixo:
[WEBINAR] Fraudes internas; como identificar e combater
Preenchendo o formulário, o conteúdo em vídeo será disponibilizado imediatamente.
Como realçado no texto e ao longo do webinar, independente do porte da sua empresa ou da área de atuação, é fundamental contribuirmos para a criação de uma cultura antifraude, incentivando a honestidade dentro de nossas empresas. O combate ativo a fraudes, a melhora de processos e a inovação digital são os grandes aliados dessa luta.
Então, se você não conseguiu ver ao vivo e que ver o conteúdo completo, clique aqui e assista agora o conteúdo completo do Fraudes Internas: como identificar e combater. Além disso, se quiser ver todos os outros webinares e materiais completos, basta acessar nosso blog e conferir todos os conteúdos já publicados por lá.
Aprenda tudo que você precisa saber sobre Fluxo de Caixa e comece hoje mesmo a utilizar a principal ferramenta para garantia da saúde financeira da sua empresa
O caixa de todo negócio tem entradas e saídas frequentes – e isso é uma regra sem exceções. Mas para garantir o crescimento da sua empresa, olhar apenas para essa informação é um erro que não deve ser cometido.
A movimentação no caixa de um empreendimento é muito frequente e tem datas diferentes para pagamentos e recebimentos de diversos clientes, fornecedores, valores e projetos. Isso pode deixar te deixar confuso na hora de analisar as informações da sua empresa, mas com o controle correto do seu fluxo de caixa, essa dor de cabeça tem um fim.
O que é o Fluxo de Caixa?
Registro de todas as informações e dados financeiros de um negócio, o fluxo de caixa é a principal ferramenta para o empreendedor parar de se confundir no momento de analisar suas finanças.
No Fluxo de Caixa, você registra todas as transações realizadas durante um período que pode ser diário, semanal ou até mesmo mensal. E apesar de ser muito simples realizar esses registros para a posterior análise, manter seu fluxo de caixa organizado exige que você tenha disciplina e faça a atualização a cada movimentação.
Com as informações dispostas da forma correta, será possível acompanhar o desenvolvimento e os pontos de atenção do seu empreendimento ao longo do tempo, tornando-se mais fácil e preciso tomar as melhores decisões com o dinheiro da sua empresa.
Estrutura Básica do Fluxo de Caixa
Um fluxo de caixa bem detalhado dispõe de diversas informações, categorias e subcategorias. E para começar a organizar suas finanças, você precisa de apenas 05 partes indispensáveis: saldo inicial, entrada de caixa, saída de caixa, saldo operacional e saldo final.
Em Saldo inicial você irá inserir o valor que tem disponível no seu caixa e em todas as contas bancárias relacionadas à sua empresa.
Como entradas de caixa registrará todas as vendas a vista e outros valores recebidos durante o dia, enquanto em saídas de caixa colocará todos os pagamentos feitos no dia.
Seu saldo operacional será o resultado das entradas de caixa menos as saídas de caixa, e o saldo final de caixa a soma do saldo inicial com o saldo operacional.
Montando seu fluxo de caixa com essa estrutura básica você já conseguirá ter uma visão mais realista sobre a saúde financeira do seu negócio e será capaz de responder perguntas como quanto terá de receita em períodos de curto a longo prazo, qual a possibilidade de dar mais prazo ou facilitar o pagamento para seus clientes, se há necessidade de renegociar prazos com os fornecedores ou até pedir um empréstimo, quanto de dinheiro sua empresa tem disponível para colocar um ou outro plano em ação, dentre vários outros questionamentos diários de um empreendedor.
Mas como começar?
Não adianta querer resolver e organizar todo o histórico financeiro da sua empresa em um único momento. Isso vai apenas gerar ansiedade e atrasar percepções importantes sobre como está seu negócio hoje e a que você deve atentar-se a curto prazo.
Então:
- Comece focando em um período específico. Escolher esse período para controlar seu fluxo de caixa irá te ajudar a ter percepções importantes sobre ações urgentes e próximos passos em relação às suas finanças.
Pegue, por exemplo, os últimos seis meses e os próximos seis meses, organizando o próximo semestre do seu negócio com base nas informações dos últimos seis meses.
- Lembra o que falamos sobre saldo inicial lá no tópico anterior? Agora é hora de reunir todos os saldos da sua empresa neste exato momento. Contas bancárias, caixa administrativo e fundo de caixa, cofres, todo dinheiro disponível na sua empresa. O valor dessa somatória, positivo ou negativo, será o seu ponto de partida.
- Anote tudo o que você tem a pagar e a receber. Seja valores a receber de seus clientes ou a acertar com seus fornecedores, anote todas as movimentações que você já sabe que acontecerão.
E se a sua empresa comprou ou vendeu a prazo, anote também cada parcela e as data de vencimento para evitar juros e multas por atraso e passar a receber dos seus clientes em dia.
