A Lei Geral de Proteção de Dados é realidade no nosso dia a dia há pouco mais de um ano e meio. Desde 2020 ela é responsável por regular a forma como os dados pessoais podem ser coletados e o que é permitido fazer com as informações pessoais armazenadas pelas empresas.

O Espresso também precisou se adequar e transformar a forma como armazena e trabalha os dados fornecidos por vocês. Ao longo desse artigo você vai descobrir um pouquinho mais sobre a lei e sobre o que o Espresso tem feito para se adequar.

O que é a LGPD?

LGPD é a lei brasileira que rege o tratamento de dados pessoais que identifiquem pessoas físicas ou as tornem identificáveis.

A legislação gerou uma série de debates e dividiu opiniões quanto à eficiência do texto de lei quando aplicada na prática. No entanto, a lei foi aprovada e entrou em vigor a partir de 18 de setembro de 2020.

O texto estabeleceu o intervalo até 01 de agosto de 2021 para o ajuste às novas regulamentações, sob pena de incidir em sanções.

Qual o objetivo da LGPD?

O principal objetivo da lei é preservar e respeitar a privacidade e liberdade individual.

Proteger a autodeterminação informativa dos titulares de dados, devolvendo às pessoas físicas o direito de saber o fluxo das suas informações pessoais se tornou necessário uma vez que os limites da coleta e distribuição desses dados ganharam contornos pouco definidos no meio digital.

A LGPD devolve o direito de decidir quem tem acesso às suas informações pessoais, bem como quem tem acesso a elas, com quem são compartilhadas e o motivo pelo qual esse compartilhamento é feito.

Para realizar o tratamento de dados pessoais, agora é necessário que a coleta esteja resguardada por uma das bases legais permitidas, deve cumprir dever de informação e é obrigatório que haja finalidades específicas e legítimas para a coleta. Ou seja, nada de utilizar dados que sejam excessivos, desnecessários ou por tempo fora do que seria justificável.

Apesar de falarmos principalmente de dados coletados pela internet, é importante frisar que a LGPD também protege os dados obtidos de forma pessoal. Da mesma forma, é comum falarmos em dados pessoais de consumidores, mas a lei se aplica a empregados, prestadores de serviços, parceiros e demais pessoas físicas que se relacionem com o negócio.

Enquanto pessoa física e titular de dados, são alguns dos seus direitos:

• A confirmação da existência de tratamento dos seus dados;
• Acesso a seus dados coletados;
• Correção de dados incompletos inexatos ou desatualizados;
• Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados excessivos;
• Eliminação dos dados pessoais tratados com o consentimento do titular a qualquer tempo;
• Informação de terceiros que tiveram acesso aos dados;
• Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento;
• Revogação de consentimento;

O que o Espresso fez para se adaptar?

Nosso processo de adaptação e adequação à LGPD se iniciou em 2021 e segue se aperfeiçoando até os dias atuais.

Iniciamos o processo com o mapeamento do fluxo de dados pessoais e com o processo de educação do nosso time quanto às boas práticas para evitar vazamentos, compartilhamentos e tratamentos inadequados.

Todos os nossos colaboradores assinaram um contrato de NDA, reforçando o cuidado e privacidade com os dados que lidam no dia a dia.

Ainda no que diz respeito ao acesso interno, regularizamos os logs dos nossos colaboradores para que somente aqueles que trabalham diretamente com os clientes tivessem acesso aos dados fornecidos e restringindo o acesso àqueles que não são extremamente necessários para o desempenho de suas funções.

Também editamos nossos contratos, termos de uso e políticas de privacidade para incluir cláusulas de LGPD, evidenciando a maneira como os dados fornecidos serão tratados.

Um grande passo foi a adição dos termos da política de privacidade no app para aceite dos usuários.

Por último, mas não menos importante, nos certificamos que nossos fornecedores e parceiros também estejam adequados à LGPD.

O Espresso te ajuda a proteger os dados que você trata

Garantir a segurança e privacidade digital dos nossos clientes é muito importante para o Espresso. Todos os dados fornecidos e armazenados na nossa ferramenta são tratados com os cuidados determinados por lei, como o texto demonstra.

No entanto, o Espresso também pode ajudar sua empresa a se adequar com mais facilidade, transformando seu processo de reembolso, adiantamento e prestação de contas.

Se sua empresa ainda tem um processo de reembolso e prestação de contas manual você tem dados sensíveis de colaboradores, fornecedores e as vezes até parceiros sendo armazenados em documentos físicos ou planilhas que não oferecem a segurança necessária. Saiba mais sobre como fazemos o trabalho desses dados, solicite uma demonstração.

Mudar incomoda, pois exige que saiamos de nossa zona de conforto. No entanto, esse processo pode ser necessário por diversos motivos, como a implementação de uma nova tecnologia, a transição para uma nova estratégia ou uma mudança organizacional. A gestão da mudança surge para auxiliar que esse processo seja mais tranquilo.

Um processo de gestão de mudanças é um conjunto de estratégias que visa estabelecer uma transição positiva e uma adaptação saudável dentro de uma organização. 

Um exemplo de gestão de mudanças organizacionais que todas as empresas viveram e ainda vivem é a introdução da tecnologia em seu dia a dia. Imagine quando os computadores e a internet começaram a fazer parte do dia a dia de todo o tipo de empresa? 

A introdução de sistemas e softwares precisou de um período para ser realmente introduzida e inserida na rotina das organizações e de seus colaboradores. Essa transformação digital continua, mas nem só ela depende do processo de gestão de mudanças. 

Sem um procedimento de gestão de mudanças para garantir o sucesso, podem ocorrer vários tipos de interrupções, diminuindo a produtividade e consumindo recursos valiosos para a empresa, que poderiam ser investidos em outras áreas.

Logo, implementar e seguir algumas etapas da gestão de mudança é fundamental para uma empresa sobreviver e se destacar, mesmo em um cenário desafiador de transição. 

Afinal, o que é um processo de gestão de mudanças?

Um processo de gestão de mudanças se refere à estratégia, às ferramentas e às técnicas usadas para gerenciar o lado humano da mudança, necessário para alcançar o resultado comercial exigido ou desejado. 

