Embora o trabalho remoto (home office) já fosse uma prática comum para muitas empresas, com a pandemia do Covid-19 ele se tornou necessário. Ou melhor, indispensável.

Esse tipo de trabalho foi reconhecido e regulamentado pela lei nº 13.467 na reforma trabalhista em 2017, como o tipo de trabalho prestado principalmente fora das dependências do empregador. No entanto, pela falta de familiaridade, muita gente ainda não sabe no que consiste.

Primeiramente, porém, é necessário diferenciar o home office do trabalho externo:

O trabalho externo é aquele que exige que a atividade seja necessariamente realizada fora da empresa. Como é o caso de vendedores externos, representantes comerciais e técnicos de manutenção de equipamentos, por exemplo. Já o home office é aquele que poderia ser realizado dentro da da empresa, mas é executado fora dela, por meio de um acordo entre trabalhador e empregado. 

Parece novidade, mas uma modalidade de home office já é regulamentada há alguns anos: o teletrabalho. É uma modalidade de contrato de trabalho que deve seguir regras legais e prevê obrigações específicas, como o ressarcimento de despesas efetuadas pelo colaborador para o exercício de suas funcionalidades.

Segundo o professor da PUC-SP e da FGV Paulo Sergio João, em matéria para o portal Pequenas Empresas, Grandes Negócios, é necessário fazer a distinção entre o home office que estamos adotando agora em medida emergencial na pandemia e o teletrabalho já regulamentado.

“Há uma confusão, porque o teletrabalho é uma modalidade de contrato. No cenário atual, se acentua a necessidade de adotar o home office, mas sem alterar condições de trabalho”, ele explica na entrevista. “O empregado vai continuar cumprindo a jornada e prestando seus serviços, mas não de forma presencial.”

Prof. Paulo Sergio João

De acordo com ele, os trabalhos remotos de agora “não passam necessariamente a se enquadrar no teletrabalho”, mas é inegável que as circunstâncias especiais requerem atenção jurídica. Cabe às empresas e seus colaboradores se atentarem aos próprios direitos e deveres nesse momento de crise para evitar que, além de financeira, ela se torne institucional dentro do seu ambiente de trabalho.

Agora que a empresa está online, eu pago para trabalhar?

Dentre as inúmeras discussões que se iniciaram com adoção imediata do home office, uma que vem crescendo e chamando atenção à medida em que os dias em casa se acumulam é: quanto a empresa deve contribuir para que o colaborador tenha um bom ambiente de trabalho em casa? Reembolso de internet? Compra de equipamento?

De acordo com a lei do teletrabalho, as despesas com aquisição ou manutenção dos equipamentos ou da infraestrutura para realização do trabalho remoto podem ser negociadas livremente entre o empregador e o empregado, desde que formalizada no contrato de trabalho – assim, detalhando e determinando o que será de responsabilidade de cada um e definindo quais dessas despesas podem ser reembolsadas pela empresa.

Além disso, a lei garante que o custo e o risco do trabalho não seja totalmente repassado ao empregado só porque ele está na própria casa.

O  art. 2º da CLT, estabelece que o empregador tem a obrigação de custear as despesas de seu negócio. Sendo assim, se em algum momento o colaborador que exerce suas atividades de forma remota passe a ter custos para o trabalho, esses devem ser ressarcidos pelo empregador.

É entendido como gasto para o empregado todo e qualquer custo extraordinário que o mesmo venha ter em função da atividade que exerce para a empresa. Por isso, para garantir a segurança de ambos, é recomendado que quaisquer acordo sejam devidamente formalizados.

Levando isso para o dia a dia, os gastos que não são possíveis de serem medidos de forma direta, como água e luz, por exemplo, são pagos pelo trabalhador. Já as despesas adicionais ligadas à execução da atividade devem ser consideradas como custos da empresa e devem ser devolvidas ao empregado seja por meio de ajuda de custo ou reembolso, sempre mediante apresentação de comprovantes.

É possível garantir o direito de todos no home-office durante e pós pandemia?

Com toda a crise do Covid-19, em março de 2020 o governo editou a medida provisória 927 com objetivo de ajudar os empreendedores brasileiros na gerência desse novo cenário .

Quanto a adoção do home office, a MP estabelece que os empregadores poderão converter os regimes de trabalho presencial em regimes de teletrabalho sem que este passe a configurar jornada externa. Assim, a jornada continuará sendo considerada como interna, mas cumprida fora das dependências da empresa, seja de forma total ou parcial.

Mesmo assim, é preciso formalizar um contrato escrito, em até 30 dias, com seus colaboradores tratando da conversão de regime.

No que tange aos custos, a medida mantém os termos da reforma trabalhista e permite que ocorra a negociação entre as partes de ajuda de custo para itens de infraestrutura, como água, energia elétrica e internet, a fim de que os gastos da operação não sejam de total responsabilidade do empregado. Além disso, também é possível acordar um empréstimo de equipamentos da empresa, sem ônus ao colaborador, que sejam considerados indispensáveis à realização das atividades.

Caso se decida por um valor fixo de ajuda de custo é importante ressaltar que ele não tem natureza salarial e é isento de qualquer tipo de encargo.

E o meu processo de reembolso propriamente dito? 

Com todo o restante bem definido, esse ponto fica mais simples. 

Se a sua empresa já era habituada a realizar reembolso de despesas, esse é o momento de remodelar sua política, adicionando os itens de home office previstos para desempenho da função de cada colaborador.

Mas caso você ainda não esteja acostumado com essa prática, é hora de construir seu processo de reembolsos, já prevendo todos os gastos de trabalho remoto embasados na medida provisória.

Outro ponto importante é utilizar a tecnologia a seu favor, muitos softwares tem aberto seus produtos para ajudar na gestão das empresas neste momento.

Além do Espresso, que controla a gestão dos processos dos gastos corporativos, vale explorar alguns outros como o Trello na gestão de atividades e equipes e também o uso de ferramentas de reunião online, como o Meet ou o Zoom

Assim você garante que seu time continue trabalhando o mais próximo possível do cenário normal.

(Na circunstância da publicação desse post nós passamos por uma pandemia mundial de COVID-19, o que faz com que muitas viagens estejam suspensas por questões sanitárias. Não temos intuito de estimular o descumprimento das medidas de distanciamento social recomendadas pela OMS. Recomendamos a todos o distanciamento social e os cuidados necessários para contenção do vírus.)

Sabemos que em nosso orçamento para viagens, a passagem aérea normalmente é a despesa que acaba pesando um pouquinho mais, porém não conseguimos ficar sem ela, não é mesmo? Ainda mais pensando em nosso mundo corporativo, cada segundo é extremamente valioso.

O ideal é que saibamos escolher muito bem a melhor passagem e sempre trabalharmos com um bom planejamento. Pensando nisso elencamos 5 dicas espetaculares para ajudar você nesse desafio. Vamos lá?

