Dentro de uma empresa – seja ela pequena, média ou grande – existem diversos processos que somados montam a engrenagem que faz essa empresa funcionar.

Esses processos não são necessariamente bons. Muitas empresas criam processos que são burocráticos, caros e complicados de seguir. Pior do que isso, algumas empresas acabam  executando atividades de forma individual e completamente livre, sem existência de nenhum processo que oriente os funcionários. Nesse caso, o problema de gestão é ainda mais grave.

Read More

Um termo muito comum nos dias atuais, o Software as a Service, ou SaaS, estão cada vez mais presentes nas empresas para o fornecimento de soluções específicas, diretas e que trazem uma série de benefícios para seus utilizadores.

Mas quais são as vantagens do SaaS em relação aos softwares tradicionais, que necessitam de uma infraestrutura e profissionais dedicados para a manutenção do ambiente?

Abordaremos todas essas características ao longo do artigo. Vamos lá? Read More

A Lei Geral de Proteção de Dados é realidade no nosso dia a dia há pouco mais de um ano e meio. Desde 2020 ela é responsável por regular a forma como os dados pessoais podem ser coletados e o que é permitido fazer com as informações pessoais armazenadas pelas empresas.

O Espresso também precisou se adequar e transformar a forma como armazena e trabalha os dados fornecidos por vocês. Ao longo desse artigo você vai descobrir um pouquinho mais sobre a lei e sobre o que o Espresso tem feito para se adequar.

O que é a LGPD?

LGPD é a lei brasileira que rege o tratamento de dados pessoais que identifiquem pessoas físicas ou as tornem identificáveis.

A legislação gerou uma série de debates e dividiu opiniões quanto à eficiência do texto de lei quando aplicada na prática. No entanto, a lei foi aprovada e entrou em vigor a partir de 18 de setembro de 2020.

O texto estabeleceu o intervalo até 01 de agosto de 2021 para o ajuste às novas regulamentações, sob pena de incidir em sanções.

Qual o objetivo da LGPD?

O principal objetivo da lei é preservar e respeitar a privacidade e liberdade individual.

Proteger a autodeterminação informativa dos titulares de dados, devolvendo às pessoas físicas o direito de saber o fluxo das suas informações pessoais se tornou necessário uma vez que os limites da coleta e distribuição desses dados ganharam contornos pouco definidos no meio digital.

A LGPD devolve o direito de decidir quem tem acesso às suas informações pessoais, bem como quem tem acesso a elas, com quem são compartilhadas e o motivo pelo qual esse compartilhamento é feito.

Para realizar o tratamento de dados pessoais, agora é necessário que a coleta esteja resguardada por uma das bases legais permitidas, deve cumprir dever de informação e é obrigatório que haja finalidades específicas e legítimas para a coleta. Ou seja, nada de utilizar dados que sejam excessivos, desnecessários ou por tempo fora do que seria justificável.

Apesar de falarmos principalmente de dados coletados pela internet, é importante frisar que a LGPD também protege os dados obtidos de forma pessoal. Da mesma forma, é comum falarmos em dados pessoais de consumidores, mas a lei se aplica a empregados, prestadores de serviços, parceiros e demais pessoas físicas que se relacionem com o negócio.

Enquanto pessoa física e titular de dados, são alguns dos seus direitos:

  • A confirmação da existência de tratamento dos seus dados;
  • Acesso a seus dados coletados;
  • Correção de dados incompletos inexatos ou desatualizados;
  • Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados excessivos;
  • Eliminação dos dados pessoais tratados com o consentimento do titular a qualquer tempo;
  • Informação de terceiros que tiveram acesso aos dados;
  • Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento;
  • Revogação de consentimento;

O que o Espresso fez para se adaptar?

Nosso processo de adaptação e adequação à LGPD se iniciou em 2021 e segue se aperfeiçoando até os dias atuais.

Iniciamos o processo com o mapeamento do fluxo de dados pessoais e com o processo de educação do nosso time quanto às boas práticas para evitar vazamentos, compartilhamentos e tratamentos inadequados.

Todos os nossos colaboradores assinaram um contrato de NDA, reforçando o cuidado e privacidade com os dados que lidam no dia a dia.

Ainda no que diz respeito ao acesso interno, regularizamos os logs dos nossos colaboradores para que somente aqueles que trabalham diretamente com os clientes tivessem acesso aos dados fornecidos e restringindo o acesso àqueles que não são extremamente necessários para o desempenho de suas funções.

