QUEM É A FABIO PERINI?

Há mais de 50 anos no mercado, a Fabio Perini é líder na produção de máquinas de conversão de papeis. A empresa foi fundada na Itália, mas em 1993 passou a fazer parte do grupo alemão Körber, com unidades na Itália, Brasil, EUA e China.

Por sua abrangência e relevância multinacional, a Fabio Perini  tem em seu quadro de funcionários colaboradores que transitam entre fábricas, unidades e clientes no mundo inteiro. Por esse motivo, seus funcionários geram relatórios de despesas de viagem multimoedas, o que se mostrava um entrave para a fluidez do processo de reembolso – que era feito manualmente, podendo levar até 30 dias para ser finalizado.

A insatisfação com a demora para concluir os processos de reembolso fez com que a equipe financeira buscasse uma nova solução. O caminho não foi simples, mas em setembro de 2019 eles se juntaram ao Espresso para mudar essa situação e abandonar o processo manual.

Para nos contar um pouco mais sobre como foi a implantação e adaptação da Fabio Perini ao Espresso, entrevistamos Rodrigo Weinfurter, analista financeiro de controladoria e um dos responsáveis pelo dia a dia financeiro da empresa e pelos relatórios de viagens do todos os colaboradores da Fabio Perini no Brasil.

sede da fabio perini no brasil

O PROBLEMA: COMO A FABIO PERINI FAZIA REEMBOLSO?

Antes do Espresso, os reembolsos da Fabio Perini eram feitos através de planilhas de Excel preenchidas pelos colaboradores. Todo o processo poderia levar, em alguns casos, mais de 30 dias para ser concluído devido as assinaturas manuais e retorno por não conformidade de alguns relatórios.

De acordo com Rodrigo, no processo antigo eles tinham que conferir todos os lançamentos realizados na planilha e o desgaste da tarefa e a falta de tempo faziam com que o processo fosse suscetível a fraudes.

“Em muitas situações abríamos mão de apurarmos em 100% dos casos a acuracidade dos documentos e faziamos uma seleção por “amostragem” para auditar as viagens. (…) A necessidade de melhora no processo sempre foi evidente, tínhamos consciência que era necessário um investimento nos controles de viagens porque é onde a empresa tem um gasto elevado todos os anos.”

Rodrigo Weinfurter, analista financeiro da Fabio Perini

A SOLUÇÃO: COMO FOI O PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO E USO?

A proposta de solução foi apresentada à Fabio Perini pela Escotta, consultoria SAP cliente e parceira do Espresso, com quem a empresa vinha conversando sobre alternativas de melhora de processo. Como Rodrigo nos conta, eles chegaram a avaliar outras plataformas, assim como estudaram a possibilidade de criar uma nova, mas o custo benefício obtido na implantação do Espresso associada à integração SAP oferecida pela Escotta foram decisivos para a escolha e contratação do software.

“A qualidade do suporte e prestatividade no atendimento são pontos fundamentais na nossa parceria. (…) Alguns pontos do processo ainda precisam ser alinhados e os usuários precisam se acostumar com a ferramenta, mas mesmo nesse cenário tivemos melhoras significativas no tempo do processo.

Rodrigo Weinfurter, analista financeiro da Fabio Perini

COMO O ESPRESSO ATENDEU AS PARTICULARIDADES DA FABIO PERINI:

Quando iniciamos a negociação com a Fabio Perini nos foi apresentado o desafio da multimoeda. Até então o Espresso não tinha uma funcionalidade capaz de suprir a dor latente da empresa que precisava lidar com relatórios de despesas corporativas feitos no exterior, envolvendo mais de uma moeda e taxa cambial.

Essa ferramenta é fundamental para o nosso uso do Espresso porque nosso volume de viagens para o exterior é muito alto e esta funcionalidade estava prevista para ser lançada quando fechamos o contrato com a Espresso.

Rodrigo Weinfurter, analista financeiro da Fabio Perini

Combinamos a entrega da funcionalidade e nosso time trabalhou para cumprir a missão, que tomou forma no final de 2019. Inclusive permitindo alterações na cotação das moedas e adicionar a porcentagem paga em impostos, para dinamizar e manter ainda mais preciso o cálculo do valor devolvido ao colaborador.

