Submeter um relatório de despesas não é algo complicado, ainda mais quando se usa uma ferramenta como o Espresso que possui ótima usabilidade. No entanto, algumas pessoas ainda cometem alguns erros durante a submissão que podem tornar o processo um pouquinho mais complicado do que deveria ser. 

Por trás de um processo de reembolso simples e objetivo, da forma como a maioria dos colaboradores vêem, existe toda uma lógica pensada para que o processo seja organizado e completo. Dessa forma, tanto para o colaborador quanto para a empresa, é possível realizar um processo bem estruturado que garantirá agilidade e integridade dos reembolsos. 

Durante a prestação de contas, quando um relatório de despesas não é preenchido corretamente o processo acaba por ficar mais burocrático. Isso acontece porque o aprovador das despesas precisará solicitar a revisão do relatório para que o colaborador o corrija ou complete as informações faltantes. Com isso, a auditoria do relatório e a transferência de valor para o colaborador podem demorar mais que o previsto, gerando muita dor de cabeça para ambas as partes.

Para que você não tenha esse problema, preparamos algumas dicas sobre erros comuns na hora de submeter relatórios de despesas e como evitá-los. 

Informar uma data que não é compatível com a data do comprovante da despesa

Ao submeter seu relatório de despesas é muito importante que a data do gasto seja informada corretamente. A data é uma informação essencial para que a equipe do financeiro possa registrar seu gasto no sistema financeiro da empresa e programar seu pagamento. 

Além de as empresas possuírem orçamentos bem definidos, até mesmo para reembolsos, e precisarem efetuar um controle de tudo o que é gasto, é muito importante que a data da despesa seja compatível com a data preenchida no relatório pois os dados precisam condizer no momento de uma possível auditoria. Sendo assim, dificilmente seu aprovador deixará passar datas incorretas. Ele provavelmente solicitará a revisão de seu relatório.

Para evitar que a data seja informada errada, o ideal é que você registre suas despesas assim que elas acontecem. Dessa forma, além de não precisar se preocupar em perder o comprovante, você garantirá que a data estará correta pois o registro foi realizado no mesmo dia.

Anexar um comprovante ilegível

Um problema bem comum em relatórios de despesas são comprovantes ilegíveis. Amassados, com manchas de água ou desgaste de tinta, as avarias nos comprovantes de despesas podem prejudicar a leitura do documento e, com isso, fazer com que o aprovador até mesmo reprove uma despesa.

É muito delicado para a empresa realizar o pagamento de uma despesa sem comprovação pois, as auditorias que podem ser realizadas nos processos de reembolso são muito rigorosas, por isso o ideal é manter a integridade do processo. 

É muito importante que ao enviar seu relatório você verifique todos os comprovantes. Todos eles precisam estar legíveis. Comprovantes sujos e amassados não importam, desde que estejam legíveis. 

Realizar a prestação de contas muitos dias depois do gasto realizado

Algumas pessoas possuem um costume que não é muito legal: o de juntar notinhas por muitos meses para fazer uma única prestação de contas. 

Entendemos que nem sempre fazer o relatório de despesas é algo agradável, no entanto é importantíssimo que as despesas sejam enviadas com no máximo 30 dias desde o gasto realizado. Isso é necessário pois muitas empresas criam políticas de despesas que determinam o período máximo em que o colaborador pode ser reembolsado desde que o gasto foi efetuado. Sendo assim, caso você demore muito para submeter seu relatório para aprovação, você correrá o risco de ter o relatório reprovado.

A melhor forma para enviar seu relatório no tempo certo para aprovação é realizar relatórios por eventos ou períodos. Por exemplo, se você fizer uma viagem, junte todas as despesas da viagem e realize sua prestação de contas logo que a viagem acabar. Já se a viagem for muito longa e durar mais de 30 dias, o ideal é que você faça seu relatório por períodos da viagem, dessa forma você já poderá ser reembolsado assim que seu aprovador verificar as despesas.

Não especificar os motivos das despesas

Podemos classificar 3 informações como indispensáveis em um relatório de despesas: data do gasto, valor e motivo. 

O motivo da despesa é essencial e determina sua aprovação. O processo acontece dessa forma não por uma questão de desconfiança por parte da empresa, mas sim porque todos os gastos da empresa devem ser detalhados, independente de quem efetuou. 

Sempre quando passa por uma auditoria financeira as empresas precisam justificar as saídas de dinheiro e é nesse momento que muitas podem ter problemas ao reembolsar colaboradores por gastos sem justificativa. 

Dessa forma, para evitar que suas despesas sejam reprovadas ou que você tenha que corrigir o relatório muitas vezes, escreva de forma objetiva o motivo pelo gasto. 

Não justificar despesas que ultrapassaram políticas de gastos

É muito comum que as empresas definam políticas de gastos que devem ser seguidas pelos colaboradores no momento de realizar suas despesas. Tais políticas abrangem despesas de alimentação, transporte, hospedagem e várias outras.

Mesmo com a política bem definida, imprevistos podem acontecer. Levando isso em consideração, as empresas são abertas a analisar pedidos de reembolso que ultrapassem a política estabelecida para que possam verificar se o gasto pode ser reembolsado ou não. 

Por isso, para que você não corra o risco de ter seu pedido de reembolso reprovado por conta da política de gastos, é imprescindível que justifique e descreva todos os custos que ultrapassaram as regras estabelecidas na política.

Preencher o relatório de despesas da forma correta é essencial

As características de um relatório de despesas podem mudar de empresa para empresa. Cada uma vai definir o que são as informações essenciais para que seus colaboradores realizem a prestação de contas.

O mais importante a ser levado em consideração, então, é a atenção ao preenchimento para que nenhuma informação fique incorreta. Dessa forma fica mais fácil garantir que você será reembolsado certinho e em menos tempo.