Também editamos nossos contratos, termos de uso e políticas de privacidade para incluir cláusulas de LGPD, evidenciando a maneira como os dados fornecidos serão tratados.

Um grande passo foi a adição dos termos da política de privacidade no app para aceite dos usuários.

Por último, mas não menos importante, nos certificamos que nossos fornecedores e parceiros também estejam adequados à LGPD.

O Espresso te ajuda a proteger os dados que você trata

Garantir a segurança e privacidade digital dos nossos clientes é muito importante para o Espresso. Todos os dados fornecidos e armazenados na nossa ferramenta são tratados com os cuidados determinados por lei, como o texto demonstra.

No entanto, o Espresso também pode ajudar sua empresa a se adequar com mais facilidade, transformando seu processo de reembolso, adiantamento e prestação de contas.

Se sua empresa ainda tem um processo de reembolso e prestação de contas manual você tem dados sensíveis de colaboradores, fornecedores e as vezes até parceiros sendo armazenados em documentos físicos ou planilhas que não oferecem a segurança necessária. Saiba mais sobre como fazemos o trabalho desses dados, solicite uma demonstração.

É muito comum que funcionários utilizem os próprios carros para executar atividades relacionadas à empresa. Geralmente acordados no início do trabalho, as empresas costumam estabelecer valores de reembolso de despesas ou adiantamentos ligados à essa utilização.

Uma outra prática comum é empresas reembolsarem o valor que o funcionário gastou em gasolina também, porém dessa forma o funcionário acaba prejudicado, pois não são considerados custos com manutenção, seguros, impostos, entre outras coisas.

Read More

A resposta para a pergunta que dá título a esse texto é bem simples: sim! É possível deduzir impostos daqueles gastos feitos por colaboradores em despesas de viagem. Sendo mais precisa: é possível deduzir impostos em diversos tipos de reembolso. 

Descubra mais sobre o tema ao longo desse post. Caso você já entenda tudo sobre IRPJ, basta clicar no índice abaixo e ir direto para o tópico do texto que mais te interessa.

O que é e como funciona o IRPJ, afinal?

Assim como a pessoa física precisa fazer sua declaração de imposto de renda, toda pessoa jurídica precisa fazer sua declaração de rendimentos anual.

No entanto, as regras e normativas que determinam o valor a ser pago pelas empresas é um pouquinho diferente da pessoa física, pois dependem do regime de tributação adotado pela empresa.

Os modelos de tributação são:

  • Lucro Real;
  • Lucro Presumido;
  • Simples Nacional;
  • Lucro Arbitrado;

A escolha do regime tributário depende de fatores como: faturamento anual, porte empresarial, tipo de atividade exercida, entre outros.

Segundo o art. 44 do CTNN:

A base de cálculo do imposto sobre a renda é o montante real, presumido ou arbitrado da renda ou proventos tributáveis auferidos pelas pessoas jurídicas brasileiras ou a elas equiparadas, de acordo com os períodos de apuração.

Todos os ganhos e os rendimentos de capital, independentemente da denominação que lhes seja dada, da natureza, da espécie, da condição jurídica ou nacionalidade da fonte, sua origem, forma de percepção ou da existência de título ou contrato escrito, também integram a base de cálculo.

Ou seja: o regime tributário é o que indica a alíquota a ser paga sobre o lucro, presumido, real ou arbitrado. 

As alíquotas são de 15% para empresas em geral e de 6% para empresas previstas na legislação e que prestam serviços públicos.

Saiba mais sobre a base de cálculo específica de cada modelo tributário com nosso parceiro Omie.

Por que apenas empresas de Lucro Real podem deduzir impostos?

Como o Lucro Real é o único desses regimes tributários que a base de cálculo não é predeterminada ou definida de alguma forma, somente das empresas que adotam esse modelo é possível abater despesas com viagens no IRPJ.

No caso do Simples Nacional, não há possibilidade de abater as despesas de viagens, visto que não pagam o IRPJ. As empresas optantes por esse modelo tributário contribuem através do DAS, uma guia única de imposto – impossibilitando assim o abatimento.

Já no caso do lucro presumido, não é possível realizar o abatimento pois o recolhimento é realizado sob a presunção do lucro e não do lucro real apresentado. Logo, as despesas reais, “ao pé da letra”, não tem tanta relevância para o cálculo fiscal. 