Além da praticidade multimoedas, Rodrigo nos contou que já tiveram bons resultados com a funcionalidade antifraude, obtendo resultados concretos de economia.

Conseguimos reduzir consideravelmente o tempo de prestação de contas e já tivemos resultados concretos de economia por meio da funcionalidade antifraude.

Rodrigo Weinfurter, analista financeiro da Fabio Perini

COMO ESTÁ SENDO A EXPERIÊNCIA ESPRESSO?

“Internamente houveram muitos elogios por parte dos viajantes, pela agilidade que o produto proporcionou durante o processo de prestação de contas.”

Rodrigo Weinfurter, analista financeiro da Fabio Perini

Após a implantação do Espresso a equipe da Fabio Perini notou uma redução significativa de tempo na jornada de reembolso e prestação de contas. Isso implica que seus funcionários agora perdem menos tempo com tarefas secundárias e podem se dedicar àquilo que realmente importa e faz diferença para a empresa. 

É esse impacto positivo que você pode gerar na sua empresa: um processo ágil, antifraudes, descomplicado e altamente econômico. Fale com um de nossos consultores para entender melhor como o Espresso pode ajudar sua empresa.

O QUE É A ESCOTTA? O que eles fazem?

A Escotta é uma consultoria SAP especializada em automatização de processos e inteligência artificial, combinando talentos e soluções a fim de tornar seus clientes mais eficientes e competitivos no mercado. Com um vasto número de empresas em sua agenda, a Escotta faz desde pequenas melhorias até implementação de novos módulos, inclusão e retirada de empresas do ambiente SAP. 

O diferencial buscado pela Escotta é a entrega de valor e uma ótima experiência do usuário. Por esse motivo, é constante a busca proativa de sistemas especializados para soluções pontuais de grande impacto, como é o caso do Espresso. Oferecer a integração desses sistemas como parte do seu portfólio de serviços é o espaço que a consultoria encontra para explorar seus diferenciais. 

Dentre os clientes da Escotta estão a Fabio Perini, Votorantim, Electrolux e Boticário.

A Escotta é parceira do Espresso desde 2019 e convidamos o founder da Escotta, Thiago Garcêz, para nos contar um pouco mais sobre como funciona o processo de parceria e os resultados alcançados desde que iniciaram o uso do Espresso internamente e no portfólio de clientes.

O GRANDE PROBLEMA ENFRENTADO PELA ESCOTTA

Após perceberem a dor de alguns de seus clientes com processos de reembolso cheios de falhas e desgastes, Thiago e sua equipe começaram um intenso processo de pesquisa de softwares e soluções. 

Como ele nos conta na entrevista fornecida para elaboração desse case, a própria Escotta tinha um processo de reembolso ruim, completamente manual, com alta demanda de tempo e equipe dedicada. Ele precisava com urgência de uma ferramenta que resolvesse os problemas internos próprios e de clientes.

Como a solução oferecida pelo Thiago é SAP ele nos explicou que inicialmente optaram por desenvolver um sistema próprio, mas perceberam que seria muito oneroso. Pra quê surgir com uma solução tão cheia de particularidades quando já existem outras prontas capazes de automatizar, facilitar e melhorar o processo integrado ao SAP?

COMO A ESCOTTA SE TORNOU PARCEIRA DO ESPRESSO

Thiago nos conta que encontraram o Espresso via Google quando começaram a pesquisar sobre alternativas de reembolso. Entraram em contato conosco após conhecer nossa página de parcerias e se interessar pelo formato dos benefícios oferecidos.

À medida que foram apresentados ao software, ele diz, foi possível perceber que o Espresso seria uma solução válida e útil – não apenas para a Escotta, mas para o amplo portfólio de clientes atendidos por eles. De acordo com o Thiago, o fit cultural entre as duas empresas foi instantâneo e decisivo para firmar a parceria.

“(…) por ser robusto e confiável sei que ele vai atender nossos clientes de forma geral sem nos dar trabalho. A equipe do Espresso acredita nas pessoas. Tive certeza que nossos clientes ficariam satisfeitos. (…) O período de negociação e fechamento do contrato foi bem simples e (aconteceu) em conversa direta com o Fábio (gestor de processos) e fluiu tranquilamente sem estress”

Thiago Garcêz – founder da Escotta
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AS VANTAGENS DA PARCERIA

“A parceria com o Espresso agrega para nós no sentido de entregar pra nossa base uma necessidade que a Escotta por si só não atende, nem a SAP”

Thiago Garcêz – founder da Escotta

Durante nossa entrevista Thiago contou que a alternativa SAP para reembolso (Concur) exige muita manutenção e uma parametrização complexa, o que acabava não sendo viável para muitos clientes.

