A grande maioria das empresas realiza ações externas e viagens corporativas para desenvolver suas atividades e ter êxito nos seus negócios, o que acaba gerando várias despesas. O colaborador na maior parte dos casos acaba sendo o responsável por registrar todos e outras pessoas escolhidas na empresa acabam investindo boa parte do seu tempo conferindo esses registros.

Para que os seus aprovadores não tenham que ficar analisando comprovante por comprovante e para que sua empresa não tenha nenhuma surpresa ao realizar o reembolso destas despesas aos colaboradores  é importante ter políticas de gastos bem definidas.

O que são políticas de despesas?

Políticas corporativas são regras que determinam critérios aos gastos e viagens (nacionais ou internacionais), que são realizados pelos colaboradores durante suas atividades, e permite que a empresa consiga ter controle dos gastos.

É importante que a empresa determine regras claras para todos os tipos de despesas levando em consideração o bom senso e a realidade dos seus colaboradores. Como custos variam muito de tempos em tempos, essas regras devem ser visitar com certa frequência para garantir que estejam atualizadas.

Além da criação da política, uma parte muito importante e geralmente esquecida é a divulgação dessa política. Muitas empresas possuem documentos completos e bonitos, porém quando perguntados, os colaboradores os desconhecem.

Como Funcionam as Políticas de Gastos no Espresso?

Você pode criar grupos de regras e atribuir a diferentes colaboradores, são critérios que facilitam o registro das despesas e auxiliam aprovadores e administradores.

Cadastrando suas políticas no Espresso, além do funcionário ter essa informação disponível direto no app, você também será notificado em todas as etapas de aprovação quando um gasto ultrapassar o valor determinado.

Quando algum registro de despesa fica fora de alguma regra cadastrada no grupo de políticas em que o usuário se encontra, um ícone amarelo é inserido automaticamente na despesa lançada ou no relatório mostrando que aquele registro apresenta alguma irregularidade.  Como aprovador, você pode alterar o valor do reembolso solicitado, devolver para que o funcionário arrume ou até rejeitar uma despesa.

Outra funcionalidade lançada recentemente pelo Espresso é a opção de “Aprovação Automática”, que faz parte do nosso pacote de inteligência artificial. Ativando essa funcionalidade, os relatórios dos colaboradores que não tiverem nenhum alerta para irregularidades de acordo com as políticas e a funcionalidade de antifraude, irão direto para a etapa de conclusão não sendo necessário passar pelo fluxo de aprovação.

Você pode entender melhor a funcionalidade, acessando o texto completo da nossa central de ajuda.

Quais benefícios minha empresa tem ao adotar políticas?

Quando se tem políticas e fluxos de aprovação simplificados na plataforma do Espresso, existem dois fatores principais que impactarão na sua operação.

Redução de gastos

Com a tecnologia da plataforma, nenhuma despesa fora da regra passará para frente, o que provavelmente pode acontecer em um processo manual. Isso, junto com regras cadastradas dentro da realidade da sua empresa, fará com que gastos supérfluos deixem de acontecer e gere impacto financeiro direto na sua operação

Redução de tempo investido no processo

Não haverá mais a necessidade de conferência manual de todas as despesas e dezenas de horas gastas conferindo linha a linha planilhas junto com o documento da política debaixo do braço.

Isso com certeza impactará no tempo que sua operação gasta nesse processo e liberará as pessoas para que façam atividades mais estratégicas.

Com políticas bem claras os colaboradores podem se organizarem quanto aos gastos e estarão cientes que caso ultrapassem os valores estabelecidos pela sua empresa, terão que arcar com a diferença ou justificar o motivo do gasto extra.

Investir em políticas de gastos traz um diferencial crucial, identificando os desperdícios e melhorando a distribuição dos recursos.

Caso queira mergulhar melhor nesse processo e nos outros itens da nossa plataforma, você pode acessar o curso completo de implantação na nossa universidade.