Como orientado pelo especialista Marcio Ribeiro, na sua Aula sobre Dedução de Impostos de Despesas de Viagem, é interessante manter uma relação bem próxima com a sua contabilidade e questionar sobre a possibilidade de mudança do regime tributário caso seu gasto com viagens corporativas seja muito alto e a mudança represente efeito positivo para a empresa.

O que é dedutível e o que não é dedutível?

Uma vez que o IRPJ é calculado com base nos lucros ou predefinições legais conforma seu regime tributário, todas as despesas devem ser registradas. Uma boa organização fiscal e contábil é indispensável para um relacionamento saudável com a Receita Federal.

No entanto, algumas receitas são isentas. Ou seja, apesar de serem registradas, elas não são contabilizadas para a incidência da tributação. 

Da mesma forma, existem despesas dedutíveis e despesas não dedutíveis. 

A primeira são aquelas que podem ser descontadas na base de cálculo, permitindo a redução do valor de imposto a ser pago ou aumentando o valor da restituição, enquanto a segunda categoria não permite descontos na base de cálculo.

Para as pessoas jurídicas de Lucro Real existem alguns requisitos que determinam se o gasto pode ser ou não considerado dedutível: 

  1. Dever ser essencial para a manutenção das atividades da empresa;
  2. Deve estar diretamente ligado às atividades e operações do negócio;
  3. Deve ser normal – ou seja, usuais à atividade;
  4. Deve ser incorrido;

Já dentre aqueles gastos que não são dedutíveis no lucro real temos, dentre outros:

  1. Gastos pessoais de sócios, acionistas e administradores – como por exemplo gastos com alimentação em situações diárias;
  2. Despesas com brindes (apesar de haver discussões judiciais sobre esse ponto, até o momento desse texto eles não são dedutíveis;)
  3. Despesas com manutenção e reparo, bem como seguros e taxas da empresa;
  4. Contribuições não compulsórias a empregados ou provisões que não estejam reclinadas a férias e 13º. (A exceção aqui fica a cargo de planos de saúde, seguros e benefícios complementares à previdência social)

É importante frisar que os demais modelos de contribuição tem regras semelhantes, mas é necessário observar as especificidades de cada uma.

Mas e então, as despesas com viagens são dedutíveis ou não?

Se sua empresa se enquadra no regime de Lucro Real, sim. No entanto, para que sejam dedutíveis é necessário que sejam devidamente demonstradas e comprovadas através de documentos hábeis – esses que podem ser físicos ou digitais.

A dificuldade na manutenção e armazenamento desses documentos na sua forma física, porém, são importante ponto de atenção. Especialmente a preservação daqueles cupons e comprovantes termosensíveis.

Um software de gestão de despesas corporativas pode ser a solução. Armazenamento seguro e gestão de relatórios com sensibilidade antifraude. Conheça essa alternativa e descubra se ela é indicada para sua empresa.

Como demonstrar e comprovar as despesas?

A existência de documento hábil para demonstrar e comprovar o gasto é indispensável para a dedução destes. 

O artigo 1º da Lei 8.846/94 determinou como documento hábil qualquer um que seja capaz comprovar despesas e custos para efeitos tributários – ou seja, nota fiscal, recibos ou equivalentes.

Importante notar que a idoneidade do documento não é negociável e deve também ser passível de comprovação.

Sendo assim, são consideradas despesas dedutíveis aquelas com hospedagem, transporte e alimentação. 

É importante reforçar uma última vez a necessidade dos gastos serem diretamente vinculados às atividades do negócio. Veja o exemplo:

Em uma viagem a negócios, o representante comercial decide tomar uma cerveja ou visitar alguma atração turística que não esteja relacionada com a empresa e não caracterize necessidade, normalidade nem usualidade, essa despesa não poderá ser deduzida.

Gastos com alimentação são diferentes! Fique de olho.

Os gastos com alimentação, diferente dos demais, possuem um valor pré-determinado por lei passível de abatimento.

O valor máximo é R$ 16,50.

Por ser pré determinado não é necessário comprovante específico para as despesas de alimentação.

Esse valor é consideravelmente baixo quando levado em consideração o custo nas diversas cidades e países. Por esse motivo é importante que a empresa esteja preparada, tenha um bom sistema de organização e planejamento, a fim de evitar gastos desnecessários e que não possam ser abatidos.

Como é possível facilitar a declaração e dedução desses gastos?