Isso é importante por que se você vendeu algo que será pago durante, por exemplo, três meses, esse é um valor que entrará no seu caixa e você deve considerar nos próximos relatórios. A mesma coisa para pagamentos: se parcelou a compra de algum equipamento, o pagamento desse valor está comprometido durante todos os meses até ser quitado.
- Desenvolva o hábito de anotar todas as movimentações assim que acontecerem!
Seus maiores aliados para manter a saúde do caixa da sua empresa são a disciplina e o comprometimento. Você está falando do dinheiro do seu empreendimento e ele é essencial para permanecer ativo e com saldo positivo.
Então quando entradas e saídas de dinheiro ocorrerem você deve registrá-las em seu fluxo de caixa assim que possível. Hoje você consegue fazer isso se forma rápida e prática através de softwares e até aplicativos!
Esquecer algum valor de gasto ou ganho devido às obrigações do dia a dia pode ser muito fácil e isso atrapalhará toda a sua organização!
- Faça a análise desses dados com frequência. Isso garantirá mais assertividade no seu planejamento financeiro e permitirá que você identifique com bastante antecedência o que irá acontecer com o caixa da sua empresa, algo que pode te ajudar a tomar a melhor decisão em período de baixa.
Para isso, utilize relatórios que disponham dessas informações com facilidade. É importante ter todos os dados em mãos quando precisar tomar uma decisão com mais rapidez. Você pode montar seus próprios relatórios ou utilizar ferramentas disponíveis no mercado, como softwares como o Granatum, que apresentam todos esses indicadores de forma prática, simples e visual.
O fluxo de caixa é uma ferramenta substancial para uma boa gestão. Com ele você entende não apenas a situação real da sua empresa, mas consegue realizar previsões, planos e tomar decisões de forma mais acertada e sem surpresas desagradáveis.
Para começar a controlar e organizar seu fluxo de caixa não perca tempo: siga esses passos e comece a utilizar esse instrumento fundamental para qualquer empresa que deseja sobreviver de forma saudável e ter lucro.
Esse conteúdo sobre fluxo de caixa é resultado da parceria do Espresso com a Granatum, software de gestão financeira, sem complicação. Esse texto foi escrito por Stephanie Schwarz.
Embora o trabalho remoto (home office) já fosse uma prática comum para muitas empresas, com a pandemia do Covid-19 ele se tornou necessário. Ou melhor, indispensável.
Esse tipo de trabalho foi reconhecido e regulamentado pela lei nº 13.467 na reforma trabalhista em 2017, como o tipo de trabalho prestado principalmente fora das dependências do empregador. No entanto, pela falta de familiaridade, muita gente ainda não sabe no que consiste.
Primeiramente, porém, é necessário diferenciar o home office do trabalho externo:
O trabalho externo é aquele que exige que a atividade seja necessariamente realizada fora da empresa. Como é o caso de vendedores externos, representantes comerciais e técnicos de manutenção de equipamentos, por exemplo. Já o home office é aquele que poderia ser realizado dentro da da empresa, mas é executado fora dela, por meio de um acordo entre trabalhador e empregado.
Parece novidade, mas uma modalidade de home office já é regulamentada há alguns anos: o teletrabalho. É uma modalidade de contrato de trabalho que deve seguir regras legais e prevê obrigações específicas, como o ressarcimento de despesas efetuadas pelo colaborador para o exercício de suas funcionalidades.
Segundo o professor da PUC-SP e da FGV Paulo Sergio João, em matéria para o portal Pequenas Empresas, Grandes Negócios, é necessário fazer a distinção entre o home office que estamos adotando agora em medida emergencial na pandemia e o teletrabalho já regulamentado.
“Há uma confusão, porque o teletrabalho é uma modalidade de contrato. No cenário atual, se acentua a necessidade de adotar o home office, mas sem alterar condições de trabalho”, ele explica na entrevista. “O empregado vai continuar cumprindo a jornada e prestando seus serviços, mas não de forma presencial.”
Prof. Paulo Sergio João
De acordo com ele, os trabalhos remotos de agora “não passam necessariamente a se enquadrar no teletrabalho”, mas é inegável que as circunstâncias especiais requerem atenção jurídica. Cabe às empresas e seus colaboradores se atentarem aos próprios direitos e deveres nesse momento de crise para evitar que, além de financeira, ela se torne institucional dentro do seu ambiente de trabalho.
Agora que a empresa está online, eu pago para trabalhar?
Dentre as inúmeras discussões que se iniciaram com adoção imediata do home office, uma que vem crescendo e chamando atenção à medida em que os dias em casa se acumulam é: quanto a empresa deve contribuir para que o colaborador tenha um bom ambiente de trabalho em casa? Reembolso de internet? Compra de equipamento?
De acordo com a lei do teletrabalho, as despesas com aquisição ou manutenção dos equipamentos ou da infraestrutura para realização do trabalho remoto podem ser negociadas livremente entre o empregador e o empregado, desde que formalizada no contrato de trabalho – assim, detalhando e determinando o que será de responsabilidade de cada um e definindo quais dessas despesas podem ser reembolsadas pela empresa.