1 – Evite passagens em horários de pico

Ao pesquisar por sua passagem, tente fugir daqueles horários que costumam ter muita procura, como segundas pela manhã e sextas ao fim do dia, se possível opte sempre pelas terças, quartas e quintas, com preferência nos horários ao meio do dia.

O mesmo é válido para feriados e meses de alta temporada, aqui precisamos avaliar ainda mais.

2 – Defina com antecedência sua programação

Outro ponto muito importante para a escolha de uma passagem com ótimo custo é ter em mente com antecedência sua programação. Lembre-se aqui de todos os compromissos, reuniões, visitas, para que não seja preciso alterar o bilhete comprado.

Caso não consiga com antecedência definir todas as atividades, escolha primeiramente sua passagem para assim conseguir encaixar os eventos em sua agenda.

3 – Compre sempre cada passagem individualmente

Mesmo que não vá viajar sozinho, sempre opte por comprar cada passagem separadamente, pois os valores apresentados para elas podem mudar de acordo com a quantidade, isso ocorre porque talvez a companhia não tenha disponível todos os bilhetes em valor promocional, assim ela terá que apresentar o valor mais alto para todas.

4 – Seja flexível com conexões e aeroportos

No decorrer das pesquisas você perceberá que voos com conexões podem ser bem mais baratos, a diferença no valor de um voo direto com um voo com conexão normalmente é muito considerável e o tempo de conexão nem sempre é muito longo, por isso é válido analisar bem essas opções.

Seja flexível também com aeroportos. Em viagens para capitais é comum que tenha dois ou mais aeroportos, nesse caso sempre avaliamos qual ficará mais perto do nosso destino final, porém essa é outra oportunidade para compararmos os valores, aqui talvez o aeroporto que seja um pouco mais distante esteja com um valor bem inferior.

5 – Pesquise em sites e aplicativos de busca

Aproveite os diversos sites e ferramentas específicas em buscas de passagens. Em um único local você conseguirá comparar as opções de voos entre todas as companhias aéreas, basta informar qual a data e o local de destino.

É muito simples e rápido, assim você não precisará gastar tanto tempo acessando cada site, por lá já receberá qual a melhor oferta no dia e qual a companhia aérea. Mas continue pesquisando, tente acessar alguns dias em horários diferentes, pois esses valores sempre sofrem mudanças.

Com a evolução dos smartphones muitas facilidades nos foram apresentadas em aplicativos. Hoje já temos serviços essenciais na palma de nossas mãos como delivery de comida, compras de produtos em geral e possibilidades de transporte.

Os serviços de transporte ofertados por aplicativos, em especial, são muito utilizados todos os dias por pessoas ao redor do mundo todo. Há quem diga até mesmo que meios de transporte representam, hoje, 10% dos gatos médios de pessoas jovens no Brasil. 

Com o crescimento da oferta e principalmente do hábito adquirido com a facilidade, nos deparamos com a necessidade de ter um controle maior dos gastos com aplicativos de transporte pois é bem fácil extrapolar o orçamento estabelecido. 

A tecnologia é um facilitador, mas deve ser utilizado com cautela

É inegável que a tecnologia nos ajuda MUITO! Hoje em dia não há desculpas para não se locomover. Com um smartphone nas mãos você pode ir de onde estiver para onde quiser, gastando pouco e em poucos minutos. 

Como um facilitador, o uso de serviços ofertados por aplicativos é viciante. Ninguém mais quer perder tempo esperando no ponto de ônibus, ou gastar muito dinheiro chamando um táxi comum pelo telefone. Principalmente naqueles dias em que estamos com muita pressa (o que é a realidade da maior parte dos dias dos brasileiros visto que estamos sempre correndo) não pensamos duas vezes antes de chamar um carro de aplicativo. O problema é que de R$7 em R$7 reais, quando nos damos conta, o gasto já extrapolou o limite do mês. 

Administrar para não perder o controle

O objetivo deste artigo não é te convencer a não usar mais aplicativos de transporte, pelo contrário. Nosso objetivo é te convencer a economizar usando esses apps. 

A principal meta que um usuário de aplicativos de transporte precisa ter é conseguir combinar a economia de tempo com a redução de despesas. Para isso, a melhor forma é administrando as corridas realizadas.

Administrar é ter controle! Uma vez que você tem controle e sabe o valor que tem sido gasto por mês com o aplicativo de transporte, aí sim você começa a enxergar se os custos estão sendo altos ou não. Só no momento em que você enxergar os seus custos de fato é que você vai se despertar para a necessidade de reduzir essas despesas.

Pesquisar e comparar é essencial para economizar

Nas lojinhas de aplicativos podemos encontrar dezenas de apps que fornecem serviços de transporte, cada um deles a sua maneira. 

Uma recomendação é que você tenha em seu celular pelo menos 2 opções de apps com os quais você mais se identifica. Dessa forma, ao chegar o momento de realizar sua corrida você pode entrar nos dois, informar seu local de partida e destino e comparar rotas e preços. 

A diferença que você vai encontrar pode até ser pequena, de R$1 ou R$2. Mas pense nessa variação somada por 30 dias. A redução do gasto pode ser significativa.

Utilize programas de fidelidade e aproveite todos os descontos!

Mantenha as notificações dos seus aplicativos ativadas pois através delas você receberá promoções e cupons de desconto para aproveitar e economizar mais um pouquinho. Alguns aplicativos dão até mesmo descontos progressivos. Isso é muito legal para reduzir as despesas de quem depende de transporte todos os dias.

Se você estiver indo a algum evento grande também vale a pena pesquisar. Eventos geralmente fazem parcerias com apps de transporte para conceder descontos para aqueles que estiverem se locomovendo em prol do acontecimento. 

Já no caso das corridas corporativas, muitos apps oferecem planos corporativos de fidelidade. Quando a empresa adquire esse tipo de serviço para seus colaboradores a redução das despesas fica muito significativa. 

Evite horários de pico e fique de olho na tabela dinâmica

Sair de casa em horário de pico? Só se for extremamente necessário. 

Com o fluxo alto de carros nas ruas, seja por conta do horário ou por causa de alguma eventualidade como a chuva, o preço da corrida dos aplicativos passa a ser definido por uma tabela dinâmica, o que significa que sua viagem ficará mais cara.

Aproveite sempre que tiver possibilidade de companhia e divida o valor da viagem

Em algumas situações sempre encontramos alguém que precisa ir ao mesmo lugar que nós, ou em algum lugar que fique no meio do caminho. Aproveitar para juntar os dois destinos na mesma corrida é uma ótima maneira de reduzir despesas. 

Alguns aplicativos de transporte possuem até mesmo a funcionalidade de dividir a corrida entre duas pessoas e realizar a cobrança separadamente.

Dê preferência para realizar o pagamento do app de transporte com cartão pré-pago

Utilizar cartão de crédito nos aplicativos de transporte é uma armadilha para quem se perde no controle dos gastos. Isso porque sempre consideramos que a viagem ficou baratinha e nos esquecemos que ao final do mês, juntando todas as corridas, a soma dos gastos fica bem grande. 