Conforme visto ao longo desse artigo, é possível deduzir impostos caso a empresa seja de lucro real. No entanto, é necessário que jaja uma organização bem feita dos comprovantes e gastos realizados.

Essa organização pode ser alcançada de duas formas: 1) às custas de inúmeros profissionais e um processo manual moroso, sujeito a fraudes, com alto valor de operação; ou 2) com um sistema de gestão de reembolso.

Se você quiser saber um pouco mais sobre a segunda opção, conte com a gente. Conheça o Espresso.

Como sabemos, a prática de reembolso de despesas corporativas é muito comum em diversas empresas brasileiras – e também mundo afora. Essa prática gera, inevitavelmente, uma série de movimentações financeiras e isso leva à uma grande dúvida: como o imposto de renda é influenciado pela prestação de contas de viagens e reembolsos de despesas?

Responderemos essas – e outras dúvidas – no artigo abaixo. Confira até o final!

Read More

Mudar incomoda, pois exige que saiamos de nossa zona de conforto. No entanto, esse processo pode ser necessário por diversos motivos, como a implementação de uma nova tecnologia, a transição para uma nova estratégia ou uma mudança organizacional. A gestão da mudança surge para auxiliar que esse processo seja mais tranquilo.

Um processo de gestão de mudanças é um conjunto de estratégias que visa estabelecer uma transição positiva e uma adaptação saudável dentro de uma organização. 

Um exemplo de gestão de mudanças organizacionais que todas as empresas viveram e ainda vivem é a introdução da tecnologia em seu dia a dia. Imagine quando os computadores e a internet começaram a fazer parte do dia a dia de todo o tipo de empresa? 

A introdução de sistemas e softwares precisou de um período para ser realmente introduzida e inserida na rotina das organizações e de seus colaboradores. Essa transformação digital continua, mas nem só ela depende do processo de gestão de mudanças. 

Sem um procedimento de gestão de mudanças para garantir o sucesso, podem ocorrer vários tipos de interrupções, diminuindo a produtividade e consumindo recursos valiosos para a empresa, que poderiam ser investidos em outras áreas.

Logo, implementar e seguir algumas etapas da gestão de mudança é fundamental para uma empresa sobreviver e se destacar, mesmo em um cenário desafiador de transição. 

Afinal, o que é um processo de gestão de mudanças?

Um processo de gestão de mudanças se refere à estratégia, às ferramentas e às técnicas usadas para gerenciar o lado humano da mudança, necessário para alcançar o resultado comercial exigido ou desejado. 

Um bom procedimento de incorporar as ferramentas organizacionais que podem ser implementadas para facilitar a transição para todos, gerando adoção e realização da mudança.

De fato, como dissemos acima, a palavra mudança causa medo em muitas pessoas, mas é impossível viver sem ela. Aliás, em grande parte das vezes a mudança – mesmo trabalhosa e desconfortável – é necessária para fazer a empresa avançar e se manter competitiva e em crescimento. 

Entretanto, se você já passou por alguma mudança corporativa, ou mesmo pessoal, sabe como a falta de organização e processos, pode causar muitos problemas. Para evitar que isso aconteça, entra o processo de gestão de mudanças, que tem o objetivo de tornar mais organizada as alterações organizacionais. 

Prova disso é a lista de vantagens que a introdução de um processo de gestão de mudanças pode trazer para a organização:

  • identifica problemas e gargalos nos processos da empresa, 
  • iniciar um trabalho de melhoria contínua na organização, 
  • reduz riscos de problemas e falhas, 
  • identifica oportunidades, 
  • contribui para a cultura de inovação da empresa 
  • aumenta a produtividade da equipe, 
  • contribui para o melhor uso dos recursos financeiros e humanos da empresa, 
  • gera mais lucratividade, ao reduzir custos e encontrar oportunidades de faturamento, e mais. 

Para aplicar um procedimento de gestão de mudanças efetivo, é preciso realizar análises e estudar a organização como um todo. Para tanto, é crucial que o gestor e seu time respondam a importantes perguntas, como as descritas a seguir. 

Essas perguntas podem ser compreendidas de fato como as etapas da gestão de mudança, que incluem:

  1. Estabelecer onde estamos hoje
  2. Definir uma plataforma de comunicação
  3. Garantir que todas as mudanças foram aprovadas
  4. Criar um processo de dimensionamento
  5. Dimensionar o impacto provável da mudança em certas equipes e indivíduos
  6. Prever onde queremos estar daqui a 6 ou 12 meses?
  7. Distribuir os agentes que serão responsáveis por mais atividades?