Além disso, a lei garante que o custo e o risco do trabalho não seja totalmente repassado ao empregado só porque ele está na própria casa.
O art. 2º da CLT, estabelece que o empregador tem a obrigação de custear as despesas de seu negócio. Sendo assim, se em algum momento o colaborador que exerce suas atividades de forma remota passe a ter custos para o trabalho, esses devem ser ressarcidos pelo empregador.
É entendido como gasto para o empregado todo e qualquer custo extraordinário que o mesmo venha ter em função da atividade que exerce para a empresa. Por isso, para garantir a segurança de ambos, é recomendado que quaisquer acordo sejam devidamente formalizados.
Levando isso para o dia a dia, os gastos que não são possíveis de serem medidos de forma direta, como água e luz, por exemplo, são pagos pelo trabalhador. Já as despesas adicionais ligadas à execução da atividade devem ser consideradas como custos da empresa e devem ser devolvidas ao empregado seja por meio de ajuda de custo ou reembolso, sempre mediante apresentação de comprovantes.
É possível garantir o direito de todos no home-office durante e pós pandemia?
Com toda a crise do Covid-19, em março de 2020 o governo editou a medida provisória 927 com objetivo de ajudar os empreendedores brasileiros na gerência desse novo cenário .
Quanto a adoção do home office, a MP estabelece que os empregadores poderão converter os regimes de trabalho presencial em regimes de teletrabalho sem que este passe a configurar jornada externa. Assim, a jornada continuará sendo considerada como interna, mas cumprida fora das dependências da empresa, seja de forma total ou parcial.
Mesmo assim, é preciso formalizar um contrato escrito, em até 30 dias, com seus colaboradores tratando da conversão de regime.
No que tange aos custos, a medida mantém os termos da reforma trabalhista e permite que ocorra a negociação entre as partes de ajuda de custo para itens de infraestrutura, como água, energia elétrica e internet, a fim de que os gastos da operação não sejam de total responsabilidade do empregado. Além disso, também é possível acordar um empréstimo de equipamentos da empresa, sem ônus ao colaborador, que sejam considerados indispensáveis à realização das atividades.
Caso se decida por um valor fixo de ajuda de custo é importante ressaltar que ele não tem natureza salarial e é isento de qualquer tipo de encargo.
E o meu processo de reembolso propriamente dito?
Com todo o restante bem definido, esse ponto fica mais simples.
Se a sua empresa já era habituada a realizar reembolso de despesas, esse é o momento de remodelar sua política, adicionando os itens de home office previstos para desempenho da função de cada colaborador.
Mas caso você ainda não esteja acostumado com essa prática, é hora de construir seu processo de reembolsos, já prevendo todos os gastos de trabalho remoto embasados na medida provisória.
Outro ponto importante é utilizar a tecnologia a seu favor, muitos softwares tem aberto seus produtos para ajudar na gestão das empresas neste momento.
Além do Espresso, que controla a gestão dos processos dos gastos corporativos, vale explorar alguns outros como o Trello na gestão de atividades e equipes e também o uso de ferramentas de reunião online, como o Meet ou o Zoom.
Assim você garante que seu time continue trabalhando o mais próximo possível do cenário normal.
(Na circunstância da publicação desse post nós passamos por uma pandemia mundial de COVID-19, o que faz com que muitas viagens estejam suspensas por questões sanitárias. Não temos intuito de estimular o descumprimento das medidas de distanciamento social recomendadas pela OMS. Recomendamos a todos o distanciamento social e os cuidados necessários para contenção do vírus.)
Sabemos que em nosso orçamento para viagens, a passagem aérea normalmente é a despesa que acaba pesando um pouquinho mais, porém não conseguimos ficar sem ela, não é mesmo? Ainda mais pensando em nosso mundo corporativo, cada segundo é extremamente valioso.
O ideal é que saibamos escolher muito bem a melhor passagem e sempre trabalharmos com um bom planejamento. Pensando nisso elencamos 5 dicas espetaculares para ajudar você nesse desafio. Vamos lá?
1 – Evite passagens em horários de pico
Ao pesquisar por sua passagem, tente fugir daqueles horários que costumam ter muita procura, como segundas pela manhã e sextas ao fim do dia, se possível opte sempre pelas terças, quartas e quintas, com preferência nos horários ao meio do dia.
O mesmo é válido para feriados e meses de alta temporada, aqui precisamos avaliar ainda mais.
2 – Defina com antecedência sua programação
Outro ponto muito importante para a escolha de uma passagem com ótimo custo é ter em mente com antecedência sua programação. Lembre-se aqui de todos os compromissos, reuniões, visitas, para que não seja preciso alterar o bilhete comprado.
Caso não consiga com antecedência definir todas as atividades, escolha primeiramente sua passagem para assim conseguir encaixar os eventos em sua agenda.