Ao utilizar um cartão pré-pago, ou até mesmo dinheiro em espécie, para pagar suas corridas com carros de aplicativo você pode definir um teto de gastos e ter um controle maior. Dessa forma, você evita aquela surpresinha desagradável ao receber a sua fatura. 

E por fim, mas não menos importante…

Use alternativas de transporte diferentes

Sabemos que a facilidade de solicitar um carro pelo app é tentadora, mas para quem precisa economizar a melhor solução ainda é utilizar meios de transporte públicos. Os ônibus, metrôs e linhas de trem ainda são as alternativas mais baratas para se locomover. Para os estudantes ainda há mais uma grande vantagem: é possível utilizar o transporte público pela metade do preço. 

O mais importante para reduzir as despesas com aplicativos de transporte é gastar com consciência, se atentar às suas reais necessidades e evitar desperdícios de dinheiro apenas pela facilidade. 

Submeter um relatório de despesas não é algo complicado, ainda mais quando se usa uma ferramenta como o Espresso que possui ótima usabilidade. No entanto, algumas pessoas ainda cometem alguns erros durante a submissão que podem tornar o processo um pouquinho mais complicado do que deveria ser. 

Por trás de um processo de reembolso simples e objetivo, da forma como a maioria dos colaboradores vêem, existe toda uma lógica pensada para que o processo seja organizado e completo. Dessa forma, tanto para o colaborador quanto para a empresa, é possível realizar um processo bem estruturado que garantirá agilidade e integridade dos reembolsos. 

Durante a prestação de contas, quando um relatório de despesas não é preenchido corretamente o processo acaba por ficar mais burocrático. Isso acontece porque o aprovador das despesas precisará solicitar a revisão do relatório para que o colaborador o corrija ou complete as informações faltantes. Com isso, a auditoria do relatório e a transferência de valor para o colaborador podem demorar mais que o previsto, gerando muita dor de cabeça para ambas as partes.

Para que você não tenha esse problema, preparamos algumas dicas sobre erros comuns na hora de submeter relatórios de despesas e como evitá-los. 

Informar uma data que não é compatível com a data do comprovante da despesa

Ao submeter seu relatório de despesas é muito importante que a data do gasto seja informada corretamente. A data é uma informação essencial para que a equipe do financeiro possa registrar seu gasto no sistema financeiro da empresa e programar seu pagamento. 

Além de as empresas possuírem orçamentos bem definidos, até mesmo para reembolsos, e precisarem efetuar um controle de tudo o que é gasto, é muito importante que a data da despesa seja compatível com a data preenchida no relatório pois os dados precisam condizer no momento de uma possível auditoria. Sendo assim, dificilmente seu aprovador deixará passar datas incorretas. Ele provavelmente solicitará a revisão de seu relatório.

Para evitar que a data seja informada errada, o ideal é que você registre suas despesas assim que elas acontecem. Dessa forma, além de não precisar se preocupar em perder o comprovante, você garantirá que a data estará correta pois o registro foi realizado no mesmo dia.

Anexar um comprovante ilegível

Um problema bem comum em relatórios de despesas são comprovantes ilegíveis. Amassados, com manchas de água ou desgaste de tinta, as avarias nos comprovantes de despesas podem prejudicar a leitura do documento e, com isso, fazer com que o aprovador até mesmo reprove uma despesa.

É muito delicado para a empresa realizar o pagamento de uma despesa sem comprovação pois, as auditorias que podem ser realizadas nos processos de reembolso são muito rigorosas, por isso o ideal é manter a integridade do processo. 

É muito importante que ao enviar seu relatório você verifique todos os comprovantes. Todos eles precisam estar legíveis. Comprovantes sujos e amassados não importam, desde que estejam legíveis. 

Realizar a prestação de contas muitos dias depois do gasto realizado

Algumas pessoas possuem um costume que não é muito legal: o de juntar notinhas por muitos meses para fazer uma única prestação de contas. 

Entendemos que nem sempre fazer o relatório de despesas é algo agradável, no entanto é importantíssimo que as despesas sejam enviadas com no máximo 30 dias desde o gasto realizado. Isso é necessário pois muitas empresas criam políticas de despesas que determinam o período máximo em que o colaborador pode ser reembolsado desde que o gasto foi efetuado. Sendo assim, caso você demore muito para submeter seu relatório para aprovação, você correrá o risco de ter o relatório reprovado.

A melhor forma para enviar seu relatório no tempo certo para aprovação é realizar relatórios por eventos ou períodos. Por exemplo, se você fizer uma viagem, junte todas as despesas da viagem e realize sua prestação de contas logo que a viagem acabar. Já se a viagem for muito longa e durar mais de 30 dias, o ideal é que você faça seu relatório por períodos da viagem, dessa forma você já poderá ser reembolsado assim que seu aprovador verificar as despesas.

Não especificar os motivos das despesas

Podemos classificar 3 informações como indispensáveis em um relatório de despesas: data do gasto, valor e motivo. 

O motivo da despesa é essencial e determina sua aprovação. O processo acontece dessa forma não por uma questão de desconfiança por parte da empresa, mas sim porque todos os gastos da empresa devem ser detalhados, independente de quem efetuou. 

Sempre quando passa por uma auditoria financeira as empresas precisam justificar as saídas de dinheiro e é nesse momento que muitas podem ter problemas ao reembolsar colaboradores por gastos sem justificativa. 

Dessa forma, para evitar que suas despesas sejam reprovadas ou que você tenha que corrigir o relatório muitas vezes, escreva de forma objetiva o motivo pelo gasto. 

Não justificar despesas que ultrapassaram políticas de gastos

É muito comum que as empresas definam políticas de gastos que devem ser seguidas pelos colaboradores no momento de realizar suas despesas. Tais políticas abrangem despesas de alimentação, transporte, hospedagem e várias outras.

Mesmo com a política bem definida, imprevistos podem acontecer. Levando isso em consideração, as empresas são abertas a analisar pedidos de reembolso que ultrapassem a política estabelecida para que possam verificar se o gasto pode ser reembolsado ou não. 

Por isso, para que você não corra o risco de ter seu pedido de reembolso reprovado por conta da política de gastos, é imprescindível que justifique e descreva todos os custos que ultrapassaram as regras estabelecidas na política.

Preencher o relatório de despesas da forma correta é essencial

As características de um relatório de despesas podem mudar de empresa para empresa. Cada uma vai definir o que são as informações essenciais para que seus colaboradores realizem a prestação de contas.

O mais importante a ser levado em consideração, então, é a atenção ao preenchimento para que nenhuma informação fique incorreta. Dessa forma fica mais fácil garantir que você será reembolsado certinho e em menos tempo.