Entenda mais sobre cada uma dessas etapas da gestão de mudanças organizacionais, a seguir. 

1. Qual o momento a empresa está vivendo agora?

Determine o estado atual da sua organização e o que você já tem à sua disposição. Entenda quais membros da equipe estão disponíveis para ajudar na transição.

Além disso, é preciso entender o que deve ser mudado e porque? Onde esse processo de mudança irá acontecer e qual é o seu objetivo? 

Para responder a essas perguntas é fundamental olhar para dentro da empresa e entender o que precisa ser reorganizado. Qual processo precisa de melhorias? 

Usar dados e ferramentas de business intelligence vai contribuir para que sua empresa priorize áreas e processos que devem ser otimizados. 

Além disso, por meio dessas informações, as decisões estratégicas são mais assertivas e é mais fácil identificar o que está causando determinado problema. Com essas informações em mãos, é mais fácil identificar uma mudança benéfica para a área. 

Por isso, compreender o cenário atual da empresa é a primeira etapa da gestão de mudança. Ela direciona todas as demais e contribui para a definição do novo cenário desejado e o que deve ser feito para isso. 

2. Qual é a nossa plataforma de comunicação?

Um processo de gestão de mudanças eficaz deve incluir uma estratégia de comunicação interna e externa (e não só manter as partes interessadas ou a equipe de liderança informada). 

A gestão de mudanças organizacionais geralmente envolve toda a empresa, portanto, esteja preparado para comunicar atualizações antes, durante e depois da implementação.

Os canais de comunicação internos são exemplos de gestão de mudanças baseada em um modelo atual, que prioriza o alinhamento da empresa. 

Mesmo que um ou outro setor sofra maior ou menor impacto com as mudanças, toda a empresa deve ser informada sobre as alterações em processos, afinal, a falta de comunicação na internet pode gerar diversos problemas, inclusive junto aos clientes. 

3. Todas as mudanças foram aprovadas?

Pense em todos os interessados como um conselho de consultoria de mudanças. É importante que as etapas da gestão de mudança sejam aceitas antes de avançar. 

Se ele não for aprovado, entenda por que e trabalhe com as partes interessadas para ajustar o procedimento. Lembre-se: é muito mais fácil corrigir antes da implementação do que depois.

4. Qual é o processo de dimensionamento?

Qualquer procedimento de gestão de mudanças normal enfrentará alguns probleminhas. No entanto, você pode se preparar implementando um processo de dimensionamento antes de começar.

5. Qual é o impacto provável da mudança em certas equipes e indivíduos?

O processo de gestão de mudanças pode ser estressante, especialmente se a mudança for uma emergência. Tente ver as coisas do ponto de vista de cada equipe e indivíduo envolvido e imagine o quanto a mudança afeta o desempenho da equipe e a satisfação dos funcionários. 

6. Onde queremos estar daqui a 6 ou 12 meses?

É impossível medir o sucesso do processo de gestão de mudanças se você não sabe ao certo qual é o resultado final desejado. E não só o resultado imediato após a implementação; imagine o resultado daqui a 6 ou 12 meses.

7. Os agentes serão responsáveis por mais atividades?

Após a implementação, a mudança geralmente pode afetar a experiência do cliente. Prepare-se para um aumento das solicitações de suporte. 

Algumas alterações podem exigir atualizações da documentação, exibição de mensagens no produto etc. 

Portanto, pode ser necessário que seus agentes gastem mais tempo do que o normal nessas atividades.  

Dicas para aplicar um processo de gestão de mudanças de sucesso 

Além das etapas da gestão de mudanças que listamos acima, para que a transição aconteça de forma planejada e saudável, é crucial seguir algumas dicas de como tornar esse gerenciamento mais eficaz. 