3 – Compre sempre cada passagem individualmente
Mesmo que não vá viajar sozinho, sempre opte por comprar cada passagem separadamente, pois os valores apresentados para elas podem mudar de acordo com a quantidade, isso ocorre porque talvez a companhia não tenha disponível todos os bilhetes em valor promocional, assim ela terá que apresentar o valor mais alto para todas.
4 – Seja flexível com conexões e aeroportos
No decorrer das pesquisas você perceberá que voos com conexões podem ser bem mais baratos, a diferença no valor de um voo direto com um voo com conexão normalmente é muito considerável e o tempo de conexão nem sempre é muito longo, por isso é válido analisar bem essas opções.
Seja flexível também com aeroportos. Em viagens para capitais é comum que tenha dois ou mais aeroportos, nesse caso sempre avaliamos qual ficará mais perto do nosso destino final, porém essa é outra oportunidade para compararmos os valores, aqui talvez o aeroporto que seja um pouco mais distante esteja com um valor bem inferior.
5 – Pesquise em sites e aplicativos de busca
Aproveite os diversos sites e ferramentas específicas em buscas de passagens. Em um único local você conseguirá comparar as opções de voos entre todas as companhias aéreas, basta informar qual a data e o local de destino.
É muito simples e rápido, assim você não precisará gastar tanto tempo acessando cada site, por lá já receberá qual a melhor oferta no dia e qual a companhia aérea. Mas continue pesquisando, tente acessar alguns dias em horários diferentes, pois esses valores sempre sofrem mudanças.
Com a evolução dos smartphones muitas facilidades nos foram apresentadas em aplicativos. Hoje já temos serviços essenciais na palma de nossas mãos como delivery de comida, compras de produtos em geral e possibilidades de transporte.
Os serviços de transporte ofertados por aplicativos, em especial, são muito utilizados todos os dias por pessoas ao redor do mundo todo. Há quem diga até mesmo que meios de transporte representam, hoje, 10% dos gatos médios de pessoas jovens no Brasil.
Com o crescimento da oferta e principalmente do hábito adquirido com a facilidade, nos deparamos com a necessidade de ter um controle maior dos gastos com aplicativos de transporte pois é bem fácil extrapolar o orçamento estabelecido.
A tecnologia é um facilitador, mas deve ser utilizado com cautela
É inegável que a tecnologia nos ajuda MUITO! Hoje em dia não há desculpas para não se locomover. Com um smartphone nas mãos você pode ir de onde estiver para onde quiser, gastando pouco e em poucos minutos.
Como um facilitador, o uso de serviços ofertados por aplicativos é viciante. Ninguém mais quer perder tempo esperando no ponto de ônibus, ou gastar muito dinheiro chamando um táxi comum pelo telefone. Principalmente naqueles dias em que estamos com muita pressa (o que é a realidade da maior parte dos dias dos brasileiros visto que estamos sempre correndo) não pensamos duas vezes antes de chamar um carro de aplicativo. O problema é que de R$7 em R$7 reais, quando nos damos conta, o gasto já extrapolou o limite do mês.
Administrar para não perder o controle
O objetivo deste artigo não é te convencer a não usar mais aplicativos de transporte, pelo contrário. Nosso objetivo é te convencer a economizar usando esses apps.
A principal meta que um usuário de aplicativos de transporte precisa ter é conseguir combinar a economia de tempo com a redução de despesas. Para isso, a melhor forma é administrando as corridas realizadas.
Administrar é ter controle! Uma vez que você tem controle e sabe o valor que tem sido gasto por mês com o aplicativo de transporte, aí sim você começa a enxergar se os custos estão sendo altos ou não. Só no momento em que você enxergar os seus custos de fato é que você vai se despertar para a necessidade de reduzir essas despesas.
Pesquisar e comparar é essencial para economizar
Nas lojinhas de aplicativos podemos encontrar dezenas de apps que fornecem serviços de transporte, cada um deles a sua maneira.
Uma recomendação é que você tenha em seu celular pelo menos 2 opções de apps com os quais você mais se identifica. Dessa forma, ao chegar o momento de realizar sua corrida você pode entrar nos dois, informar seu local de partida e destino e comparar rotas e preços.
A diferença que você vai encontrar pode até ser pequena, de R$1 ou R$2. Mas pense nessa variação somada por 30 dias. A redução do gasto pode ser significativa.
Utilize programas de fidelidade e aproveite todos os descontos!
Mantenha as notificações dos seus aplicativos ativadas pois através delas você receberá promoções e cupons de desconto para aproveitar e economizar mais um pouquinho. Alguns aplicativos dão até mesmo descontos progressivos. Isso é muito legal para reduzir as despesas de quem depende de transporte todos os dias.
Se você estiver indo a algum evento grande também vale a pena pesquisar. Eventos geralmente fazem parcerias com apps de transporte para conceder descontos para aqueles que estiverem se locomovendo em prol do acontecimento.
Já no caso das corridas corporativas, muitos apps oferecem planos corporativos de fidelidade. Quando a empresa adquire esse tipo de serviço para seus colaboradores a redução das despesas fica muito significativa.