(Na circunstância da publicação desse post nós passamos por uma pandemia mundial de COVID-19, o que faz com que muitas viagens estejam suspensas por questões sanitárias. Não temos intuito de estimular o descumprimento das medidas de distanciamento social recomendadas pela OMS. Recomendamos a todos o distanciamento social e os cuidados necessários para contenção do vírus.)

Viagens corporativas são uma prática muito comum e necessária no mundo dos negócios. Seja para vender, dar assistência em produtos, implantar sistemas ou fazer reuniões com investidores, as viagens corporativas acontecem durante todo o ano e representam uma parcela significativa de gastos da empresa.

É por isso que em tempos de crise econômica é comum vermos as viagens cortadas com o objetivo de preservar a saúde financeira do negócio.

Ainda assim, mesmo em períodos turbulentos algumas viagens não podem ser canceladas pois também são essenciais para que o negócio sobreviva.

Pensando nisso, preparamos algumas dicas para economizar com viagens corporativas em períodos de crise econômica.

Política de despesas para viagens corporativas

Essa é uma dica que pode ser usada não apenas para os períodos de crise, mas para todo o ano, nos momentos em que os cofres estiverem cheios e vazios.

Ter uma política que define as diretrizes dos gastos com viagens corporativas é muito importante para que a empresa consiga economizar e evitar até mesmo fraudes.

Na política de despesas devem ser definidos desde os limites de gastos até tipos de serviços, passagens e outros materiais que podem ser consumidos pelos colaboradores nas viagens realizadas a trabalho.

Com a política criada fica mais fácil para o financeiro incluir uma previsão de gastos no orçamento da empresa e realizar as estratégias de mudança necessárias nos momentos em que a crise apertar e for preciso economizar.

E além disso, no momento em que a prestação de contas dos gastos for feita pelos colaboradores, os gestores e o próprio financeiro possuirão parâmetros muito mais claros para identificar gastos excessivos.

Saiba mais sobre como criar uma política de despesas para viagens corporativas.

A política de despesas deve ser compartilhada com todos os colaboradores da empresa, e estes devem ser sempre incentivados a utilizarem o dinheiro disponibilizado para viagens de forma consciente.

Para economizar é preciso planejamento

Planejar as viagens corporativas é o primeiro passo para garantir a economia nos gastos. O planejamento deve ser feito sempre pelo colaborador, com seu gestor de equipe e o financeiro.

A organização da viagem deve levar em consideração seus objetivos, a quantidade de dias necessários para cumprir a tarefa principal, os horários de voos, de reuniões e os riscos da viagem (trânsito, voos cancelados, cancelamento de reuniões, atrasos, entre outros).

Outra parte muito importante desse planejamento é prever tarefas secundárias que podem ser realizadas para aproveitar o tempo como, por exemplo, visitar clientes, reuniões com equipes de outras filiais da empresa, prospecção de outros possíveis clientes localizados próximos à área que será visitada etc.

Neste momento também cabe que a empresa se previna com um seguro que cubra imprevistos causados por acidentes ou doenças que possam acometer seus colaboradores. Pagar um seguro nestes casos pode compensar muito mais do que gastos emergenciais não previstos com saúde.

Saia do óbvio e busque serviços alternativos com preços acessíveis

Nos momentos de crise onde é preciso economizar, fugir do padrão e do mais conhecido pode ser benéfico.

Com o crescente aumento de serviços disponibilizados através de aplicativos próprios para smartphones, hoje temos uma infinidade de opções de meios de transporte e hospedagem com os mais variados preços e condições. Além de economizar dinheiro, essas soluções promovem também economia de tempo para a empresa e para o colaborador com serviços menos burocráticos.

Mas atenção! Não é legal expor o colaborador a experiências perigosas, por isso é preciso avaliar bem para não cair em ciladas pois em períodos de crise o oportunismo pode crescer também.

Compre passagens e faça reservas de hospedagem de forma estratégica

Comprar passagens aéreas em cima da hora de viajar? É melhor não… esse não é um hábito saudável para as finanças da empresa pois quanto mais próxima estiver a viagem, mais cara a passagem será.

O ideal na hora de planejar uma viagem a trabalho é pesquisar as opções com antecedência.

Hoje temos disponíveis uma infinidade de sites que oferecem passagens com descontos promocionais, além de parcerias e milhas que podem ser consumidas pela empresa para tornar o valor ticket mais atrativo.

Também não podemos deixar de analisar os preços e condições da boa e velha viagem de ônibus. A depender do contexto da viagem, do tempo disponível e do trajeto, o transporte terrestre pode compensar mais que o aéreo.

No que diz respeito à hospedagem, também vale a pena analisar as opções de hotéis, hostels, entre outros, e sempre se atentar aos preços de diárias com opção de café da manhã.

Ter uma mesa farta com opções deliciosas logo no início do dia é realmente maravilhoso, mas se a variação de preço por esse serviço for muito grande, pode ser que o colaborador economize mais adquirindo sua primeira refeição do dia em um café fora do hotel.

Por fim, também é importante se atentar às tarifas. Tanto os meios de transporte como os serviços de hospedagem podem ter tarifas adicionais que muitas vezes passam despercebidas durante o planejamento da viagem corporativa.

É preciso sempre observar as possibilidades de tarifas e taxas para não ser surpreendido negativamente.

Ter uma visão gerencial dos gastos é indispensável para economizar durante as viagens corporativas

Para que o colaborador tenha mais controle sobre seus gastos durante a viagem, e possa tomar decisões de como gastar o budget disponível da forma mais estratégica possível, a empresa pode apostar na tecnologia.

O Espresso é um aplicativo para controle e gestão de reembolsos corporativos. Utilizando o app o colaborador terá seus gastos todos registrados e devidamente classificados.

E o Espresso pode ajudar a empresa a economizar com viagens corporativas? Sim!

Utilizando o aplicativo para o processo de reembolsos a empresa e o colaborador têm uma série de benefícios, como:

  • Disponibilização da política de despesas através do app;
  • Prevenção de erros humanos e fraudes na geração dos relatórios de despesas;
  • O colaborador poderá dedicar mais tempo para atividades importantes da empresa uma vez que não precisará fazer o relatório de despesas manual;
  • O processo de registro das despesas e envio do relatório de prestação de contas é mais rápido, fazendo com que o financeiro tenha acesso mais rápido aos gastos;
  • O financeiro terá mais controle sobre o que está sendo gasto de fato e poderá fazer mudanças estratégicas na política de despesas;
  • O gestor da empresa terá mais facilidade e autonomia para visualizar de forma gerencial os gastos das viagens corporativas.

De todos os benefícios acima, um dos mais importantes é a visão gerencial que o Espresso fornece para a empresa.

É através desse tipo de análise que planos de ação podem ser desenhados com base nos gastos mais comuns e essenciais dos colaboradores e, dessa forma, as boas práticas de viagens corporativas vão sendo moldadas e passam a gerar economia de dinheiro para a empresa.

Se as viagens são importantes para os dois lados, a empresa pode tentar negociar os custos com o cliente

Essa é uma opção que muitas empresas ainda têm receio de colocar em prática, mas dividir custos para o bem comum é uma ótima ideia.