1. Envolver as pessoas certas

Assegure-se de que todos os interessados e participantes no plano de gestão de mudanças organizacionais estejam cientes de tudo, especialmente suas funções. Listamos algumas dicas para a implementação fácil mesmo de grandes mudanças:

  • Tente obter a aprovação de 50% da organização para impulsionar uma mudança em larga escala.
  • Considere o uso de grupos piloto como uma maneira segura de fornecer prova de conceito.
  • Recrute agentes de mudança de diferentes departamentos para garantir que todos sejam representados no processo.
  • Forneça comunicações semanais que incluam as atualizações e próximas etapas.
  • Use uma sala de projeto dedicada, assegurando que os interessados sempre tenham um espaço para reuniões. Ofereça reuniões de “almoço informativo”, onde você pode fazer apresentações sobre a mudança e responder a perguntas na hora.
  • Use isso como uma oportunidade para quebrar barreiras tradicionais e colocar a empresa para funcionar como uma unidade coesa. Desafie as normas da cultura organizacional se elas forem obstáculos para o sucesso do processo de gestão de mudanças.

2. Certificar-se de que possui a infraestrutura certa

Aqui está outra pergunta importante a se fazer: temos a configuração necessária para fazer essas mudanças sem problemas?

À medida que sua organização cresce, as necessidades comerciais e os problemas dos clientes ficam mais complexos, portanto, seu software precisa se adaptar. 

Quanto mais complexas as configurações e as alterações necessárias, maior o risco para o seu ambiente de produção, seus agentes e, no pior dos casos, seus clientes se essas alterações não forem implementadas corretamente.

Além de garantir que as pessoas certas estejam gerenciando a transição, use também ferramentas que ajudem você a implementar a mudança sem riscos

3. Celebrar e abraçar as mudanças 

Uma gestão de mudanças organizacionais bem-sucedida depende do trabalho duro de várias pessoas. Inclua uma celebração em sua proposta de mudança para destacar o lançamento da nova iniciativa, além das vitórias em longo e curto prazo. 

As vitórias devem ser coletadas, categorizadas e comunicadas de maneira rápida e frequente para acompanhar o ritmo do progresso, energizar sua equipe e impulsionar a mudança. 

Ao abraçar essa o processo de gestão de mudanças como caminho para estratégias para aumentar as vendas e alcançar outros resultados positivos, a sua empresa pode se tornar um exemplo de gestão de mudanças de sucesso.


Se sua empresa quer, não apenas sobreviver, mas ser bem sucedida nos próximos anos, é hora de começar a pensar em mudanças. Como falamos ao longo do texto, é necessário entender bem o momento que a empresa está vivendo e revisar processos.

Relatórios de despesas de viagem, por exemplo, podem facilmente ser substituídos por um aplicativo que registra os gastos através de foto e envia diretamente para o aprovador. Você elimina a conferência individual de notinhas com uma tecnologia antifraude, descarta a impressão de relatórios e o armazenamento desses arquivos para fins fiscais. É um ótimo lugar para começar a aplicar as técnicas de GMO.

Agende uma demonstração e fale com um dos nossos consultores para saber como podemos transformar sua gestão de despesas.

Você já ouviu falar em paperless?Esse é um conceito relativamente novo no mundo dos negócios e tem aparecido cada vez mais nas empresas brasileiras. Se você se interessa pelo tema ou quer saber o que significa ser paperless, leia esse post até o final.

Confira também nossa calculadora de gastos com reembolso para ver quanto a substituição de um único processo manual pode impulsionar sua empresa.

Qual o significado de “paperless”?

Graças à facilidade e conveniência oferecidas pela tecnologia, nossa sociedade segue um caminho cada vez mais “paperless”.

Esse é um termo da língua inglesa que significa livre de papel. Literalmente, sem papel.

Mas, mais do que seu significado literal, paperless é um conceito cada vez mais aplicado como cultura corporativa. Seu objetivo é a substituição de papeis e impressões por documentos digitais.

Mudanças que vemos acompanhando nos últimos anos como salvar documentos em pdf, enviar cupom fiscal por email ao invés de imprimir a notinha, folhas de pagamento e RH digitais, reembolsos feitos com aplicativos, etc, são reflexo do movimento paperless.

O avanço dos processos de transformação digital impulsionaram a onda paperless, que ganhou tração nos avanços da tecnologia e se torna cada vez maior e mais acessível.

Por que ser paperless?

Questões ambientais e de sustentabilidade são as primeiras coisas que vêm em mente quando falamos em empresas livres de papel. De fato, esses são temas indispensáveis e cada vez mais relevantes para a agenda das empresas modernas. No entanto, esse não é o principal objetivo do paperless.

Enquanto cultura corporativa, o objetivo é incentivar a mudança nas diretrizes de troca e arquivamento de informações.