Evite horários de pico e fique de olho na tabela dinâmica
Sair de casa em horário de pico? Só se for extremamente necessário.
Com o fluxo alto de carros nas ruas, seja por conta do horário ou por causa de alguma eventualidade como a chuva, o preço da corrida dos aplicativos passa a ser definido por uma tabela dinâmica, o que significa que sua viagem ficará mais cara.
Aproveite sempre que tiver possibilidade de companhia e divida o valor da viagem
Em algumas situações sempre encontramos alguém que precisa ir ao mesmo lugar que nós, ou em algum lugar que fique no meio do caminho. Aproveitar para juntar os dois destinos na mesma corrida é uma ótima maneira de reduzir despesas.
Alguns aplicativos de transporte possuem até mesmo a funcionalidade de dividir a corrida entre duas pessoas e realizar a cobrança separadamente.
Dê preferência para realizar o pagamento do app de transporte com cartão pré-pago
Utilizar cartão de crédito nos aplicativos de transporte é uma armadilha para quem se perde no controle dos gastos. Isso porque sempre consideramos que a viagem ficou baratinha e nos esquecemos que ao final do mês, juntando todas as corridas, a soma dos gastos fica bem grande.
Ao utilizar um cartão pré-pago, ou até mesmo dinheiro em espécie, para pagar suas corridas com carros de aplicativo você pode definir um teto de gastos e ter um controle maior. Dessa forma, você evita aquela surpresinha desagradável ao receber a sua fatura.
E por fim, mas não menos importante…
Use alternativas de transporte diferentes
Sabemos que a facilidade de solicitar um carro pelo app é tentadora, mas para quem precisa economizar a melhor solução ainda é utilizar meios de transporte públicos. Os ônibus, metrôs e linhas de trem ainda são as alternativas mais baratas para se locomover. Para os estudantes ainda há mais uma grande vantagem: é possível utilizar o transporte público pela metade do preço.
O mais importante para reduzir as despesas com aplicativos de transporte é gastar com consciência, se atentar às suas reais necessidades e evitar desperdícios de dinheiro apenas pela facilidade.
Submeter um relatório de despesas não é algo complicado, ainda mais quando se usa uma ferramenta como o Espresso que possui ótima usabilidade. No entanto, algumas pessoas ainda cometem alguns erros durante a submissão que podem tornar o processo um pouquinho mais complicado do que deveria ser.
Por trás de um processo de reembolso simples e objetivo, da forma como a maioria dos colaboradores vêem, existe toda uma lógica pensada para que o processo seja organizado e completo. Dessa forma, tanto para o colaborador quanto para a empresa, é possível realizar um processo bem estruturado que garantirá agilidade e integridade dos reembolsos.
Durante a prestação de contas, quando um relatório de despesas não é preenchido corretamente o processo acaba por ficar mais burocrático. Isso acontece porque o aprovador das despesas precisará solicitar a revisão do relatório para que o colaborador o corrija ou complete as informações faltantes. Com isso, a auditoria do relatório e a transferência de valor para o colaborador podem demorar mais que o previsto, gerando muita dor de cabeça para ambas as partes.
Para que você não tenha esse problema, preparamos algumas dicas sobre erros comuns na hora de submeter relatórios de despesas e como evitá-los.
Informar uma data que não é compatível com a data do comprovante da despesa
Ao submeter seu relatório de despesas é muito importante que a data do gasto seja informada corretamente. A data é uma informação essencial para que a equipe do financeiro possa registrar seu gasto no sistema financeiro da empresa e programar seu pagamento.
Além de as empresas possuírem orçamentos bem definidos, até mesmo para reembolsos, e precisarem efetuar um controle de tudo o que é gasto, é muito importante que a data da despesa seja compatível com a data preenchida no relatório pois os dados precisam condizer no momento de uma possível auditoria. Sendo assim, dificilmente seu aprovador deixará passar datas incorretas. Ele provavelmente solicitará a revisão de seu relatório.
Para evitar que a data seja informada errada, o ideal é que você registre suas despesas assim que elas acontecem. Dessa forma, além de não precisar se preocupar em perder o comprovante, você garantirá que a data estará correta pois o registro foi realizado no mesmo dia.
Anexar um comprovante ilegível
Um problema bem comum em relatórios de despesas são comprovantes ilegíveis. Amassados, com manchas de água ou desgaste de tinta, as avarias nos comprovantes de despesas podem prejudicar a leitura do documento e, com isso, fazer com que o aprovador até mesmo reprove uma despesa.
É muito delicado para a empresa realizar o pagamento de uma despesa sem comprovação pois, as auditorias que podem ser realizadas nos processos de reembolso são muito rigorosas, por isso o ideal é manter a integridade do processo.
É muito importante que ao enviar seu relatório você verifique todos os comprovantes. Todos eles precisam estar legíveis. Comprovantes sujos e amassados não importam, desde que estejam legíveis.