“A razão principal é a praticidade que o Espresso agrega. A maior vantagem é levar isso para nossos clientes e abrir porta para novos clientes que não teríamos aberturas não fosse essa dor latente.”

Thiago Garcêz – founder da Escotta

Quando perguntamos sobre os processos internos, como eles fazem para identificar um cliente que necessita do Espresso, Thiago me contou que esse é um dos diferenciais da Escotta. Nas palavras dele “a identificação vem de conhecer intimamente a base e saber a necessidade deles.”.  

COMO O ESPRESSO TRANSFORMOU OS PROCESSOS DA ESCOTTA

“Primeiro resultado é falar pra dentro de casa. Mudou muito a nossa vida usar o Espresso, os nossos funcionários estão bem satisfeitos – eu mesmo uso bastante, porque viajo muito – faço muito reembolso. Do lado administrativo e financeiro (passamos a ter) só tem um ponto de contato, isso facilitou muito.”

Thiago Garcêz – founder da Escotta

Além de se tornarem parceiros, a Escotta também se tornou cliente e pôde perceber as vantagens do Espresso internamente antes de indicar a seus clientes. Segundo Thiago, a Escotta também tinha essa necessidade latente, especialmente por trabalharem com projetos faturados pelos clientes – o que implica na necessidade de enviar relatórios detalhados e todas as notinhas para o cliente. Esse processo, segundo ele, fez com que a Escotta tivesse uma grande evolução financeira.

Aproveitando o tema das mudanças para melhor geradas pelo Espresso, ele citou ainda o exemplo do primeiro cliente deles que negociou com o Espresso – resultado do nosso programa de parcerias:

“Um cliente em comum, a Fabio Perini, que vende grandes maquinários para indústrias, e os técnicos e vendedores precisam viajar por toda América e Brasil, fazem bastante reembolso em moedas diferentes,  cartão corporativo, via dinheiro, adiantamento, cartão próprio (…), e eles tiveram uma redução muito grande em fraudes, em tempo, rapidez e confiabilidade.”

Thiago Garcêz – founder da Escotta

No atual momento de crise, se levantar sozinho pode ser difícil, mas em conjunto podemos nos fortalecer: conheça nosso programa de parcerias, faça como a Escotta e participe.

O QUE É A ELTMAN ENGENHARIA?

Há mais de 30 anos no mercado, a ELTMAN Engenharia atua principalmente no segmento de energia elétrica, desenvolvendo projetos para usinas hidrelétricas e termoelétricas, oferecendo soluções para controle e proteção de usinas e subestações, dentre outros serviços relacionados. Em síntese, o negócio da ELTMAN é fornecer soluções integradas de engenharia.

Dentre os clientes da ELTMAN estão grandes nomes como a GE, Siemens, Toshiba, Eletrobrás e Furnas.

Por sua abrangência e relevância, a ELTMAN Engenharia  tem em seu quadro de funcionários colaboradores que transitam entre obras, nacionais e internacionais. Todos esses, os quais faziam uso de planilhas para controlar as despesas corporativas realizadas nas visitas externas e viagens. Os processos adotados pela empresa, entretanto, não estavam sendo produtivos, então em janeiro de 2018 eles se juntaram ao Espresso para mudar de vez a situação e abandonar os processos de reembolso manual.

Agora, dois anos após a implantação do Espresso, conversamos com Nicolas Capel, auxiliar administrativo da área de gestão de processos da ELTMAN Engenharia, sobre as mudanças que aconteceram desde então e como isso tem impactado o dia a dia na empresa deles.

O PROBLEMA: COMO A ELTMAN FAZIA REEMBOLSO?

Antes do Espresso, os reembolsos da ELTMAN Engenharia eram feitos através de planilhas de excel preenchidas pelos colaboradores. De acordo com Nicolas, no processo antigo a ELTMAN tinha que conferir todos os lançamentos realizados na planilha a fim de garantir que todas as despesas estivessem computadas.