Ser paperless tem a ver com substituir o espaço físico pelo digital. Salas de arquivos, pastas de documentos, formulários, etc, ocupam espaço. E espaço custa dinheiro.

Quais os benefícios para sua empresa?

Quando comparado com métodos tradicionais de arquivo de informações e documentos, meios digitais são mais baratos e eficientes.

Dentre os principais benefícios da iniciativa paperless temos:

  1. Redução do tempo gasto para localizar informações;
  2. Redução do custo com: papel, impressoras, copiadoras, correios, etc;
  3. Eliminação de espaços físicos necessários para armazenar arquivos e pastas;
  4. Facilidade para localizar dados;
  5. Maior controle de informações ao longo do tempo;
  6. Fim de situações constrangedora de perda de arquivo;
  7. Menor incidência de fraudes e golpes;
  8. Possibilidade de análise de dados eficientes com produção de novos insights sobre a empresa;

É por causa de alguns desses 8 benefícios que, apesar de ainda vermos resistência quanto à inovação no setor financeiro, é muito comum que as empresas comecem seu processo paperless pelas finanças e contabilidade.

Essas são áreas em que o volume de trabalho manual não acrescenta valor real à empresa.

Ao invés de estarem aplicando seus conhecimentos em atividades relevantes ao setor, é comum vermos áreas inteiras mobilizadas para checar notinha notinha por notinha em relatórios de reembolso, por exemplo.

O Espresso te ajuda a ser Paperless a partir de hoje

Se sua empresa quer, não apenas sobreviver, mas ser bem sucedida nos próximos anos, é hora de começar a pensar em otimizar. Um bom primeiro passo é rever processos que podem ser substituídos por alternativas paperless.

Relatórios de despesas de viagem, por exemplo, podem facilmente ser substituídos por um aplicativo que registra os gastos através de foto e envia diretamente para o aprovador. Você elimina a conferência individual de notinhas com uma tecnologia antifraude, descarta a impressão de relatórios e o armazenamento desses arquivos para fins fiscais.

Ser paperless é muito mais do que reduzir o uso excessivo de papel.

É salvar sua empresa de gastos desnecessários e poupar o tempo dos seus funcionários. O Espresso pode te oferecer tudo isso.

Agende uma demonstração e fale com um dos nossos consultores para saber como podemos transformar sua gestão de despesas.

Com o lançamento do cartão Espresso recebemos inúmeras dúvidas sobre o funcionamento, custos e demais funcionalidades

Pensando nisso, reunimos nesse texto os principais questionamentos e suas respostas. O objetivo desse post é facilitar seu conhecimento sobre o Cartão Espresso e te ajudar no processo de decisão.

Caso algum das suas dúvidas não esteja respondida nesse post, você pode acessar a central de ajuda do cartão ou se cadastrar nesse formulário para falar diretamente com um de nossos consultores.

Como funciona o cartão pré-pago Espresso

Para usar o cartão Espresso sua empresa terá uma conta digital, que permitirá que você administre o dinheiro destinado a despesas corporativas direto na plataforma do Espresso.

Vinculado a conta, sua empresa terá disponível os cartões na modalidade pré-pago, que permitirá que seus colaboradores realizem compras corporativas.

O cartão do Espresso é da bandeira Visa

Ele permite compras em estabelecimentos físicos, virtuais e saque, em milhares de estabelecimentos nacionais e internacionais. O financeiro define o orçamento para despesas corporativas, transfere esse valor para a conta digital através de TED ou DOC  bancário, e libera o limite de gastos dos cartões de acordo com a necessidade de cada colaborador.

Assim que os cartões são utilizados o saldo é consumido, o financeiro tem acesso às transações em tempo real, e o melhor é que a conciliação entre o extrato do cartão e as despesas registradas pelos colaboradores são realizadas de forma automática pelo Espresso, tornando o processo mais rápido, seguro e sem burocracia.

Como faço para ter um cartão pré-pago do Espresso

Se você ainda não é cliente do Espresso: Para utilizar o cartão corporativo, você precisa utilizar a nossa  plataforma de gestão de despesas, onde vai controlar a prestação de contas, reembolsos e realizar auditorias, incluindo os gastos com o cartão e a gestão dessas despesas.

Por isso, você deve entrar em contato com a nossa equipe comercial (Clique Aqui), para adquirir as licenças do Espresso, assinado o contrato iniciaremos a abertura da conta digital da sua empresa e a implantação do sistema de gestão.