Em tempos de crise é essencial que as empresas cooperem, por isso se a viagem corporativa é interessante e importante para os dois lados, por que não tentar negociar as despesas?

Dessa forma, a empresa consegue economizar e engajar mais o cliente na tarefa que será realizada como objetivo final da viagem.

Por fim, o mais importante durante os períodos de crise é ter planejamento e consciência para poder realizar as viagens utilizando o dinheiro da empresa de forma cuidadosa.

É possível economizar com viagens corporativas sem necessariamente proibir viagens e visitas a clientes. Basta ter controle, instruir seus funcionários corretamente e ter um aplicativo de controle de despesas e reembolsos para controlar com ainda mais exatidão seu processo de reembolso.

quer conhecer o espresso? solicite uma demonstração

A cultura de redução de despesas nunca se fez tão necessária quanto no momento atual. Em tempos de crise o sucesso da empresa depende muito de gastos conscientes e redução de despesas para preservar o caixa. 

Existem muitas alternativas que podem ser utilizadas para conter gastos e diminuir despesas já existentes, no entanto a redução de despesas deve ser feita de forma estratégica. 

O ideal é que as empresas adotem práticas de redução de despesas que se tornem parte da cultura organizacional do negócio, ou seja, que sejam adotadas e tragam benefícios por toda a vida da empresa e não apenas nos momentos de crise. 

Veja, abaixo, 5 dicas que te ajudarão a reduzir os gastos da sua empresa de forma estratégica: 

1 – ELIMINAR PAPÉIS

A digitalização de documentos é real e veio para ficar! 

Acabar com os papéis é uma ótima forma de economia pois, além de deixar de comprar o papel em si a empresa também deixará de ter custos com impressoras e tinta, que são materiais caros. 

Outro impacto da eliminação dos papéis é a redução de gastos com arquivo. Muitas empresas ainda possuem custos com depósitos para guardar papéis. Investir num servidor em nuvem e manter todos os documentos digitalizados pode gerar uma redução tremenda nos custos e sua empresa ainda ajudará o meio ambiente. 

2 – COPOS DE ÁGUA E CAFÉ

É comum que as empresas comprem copos descartáveis para o consumo de água e café entre seus colaboradores e visitantes. Esse custo pode ser reduzido ao adotar copos não-descartáveis. 

Muitas empresas compram canecas personalizadas para seus colaboradores. Além de reduzir as despesas com os descartáveis, e ajudar o meio ambiente produzindo menos lixo, também é uma ótima forma de economizar visto que a longo prazo o gasto com as canecas personalizadas fica menor que o gasto com os descartáveis. 

3 – CAPACITAR OS COLABORADORES

Ter colaboradores capacitados é uma ótima forma de reduzir despesas pois a capacitação faz com que o trabalho seja desempenhado com mais habilidade.

Tais habilidades podem gerar economia de tempo, energia, de consumo de serviços como internet, materiais, entre outros.

Nem sempre é possível contratar profissionais já capacitados, mas não tem problema. Investir na capacitação dos seus colaboradores é visar um benefício maior e com certeza trará resultados.

4 – CONTROLE ORÇAMENTÁRIO

Estipular metas dentro do controle orçamentário da empresa é uma ótima forma de reduzir despesas e controlar para que a redução seja definitiva. 

As metas de redução podem abranger vários setores da empresa. A ideia é que os colaboradores também sejam envolvidos para que ajudem os gestores a diminuir os gastos e otimizar mais seus trabalhos. 

Com as metas estabelecidas, é hora de analisar o previsto x realizado. Essa é uma análise que deve ser feita mensalmente e acompanhada de perto. É a partir dela que a redução de despesas será percebida de forma mais concreta.

5 – UTILIZAR FERRAMENTAS ESTRATÉGICAS

Algumas ferramentas disponíveis no mercado podem ser grandes aliadas no controle e na redução de despesas da sua empresa. 

Ferramentas de controle orçamentário, fluxo de caixa, projetos, entre outras, facilitam para que o gestor visualize onde a empresa pode deixar de gastar afetando de forma positiva seu negócio. 

Um exemplo de processo para o qual o uso de uma ferramenta é muito benéfico é o processo de reembolso de despesas de viagens. Utilizar uma ferramenta como o Espresso para fazer a gestão dos reembolsos de viagens ajuda a empresa a reduzir despesas pois torna o processo automatizado de acordo com as definições de política da própria empresa, além de trazer o benefício de um controle anti fraude automatizado. 

Reduzir despesas é uma prática essencial para manter a vida financeira da sua empresa saudável em tempos como os que estamos vivendo, no entanto essa redução não deve ser sofrida. O ideal é que as mudanças sejam estratégicas para que criem um clima de cultura sustentável, onde mesmo com a diminuição dos gastos a empresa possa operar e manter a qualidade de seus produtos e serviços.

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QUEM É A FABIO PERINI?

Há mais de 50 anos no mercado, a Fabio Perini é líder na produção de máquinas de conversão de papeis. A empresa foi fundada na Itália, mas em 1993 passou a fazer parte do grupo alemão Körber, com unidades na Itália, Brasil, EUA e China.

Por sua abrangência e relevância multinacional, a Fabio Perini  tem em seu quadro de funcionários colaboradores que transitam entre fábricas, unidades e clientes no mundo inteiro. Por esse motivo, seus funcionários geram relatórios de despesas de viagem multimoedas, o que se mostrava um entrave para a fluidez do processo de reembolso – que era feito manualmente, podendo levar até 30 dias para ser finalizado.

A insatisfação com a demora para concluir os processos de reembolso fez com que a equipe financeira buscasse uma nova solução. O caminho não foi simples, mas em setembro de 2019 eles se juntaram ao Espresso para mudar essa situação e abandonar o processo manual.

Para nos contar um pouco mais sobre como foi a implantação e adaptação da Fabio Perini ao Espresso, entrevistamos Rodrigo Weinfurter, analista financeiro de controladoria e um dos responsáveis pelo dia a dia financeiro da empresa e pelos relatórios de viagens do todos os colaboradores da Fabio Perini no Brasil.

sede da fabio perini no brasil

O PROBLEMA: COMO A FABIO PERINI FAZIA REEMBOLSO?

Antes do Espresso, os reembolsos da Fabio Perini eram feitos através de planilhas de Excel preenchidas pelos colaboradores. Todo o processo poderia levar, em alguns casos, mais de 30 dias para ser concluído devido as assinaturas manuais e retorno por não conformidade de alguns relatórios.

De acordo com Rodrigo, no processo antigo eles tinham que conferir todos os lançamentos realizados na planilha e o desgaste da tarefa e a falta de tempo faziam com que o processo fosse suscetível a fraudes.