Sempre que um colaborador realiza uma viagem ou realiza gastos externos é necessário que ele crie um relatório de despesas completo sobre elas. Quando esse relatório é entregue à empresa, ele passa por um processo de aprovação. Esse processo varia muito de empresa para empresa e é sobre ele que falaremos com mais detalhes nesse texto.

É muito comum encontrarmos empresas que têm processos de aprovação extremamente complexos e isso se deve geralmente ao fato do processo ser manual. Como o processo manual é passível de muitas falhas, as empresas costumam criar processos extremamente burocráticos e com várias etapas para tentar evitar que erros passem e sejam pagos.

Com o uso de tecnologia, processos automatizados e inteligência artificial, é possível que você reduza seu processo drasticamente e o torne mais simples, pois o Espresso cuidará de boa parte da aprovação.

É importante entender a quantidade de pessoas envolvidas para que o processo não se torne burocrático e para simplesmente seguir protocolos. Quantas pessoas e quais são de fato necessárias nesse momento de análise de despesas?

Vamos entender abaixo quais pontos devem ser levados em consideração para construir um fluxo de aprovação ideal.

Aprovação de contexto e necessidade do gasto

Vocês estão divididos entre áreas, setores, departamentos? Cada um deles tem um orçamento definido e certa autonomia para agir?

Esse é um ponto importante para discutir quem deve aprovar o relatório de qual pessoa, no que geramos chamamos de “aprovação de contexto”. Essa é uma etapa importante de aprovação onde se deve averiguar se aquele relatório realmente faz sentido. 

A viagem realmente aconteceu? O funcionário realmente precisava ir nesses lugares?

Para fazer essa aprovação, a maior parte das empresas optam por utilizar o gestor direto do colaborador e nesse caso pode ser interessante que você organize um fluxo específico de cada área, dentro do qual um responsável pela área deve fazer uma análise prévia antes mesmo de seguir para o financeiro.

Uma análise boa de se fazer é verificar se existem pessoas no fluxo de aprovação apenas para cumprir protocolos. Nesse caso é importante colocar quem realmente é responsável pelo gasto e pelo orçamento caso dê algum problema. Todas as outras etapas são dispensáveis.

Nessa hora vale se perguntar: o diretor realmente precisa aprovar todas as despesas? É necessário que dois gestores aprovem? 

Qualquer questionamento é válido para otimizar o processo.

Aprovação de políticas, regras de gastos e validação de documentos

Uma outra etapa importante de aprovação é a aprovação de políticas e regras e validação de documentos. Essa geralmente é uma etapa onde se valida se os comprovantes enviados são reais e relacionados às despesas apresentadas e também se valida se estão cumprindo políticas e regras estabelecidas pela empresa.

Essa é uma etapa que geralmente é cumprida pelo financeiro/contas a pagar da empresa, porém essa não é uma regra. O importante é saber que é importante validar esse tipo de informação para que o relatório não cause problemas depois.

Um olhar mais profundo deve ser lançado às despesas que fujam de políticas previamente estabelecidas. É permitido exceder a política ou não? Se sim, em quais casos? Nesses casos é necessário envolver alguém para dar consentimento de caso especial que foge daquilo que é tipo como padrão?

O intuito do fluxo de aprovação é, claro, conferir os tipos de gastos, os valores e as alocações deles, mas é também uma maneira de prover consentimento dos gestores ao relatório apresentado pelos colaboradores.

Aprovação de políticas, regras de gastos e validação de documentos

Com fluxos automatizados e validação de políticas cadastradas, você terá alertas de possíveis falhar em todas as etapas. Isso significa que a maior parte da validação que as empresas fazem na mão será feita pela nossa tecnologia. 

Essa é uma boa reflexão para o momento de cadastro dos seus fluxos de aprovação na plataforma, pois levando em consideração que há muita tecnologia para te ajudar, existe uma possibilidade enorme de você aproveitar o momento e simplificar o seu processo.

Além disso, caso sua empresa esteja com um processo mais maduro e confiando mais no funcionário, você tabém pode utilizar a nossa funcionalidade de aprovação automática que considerará aprovado qualquer relatório que estiver dentro de todas as regras de política e não tiver sido pego em nenhum dos alertas de antifraude.