Um bom procedimento de incorporar as ferramentas organizacionais que podem ser implementadas para facilitar a transição para todos, gerando adoção e realização da mudança.

De fato, como dissemos acima, a palavra mudança causa medo em muitas pessoas, mas é impossível viver sem ela. Aliás, em grande parte das vezes a mudança – mesmo trabalhosa e desconfortável – é necessária para fazer a empresa avançar e se manter competitiva e em crescimento. 

Entretanto, se você já passou por alguma mudança corporativa, ou mesmo pessoal, sabe como a falta de organização e processos, pode causar muitos problemas. Para evitar que isso aconteça, entra o processo de gestão de mudanças, que tem o objetivo de tornar mais organizada as alterações organizacionais. 

Prova disso é a lista de vantagens que a introdução de um processo de gestão de mudanças pode trazer para a organização:

• identifica problemas e gargalos nos processos da empresa, 
• iniciar um trabalho de melhoria contínua na organização, 
• reduz riscos de problemas e falhas, 
• identifica oportunidades, 
• contribui para a cultura de inovação da empresa 
• aumenta a produtividade da equipe, 
• contribui para o melhor uso dos recursos financeiros e humanos da empresa, 
• gera mais lucratividade, ao reduzir custos e encontrar oportunidades de faturamento, e mais. 

Para aplicar um procedimento de gestão de mudanças efetivo, é preciso realizar análises e estudar a organização como um todo. Para tanto, é crucial que o gestor e seu time respondam a importantes perguntas, como as descritas a seguir. 

Essas perguntas podem ser compreendidas de fato como as etapas da gestão de mudança, que incluem:

1. Estabelecer onde estamos hoje
2. Definir uma plataforma de comunicação
3. Garantir que todas as mudanças foram aprovadas
4. Criar um processo de dimensionamento
5. Dimensionar o impacto provável da mudança em certas equipes e indivíduos
6. Prever onde queremos estar daqui a 6 ou 12 meses?
7. Distribuir os agentes que serão responsáveis por mais atividades?

Entenda mais sobre cada uma dessas etapas da gestão de mudanças organizacionais, a seguir. 

1. Qual o momento a empresa está vivendo agora?

Determine o estado atual da sua organização e o que você já tem à sua disposição. Entenda quais membros da equipe estão disponíveis para ajudar na transição.

Além disso, é preciso entender o que deve ser mudado e porque? Onde esse processo de mudança irá acontecer e qual é o seu objetivo? 

Para responder a essas perguntas é fundamental olhar para dentro da empresa e entender o que precisa ser reorganizado. Qual processo precisa de melhorias? 

Usar dados e ferramentas de business intelligence vai contribuir para que sua empresa priorize áreas e processos que devem ser otimizados. 

Além disso, por meio dessas informações, as decisões estratégicas são mais assertivas e é mais fácil identificar o que está causando determinado problema. Com essas informações em mãos, é mais fácil identificar uma mudança benéfica para a área. 

Por isso, compreender o cenário atual da empresa é a primeira etapa da gestão de mudança. Ela direciona todas as demais e contribui para a definição do novo cenário desejado e o que deve ser feito para isso. 

2. Qual é a nossa plataforma de comunicação?

Um processo de gestão de mudanças eficaz deve incluir uma estratégia de comunicação interna e externa (e não só manter as partes interessadas ou a equipe de liderança informada). 

A gestão de mudanças organizacionais geralmente envolve toda a empresa, portanto, esteja preparado para comunicar atualizações antes, durante e depois da implementação.

Os canais de comunicação internos são exemplos de gestão de mudanças baseada em um modelo atual, que prioriza o alinhamento da empresa. 

Mesmo que um ou outro setor sofra maior ou menor impacto com as mudanças, toda a empresa deve ser informada sobre as alterações em processos, afinal, a falta de comunicação na internet pode gerar diversos problemas, inclusive junto aos clientes. 

3. Todas as mudanças foram aprovadas?

Pense em todos os interessados como um conselho de consultoria de mudanças. É importante que as etapas da gestão de mudança sejam aceitas antes de avançar. 

Se ele não for aprovado, entenda por que e trabalhe com as partes interessadas para ajustar o procedimento. Lembre-se: é muito mais fácil corrigir antes da implementação do que depois.

4. Qual é o processo de dimensionamento?

Qualquer procedimento de gestão de mudanças normal enfrentará alguns probleminhas. No entanto, você pode se preparar implementando um processo de dimensionamento antes de começar.

5. Qual é o impacto provável da mudança em certas equipes e indivíduos?

O processo de gestão de mudanças pode ser estressante, especialmente se a mudança for uma emergência. Tente ver as coisas do ponto de vista de cada equipe e indivíduo envolvido e imagine o quanto a mudança afeta o desempenho da equipe e a satisfação dos funcionários. 

6. Onde queremos estar daqui a 6 ou 12 meses?

É impossível medir o sucesso do processo de gestão de mudanças se você não sabe ao certo qual é o resultado final desejado. E não só o resultado imediato após a implementação; imagine o resultado daqui a 6 ou 12 meses.

7. Os agentes serão responsáveis por mais atividades?

Após a implementação, a mudança geralmente pode afetar a experiência do cliente. Prepare-se para um aumento das solicitações de suporte. 

Algumas alterações podem exigir atualizações da documentação, exibição de mensagens no produto etc. 

Portanto, pode ser necessário que seus agentes gastem mais tempo do que o normal nessas atividades.  

Dicas para aplicar um processo de gestão de mudanças de sucesso 

Além das etapas da gestão de mudanças que listamos acima, para que a transição aconteça de forma planejada e saudável, é crucial seguir algumas dicas de como tornar esse gerenciamento mais eficaz. 