“Em muitas situações abríamos mão de apurarmos em 100% dos casos a acuracidade dos documentos e faziamos uma seleção por “amostragem” para auditar as viagens. (…) A necessidade de melhora no processo sempre foi evidente, tínhamos consciência que era necessário um investimento nos controles de viagens porque é onde a empresa tem um gasto elevado todos os anos.”

Rodrigo Weinfurter, analista financeiro da Fabio Perini

A SOLUÇÃO: COMO FOI O PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO E USO?

A proposta de solução foi apresentada à Fabio Perini pela Escotta, consultoria SAP cliente e parceira do Espresso, com quem a empresa vinha conversando sobre alternativas de melhora de processo. Como Rodrigo nos conta, eles chegaram a avaliar outras plataformas, assim como estudaram a possibilidade de criar uma nova, mas o custo benefício obtido na implantação do Espresso associada à integração SAP oferecida pela Escotta foram decisivos para a escolha e contratação do software.

“A qualidade do suporte e prestatividade no atendimento são pontos fundamentais na nossa parceria. (…) Alguns pontos do processo ainda precisam ser alinhados e os usuários precisam se acostumar com a ferramenta, mas mesmo nesse cenário tivemos melhoras significativas no tempo do processo.

Rodrigo Weinfurter, analista financeiro da Fabio Perini

COMO O ESPRESSO ATENDEU AS PARTICULARIDADES DA FABIO PERINI:

Quando iniciamos a negociação com a Fabio Perini nos foi apresentado o desafio da multimoeda. Até então o Espresso não tinha uma funcionalidade capaz de suprir a dor latente da empresa que precisava lidar com relatórios de despesas corporativas feitos no exterior, envolvendo mais de uma moeda e taxa cambial.

Essa ferramenta é fundamental para o nosso uso do Espresso porque nosso volume de viagens para o exterior é muito alto e esta funcionalidade estava prevista para ser lançada quando fechamos o contrato com a Espresso.

Rodrigo Weinfurter, analista financeiro da Fabio Perini

Combinamos a entrega da funcionalidade e nosso time trabalhou para cumprir a missão, que tomou forma no final de 2019. Inclusive permitindo alterações na cotação das moedas e adicionar a porcentagem paga em impostos, para dinamizar e manter ainda mais preciso o cálculo do valor devolvido ao colaborador.

Além da praticidade multimoedas, Rodrigo nos contou que já tiveram bons resultados com a funcionalidade antifraude, obtendo resultados concretos de economia.

Conseguimos reduzir consideravelmente o tempo de prestação de contas e já tivemos resultados concretos de economia por meio da funcionalidade antifraude.

Rodrigo Weinfurter, analista financeiro da Fabio Perini

COMO ESTÁ SENDO A EXPERIÊNCIA ESPRESSO?

“Internamente houveram muitos elogios por parte dos viajantes, pela agilidade que o produto proporcionou durante o processo de prestação de contas.”

Rodrigo Weinfurter, analista financeiro da Fabio Perini

Após a implantação do Espresso a equipe da Fabio Perini notou uma redução significativa de tempo na jornada de reembolso e prestação de contas. Isso implica que seus funcionários agora perdem menos tempo com tarefas secundárias e podem se dedicar àquilo que realmente importa e faz diferença para a empresa. 

É esse impacto positivo que você pode gerar na sua empresa: um processo ágil, antifraudes, descomplicado e altamente econômico. Fale com um de nossos consultores para entender melhor como o Espresso pode ajudar sua empresa.

Em tempos de crise nos deparamos com um futuro incerto, especialmente no que diz respeito ao financeiro de nossas empresas. É frente à perda de negócios e oportunidades que vem à tona a importância de garantir a fidelidade e o sucesso do cliente.

Os impactos da pandemia do Covid-19 na economia tem sido negativos para grande parte das empresas. A realidade é de pequenos, médios e até grandes empresários sendo forçados a se adaptar a novos modelos de negócio e produção sem muito tempo para planejamento.

Já é perceptível que para aqueles que possuem visibilidade, proximidade e uma boa estruturação da área de sucesso do cliente as turbulências estão sendo menores. Isso porque o sucesso do cliente foca em retenção, satisfação e fidelização dos clientes que a empresa já tem.

Na crise, a receita recorrente de um cliente fidelizado pode ser determinante para a sobrevivência da sua empresa.

O foco para conseguir alcançar o sucesso do cliente em um período de crise é estabelecer métodos e processos para gerar mais do que nunca proximidade e empatia, esse é um momento de colaboração. Levantamos aqui alguns pontos que poderão ajudá-los na construção de boas práticas para que consigam proporcionar aos seus clientes a melhor experiência possível nesse período.

Definir ações para base de clientes

Customer Success nunca foi tão importante, o novo comportamento agora é reter, trocar o “vender” por “ajudar”.

Para conseguir atuar de forma eficaz com nossa base de clientes, o primeiro passo é avaliar o nível de criticidade do meu serviço para o usuário. Se o meu cliente tem uma alta utilização do meu serviço, potencialmente ele é um forte dependente da empresa.

Devemos avaliar também o quão impactado ele está neste momento. Todos esses aspectos são importantes para medir riscos e transformá-los em oportunidades.

Não devemos, e muito menos agora, prender clientes com amarras e multas contratuais. Isso, além de prejudicar a experiência dificulta que seu cliente passe para frente a indicação da sua empresa.

É gerando satisfação para eles que atingiremos o sucesso e assim naturalmente irão querer ficar. Com a avaliação dos aspectos citados acima e com o monitoramento da jornada do cliente é possível segmentar nossa base e definir playbooks por segmento.

Não agir pelo pânico, não agir por instinto

Em um período de incerteza nosso instinto de sobrevivência prevalece, porém não devemos agir pelo pânico, é preciso ter muita clareza do real impacto do que está acontecendo agora para cada segmento.

Não sabemos quanto tempo irá durar, se haverá postergação da quarentena e como será a curva de recuperação, então precisamos trabalhar com o que temos. Em um momento extraordinário como esse, portanto, é necessário ter estratégias – sim, no plural!,

Faça planos e promoções, ofertas, flexibilize datas para que ele mantenha seu serviço ou continue consumindo – vá até ele levando a solução. Dê um prazo para que seus clientes também se recuperem. É assim que você garante que eles te procurarão quando isso tudo passar.

“Você pode oferecer, de forma proativa e solidária, a mudança gratuita para um plano mais completo ou adicionar novas funcionalidades gratuitamente. O objetivo aqui é dar ainda mais ferramentas para os seus clientes e ao mesmo tempo fazê-los “descobrir” esses recursos que podem aumentar o lock-in do cliente com sua solução.”

Mariana Thomaz da Sesnsedata em seu artigo “Costumer Success em tempos de crise

As empresas e os próprios consumidores não precisam de mais pânico. Mesmo em meio ao caos todos estamos buscando nos aproximar daquilo que considerávamos como “normal”: a demanda de consumo ainda existe, é uma demanda reprimida, afinal as pessoas estão em suas casas, mas quando isso tudo acabar elas irão voltar para o mercado.