Para entender como algumas funcionalidades poderão te ajudar a deixar seu fluxo de aprovação mais simples, separei alguns links da nossa central de ajuda para que consiga ativá-los.

Como utilizar a funcionalidade de aprovação automática?

Como funcionam as políticas de gastos?

Alçada de aprovação baseada em quebra de políticas

O que são times no Espresso (para cadastrar seus fluxos de aprovação)?

Com todos esses links e conteúdos, você conseguirá ter um fluxo bem equilibrado no Espresso. Se ainda assim tiver dúvidas ou quiser aprofundar o nível de informação sobre a nossa plataforma, você pode fazer o nosso curso completo de implantação.

É sempre importante que um colaborador que realize gastos em nome da empresa, seja em uma viagem ou em uma atividade externa, insira essas informações em um relatório de despesas para poder compilar todas as informações de uma maneira mais ordenada. E a melhor maneira de garantir que todas as informações que a empresa precisa sejam fornecidas por esse colaborador é se a empresa criar um modelo padrão de relatório de despesa.

Mas fica a dúvida: Quais informações eu preciso ter em um relatório?

Nesse artigo eu te guiarei na definição de informações que sejam importantes para sua empresa de acordo com o passo a passo que o próprio Espresso traz.

Informações do colaborador

Primeiro, precisamos das informações do colaborador: nome completo, dados bancários e e-mail. Aqui falamos da identificação pessoal mesmo, não entrando ainda na organização da sua empresa. Para o cadastro completo no Espresso, essas são as informações mais importantes.

Informações de natureza da despesa

Em um relatório é importante saber qual foi o tipo de despesa feito pelo colaborador. Foi alimentação? Transporte? Hospedagem? No Espresso você vai escolher o nível de detalhe que quer saber. 

Exemplo: Basta saber que é um gasto com alimentação ou é necessário saber se o gasto foi um almoço, um jantar ou um lanche?

Caso seja necessário, dentro de cada uma das categorias de despesas é possível especificar esses tipos de gastos mais recorrentes para sua empresa. Quanto mais detalhado for, mais granular poderá ser a sua análise. Para isso você deve usar a funcionalidade de subcategorias que pode entender melhor nesse texto da central de ajuda.

Informações de alocação de gastos

Preenchidos os dados do colaborador e a natureza da despesa, é muito importante alocar esses gastos em algum lugar. Como sua empresa os divide?

Empresas costumam alocar despesas de formas diferentes. Dependendo do tipo de empresa, pode fazer mais sentido organizar por centros de custos. Para outros tipos, pode fazer mais sentido organizar por projetos. Ou, numa mesma empresa, é possível que a empresa queira dividir os dois.

Isso é importante para depois fazer análises de rentabilidade, comparativos de gastos e bater orçamentos da empresa.

Independente do formato que utiliza, temos uma funcionalidade que ajudará nessa alocação. Separei alguns links abaixo da nossa central de ajuda para entender como utilizar cada uma delas:

Classificação de despesas com centros de custos

Classificação de despesas por projetos

Classificação de despesas por tags

Informações de aprovação

Para que se tenha um histórico do relatório, é importante que fique registrado nele todo o histórico de aprovação. Assim poderemos saber quem o aprovou e quem o editou, rejeitou, caso tenha acontecido.

No Espresso você cadastrará seus fluxos de aprovação e essas informações ficarão salvas automaticamente no relatório de despesas.

Como exemplificado acima, há muitas informações que são opcionais em um relatório, mas que ajudarão a sua empresa a ter uma gestão mais granular. O importante é achar o equilíbrio entre a granularidade da gestão e, muito importante também, a experiência do usuário que preenche os relatórios. Quanto mais informação ele tiver que preencher, pior é a experiência na ponta.

Pronto! Definimos o que precisa ser colocado no seu relatório. Não falta mais nada, certo?

ERRADO!