Realizar a prestação de contas muitos dias depois do gasto realizado
Algumas pessoas possuem um costume que não é muito legal: o de juntar notinhas por muitos meses para fazer uma única prestação de contas.
Entendemos que nem sempre fazer o relatório de despesas é algo agradável, no entanto é importantíssimo que as despesas sejam enviadas com no máximo 30 dias desde o gasto realizado. Isso é necessário pois muitas empresas criam políticas de despesas que determinam o período máximo em que o colaborador pode ser reembolsado desde que o gasto foi efetuado. Sendo assim, caso você demore muito para submeter seu relatório para aprovação, você correrá o risco de ter o relatório reprovado.
A melhor forma para enviar seu relatório no tempo certo para aprovação é realizar relatórios por eventos ou períodos. Por exemplo, se você fizer uma viagem, junte todas as despesas da viagem e realize sua prestação de contas logo que a viagem acabar. Já se a viagem for muito longa e durar mais de 30 dias, o ideal é que você faça seu relatório por períodos da viagem, dessa forma você já poderá ser reembolsado assim que seu aprovador verificar as despesas.
Não especificar os motivos das despesas
Podemos classificar 3 informações como indispensáveis em um relatório de despesas: data do gasto, valor e motivo.
O motivo da despesa é essencial e determina sua aprovação. O processo acontece dessa forma não por uma questão de desconfiança por parte da empresa, mas sim porque todos os gastos da empresa devem ser detalhados, independente de quem efetuou.
Sempre quando passa por uma auditoria financeira as empresas precisam justificar as saídas de dinheiro e é nesse momento que muitas podem ter problemas ao reembolsar colaboradores por gastos sem justificativa.
Dessa forma, para evitar que suas despesas sejam reprovadas ou que você tenha que corrigir o relatório muitas vezes, escreva de forma objetiva o motivo pelo gasto.
Não justificar despesas que ultrapassaram políticas de gastos
É muito comum que as empresas definam políticas de gastos que devem ser seguidas pelos colaboradores no momento de realizar suas despesas. Tais políticas abrangem despesas de alimentação, transporte, hospedagem e várias outras.
Mesmo com a política bem definida, imprevistos podem acontecer. Levando isso em consideração, as empresas são abertas a analisar pedidos de reembolso que ultrapassem a política estabelecida para que possam verificar se o gasto pode ser reembolsado ou não.
Por isso, para que você não corra o risco de ter seu pedido de reembolso reprovado por conta da política de gastos, é imprescindível que justifique e descreva todos os custos que ultrapassaram as regras estabelecidas na política.
Preencher o relatório de despesas da forma correta é essencial
As características de um relatório de despesas podem mudar de empresa para empresa. Cada uma vai definir o que são as informações essenciais para que seus colaboradores realizem a prestação de contas.
O mais importante a ser levado em consideração, então, é a atenção ao preenchimento para que nenhuma informação fique incorreta. Dessa forma fica mais fácil garantir que você será reembolsado certinho e em menos tempo.
(Na circunstância da publicação desse post nós passamos por uma pandemia mundial de COVID-19, o que faz com que muitas viagens estejam suspensas por questões sanitárias. Não temos intuito de estimular o descumprimento das medidas de distanciamento social recomendadas pela OMS. Recomendamos a todos o distanciamento social e os cuidados necessários para contenção do vírus.)
Viagens corporativas são uma prática muito comum e necessária no mundo dos negócios. Seja para vender, dar assistência em produtos, implantar sistemas ou fazer reuniões com investidores, as viagens corporativas acontecem durante todo o ano e representam uma parcela significativa de gastos da empresa.
É por isso que em tempos de crise econômica é comum vermos as viagens cortadas com o objetivo de preservar a saúde financeira do negócio.
Ainda assim, mesmo em períodos turbulentos algumas viagens não podem ser canceladas pois também são essenciais para que o negócio sobreviva.
Pensando nisso, preparamos algumas dicas para economizar com viagens corporativas em períodos de crise econômica.
Política de despesas para viagens corporativas
Essa é uma dica que pode ser usada não apenas para os períodos de crise, mas para todo o ano, nos momentos em que os cofres estiverem cheios e vazios.
Ter uma política que define as diretrizes dos gastos com viagens corporativas é muito importante para que a empresa consiga economizar e evitar até mesmo fraudes.
Na política de despesas devem ser definidos desde os limites de gastos até tipos de serviços, passagens e outros materiais que podem ser consumidos pelos colaboradores nas viagens realizadas a trabalho.
Com a política criada fica mais fácil para o financeiro incluir uma previsão de gastos no orçamento da empresa e realizar as estratégias de mudança necessárias nos momentos em que a crise apertar e for preciso economizar.
E além disso, no momento em que a prestação de contas dos gastos for feita pelos colaboradores, os gestores e o próprio financeiro possuirão parâmetros muito mais claros para identificar gastos excessivos.
Saiba mais sobre como criar uma política de despesas para viagens corporativas.
