É sempre importante que um colaborador que realize gastos em nome da empresa, seja em uma viagem ou em uma atividade externa, insira essas informações em um relatório de despesas para poder compilar todas as informações de uma maneira mais ordenada. E a melhor maneira de garantir que todas as informações que a empresa precisa sejam fornecidas por esse colaborador é se a empresa criar um modelo padrão de relatório de despesa.

Mas fica a dúvida: Quais informações eu preciso ter em um relatório?

Nesse artigo eu te guiarei na definição de informações que sejam importantes para sua empresa de acordo com o passo a passo que o próprio Espresso traz.

Informações do colaborador

Primeiro, precisamos das informações do colaborador: nome completo, dados bancários e e-mail. Aqui falamos da identificação pessoal mesmo, não entrando ainda na organização da sua empresa. Para o cadastro completo no Espresso, essas são as informações mais importantes.

Informações de natureza da despesa

Em um relatório é importante saber qual foi o tipo de despesa feito pelo colaborador. Foi alimentação? Transporte? Hospedagem? No Espresso você vai escolher o nível de detalhe que quer saber. 

Exemplo: Basta saber que é um gasto com alimentação ou é necessário saber se o gasto foi um almoço, um jantar ou um lanche?

Caso seja necessário, dentro de cada uma das categorias de despesas é possível especificar esses tipos de gastos mais recorrentes para sua empresa. Quanto mais detalhado for, mais granular poderá ser a sua análise. Para isso você deve usar a funcionalidade de subcategorias que pode entender melhor nesse texto da central de ajuda.

Informações de alocação de gastos

Preenchidos os dados do colaborador e a natureza da despesa, é muito importante alocar esses gastos em algum lugar. Como sua empresa os divide?

Empresas costumam alocar despesas de formas diferentes. Dependendo do tipo de empresa, pode fazer mais sentido organizar por centros de custos. Para outros tipos, pode fazer mais sentido organizar por projetos. Ou, numa mesma empresa, é possível que a empresa queira dividir os dois.

Isso é importante para depois fazer análises de rentabilidade, comparativos de gastos e bater orçamentos da empresa.

Independente do formato que utiliza, temos uma funcionalidade que ajudará nessa alocação. Separei alguns links abaixo da nossa central de ajuda para entender como utilizar cada uma delas:

Classificação de despesas com centros de custos

Classificação de despesas por projetos

Classificação de despesas por tags

Informações de aprovação

Para que se tenha um histórico do relatório, é importante que fique registrado nele todo o histórico de aprovação. Assim poderemos saber quem o aprovou e quem o editou, rejeitou, caso tenha acontecido.

No Espresso você cadastrará seus fluxos de aprovação e essas informações ficarão salvas automaticamente no relatório de despesas.

Como exemplificado acima, há muitas informações que são opcionais em um relatório, mas que ajudarão a sua empresa a ter uma gestão mais granular. O importante é achar o equilíbrio entre a granularidade da gestão e, muito importante também, a experiência do usuário que preenche os relatórios. Quanto mais informação ele tiver que preencher, pior é a experiência na ponta.

Pronto! Definimos o que precisa ser colocado no seu relatório. Não falta mais nada, certo?

ERRADO!

Além de todas as informações de classificação, informações do usuário e naturezas, há um elemento que é obrigatório em todos os relatórios: a nota fiscal, cupom fiscal, notinha manual etc. Para essa finalidade, basta o documento digitalizado assim como fica em todos os relatórios do Espresso.

Caso queira saber mais detalhes de quais informações são necessárias e como cadastrá-las no Espresso, você pode também assistir ao nosso curso completo de implantação, que te dará uma visão completa da plataforma.