Além de todas as informações de classificação, informações do usuário e naturezas, há um elemento que é obrigatório em todos os relatórios: a nota fiscal, cupom fiscal, notinha manual etc. Para essa finalidade, basta o documento digitalizado assim como fica em todos os relatórios do Espresso.

Caso queira saber mais detalhes de quais informações são necessárias e como cadastrá-las no Espresso, você pode também assistir ao nosso curso completo de implantação, que te dará uma visão completa da plataforma.

No quesito organização financeira (e facilidade também) muitas empresas optam por usar cartões corporativos ou pré-pagos quando um colaborador precisa realizar algum gasto em nome da empresa.

Basicamente, ao invés de o colaborador precisar solicitar algum valor adiantado para uma viagem ou para alguma situação, ou até mesmo para que ele não precise usar do seu próprio dinheiro, ele terá em mãos um cartão (crédito ou débito) da empresa para usar sempre que um gasto for relacionado ao trabalho.

Um cartão pré-pago funciona como uma forma de adiantamento. A empresa coloca uma quantia nesse cartão e não há brecha para mais gastos. Se acabar, acabou. Normalmente é possível pegar o valor que restar no cartão para poder ser direcionado para outro colaborador, ou simplesmente deixar como crédito para um próximo gasto desse mesmo funcionário.

Independente da forma que a empresa escolha trabalhar, o gasto ainda precisa ser justificado e por isso se encaixa na necessidade da criação de um relatório de despesas.

“Mas eu já fiz o pagamento com o cartão que a empresa me deu, ainda preciso fazer um relatório sobre esses gastos!?”

Sim, por uma questão contábil e fiscal. Esse dinheiro que vocÊ utilizou no cartão da empresa saiu do caixa da mesma e, por esse motivo, precisa ser justificado para uma possível auditoria da receita federal.

A diferença é que ao invés desse relatório gerar um reembolso, ele só serve como uma prestação de contas.

Além disso, essa prestação de contas é necessária para uma questão de alocação de custos e gestão da empresa, pois a mesma pode querer entender de qual centro de custo ou projeto o dinheiro sai e para qual finalidade especificamente.

É sempre bom estarmos preparados para as diversas situações, mas fique tranquilo que com o Espresso você consegue resolver isso com, literalmente, um toque.

Na sua conta do Espresso é possível ativar a funcionalidade de cartão corporativo. Ao registrar sua despesa e alocar todas as informações necessárias para ela (natureza, centro de custo, projeto etc) aparecerá uma opção de marcação de cartão corporativo. Ao marcar essa opção essa despesa passa a ser uma despesa não reembolsável, significa que ela entrará apenas para comprovar e justificar o gasto feito em nome da empresa.

Assim, quando o relatório for compilado o Espresso é capaz de separar os diferentes tipos de pagamento e, caso haja, os gastos com cartão não entrarão no valor que deve ser pago ao colaborador. O valor fica justificado e a prestação de contas fica armazenada na nossa plataforma para possível consulta futura.

Caso queira saber mais no detalhe como é essa funcionalidade e entender como ativá-la, você pode acessar o conteúdo dela na nossa central de ajuda ou assistir ao nosso custo completo de implantação.

Sempre que um colaborador precisa fazer alguma viagem ou alguma atividade externa e realiza gastos em nome da empresa, ele precisará prestar contas desses gastos para poder receber o dinheiro dele de volta ou para justificar gastos com algum valor que foi pego de adiantamento com a empresa. 

O relatório de despesas de colaboradores é um importante documento que precisa existir para poder auxiliar tanto o colaborador quanto a empresa. Ele servirá de guia para nortear alocação de custos, projeção de gastos e melhor controle sobre custos em serviços e produtos de acordo com o seu segmento de negócio.

Mesmo sendo uma importante ferramenta, o processo de reembolso é um processo secundário, demorado e burocrático e por isso acaba sendo negligenciado ou não feito da maneira correta. Além disso se o colaborador não criar uma rotina de organização, ele pode ser muito prejudicado com o resultado desse compilado de informações que ele próprio deve gerar.