E apesar dos esforços, como ele nos explicou, todos os colaboradores entregavam notas físicas e isso dificultava a organização, especialmente devido ao grande volume de cupons, cuja conferencia era feira manualmente. Era muito difícil manter todas organizadas devido ao grande volume. Despesas distintas muitas vezes acabavam se misturando, o que gerava ainda o desgaste com despesas falsamente geradas.

“(…) além de inserir em planilhas todas as despesas, antes deste procedimento tínhamos de organizar todas por data, separar por obras, (…) e também corríamos o risco de se perderem notas. Perdíamos tempo também, pois ao final de inserir nas planilhas, tínhamos de escanear os lançamentos e todas as notas. após este procedimento, arquivávamos as despesas, o que gerava falta de espeço, desorganização no escritório e perda significativa de tempo caso precisássemos consultar alguma despesa antiga já arquivada”

Nicolas Capel, auxiliar administrativo da ELTMAN Engenharia

A SOLUÇÃO: COMO FOI A ABORDAGEM DO ESPRESSO E O PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO E USO NA ELTMAN?

Nicolas nos conta também que em um momento de análise e revisão de processos na ELTMAN, o gerente da área administrativa, Thiago Lopes, partiu para a internet em busca de uma solução que atendesse às necessidades e particularidades da prestação de contas da empresa.

Em suas pesquisas ele entrou encontrou o Espresso e iniciou o processo de negociação com nosso time comercial.

“O atendimento da equipe Espresso nunca nos deixou a desejar, sempre rápido e eficiente.”

Nicolas Capel, auxiliar administrativo da ELTMAN Engenharia

O processo de implantação do Espresso na ELTMAN foi tranquilo, ágil e com poucas dificuldades.

Da parte do Espresso foi oferecida toda mentoria do sistema e materiais explicativos, os quais foram bem repassados pela gestão da Eltman para seus colaboradores, que estiveram prontos para dar suporte aos que não se adaptaram tão rapidamente à nova funcionalidade.

“Sempre estávamos dando suporte aos colaboradores que não conheciam e sempre enviamos vídeos referentes a funcionalidade do aplicativo, o que auxilia até mesmo os colaboradores mais recentes. Certamente temos ocasiões em que surgem dúvidas por parte dos colaboradores, porém são sempre simples de sanar.”

Nicolas Capel, auxiliar administrativo da ELTMAN Engenharia

COMO O ESPRESSO ATENDEU AS PARTICULARIDADES DA ELTMAN ENGENHARIA:

Assim como acontece em muitas consultorias, as empresas de Engenharia costumam prestar contas de despesas e cobrar de seus clientes aquelas faturadas durante os projetos.

Durante a conversa com nossa equipe, Nicolas contou que na ELTMAN esses contratos reembolsáveis travavam o faturamento da empresa, pois eles não tinham opção além de aguardar os colaboradores voltarem de suas obras para entregarem as despesas.

Felizmente esse procedimento foi simplificado com o Espresso desde o início:

“Hoje, nossos funcionários mesmo em obra, conseguem mandar as despesas diariamente, semanalmente, de acordo com a necessidade da empresa, e ao final das obras, não é mais necessário guardar as notas físicas durante as viagens para nos entregar.

Nicolas Capel, auxiliar administrativo da ELTMAN Engenharia

COMO ESTÁ A EXPERIÊNCIA DA ELTMAN COM O ESPRESSO AGORA?

“(…) com o Espresso, minhas funções se tornaram ainda mais agradáveis de ser realizada, a implantação do aplicativo contribuiu significativamente para minha motivação no trabalho. Além deste fato, posso realizar meu trabalho com perfeição devido os relatórios serem revisáveis, desta forma, posso garantir que nenhuma despesa seja enviada a nossos clientes de forma incorreta.”

Nicolas Capel, auxiliar administrativo da ELTMAN Engenharia

Após a implantação do Espresso a equipe da ELTMAN notou uma redução significativa de tempo na jornada de trabalho, permitindo que o reembolso seja prático, simples e executado sem dificuldades. Isso impactou diretamente na credibilidade da empresa frente aos clientes e na própria motivação da equipe.

A ELTMAN Engenharia é cliente do Espresso desde fevereiro de 2018.

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