A política de despesas deve ser compartilhada com todos os colaboradores da empresa, e estes devem ser sempre incentivados a utilizarem o dinheiro disponibilizado para viagens de forma consciente.
Para economizar é preciso planejamento
Planejar as viagens corporativas é o primeiro passo para garantir a economia nos gastos. O planejamento deve ser feito sempre pelo colaborador, com seu gestor de equipe e o financeiro.
A organização da viagem deve levar em consideração seus objetivos, a quantidade de dias necessários para cumprir a tarefa principal, os horários de voos, de reuniões e os riscos da viagem (trânsito, voos cancelados, cancelamento de reuniões, atrasos, entre outros).
Outra parte muito importante desse planejamento é prever tarefas secundárias que podem ser realizadas para aproveitar o tempo como, por exemplo, visitar clientes, reuniões com equipes de outras filiais da empresa, prospecção de outros possíveis clientes localizados próximos à área que será visitada etc.
Neste momento também cabe que a empresa se previna com um seguro que cubra imprevistos causados por acidentes ou doenças que possam acometer seus colaboradores. Pagar um seguro nestes casos pode compensar muito mais do que gastos emergenciais não previstos com saúde.
Saia do óbvio e busque serviços alternativos com preços acessíveis
Nos momentos de crise onde é preciso economizar, fugir do padrão e do mais conhecido pode ser benéfico.
Com o crescente aumento de serviços disponibilizados através de aplicativos próprios para smartphones, hoje temos uma infinidade de opções de meios de transporte e hospedagem com os mais variados preços e condições. Além de economizar dinheiro, essas soluções promovem também economia de tempo para a empresa e para o colaborador com serviços menos burocráticos.
Mas atenção! Não é legal expor o colaborador a experiências perigosas, por isso é preciso avaliar bem para não cair em ciladas pois em períodos de crise o oportunismo pode crescer também.
Compre passagens e faça reservas de hospedagem de forma estratégica
Comprar passagens aéreas em cima da hora de viajar? É melhor não… esse não é um hábito saudável para as finanças da empresa pois quanto mais próxima estiver a viagem, mais cara a passagem será.
O ideal na hora de planejar uma viagem a trabalho é pesquisar as opções com antecedência.
Hoje temos disponíveis uma infinidade de sites que oferecem passagens com descontos promocionais, além de parcerias e milhas que podem ser consumidas pela empresa para tornar o valor ticket mais atrativo.
Também não podemos deixar de analisar os preços e condições da boa e velha viagem de ônibus. A depender do contexto da viagem, do tempo disponível e do trajeto, o transporte terrestre pode compensar mais que o aéreo.
No que diz respeito à hospedagem, também vale a pena analisar as opções de hotéis, hostels, entre outros, e sempre se atentar aos preços de diárias com opção de café da manhã.
Ter uma mesa farta com opções deliciosas logo no início do dia é realmente maravilhoso, mas se a variação de preço por esse serviço for muito grande, pode ser que o colaborador economize mais adquirindo sua primeira refeição do dia em um café fora do hotel.
Por fim, também é importante se atentar às tarifas. Tanto os meios de transporte como os serviços de hospedagem podem ter tarifas adicionais que muitas vezes passam despercebidas durante o planejamento da viagem corporativa.
É preciso sempre observar as possibilidades de tarifas e taxas para não ser surpreendido negativamente.
Ter uma visão gerencial dos gastos é indispensável para economizar durante as viagens corporativas
Para que o colaborador tenha mais controle sobre seus gastos durante a viagem, e possa tomar decisões de como gastar o budget disponível da forma mais estratégica possível, a empresa pode apostar na tecnologia.
O Espresso é um aplicativo para controle e gestão de reembolsos corporativos. Utilizando o app o colaborador terá seus gastos todos registrados e devidamente classificados.
E o Espresso pode ajudar a empresa a economizar com viagens corporativas? Sim!
Utilizando o aplicativo para o processo de reembolsos a empresa e o colaborador têm uma série de benefícios, como:
- Disponibilização da política de despesas através do app;
- Prevenção de erros humanos e fraudes na geração dos relatórios de despesas;
- O colaborador poderá dedicar mais tempo para atividades importantes da empresa uma vez que não precisará fazer o relatório de despesas manual;
- O processo de registro das despesas e envio do relatório de prestação de contas é mais rápido, fazendo com que o financeiro tenha acesso mais rápido aos gastos;
- O financeiro terá mais controle sobre o que está sendo gasto de fato e poderá fazer mudanças estratégicas na política de despesas;
- O gestor da empresa terá mais facilidade e autonomia para visualizar de forma gerencial os gastos das viagens corporativas.
De todos os benefícios acima, um dos mais importantes é a visão gerencial que o Espresso fornece para a empresa.
É através desse tipo de análise que planos de ação podem ser desenhados com base nos gastos mais comuns e essenciais dos colaboradores e, dessa forma, as boas práticas de viagens corporativas vão sendo moldadas e passam a gerar economia de dinheiro para a empresa.