Um dos maiores problemas da prestação de contas manual é que, por ela ser bem chata e trabalhosa, o colaborador acaba optando por acumular comprovantes para preencher depois, quando tiver paciência.Nesse texto vamos explicar porque o Espresso ajudará nesse processo facilitando o registro da despesa assim que ela acontece.

Porque registrar suas despesas no momento em que elas acontecem?

Quando você registra sua despesa no Espresso assim que ela acontece, você evita uma série de problemas que acontecem quando você acumula despesas, tais como: comprovante sumir a tinta, perder o comprovante no meio do caminho e, o mais grave, acabar esquecendo de uma despesa e perdendo o dinheiro..

Além disso, o fato de você registrar sua despesa no momento em que ela acontece te ajuda a ter mais tempo para executar sua tarefa essencial na empresa, já que, em média, os colaboradores gastam 80% menos tempo do que gastavam antes preenchendo planilhas.. Se você estava acostumado a guardar todos os comprovantes, separar um dia na semana ou no mês para poder preencher o relatório de uma vez só, agora não tem mais essa necessidade.

Ou seja, como no Espresso você registra suas despesas em segundos, registrando suas despesas na hora, você não perderá mais horas preenchendo relatórios, não terá riscos com o seu comprovante e, com certeza, deixará de perder dinheiro.

Como sugestão anexa a esse texto, sugerimos que leia o texto sobre a não necessidade de guardar o comprovante físico original, pois lançando despesas na hora e ainda deixando de guardar comprovantes, o ganho operacional da sua empresa será gigante.

Para ter dicas de como lançar suas despesas, acesse o nosso conteúdo sobre o assunto na Central de Ajuda e, se quiser ter uma visão completa da plataforma, assista ao nosso curso completo de implantação. 

Um relatório de despesas é um documento da empresa que deve seguir determinadas regras e que, infelizmente, acaba sendo vítima comum de fraudes. São detalhes que as empresas podem deixar passar despercebidos e, com isso, perder muito dinheiro com aquilo que não deveria ser gasto.

Mesmo nas empresas que conferem relatório por relatório na mão, ainda existem alguns tipos de fraudes que são comuns nesse processo. A ideia desse texto é mostrá-las para que as conheça e, logo, fique menos suscetível a elas.

Fraude de gastos pessoais

Em muitos casos, uma fraude comum é o uso do dinheiro ou bens da empresa para fins pessoais. Para isso, podemos citar uso do carro da empresa para fins pessoais ou pagamento de quilômetros rodados que não foram utilizados para fins corporativos. No caso de carro da empresa, é muito importante que seja definido previamente em quais condições é permitido que o colaborador use o carro, como será feita essa conferência, como devem ser justificadas as rotas, com que frequência etc.

Outro ponto de atenção é quando o colaborador tem cartão corporativo. As regras para esse tipo de gasto devem ser ainda mais claras, visto que com o fechamento da fatura todos os gastos estarão visíveis para que o financeiro da empresa possa conferir

Fraude de superfaturamento

Em alguns casos o colaborador, na espera de poder reaver um valor maior do que de fato lhe será devido, apresenta um comprovante de gasto com o valor maior do que de fato foi usado para aquela despesa.

Existem casos, inclusive, de empresas (restaurantes, postos etc) que oferecem essa opção para o colaborador, especialmente quando o fluxo de colaboradores dessa empresa é frequente. Além de uma fraude para a empresa pagadora é ilegal e pode colocar a empresa que fornece esses comprovantes adulterados em sérios problemas.

Outro caso de superfaturamento é em gastos de hospedagem. É inegável que enquanto o colaborador precisa se ausentar de casa por no mínimo um dia que ele possa ter conforto onde precisar passar a noite, mas escolher um hotel que é mais caro simplesmente porque a empresa está pagando é uma prática que pode impactar diretamente o tamanho das despesas da empresa.  O mesmo vale para restaurantes e opções mais caras do cardápio

Fraude de extravio de comprovantes

É muito fácil, durante viagens e dias agitados, que os comprovantes dos gastos ao longo do dia ou dos dias, possam acabar sumindo, serem jogados fora (mesmo que sem querer), se molhar, entre outros e o colaborador se coloque em posição de culpa, mas a empresa flexibilize e arque com o gasto.