1. Envolver as pessoas certas

Assegure-se de que todos os interessados e participantes no plano de gestão de mudanças organizacionais estejam cientes de tudo, especialmente suas funções. Listamos algumas dicas para a implementação fácil mesmo de grandes mudanças:

• Tente obter a aprovação de 50% da organização para impulsionar uma mudança em larga escala.
• Considere o uso de grupos piloto como uma maneira segura de fornecer prova de conceito.
• Recrute agentes de mudança de diferentes departamentos para garantir que todos sejam representados no processo.
• Forneça comunicações semanais que incluam as atualizações e próximas etapas.
• Use uma sala de projeto dedicada, assegurando que os interessados sempre tenham um espaço para reuniões. Ofereça reuniões de “almoço informativo”, onde você pode fazer apresentações sobre a mudança e responder a perguntas na hora.
• Use isso como uma oportunidade para quebrar barreiras tradicionais e colocar a empresa para funcionar como uma unidade coesa. Desafie as normas da cultura organizacional se elas forem obstáculos para o sucesso do processo de gestão de mudanças.

2. Certificar-se de que possui a infraestrutura certa

Aqui está outra pergunta importante a se fazer: temos a configuração necessária para fazer essas mudanças sem problemas?

À medida que sua organização cresce, as necessidades comerciais e os problemas dos clientes ficam mais complexos, portanto, seu software precisa se adaptar. 

Quanto mais complexas as configurações e as alterações necessárias, maior o risco para o seu ambiente de produção, seus agentes e, no pior dos casos, seus clientes se essas alterações não forem implementadas corretamente.

Além de garantir que as pessoas certas estejam gerenciando a transição, use também ferramentas que ajudem você a implementar a mudança sem riscos. 

3. Celebrar e abraçar as mudanças 

Uma gestão de mudanças organizacionais bem-sucedida depende do trabalho duro de várias pessoas. Inclua uma celebração em sua proposta de mudança para destacar o lançamento da nova iniciativa, além das vitórias em longo e curto prazo. 

As vitórias devem ser coletadas, categorizadas e comunicadas de maneira rápida e frequente para acompanhar o ritmo do progresso, energizar sua equipe e impulsionar a mudança. 

Ao abraçar essa o processo de gestão de mudanças como caminho para estratégias para aumentar as vendas e alcançar outros resultados positivos, a sua empresa pode se tornar um exemplo de gestão de mudanças de sucesso.

---

Se sua empresa quer, não apenas sobreviver, mas ser bem sucedida nos próximos anos, é hora de começar a pensar em mudanças. Como falamos ao longo do texto, é necessário entender bem o momento que a empresa está vivendo e revisar processos.

Relatórios de despesas de viagem, por exemplo, podem facilmente ser substituídos por um aplicativo que registra os gastos através de foto e envia diretamente para o aprovador. Você elimina a conferência individual de notinhas com uma tecnologia antifraude, descarta a impressão de relatórios e o armazenamento desses arquivos para fins fiscais. É um ótimo lugar para começar a aplicar as técnicas de GMO.

Agende uma demonstração e fale com um dos nossos consultores para saber como podemos transformar sua gestão de despesas.

Com o lançamento do cartão Espresso recebemos inúmeras dúvidas sobre o funcionamento, custos e demais funcionalidades

Pensando nisso, reunimos nesse texto os principais questionamentos e suas respostas. O objetivo desse post é facilitar seu conhecimento sobre o Cartão Espresso e te ajudar no processo de decisão.

Caso algum das suas dúvidas não esteja respondida nesse post, você pode acessar a central de ajuda do cartão ou se cadastrar nesse formulário para falar diretamente com um de nossos consultores.

Como funciona o cartão pré-pago Espresso

Para usar o cartão Espresso sua empresa terá uma conta digital, que permitirá que você administre o dinheiro destinado a despesas corporativas direto na plataforma do Espresso.

Vinculado a conta, sua empresa terá disponível os cartões na modalidade pré-pago, que permitirá que seus colaboradores realizem compras corporativas.

O cartão do Espresso é da bandeira Visa

Ele permite compras em estabelecimentos físicos, virtuais e saque, em milhares de estabelecimentos nacionais e internacionais. O financeiro define o orçamento para despesas corporativas, transfere esse valor para a conta digital através de TED ou DOC  bancário, e libera o limite de gastos dos cartões de acordo com a necessidade de cada colaborador.

Assim que os cartões são utilizados o saldo é consumido, o financeiro tem acesso às transações em tempo real, e o melhor é que a conciliação entre o extrato do cartão e as despesas registradas pelos colaboradores são realizadas de forma automática pelo Espresso, tornando o processo mais rápido, seguro e sem burocracia.

Como faço para ter um cartão pré-pago do Espresso

Se você ainda não é cliente do Espresso: Para utilizar o cartão corporativo, você precisa utilizar a nossa  plataforma de gestão de despesas, onde vai controlar a prestação de contas, reembolsos e realizar auditorias, incluindo os gastos com o cartão e a gestão dessas despesas.

Por isso, você deve entrar em contato com a nossa equipe comercial (Clique Aqui), para adquirir as licenças do Espresso, assinado o contrato iniciaremos a abertura da conta digital da sua empresa e a implantação do sistema de gestão.

Se você já é cliente do Espresso: Você deve entrar em contato com o seu gerente de sucesso para  adquirir os cartões e realizarmos a abertura da conta digital. Você também pode entrar em contato preenchendo o formulário dessa página para ser redirecionado a um de nossos consultores.

*O prazo de abertura da conta digital é de 7 a 13 dias úteis.

Quais são os tipos de cartões oferecidos pelo Espresso?

O cartão corporativo do Espresso é oferecido apenas na modalidade pré-pago.

Via de regra, cartão corporativo é um cartão de crédito e/ou débito, destinado a empresas  que precisam disponibilizar valores para despesas aos colaboradores com controle total dos gastos.  O colaborador pode pagar tudo que for necessário com o cartão tanto em lojas físicas como virtuais. Ajudando as empresas a organizarem suas finanças e centralizar suas despesas. No caso do Espresso, o cartão oferecido é pré pago.

Quais são as vantagens do cartão pré-pago Espresso?

O cartão do Espresso oferece muitos benefícios, mas ele te ajuda, principalmente no:

• Controle do adiantamento que é oferecido aos colaboradores;
• Controle do valor gasto com despesas corporativas;
• Com a segurança física e trabalhista do seu colaborador;
• Elimina a quantidade de  adiantamentos realizados no mês;
• Reduz a complexidade na prestação de contas e satisfação dos seus colaboradores;
• Conta uma conta digital exclusiva para a despesas corporativas integrada ao Espresso;
• Bandeira com aceitação em milhares de estabelecimentos, com possibilidade de compras no Brasil e no exterior;
• Saque em qualquer caixa 24hs no Brasil e no exterior.
• Visualização do extrato do cartão pelo administrador e o colaborador;
• Concilia de forma automática as despesas realizadas no Espresso e o extrato do cartão;
• Atendimento e suporte de qualidade que a sua empresa já conhece.