Se as viagens são importantes para os dois lados, a empresa pode tentar negociar os custos com o cliente
Essa é uma opção que muitas empresas ainda têm receio de colocar em prática, mas dividir custos para o bem comum é uma ótima ideia.
Em tempos de crise é essencial que as empresas cooperem, por isso se a viagem corporativa é interessante e importante para os dois lados, por que não tentar negociar as despesas?
Dessa forma, a empresa consegue economizar e engajar mais o cliente na tarefa que será realizada como objetivo final da viagem.
Por fim, o mais importante durante os períodos de crise é ter planejamento e consciência para poder realizar as viagens utilizando o dinheiro da empresa de forma cuidadosa.
É possível economizar com viagens corporativas sem necessariamente proibir viagens e visitas a clientes. Basta ter controle, instruir seus funcionários corretamente e ter um aplicativo de controle de despesas e reembolsos para controlar com ainda mais exatidão seu processo de reembolso.
A cultura de redução de despesas nunca se fez tão necessária quanto no momento atual. Em tempos de crise o sucesso da empresa depende muito de gastos conscientes e redução de despesas para preservar o caixa.
Existem muitas alternativas que podem ser utilizadas para conter gastos e diminuir despesas já existentes, no entanto a redução de despesas deve ser feita de forma estratégica.
O ideal é que as empresas adotem práticas de redução de despesas que se tornem parte da cultura organizacional do negócio, ou seja, que sejam adotadas e tragam benefícios por toda a vida da empresa e não apenas nos momentos de crise.
Veja, abaixo, 5 dicas que te ajudarão a reduzir os gastos da sua empresa de forma estratégica:
1 – ELIMINAR PAPÉIS
A digitalização de documentos é real e veio para ficar!
Acabar com os papéis é uma ótima forma de economia pois, além de deixar de comprar o papel em si a empresa também deixará de ter custos com impressoras e tinta, que são materiais caros.
Outro impacto da eliminação dos papéis é a redução de gastos com arquivo. Muitas empresas ainda possuem custos com depósitos para guardar papéis. Investir num servidor em nuvem e manter todos os documentos digitalizados pode gerar uma redução tremenda nos custos e sua empresa ainda ajudará o meio ambiente.
2 – COPOS DE ÁGUA E CAFÉ
É comum que as empresas comprem copos descartáveis para o consumo de água e café entre seus colaboradores e visitantes. Esse custo pode ser reduzido ao adotar copos não-descartáveis.
Muitas empresas compram canecas personalizadas para seus colaboradores. Além de reduzir as despesas com os descartáveis, e ajudar o meio ambiente produzindo menos lixo, também é uma ótima forma de economizar visto que a longo prazo o gasto com as canecas personalizadas fica menor que o gasto com os descartáveis.
3 – CAPACITAR OS COLABORADORES
Ter colaboradores capacitados é uma ótima forma de reduzir despesas pois a capacitação faz com que o trabalho seja desempenhado com mais habilidade.
Tais habilidades podem gerar economia de tempo, energia, de consumo de serviços como internet, materiais, entre outros.
Nem sempre é possível contratar profissionais já capacitados, mas não tem problema. Investir na capacitação dos seus colaboradores é visar um benefício maior e com certeza trará resultados.
4 – CONTROLE ORÇAMENTÁRIO
Estipular metas dentro do controle orçamentário da empresa é uma ótima forma de reduzir despesas e controlar para que a redução seja definitiva.
As metas de redução podem abranger vários setores da empresa. A ideia é que os colaboradores também sejam envolvidos para que ajudem os gestores a diminuir os gastos e otimizar mais seus trabalhos.
Com as metas estabelecidas, é hora de analisar o previsto x realizado. Essa é uma análise que deve ser feita mensalmente e acompanhada de perto. É a partir dela que a redução de despesas será percebida de forma mais concreta.
5 – UTILIZAR FERRAMENTAS ESTRATÉGICAS
Algumas ferramentas disponíveis no mercado podem ser grandes aliadas no controle e na redução de despesas da sua empresa.
Ferramentas de controle orçamentário, fluxo de caixa, projetos, entre outras, facilitam para que o gestor visualize onde a empresa pode deixar de gastar afetando de forma positiva seu negócio.
Um exemplo de processo para o qual o uso de uma ferramenta é muito benéfico é o processo de reembolso de despesas de viagens. Utilizar uma ferramenta como o Espresso para fazer a gestão dos reembolsos de viagens ajuda a empresa a reduzir despesas pois torna o processo automatizado de acordo com as definições de política da própria empresa, além de trazer o benefício de um controle anti fraude automatizado.
Reduzir despesas é uma prática essencial para manter a vida financeira da sua empresa saudável em tempos como os que estamos vivendo, no entanto essa redução não deve ser sofrida. O ideal é que as mudanças sejam estratégicas para que criem um clima de cultura sustentável, onde mesmo com a diminuição dos gastos a empresa possa operar e manter a qualidade de seus produtos e serviços.
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