Há casos de colaboradores que, se aproveitando dessa situação, colocam um valor superior ao gasto de fato realizado e com isso lucram às custas da empresa. Esse é um caso muito específico do porquê se deve exigir a apresentação de comprovantes para qualquer despesa.

Um passo muito importante para conseguir fazer a gestão estratégica é entender alguns conceitos como custo, despesa, contas a pagar, contas a receber, controle de caixa, inadimplência, entre outros. 

Fraude de despesas camufladas

Na maioria das empresas uma regra em casos de alimentação é clara: não se reembolsa bebida alcóolica. Para conseguir burlar essa determinação, o colaborador pede para o estabelecimento substituir essa despesa por alguma outra bebida de valor igual ou superior ou camufla essa despesa como sendo de outro tipo.

Para estes casos, a sugestão é que se faça uma validação por amostragem dos relatórios de despesas e redobre a atenção em colaboradores que tiveram essa conduta para que não sejam reincidentes.

Fraude de despesas duplicadas

Outra fraude muito comum é a utilização de um mesmo comprovante por mais de uma vez. Esse caso é bem comum quando algum funcionário perde seu comprovante e pede um outro emprestado para seu colega de trabalho ou tenta usar um comprovante antigo por mais de uma vez.

Fraude de despesas não autorizadas

Exemplos aqui vão variar de acordo com cada empresa e cada realidade, mas se pudermos listar alguns são: gastos com bagagem extras em voos, lavanderia em hotéis ou durante viagens (quando não constam nas despesas permitidas), passagens de primeira classe, entre outros.

Sabendo desses diversos tipos de fraudes, o Espresso criou algumas tecnologias para apoiarem a empresa na detecção e mitigação dessas despesas irregulares. Entenda abaixo como ela funciona.

Como funciona o antifraude do Espresso?

Para mitigar fraudes, o Espresso juntou a tecnologia de OCR(Optical Character Recognition) com a funcionalidade de políticas e os fluxos de aprovação. Diferente de algumas outras plataformas, nossa tecnologia OCR foi aplicada na plataforma Web, na qual é concentrada a parte de aprovação de relatórios. De uma forma mais simples, essa tecnologia consegue ler esse comprovante e pode comparar as informações registradas pelo usuário com aquelas que estão presentes no comprovante, detectando assim, possíveis problemas com a despesa.

Com isso, depois de ter todos os parâmetros configurados no Espresso, essa tecnologia é capaz de nos dizer sempre que um comprovante anexo a uma despesa está fora de uma política de gastos, sempre que a data colocada pelo usuário estiver diferente daquela encontrada no comprovante e também quando o valor digitado não for encontrado no comprovante. No caso do valor, ele gerará esse aviso mesmo quando a mudança de valor for proposital, como pode ser quando existe algum item do comprovante que não será computado para o reembolso.

Além disso, o Espresso também é capaz de informar sempre que um comprovante for lançado mais de uma vez, mesmo que por engano, por qualquer usuário. Então, já que estamos falando de fraude, se um colaborador usar o comprovante de gastos de outro para substituir algum comprovante dele que pode ter se perdido, o Espresso te conta e te direciona para esse gasto para que você possa decidir qual atitude tomar quanto à essa situação.

A intenção é conseguir munir os aprovadores com todas as informações para que o momento da aprovação ocorra de uma maneira mais segura e buscando evitar ao máximo possibilidades de erro humano e também, claro, de fraudes.

Para entender melhor sobre essa funcionalidade, você pode fazer o curso completo de implantação do Espresso na nossa universidade ou acessar o artigo da nossa funcionalidade na Central de Ajuda para entender no detalhe como ativá-lo na plataforma e colher os benefícios dela.