Qual é a taxa do cartão corporativo do cartão Espresso?

TIPO DE COBRANÇA	VALOR
Abertura de Conta	R$ 0,00
Taxa de Primeiro Crédito em Conta	R$ 0,00
Manutenção da Conta	R$ 0,00
Taxa de Inatividade da Conta	R$0,00
Transferências entre conta e subconta	R$ 0,00
TED/DOC (por transação para contas de outros bancos)*	R$ 3,25
Saque Nacional e Internacional (por transação)	R$ 5,95
Cartão (Emissão do plástico) unidade.	R$15,00
Frete para envio dos cartões**	Até 15 cartões – R$ 14,46 Até 20 cartões – R$ 18,30 Até 40 cartões – R$ 20,35 Acima de 40 cartões – R$ 38,65

*Taxa de transferência por TED/DOC só será cobrada se houver transferência do dinheiro da conta no Espresso para outro banco.

** Valor do frete considerando a entrega no endereço da empresa cadastrado na abertura da conta digital.

O cartão Espresso é internacional? Como é feita a cobrança das compras fora do país?

Sim, o cartão Espresso é internacional e pode ser usado também para fazer saques ou compras online.

Em relação às cobranças, como regra geral para transações com cartão, as compras internacionais em qualquer moeda são convertidas para dólares americanos, e então são convertidas em real.

Para conversão de dólares americanos para real é utilizada a taxa  de câmbio referencial calculada diariamente pelo BACEN (Dólar PTAX), com base na média das cotações do dólar de compra e venda ao longo do dia útil anterior acrescenta um Spread de 4% para cobrir possíveis flutuações cambiais e os custos de liquidação de uma transação internacional, além do IOF de 6,38% de acordo com a regulamentação em vigor.

Exemplo: Uma compra de US $100 feita em 9 de Setembro  usa o dólar PTAX de 8 de Setembro. Suponha que para esta data, a PTAX fosse de R $5,09. Em seguida, um Spread de 4% é adicionado e a nova taxa é de R $5,29. O valor de compra seria de $5,29 x US $100 e o resultado seria de R $529, sem impostos, aplicando o IOF, o valor será de R $529 x 1.0638. O valor final de compra com impostos seria de R $562,75

Como faço para abrir uma conta digital Espresso e ter o meu cartão?

Para abrir a conta digital Espresso e fazer uso do nosso cartão corporativo basta clicar abaixo e preencher o formulário. Ao fazer isso, um de nossos colaboradores entrará em contato para te guiarmos através do processo de contratação e implementação.

Ter controle sobre os gastos dos colaboradores que viajam para reuniões de negócios, visitas comerciais, inspeções, etc, é de extrema importância para a gestão financeira de um negócio. O ideal seria uma alternativa digital e livre de cupons e recibos, no entanto, saber como montar uma planilha de despesas de viagem é essencial para os gestores.

Ao longo desse post daremos algumas dicas para otimizar sua planilha de despesas.

Antes de tudo: padronização é o segredo

Padronizar a prestação de contas dos funcionários é a primeira regra para quem busca otimizar o processo.

Além de oferecer mais clareza e controle sobre o que está sendo gasto, é possível visualizar quanto dos recursos estão sendo dedicados para cobrir essa atividade. Só assim é possível evitar desperdícios, fraudes e falhas internas.

Se cada colaborador que viagem faz uma planilha diferente, segue regras diferentes, elabora relatórios diferentes, fica quase impossível analisar os número e fazer comparativos sem comprometer a eficiência do financeiro. É por esse motivo que falar em gestão de viagens é falar em gestão financeira.

Para executar uma boa gestão de viagens é preciso ter vasto conhecimento sobre o orçamento disponível, sobre os gastos recorrentes nessas atividades, quais são as despesas reais dos colaboradores, como a empresa pode interferir para otimizar a operação.

Para começar, é preciso ter noção sobre o orçamento para os gastos de viagem e tudo o que possa envolver a estadia externa do colaborador. Mas vamos falar mais sobre isso adiante.

Passo a passo: o que não pode faltar na planilha de despesas de viagens corporativas

O primeiro passo para criação de uma planilha de despesas de viagem eficiente é saber quais são as informações indispensáveis. Ou seja, aquelas que precisam ser coletadas,

Quanto o viajante gastou no total? Quais foram os gastos? Como foi a divisão desse gasto? As despesas estavam previstas no orçamento? As despesas estavam de acordo com o previsto?

Para te ajudar nesta tarefa, vamos detalhar, passo a passo, o que você precisa adicionar para tornar essa planilha realmente funcional para os seus colaboradores.

1. Cabeçalho com dados pessoais

Pode parecer bobo, mas é sempre bom lembrar: a planilha não vai aparecer com crachá.

Logo no início da planilha separe o espaço para os dados pessoais do colaborador/prestador viajante. Recomendamos que sejam preenchidos os campos:

• nome do colaborador;
• cargo;
• projeto ao qual aquela viagem faz parte (caso haja);
• setor ou área de atuação;
• dados bancários para reembolso;

Caso haja alguma particularidade da empresa que seja útil para identificação do relatório ou conferencia após seu retorno devem ser definidas e adicionadas a essa cabeçalho.

2. Tudo sobre a viagem

É o momento de detalhar tudo sobre a viagem.

Para onde foi? Quando foi a saída? Quando foi o retorno? Qual o motivo? As informações mais básicas são fundamentais e, dependendo da quantidade de viagens corporativas, de extrema importância até para a contabilidade fiscal da empresa.

Além de permitir que o gestor mapeie o perfil de viagens corporativas da empresa, essa etapa ajuda que ele entenda melhor o objetivo de cada deslocamento.