Todos precisam se ajudar: governo, empresas, funcionários e mercado consumidor. Precisamos ajudar nossos clientes para que assim consigam também ajudar seus clientes. Não espere o chamado do seu cliente por ajuda.

Gerenciar riscos e oportunidades

Parece redundante reforçar que nesse momento devemos construir dinâmicas que nos permitam operar em meio ao distanciamento social, mas é imprescindível termos isso em mente a cada decisão tomada. E isso conversa diretamente com transformação digital.

Se reinventar e mudar as dinâmicas da sua empresa pode parecer assustador, mas essa é a melhor hora para gastar um tempo extra avaliando riscos. Afinal, as dinâmicas do mundo e das nossas relações já mudaram mesmo, pra quê perder mais tempo?

O Customer Success nasceu com o propósito de garantir a retenção e o atendimento de excelência direcionado ao cliente. Use isso a seu favor. Se você conhece bem seu produto e seu cliente é possível criar ações personalizadas para cada um e quem sabe assim gerar oportunidades únicas.

Aproveite as ferramentas gratuitas disponibilizadas nesse período, desfrute (e até faça algumas, se possível) das lives e webinars oferecidos diariamente, busque a transformação digital para economizar e oferecer economia para seus clientes, procure programas para se tornar parceiros de outras empresas e, quem sabe, de seus próprios clientes!


Contratando o Espresso você terá um gerente de sucesso que acompanhará sua implantação para te ajudar a ter a empresa inteira usando nossa solução de forma mais fácil e eficiente.

Dúvidas, sugestões e críticas são sempre bem vindas.

O QUE É A ESCOTTA? O que eles fazem?

A Escotta é uma consultoria SAP especializada em automatização de processos e inteligência artificial, combinando talentos e soluções a fim de tornar seus clientes mais eficientes e competitivos no mercado. Com um vasto número de empresas em sua agenda, a Escotta faz desde pequenas melhorias até implementação de novos módulos, inclusão e retirada de empresas do ambiente SAP. 

O diferencial buscado pela Escotta é a entrega de valor e uma ótima experiência do usuário. Por esse motivo, é constante a busca proativa de sistemas especializados para soluções pontuais de grande impacto, como é o caso do Espresso. Oferecer a integração desses sistemas como parte do seu portfólio de serviços é o espaço que a consultoria encontra para explorar seus diferenciais. 

Dentre os clientes da Escotta estão a Fabio Perini, Votorantim, Electrolux e Boticário.

A Escotta é parceira do Espresso desde 2019 e convidamos o founder da Escotta, Thiago Garcêz, para nos contar um pouco mais sobre como funciona o processo de parceria e os resultados alcançados desde que iniciaram o uso do Espresso internamente e no portfólio de clientes.

O GRANDE PROBLEMA ENFRENTADO PELA ESCOTTA

Após perceberem a dor de alguns de seus clientes com processos de reembolso cheios de falhas e desgastes, Thiago e sua equipe começaram um intenso processo de pesquisa de softwares e soluções. 

Como ele nos conta na entrevista fornecida para elaboração desse case, a própria Escotta tinha um processo de reembolso ruim, completamente manual, com alta demanda de tempo e equipe dedicada. Ele precisava com urgência de uma ferramenta que resolvesse os problemas internos próprios e de clientes.

Como a solução oferecida pelo Thiago é SAP ele nos explicou que inicialmente optaram por desenvolver um sistema próprio, mas perceberam que seria muito oneroso. Pra quê surgir com uma solução tão cheia de particularidades quando já existem outras prontas capazes de automatizar, facilitar e melhorar o processo integrado ao SAP?

COMO A ESCOTTA SE TORNOU PARCEIRA DO ESPRESSO

Thiago nos conta que encontraram o Espresso via Google quando começaram a pesquisar sobre alternativas de reembolso. Entraram em contato conosco após conhecer nossa página de parcerias e se interessar pelo formato dos benefícios oferecidos.

À medida que foram apresentados ao software, ele diz, foi possível perceber que o Espresso seria uma solução válida e útil – não apenas para a Escotta, mas para o amplo portfólio de clientes atendidos por eles. De acordo com o Thiago, o fit cultural entre as duas empresas foi instantâneo e decisivo para firmar a parceria.

“(…) por ser robusto e confiável sei que ele vai atender nossos clientes de forma geral sem nos dar trabalho. A equipe do Espresso acredita nas pessoas. Tive certeza que nossos clientes ficariam satisfeitos. (…) O período de negociação e fechamento do contrato foi bem simples e (aconteceu) em conversa direta com o Fábio (gestor de processos) e fluiu tranquilamente sem estress”

Thiago Garcêz – founder da Escotta
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AS VANTAGENS DA PARCERIA

“A parceria com o Espresso agrega para nós no sentido de entregar pra nossa base uma necessidade que a Escotta por si só não atende, nem a SAP”

Thiago Garcêz – founder da Escotta

Durante nossa entrevista Thiago contou que a alternativa SAP para reembolso (Concur) exige muita manutenção e uma parametrização complexa, o que acabava não sendo viável para muitos clientes.

“A razão principal é a praticidade que o Espresso agrega. A maior vantagem é levar isso para nossos clientes e abrir porta para novos clientes que não teríamos aberturas não fosse essa dor latente.”

Thiago Garcêz – founder da Escotta

Quando perguntamos sobre os processos internos, como eles fazem para identificar um cliente que necessita do Espresso, Thiago me contou que esse é um dos diferenciais da Escotta. Nas palavras dele “a identificação vem de conhecer intimamente a base e saber a necessidade deles.”.  

COMO O ESPRESSO TRANSFORMOU OS PROCESSOS DA ESCOTTA

“Primeiro resultado é falar pra dentro de casa. Mudou muito a nossa vida usar o Espresso, os nossos funcionários estão bem satisfeitos – eu mesmo uso bastante, porque viajo muito – faço muito reembolso. Do lado administrativo e financeiro (passamos a ter) só tem um ponto de contato, isso facilitou muito.”

Thiago Garcêz – founder da Escotta

Além de se tornarem parceiros, a Escotta também se tornou cliente e pôde perceber as vantagens do Espresso internamente antes de indicar a seus clientes. Segundo Thiago, a Escotta também tinha essa necessidade latente, especialmente por trabalharem com projetos faturados pelos clientes – o que implica na necessidade de enviar relatórios detalhados e todas as notinhas para o cliente. Esse processo, segundo ele, fez com que a Escotta tivesse uma grande evolução financeira.

Aproveitando o tema das mudanças para melhor geradas pelo Espresso, ele citou ainda o exemplo do primeiro cliente deles que negociou com o Espresso – resultado do nosso programa de parcerias:

“Um cliente em comum, a Fabio Perini, que vende grandes maquinários para indústrias, e os técnicos e vendedores precisam viajar por toda América e Brasil, fazem bastante reembolso em moedas diferentes,  cartão corporativo, via dinheiro, adiantamento, cartão próprio (…), e eles tiveram uma redução muito grande em fraudes, em tempo, rapidez e confiabilidade.”