Se você já é cliente do Espresso: Você deve entrar em contato com o seu gerente de sucesso para  adquirir os cartões e realizarmos a abertura da conta digital. Você também pode entrar em contato preenchendo o formulário dessa página para ser redirecionado a um de nossos consultores.

*O prazo de abertura da conta digital é de 7 a 13 dias úteis.

Quais são os tipos de cartões oferecidos pelo Espresso?

O cartão corporativo do Espresso é oferecido apenas na modalidade pré-pago.

Via de regra, cartão corporativo é um cartão de crédito e/ou débito, destinado a empresas  que precisam disponibilizar valores para despesas aos colaboradores com controle total dos gastos.  O colaborador pode pagar tudo que for necessário com o cartão tanto em lojas físicas como virtuais. Ajudando as empresas a organizarem suas finanças e centralizar suas despesas. No caso do Espresso, o cartão oferecido é pré pago.

Quais são as vantagens do cartão pré-pago Espresso?

O cartão do Espresso oferece muitos benefícios, mas ele te ajuda, principalmente no:

  • Controle do adiantamento que é oferecido aos colaboradores;
  • Controle do valor gasto com despesas corporativas;
  • Com a segurança física e trabalhista do seu colaborador;
  • Elimina a quantidade de  adiantamentos realizados no mês;
  • Reduz a complexidade na prestação de contas e satisfação dos seus colaboradores;
  • Conta uma conta digital exclusiva para a despesas corporativas integrada ao Espresso;
  • Bandeira com aceitação em milhares de estabelecimentos, com possibilidade de compras no Brasil e no exterior;
  • Saque em qualquer caixa 24hs no Brasil e no exterior.
  • Visualização do extrato do cartão pelo administrador e o colaborador;
  • Concilia de forma automática as despesas realizadas no Espresso e o extrato do cartão;
  • Atendimento e suporte de qualidade que a sua empresa já conhece.

Qual é a taxa do cartão corporativo do cartão Espresso?

TIPO DE COBRANÇAVALOR
Abertura de ContaR$ 0,00
Taxa de Primeiro Crédito em ContaR$ 0,00
Manutenção da ContaR$ 0,00
Taxa de Inatividade da ContaR$0,00
Transferências entre conta e subconta R$ 0,00
TED/DOC (por transação para contas de outros bancos)*R$ 3,25
Saque Nacional e Internacional (por transação)R$ 5,95
Cartão (Emissão do plástico) unidade.R$15,00
Frete para envio dos cartões**Até 15 cartões – R$ 14,46
Até 20 cartões – R$ 18,30
Até 40 cartões – R$ 20,35
Acima de 40 cartões – R$ 38,65

*Taxa de transferência por TED/DOC só será cobrada se houver transferência do dinheiro da conta no Espresso para outro banco.

** Valor do frete considerando a entrega no endereço da empresa cadastrado na abertura da conta digital.

O cartão Espresso é internacional? Como é feita a cobrança das compras fora do país?

Sim, o cartão Espresso é internacional e pode ser usado também para fazer saques ou compras online.

Em relação às cobranças, como regra geral para transações com cartão, as compras internacionais em qualquer moeda são convertidas para dólares americanos, e então são convertidas em real.

Para conversão de dólares americanos para real é utilizada a taxa  de câmbio referencial calculada diariamente pelo BACEN (Dólar PTAX), com base na média das cotações do dólar de compra e venda ao longo do dia útil anterior acrescenta um Spread de 4% para cobrir possíveis flutuações cambiais e os custos de liquidação de uma transação internacional, além do IOF de 6,38% de acordo com a regulamentação em vigor.

Exemplo: Uma compra de US $100 feita em 9 de Setembro  usa o dólar PTAX de 8 de Setembro. Suponha que para esta data, a PTAX fosse de R $5,09. Em seguida, um Spread de 4% é adicionado e a nova taxa é de R $5,29. O valor de compra seria de $5,29 x US $100 e o resultado seria de R $529, sem impostos, aplicando o IOF, o valor será de R $529 x 1.0638. O valor final de compra com impostos seria de R $562,75

Como faço para abrir uma conta digital Espresso e ter o meu cartão?

Para abrir a conta digital Espresso e fazer uso do nosso cartão corporativo basta clicar abaixo e preencher o formulário. Ao fazer isso, um de nossos colaboradores entrará em contato para te guiarmos através do processo de contratação e implementação.