Em resumo, na segunda etapa da planilha é preciso que o funcionário preencha:

• a data de partida;
• o local de partida;
• destino da viagem;
• motivo da viagem;
• data de chegada;

3. Gastos detalhados

Depois de compreender os pontos fundamentais, é hora de definir como o colaborador apresentará as despesas incorridas durante a viagem.

Crie categorias pré definidas básicas para começar. Só assim você terá uma visão mais detalhada para analisar os gastos e até mesmo criar categorias pré definidas específicas de acordo com a necessidade da empresa. Essa rotina pode evitar muitas dores de cabeça no futuro.

Dentre as categorias básicas pré-definidas, as principais são hospedagem, alimentação e transporte. Essa divisão auxilia na avaliação do cumprimento da política de viagens corporativas, deixando o processo mais transparente e menos sujeito a fraudes.

5. Não esqueça dos adiantamentos (se houver)

Nem toda empresa trabalha com adiantamentos, mas caso a sua adote essa prática, o campo de adiantamentos de despesas também precisa estar presente na planilha.

Isso porque, se não houver o devido controle, o colaborador pode acabar sendo ressarcido pelos gastos da viagem e nem comunicar ao gestor que havia recebido um valor antecipadamente. Via de regra o adiantamento é uma boa prática, mas sem o devido controle pode acabar onerando a empresa.  

5 – Coloque fórmulas que facilitem a conta

O Excel tem milhares de fórmulas que te ajudam a deixar sua planilha mais prática. Como sabemos que na prática nem sempre o vendedor é um ninja em Excel, algumas fórmulas básicas de soma e multiplicação para calcular e juntar todas as suas despesas te ajudarão a gastar menos tempo com isso.

Automatize tudo o que puder ser automatizado, afinal, os computadores e software são excelentes para isso.

6 – Capriche no visual

Uma planilha feia e difícil de entender pode te prejudicar. Invista algum tempo em mudar cores, editar estilos para que sua planilha fique com uma apresentação melhor.

Lembre-se: quanto mais você facilitar a conferência dos gastos, menos problemas terá e não precisará lidar com erros do departamento financeiro.

Pra você não sofrer mais, faça o download agora! Já deixamos a planilha prontinha para você.

É simples, basta clicar aqui – ou na imagem abaixo – para fazer o download.

Esqueça as planilhas! Conheça o Espresso

As planilhas são muito úteis e não dá pra negar que facilitam o controle dos gastos e reembolsos. Porém, o mercado já oferece soluções muito mais eficientes e ágeis, que tornam mais simples o dia dia de todos os envolvidos nesse processo.

O Espresso é uma dessas soluções.

Atualmente ajudamos mais de 400 empresas a gerenciarem suas despesas de viagens corporativas de uma forma eficiente e livre de burocracias desnecessárias. Além, claro, de oferecer maior segurança ao empregado e ao empregador.

Quer saber como podemos transformar a gestão de viagens corporativas da sua empresa? Solicite uma demonstração grátis e conheça a nossa plataforma

O significado de compliance deriva do verbo em inglês “to comply” e significa estar em conformidade com uma regra. 

No contexto empresarial, o compliance está relacionado à conduta da empresa e sua adequação às normas dos órgãos de regulamentação.

Assim, o sistema de compliance envolve todas as regras, políticas, controles internos e externos e diretrizes estabelecidas para o seu negócio em todas as esferas: fiscal, trabalhista, financeira, contábil, ambiental, previdenciária, jurídica, ética, etc.

Existem uma série de benefícios da gestão de compliance para a empresa, especialmente se houver uma estrutura para ela.

Nas viagens corporativas, o compliance está associado ao cumprimento de políticas internas relacionadas às viagens e ao self compliance – à gestão dos próprios atos para respeito às regras. 

O conceito de self compliance indica que além da necessidade de a empresa estabelecer e fiscalizar normas, há a necessidade de que estimule que cada indivíduo reexamine suas práticas, monitorando a si mesmo.

O compliance e o self compliance estão fortemente associados à transparência e à ética. 

Os benefícios do compliance e do self compliance vão desde o fortalecimento da confiança dentro e fora da empresa à melhor gestão dos recursos e redução de custos – gerando valor para funcionários, empresas e consumidores. 

Confira agora 11 dicas práticas para garantir compliance nas viagens corporativas!

13 dicas práticas para garantir o compliance da sua viagem corporativa

1. Crie e/ou aprimore sua Política de Viagens Corporativas

O primeiro critério de importância quando falamos sobre compliance e self compliance em viagens corporativas, sempre será a política de viagens corporativas. 

Não é uma novidade, já que o compliance nesse contexto diz respeito a cumprir políticas internas.

Para que as regras internas sejam cumpridas, elas precisam ser formalizadas e difundidas. 

Se as regras existem apenas informalmente, podem ser mais facilmente distorcidas e difíceis de repassar a novos colaboradores. 

A criação de uma política de viagens favorece o self compliance à medida que norteia melhor os colaboradores – que saberão como devem proceder nas viagens corporativas, seja em relação aos fornecedores, às despesas e à própria conduta.

A política de viagens corporativas pode ser definida como um apanhado de diretrizes em relação às jornadas empresariais, dentro ou fora do país de origem da empresa. 

Estas diretrizes estabelecerão todas as demandas a serem seguidas durante todo o processo da viagem, desde o seu planejamento até sua conclusão. 

Se você já tem uma política de viagens, verifique se ela realmente contém todos os aspectos essenciais durante todo o processo de viagem.

2. Crie e/ou aprimore sua Política de Reembolso

É necessário também estruturar e formalizar uma política de reembolso – já que os reembolsos são uma prática muito recorrente de pagamentos corporativos em viagens.

A política de reembolso de despesas tem como objetivo estabelecer e deixar claro quais despesas são reembolsáveis aos funcionários, como é calculado o valor que será reembolsado, como o processo de reembolso ocorrerá e quais procedimentos e regras devem ser respeitados por parte dos funcionários e da empresa para que o reembolso ocorra.Veja também:  Política de reembolso de despesas corporativas: aprenda como fazer

Para te ajudar nessa tarefa, você pode utilizar o nosso  Criador de Política de Reembolsos – onde você obtém gratuitamente um documento personalizado para a sua empresa! 