Thiago Garcêz – founder da Escotta

No atual momento de crise, se levantar sozinho pode ser difícil, mas em conjunto podemos nos fortalecer: conheça nosso programa de parcerias, faça como a Escotta e participe.

Você sabia que fraudar despesas corporativas em processos de reembolso é uma prática muito comum? Já parou para analisar se sua empresa está sofrendo com gastos excessivos vindos de fraude?

Estudos apontam que 8% a 10% dos gastos das empresas com reembolso são oriundos de fraudes, por isso neste texto vamos te contar quais são os 7 tipos de fraudes mais comuns em processos de reembolso de despesas corporativas.

Será que existem fraudes no processo de reembolso da sua empresa?

É fato que as fraudes não são o foco principal de verificação das empresas.

Quando falamos de fraude, neste caso, nos referimos a adulterações que são realizadas nas despesas reembolsáveis e fazem com que a empresa arque com um custo maior do que deveria.

A fraude no processo de reembolso é um crime e pode resultar em demissão por justa causa, mas esse nem é o principal foco a ser tratado aqui. O que queremos mesmo é te ajudar a identificar essas possibilidades para que você economize com as viagens e outras atividades que demandem o deslocamento dos seus colaboradores.

Veja quais são os 7 tipos mais comuns de fraudes

1. Fraude na política de diárias

Com o objetivo de controlar melhor os seus gastos muitas empresas adotam políticas para viagens. Um erro muito comum de ser cometido neste tipo de política é o estabelecimento de teto de gastos por diária.

O teto de gastos por diária é quando a empresa determina que o colaborador pode gastar até certo valor diário por categoria de despesa (ex.: R$ 80,00 por dia em alimentação).

É óbvio que os colaboradores sempre serão incentivados a gastar conscientemente, mas, se ele tem disponível um valor todos os dias, e sabe que pode gastar até aquele teto, dificilmente ele vai economizar. Dessa forma, acabam sendo realizadas despesas extras, que não necessariamente são essenciais para o trabalho realizado, mas que são cobertas pelo valor de diária.

2. Fraudes a partir do uso do cartão corporativo

Utilizar um cartão corporativo faz com que seja muito fácil mascarar as despesas realizadas, pois na fatura não consta o detalhamento do produto ou serviço adquirido.

Com isso, uma prática muito comum é que ao adquirir determinado produto ou serviço com o cartão da empresa, o colaborador compre também benefícios que ele não precisa, só por conforto. Um exemplo são as passagens aéreas, onde podem ser adicionadas diversas regalias para o voo, mas como tudo é registrado apenas como “compra de passagem” os gastos fraudulentos ficam escondidos.

3. Falsificação de comprovantes

O mais comum é que os valores sejam alterados no comprovante para afirmar um gasto maior do que o que realmente ocorreu fazendo, assim, com que o colaborador receba mais do que o necessário para cobrir seu gasto real.

Um exemplo muito comum de comprovante falsificado são recibos feitos a mão. Infelizmente é corriqueiro encontrar estabelecimentos que dão recibos em branco para o próprio cliente preencher seu gasto, dando assim a liberdade para aumentar o valor da despesa.

4. Comprovante duplicado

Em processos de reembolso onde não existe a prática da auditoria também pode acontecer de o colaborador enviar o mesmo comprovante mais de uma vez. Com a falta da verificação fica muito fácil driblar o quesito “data da despesa” e dessa forma a pessoa recebe o mesmo reembolso novamente.

5. Despesas exageradas

As despesas exageradas são todas aquelas que não necessariamente estão mascaradas, mas que representam a aquisição de um produto ou serviço cuja empresa não tem a obrigação de fornecer ao colaborador ou não são essenciais para que o funcionário exerça seu trabalho.

O fato de carregar o nome “exageradas” não quer dizer que o valor das despesas seja alto, mas sim que houve gasto com algo exagerado, desnecessário.

Esse tipo de fraude acontece, geralmente, com as despesas de alimentação e hospedagem, onde as pessoas consomem produtos ou serviços como um chocolate após o almoço, ou uma caipirinha do serviço de quarto do hotel. São gastos por vezes pequenos, mas que fazem grande diferença nas finanças da empresa.

6. Reembolso de transporte duplo: combustível e KM

Esse tipo de fraude pode acontecer nos casos em que o colaborador utiliza carro próprio.

Algumas empresas têm o costume de reembolsar o valor pago pelo combustível, ou até mesmo fornecer um cartão combustível para o funcionário. A fraude acontece quando o colaborador utiliza o benefício do combustível e ainda solicita reembolso por KM rodado, que já abrange o desgaste do automóvel e consumo de álcool/gasolina/diesel.

7. Perder comprovantes propositalmente

Quando a comprovação do gasto não é obrigatória o colaborador pode adicionar valores de gastos que nunca existiram para aumentar o preço a ser reembolsado pela empresa, ou até mesmo realizar gastos pessoais e coloca-los em seu pedido de reembolso como gastos realizados em favor do negócio. Se a empresa não obriga a apresentação da comprovação, dificilmente essa fraude será detectada.

Para diminuir a ocorrência de fraudes é preciso aprimorar o processo de reembolso

Apesar das muitas possibilidades de fraudes que podem prejudicar o processo de reembolsos de uma empresa, existem alternativas a serem seguidas para garantir um processo justo para a empresa e o colaborador.

Uma das medidas importantes para manter a integridade do processo é a criação de uma Política de Despesas Reembolsáveis abrangente e coerente.

Na política devem ser definidas regras com valores máximos de gastos, tipos de serviços e produtos que não podem ser consumidos, entre outros. Com uma boa política de despesas definida fica mais fácil realizar a auditoria, visto que haverão parâmetros de aceitação para os gastos. Com isso, é possível diminuir gastos exagerados que geram custos excessivos. E lembre-se: nada de colocar regras de diárias em sua política.

Tornar obrigatória a apresentação de comprovação dos gastos realizados também é uma medida importante. Essa obrigatoriedade já inibe, por si só, que os colaboradores façam gastos pessoais utilizando o dinheiro da empresa e, se ainda assim o fizerem, na auditoria o aprovador conseguirá visualizar e reprovar o que não estiver alinhado com a política.

Outro ponto essencial é usar a tecnologia a seu favor. Os processos manuais de reembolso dão muita margem para erros humanos, não apenas fraudes. Por isso, utilizar tecnologias como a plataforma Espresso é uma ótima opção para realizar a gestão do processo de reembolsos.

Por fim, mas não menos importante, ter uma relação próxima com seus colaboradores é vital!

Com essa proximidade fica mais fácil promover não só a cultura de transparência como também a política de gastos e os próprios valores da empresa. Dessa forma, os colaboradores ficarão cada vez mais alinhados com o propósito de realizar gastos conscientes.