A resposta para a pergunta que dá título a esse texto é bem simples: sim! É possível deduzir impostos daqueles gastos feitos por colaboradores em despesas de viagem. Sendo mais precisa: é possível deduzir impostos em diversos tipos de reembolso. 

Descubra mais sobre o tema ao longo desse post. Caso você já entenda tudo sobre IRPJ, basta clicar no índice abaixo e ir direto para o tópico do texto que mais te interessa.

O que é e como funciona o IRPJ, afinal?

Assim como a pessoa física precisa fazer sua declaração de imposto de renda, toda pessoa jurídica precisa fazer sua declaração de rendimentos anual.

No entanto, as regras e normativas que determinam o valor a ser pago pelas empresas é um pouquinho diferente da pessoa física, pois dependem do regime de tributação adotado pela empresa.

Os modelos de tributação são:

  • Lucro Real;
  • Lucro Presumido;
  • Simples Nacional;
  • Lucro Arbitrado;

A escolha do regime tributário depende de fatores como: faturamento anual, porte empresarial, tipo de atividade exercida, entre outros.

Segundo o art. 44 do CTNN:

A base de cálculo do imposto sobre a renda é o montante real, presumido ou arbitrado da renda ou proventos tributáveis auferidos pelas pessoas jurídicas brasileiras ou a elas equiparadas, de acordo com os períodos de apuração.

Todos os ganhos e os rendimentos de capital, independentemente da denominação que lhes seja dada, da natureza, da espécie, da condição jurídica ou nacionalidade da fonte, sua origem, forma de percepção ou da existência de título ou contrato escrito, também integram a base de cálculo.

Ou seja: o regime tributário é o que indica a alíquota a ser paga sobre o lucro, presumido, real ou arbitrado. 

As alíquotas são de 15% para empresas em geral e de 6% para empresas previstas na legislação e que prestam serviços públicos.

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Por que apenas empresas de Lucro Real podem deduzir impostos?

Como o Lucro Real é o único desses regimes tributários que a base de cálculo não é predeterminada ou definida de alguma forma, somente das empresas que adotam esse modelo é possível abater despesas com viagens no IRPJ.

No caso do Simples Nacional, não há possibilidade de abater as despesas de viagens, visto que não pagam o IRPJ. As empresas optantes por esse modelo tributário contribuem através do DAS, uma guia única de imposto – impossibilitando assim o abatimento.

Já no caso do lucro presumido, não é possível realizar o abatimento pois o recolhimento é realizado sob a presunção do lucro e não do lucro real apresentado. Logo, as despesas reais, “ao pé da letra”, não tem tanta relevância para o cálculo fiscal. 

Como orientado pelo especialista Marcio Ribeiro, na sua Aula sobre Dedução de Impostos de Despesas de Viagem, é interessante manter uma relação bem próxima com a sua contabilidade e questionar sobre a possibilidade de mudança do regime tributário caso seu gasto com viagens corporativas seja muito alto e a mudança represente efeito positivo para a empresa.

O que é dedutível e o que não é dedutível?

Uma vez que o IRPJ é calculado com base nos lucros ou predefinições legais conforma seu regime tributário, todas as despesas devem ser registradas. Uma boa organização fiscal e contábil é indispensável para um relacionamento saudável com a Receita Federal.

No entanto, algumas receitas são isentas. Ou seja, apesar de serem registradas, elas não são contabilizadas para a incidência da tributação. 

Da mesma forma, existem despesas dedutíveis e despesas não dedutíveis. 

A primeira são aquelas que podem ser descontadas na base de cálculo, permitindo a redução do valor de imposto a ser pago ou aumentando o valor da restituição, enquanto a segunda categoria não permite descontos na base de cálculo.

Para as pessoas jurídicas de Lucro Real existem alguns requisitos que determinam se o gasto pode ser ou não considerado dedutível: 

  1. Dever ser essencial para a manutenção das atividades da empresa;
  2. Deve estar diretamente ligado às atividades e operações do negócio;
  3. Deve ser normal – ou seja, usuais à atividade;
  4. Deve ser incorrido;

Já dentre aqueles gastos que não são dedutíveis no lucro real temos, dentre outros:

  1. Gastos pessoais de sócios, acionistas e administradores – como por exemplo gastos com alimentação em situações diárias;
  2. Despesas com brindes (apesar de haver discussões judiciais sobre esse ponto, até o momento desse texto eles não são dedutíveis;)
  3. Despesas com manutenção e reparo, bem como seguros e taxas da empresa;
  4. Contribuições não compulsórias a empregados ou provisões que não estejam reclinadas a férias e 13º. (A exceção aqui fica a cargo de planos de saúde, seguros e benefícios complementares à previdência social)

É importante frisar que os demais modelos de contribuição tem regras semelhantes, mas é necessário observar as especificidades de cada uma.

Mas e então, as despesas com viagens são dedutíveis ou não?

Se sua empresa se enquadra no regime de Lucro Real, sim. No entanto, para que sejam dedutíveis é necessário que sejam devidamente demonstradas e comprovadas através de documentos hábeis – esses que podem ser físicos ou digitais.

A dificuldade na manutenção e armazenamento desses documentos na sua forma física, porém, são importante ponto de atenção. Especialmente a preservação daqueles cupons e comprovantes termosensíveis.

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Como demonstrar e comprovar as despesas?

A existência de documento hábil para demonstrar e comprovar o gasto é indispensável para a dedução destes. 

O artigo 1º da Lei 8.846/94 determinou como documento hábil qualquer um que seja capaz comprovar despesas e custos para efeitos tributários – ou seja, nota fiscal, recibos ou equivalentes.

Importante notar que a idoneidade do documento não é negociável e deve também ser passível de comprovação.

Sendo assim, são consideradas despesas dedutíveis aquelas com hospedagem, transporte e alimentação. 

É importante reforçar uma última vez a necessidade dos gastos serem diretamente vinculados às atividades do negócio. Veja o exemplo:

Em uma viagem a negócios, o representante comercial decide tomar uma cerveja ou visitar alguma atração turística que não esteja relacionada com a empresa e não caracterize necessidade, normalidade nem usualidade, essa despesa não poderá ser deduzida.

Gastos com alimentação são diferentes! Fique de olho.

Os gastos com alimentação, diferente dos demais, possuem um valor pré-determinado por lei passível de abatimento.

O valor máximo é R$ 16,50.

Por ser pré determinado não é necessário comprovante específico para as despesas de alimentação.

Esse valor é consideravelmente baixo quando levado em consideração o custo nas diversas cidades e países. Por esse motivo é importante que a empresa esteja preparada, tenha um bom sistema de organização e planejamento, a fim de evitar gastos desnecessários e que não possam ser abatidos.

Como é possível facilitar a declaração e dedução desses gastos?

Conforme visto ao longo desse artigo, é possível deduzir impostos caso a empresa seja de lucro real. No entanto, é necessário que jaja uma organização bem feita dos comprovantes e gastos realizados.

Essa organização pode ser alcançada de duas formas: 1) às custas de inúmeros profissionais e um processo manual moroso, sujeito a fraudes, com alto valor de operação; ou 2) com um sistema de gestão de reembolso.

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