3. Crie e/ou aprimore sua Política de Uso de Cartão Corporativo

Outra política importante para compliance e self compliance na empresa é a política de uso de cartão corporativo. 

Esta define e formaliza regras para utilização de cartão corporativo e outros aspectos relacionados a esse uso como penalidades do descumprimento – auxiliando na redução de fraudes.

4. Divulgue as políticas de maneira eficaz

Não é possível fortalecer o self compliance se as políticas existirem, mas não forem divulgadas.

É importante garantir que os colaboradores tenham acesso às políticas internas da empresa – sempre que precisarem consultá-las, mesmo que remotamente. 

É ideal também que elas sejam apresentadas a eles em reuniões e palestras, já que o conteúdo apenas escrito pode não ser integralmente absorvido. 

5. Aprimore a prestação de contas

Um processo bem estabelecido de prestação de contas favorece o self compliance e o compliance – dificultando desde fraudes à perda de informações. 

Para isso, invista na padronização de relatórios de viagens, vendas e despesas. 

Além disso, é ideal ter uma ferramenta que automatize tudo que for possível na prestação de contas, como o Espresso. 

A automação de tarefas burocráticas poupa tempo dos colaboradores – gerando maior satisfação. Também melhora a confiabilidade e segurança das informações. 

No Espresso, por exemplo, o viajante corporativo tira fotos das notas fiscais de despesas corporativas e o app preenche automaticamente relatórios de despesas, através da tecnologia OCR. 

O app possui um módulo exclusivo para aprimorar o compliance na prestação de contas!

Com essa tecnologia, a gestão recebe alertas de irregularidades na prestação de contas, e evita os erros e imprecisões da conferência manual de notas fiscais.

6. Faça o controle de gastos e auditorias

O controle de gastos favorece o self compliance – à medida que inibe fraudes. 

Além disso, é capaz de identificar o mau uso de recursos, mesmo que não intencionalmente. 

Para controle de gastos, também é interessante contar com aplicativo de gestão de despesas corporativas como o Espresso

O app permite o monitoramento de gastos em tempo real, gera relatórios inteligentes de despesas corporativas e ainda possui integração com cartão corporativo. 

As auditorias, por sua vez, não envolvem apenas a fiscalização de gastos – mas dos processos e documentos, em geral. 

As auditorias são importantes para que a empresa saia do automático e consiga identificar melhor problemas, fraudes, gargalos e oportunidades de melhoria. 

Podem ser feitas internamente ou por empresas especializadas – que podem contribuir com uma nova visão. 

7. Verifique a legislação do destino

As regras, leis e boas práticas variam de um país para outro. Por isso, é essencial conhecer a legislação do país de destino em relação às atividades que serão realizadas. 

Essas situações variam desde os documentos necessários para entrar no país aos processos de compra e tributação. 

8. Fortaleça a cultura e o clima organizacional

A confiança é um valor fundamental para cultivar um bom clima organizacional, bem como gerar relações de reconhecimento. 

Por isso, para estimular o self compliance, a gestão de compliance não deve ser sinônimo de controle excessivo, espionagem e constrangimentos. 

O compliance está atrelado a relações de transparência e confiança. 

Por isso, estimule valores como confiança, honestidade, comprometimento, integridade, transparência, coletividade dentro da empresa. 

Fortaleça um bom clima organizacional – que além de gerar maior satisfação – também fortalece a adesão às políticas e objetivos da empresa. 

9. Faça relatórios gerenciais

Os relatórios e sua divulgação são essenciais para aprimorar os processos nas viagens corporativas e a eficácia das políticas. 

Conte com ferramentas que permitam extrair insights valiosos sobre os centros de custos, as despesas corporativas e outros indicadores, como o Espresso.

10. Fornecedores

O compliance também envolve escolher fornecedores idôneos. 

Por isso, certifique-se de fazer uma boa seleção de fornecedores – não apenas considerando as opções mais econômicas. 

É preciso que os fornecedores também sejam responsáveis.

11. Conte com tecnologias 

Como vimos, muitos são os detalhes para garantir o compliance nas viagens corporativas. 

Por isso, é inviável que os colaboradores não contem com a tecnologia para otimizar seu trabalho. 

A tecnologia permite automatizar tarefas e obter mais tempo para dedicar a atividades mais relevantes. 

Com mais tempo para atividades relevantes, o trabalho torna-se mais significativo e estimulante – o que favorece a satisfação com o trabalho e o self compliance.

O termo ESG vem de Environmental, Social and Governance, em inglês. Em tradução livre, é a representação de ações para medir as iniciativas de viés ambiental, social e de governança dentro de uma organização.

O ESG é utilizado para mostrar quão engajada a empresa está em minimizar o seu impacto no meio ambiente no que diz respeito a todos envolvidos em sua operação.

Seja em prol de frear as mudanças climáticas ou mesmo de proporcionar um ambiente corporativo mais saudável e sustentável para as pessoas, grandes empresas e seus conselhos de administração estão se movimentando.

Uma vez colocadas como agentes de transformação social e não apenas como organizações com fins lucrativos, companhias do Brasil e do mundo voltam seus olhos para critérios de sustentabilidade ambiental e social para tornarem o mundo um pouco melhor.

Os efeitos positivos, no entanto, não param por aí. O estudo mais recente da consultoria global BCG mostra que o comprometimento com práticas ESG também tem se traduzido em melhores resultados financeiros.

Investidores passam a olhar a empresa com bons olhos, funcionários se sentem mais engajados e respaldados para entregarem mais e melhor. No fim, todos saem ganhando. Mas de onde vem o conceito de ESG?

Como surgiu o ESG?

A sigla ESG ganhou peso nos últimos anos, mas, na verdade, surgiu há mais de uma década atrás.

O termo foi criado em 2004, em uma publicação chamada Who Cares Wins (Ganha Quem Se Importa, em português) do Banco Mundial em parceria com o Pacto Global da Organização Mundial das Nações Unidas (ONU) e instituições financeiras de 9 países, incluindo o Brasil.

Este documento é o resultado de uma provocação do secretário-geral, Kofi Annan, da ONU a 50 CEOs de grandes instituições financeiras do mundo à época. 

Seu intuito era obter respostas dos bancos sobre como incluir os critérios ESG no capitalismo moderno.

O sucesso do questionamento se vê no crescimento da importância do conceito, que, ano a ano, motiva transformações de desenvolvimento sustentável em companhias dos mais variados setores e segmentos.

Qual o significado de cada letra e como ela influencia o ESG?

O conceito é formado por três pilares, representados pelas três letras, e cada um diz respeito a um assunto específico.

Cada fator se assume como termômetro para mensurar quanto uma empresa está comprometida em ter operações e processos sustentáveis.

ESG – Environmental (Ambiental)

Diz respeito às ações de uma organização para conservar o meio ambiente e envolve questões como:

• poluição do ar e da água;
• desmatamento;
• gestão de resíduos;
• aquecimento global e emissão de carbono;
• biodiversidade;
• eficiência energética;
• escassez de água.

ESG – Social

A parte social se refere a como é a relação da empresa com a sociedade a sua volta, como ela se relaciona com as pessoas que fazem parte do seu mundo e abrangem coisas como:

• proteção de dados e privacidade;
• engajamento dos funcionários;
• relacionamento com a comunidade;
• satisfação dos clientes;
• diversidade da equipe;
• respeito aos direitos humanos e às leis trabalhistas.

ESG – Governance (Governança Corporativa)

Esse conceito se refere a como é a administração da empresa. Dentre os principais fatores de mudança, estão:

• estrutura do comitê de auditoria;
• remuneração dos executivos;
• existência de um canal de denúncias;
• composição do conselho;
• conduta corporativa;
• relação com entidades governamentais e políticos.

Por que se importar com ESG na sua empresa?

Essa tendência não deve desacelerar ao longo dos próximos anos. Ou seja, como negócio, a visão de longo prazo precisa incluir o ESG de alguma forma, mesmo que aos poucos, para que a companhia não fique para trás.

Gigantes como o Nubank já começaram a se movimentar visando os diversos benefícios dessa nova realidade. O compromisso da fintech com o meio ambiente foi reforçado com ações que zeraram a emissão de carbono da empresa, e isso é só um dos exemplos.

O conceito paperless é outro ponto de transformação que já ganha adeptos por suas diversas vantagens operacionais, financeiras e ambientais.

Os colaboradores manifestam sua preferência por uma companhia saudável e sustentável em seu ambiente. Estudos demonstram que o engajamento de funcionários é maior quando há uma política de sustentabilidade bem implementada.

ESG no foco do mercado financeiro

De outro ângulo, investidores do mercado financeiro e da bolsa de valores também passam a voltar suas atenções para esse tipo de negócio.

Adotar as práticas ESG possibilita levantar discussões que impactam diretamente nos resultados. Além disso, passam a ser fatores fundamentais para alavancar investimentos sustentáveis em prol de empresas que realmente se preocupam com o futuro do planeta e da sociedade.

Atualmente, já existem até fundos ESG, opções também conhecidas como ‘fundos verdes’, focados em organizações que apresentem um bom desempenho em, pelo menos, um dos três critérios do ESG.

Essa é uma excelente oportunidade para empresas emergentes e, em muitos casos, startups que já nascem com o alinhamento sustentável em seus modelos de negócio.

Agora que você já entendeu mais a fundo o que é ESG, suas vantagens e a importância que o conceito tem ganho perante o mercado, que tal se comprometer com esse movimento?

Seja na redução de papel na empresa, reduzindo a emissão de carbono ou mesmo criando boas práticas para os colaboradores, é importante começar de alguma maneira.

Como o Espresso se enquadra no ESG?

Junto às milhares de empresas que já contam com o Espresso para a gestão de despesas corporativas e reembolsos, ajudamos a elevar o estágio de ESG das companhias.

Funcionalidades como a digitalização de recibos contribuem para a redução do uso de papel. De outro lado, uma gestão mais transparente graças à tecnologia proporciona melhorias significativas de governança, dando maior confiança a todos os envolvidos. 

Nosso compromisso com a transformação digital do departamento financeiro vai de encontro com as boas práticas de ESG, o que faz com que organizações conscientes busquem, cada vez mais, plataformas como o Espresso para integrar em suas operações.

Quer saber mais sobre como podemos ajudar a revolucionar a gestão financeira da sua empresa? Solicite uma demonstração gratuita e saiba mais.

De uma forma resumida, mas correta, é possível dizer que cartão corporativo é um cartão (seja ele de crédito ou débito) destinado às empresas.

Da mesma forma como o cartão para pessoas físicas, o cartão para empresas tem suas limitações de acordo com o plano e a instituição financeira à qual são vinculados. Ou seja, conforme o contrato de cartão que a empresa possui são definidos benefícios, limite de gastos, se é possível ou não realizar transações internacionais, dentre outras.

Diferente do cartão de crédito comum, o cartão corporativo não precisa ser nominal. Ele pode ser utilizado por uma única pessoa, como um sócio, ou pode ser utilizado por vários funcionários, ou por um time predeterminado. Tudo depende de como a empresa irá escolher lidar com os cartões corporativos, e o contrato estabelecido com o banco prestador do serviço.

É comum que as empresas utilizem o cartão corporativo ou um cartão empresarial sejam usados para despesas como:

• Despesas de viagens corporativas e equipe externa (como hospedagem, traslado, alimentação);
• Compra de materiais para escritório e reposição de estoque;
• Reuniões com clientes e visitas comerciais;
• Compra de insumos;
• Anúncios e mídia paga;

Nesse texto buscamos expandir um pouco mais do conceito do que é um cartão corporativo e responder as principais dúvidas existentes sobre o tópico. Para saber mais sobre o Cartão Corporativo do Espresso clique aqui.

1) Existe diferença entre Cartão empresarial x Cartão corporativo

É comum, durante uma pesquisa para instituir um cartão na sua empresa que você se depare com os termos Cartão empresarial e Cartão corporativo. É comum que sejam usados como sinônimos e isso não está completamente errado. No entanto, a diferença entre eles está no faturamento da empresa.

O cartão corporativo geralmente é para empresas com um faturamento mensal maior do que as empresas com cartão empresarial. Com isso, o corporativo pode possuir regalias a mais: maior prazo de pagamento, benefícios e diminuição de algumas taxas. E, de novo, tudo depende do contrato.

Mas no fim, eles exercem a mesma função que um corporativo.

2) Qualquer empresa pode ter um cartão corporativo?

Qualquer empresa, indiferente do porte e faturamento mensal, pode adquirir um cartão empresarial ou corporativo. Para isso, solicite para seu banco e conheça mais sobre as restrições e contratos. As burocracias e funcionalidades, bem como limites e taxas, mudam de banco para banco.

De qualquer forma, saiba que sua empresa pode possuir um cartão corporativo (ou empresarial) para ajudar a organizar suas finanças e centralizar as despesas, inclusive o cartão do Espresso: que está disponível para empresas de todos os portes e segmentos.

3) Cartão corporativo é pré pago ou pós pago? Qual é melhor?

Existem cartões corporativos pré pago e pós pago. Definir qual deles é melhor, porém, vai depender de vários fatores: afinal cada um tem suas vantagens e desvantagens.

A escolha certa depende da atual situação da sua empresa.

Com o cartão pós pago é possível que o colaborador/a empresa realizem compras parceladas. Funciona bem próximo a um cartão de crédito pessoal de pessoa física, garantindo um prazo para o pagamento da compra realizada. Esse cartão permite, por exemplo, aliviar o fluxo de caixa e alocar os gastos no futuro.

Já o cartão pré pago demanda a existência de um saldo disponível. Ele é melhor para você que procura um processo menos burocratico e a liberação de limites maiores de forma mais rápida – já que é você quem define o limite recarregando a conta vinculada. É um ótimo recurso para reduzir reembolsos e gastos com viagens corporativas.

Além disso, ele funciona como o sistema de adiantamentos, oferecendo menor burocracia e maior controle de gastos corporativos.

Agora que você entendeu como funciona o cartão corporativo pré pago, aproveite para se inscrever na lista de espera e entrar na fila para usar o Cartão Espresso e transformar seus processos financeiros.

4) Quais as principais vantagens de um cartão empresarial/corporativo

Indiferente do tipo do seu cartão, as vantagens são as mesmas.

Os cartões surgiram para facilitar as finanças e organizá-las desde o início. Tornando o trabalho do departamento financeiro descomplicado. Entre os benefícios do uso de um cartão podemos listar:

Separar as contas da empresa

Uma das principais dicas em como organizar as contas da empresa é separar a conta pessoal da profissional. Algumas empresas ainda insistem em utilizar a conta profissional para fins pessoais (ou vice e versa), o que essa prática afeta as finanças da empresa, principalmente no quesito organizacional.

Optar por um cartão irá ajudar nessa organização. Assim, você nunca mais precisará usar seu cartão pessoal para questões referentes à sua empresa. 

Organizar os gastos e despesas dos funcionários

Um cartão empresarial para os funcionários é uma maneira de descentralizar a compra ou pagamento de serviços, ao mesmo tempo que centraliza toda a fatura. Dessa forma, é dada a independência aos funcionários, mas o controle dos gastos e despesas continua com a empresa.

Facilita a conciliação contábil

A conciliação contábil é o processo de comparação entre valores que saíram e entraram na sua conta. Com a divisão feita pelo uso do cartão, se torna mais fácil essa comparação, uma vez que os gastos não se misturam e estão centralizados.

Agiliza (e melhora) o controle financeiro empresarial

Boa parte dos cartões corporativos e empresariais possuem um controle online em tempo real. Assim, o controle pode ser feito todo fim do mês, por exemplo, mas a possibilidade de acompanhar as transações de forma online fornece maior segurança e comodidade às empresas.

5) Quais são os principais desafios com o cartão corporativo

Mas nem tudo são flores. A aquisição de um cartão corporativo, em alguns casos, acompanha de desafios ao departamento financeiro. Nada que impossibilite (ou invalide) a adoção de um cartão, mas cuidados deverão ser tomados. Portanto, esteja ciente dos seguintes pontos:

• Despesas em Dólar

É importante antes de cada compra em Dólar calcular a variação cambial entre Dólar e Real. Agora, o cálculo é feito no dia da compra, não mais no fim da fatura como alguns anos atrás. Outro ponto é que, como os cartões podem ser disponibilizados aos funcionários, é importante alertá-los sobre compras nesse formato.

• Dificuldade de abrir as despesas detalhadas 

Olhando pela perspectiva do departamento financeiro, há vezes que os valores chegam compilados. Ou seja, não é possível identificar a origem de cada despesa. Isso é importante para a documentação de caixa, considerando também o plano de contas anteriormente criado. Só assim é possível extrair relatórios de despesas e identificar quais são os maiores valores e quais despesas são recorrentes.

• Gestão das despesas recorrentes

É preciso também tomar cuidados com as despesas recorrentes, como assinaturas de softwares e afins. Nesses casos, são creditados os valores mensalmente. Portanto, é importante tê-los documentados em contas a pagar e a receber. Tudo isso para manter um controle preciso e sem surpresas.

Concluindo

O cartão corporativo ou empresarial é uma boa maneira para descentralizar os pagamentos e organizar as finanças da sua empresa. Mas, como dito, cada cartão possui particularidades em relação ao banco prestador do serviço.

Venha conhecer o cartão Espresso, uma solução descomplicada e eficiente para gerenciar suas despesas.

O cartão Espresso é 100% integrado à gestão de despesas. Uma solução financeira simples, completa e criada sob medida para resolver os principais problemas que ainda existem na sua prestação de contas.

Com o cartão Espresso você pode:

• Dar adeus aos adiantamentos em dinheiro;
• Eliminar a conciliação de faturas e recibos, diminuindo erros e fraudes;
• Garantir maior controle dos valores oferecidos e gastos pelos colaboradores;
• Minimizar a complexidade da sua prestação de contas, economizando tempo e reduzindo o desgaste dos seus colaboradores;
• Melhorar a segurança física e trabalhista de toda a empresa.

Integre nosso app ao seu ERP, dê adeus definitivo aos cupons, notinhas e planilhas. 

Quer saber mais? Solicite uma demonstração gratuita agora mesmo.