Identificar e combater fraudes dentro de uma empresa é um dos grandes desafios enfrentados pelos empresários ao redor do mundo. Fraudes internas são associadas a grandes corporações, mas dados do relatório de 2016 da Association of Certified Fraud Examiners nos mostram que pequenos negócios sofrem em média a mesa porcentagem de perdas com fraudes, especialmente por estarem menos preparadas para enfrentá-las.

Uma empresa perde em torno de 5% de seus lucros anuais para fraudes. Além disso, empresas que não possuem processos antifraude sofrem, em média, danos duas vezes maiores que as empresas que possuem;

Relatório “Global Fraud Study, Report to the Nations on Occupational Fraud and Abuse” realizado pela ACFE’s (Association of Certified Fraud Examiners, Inc.)

Enfrentar esse comportamento nocivo é desafiador para qualquer gestor, especialmente porque nem sempre é possível visualizar onde está acontecendo. Mas será que toda empresa está sujeita a fraude?

Existem sinais de que fraudes internas estão acontecendo e ao quais devemos nos atentar? Ou é ideal que a empresa parta do pressuposto de que elas existem e simplesmente comece a adotar medidas de prevenção e combate?

Pensando em ajudar os gestores a responderem essas perguntas e desenvolverem um olhar crítico para suas atuações internas, fizemos um webinar gratuito com grandes nomes do mercado e experts em gestão de risco e cultura da honestidade corporativa: FRAUDES INTERNAS: COMO IDENTIFICAR E COMBATER.

[WEBINAR] Fraudes internas: como identificar e combater

À medida que uma empresa cresce, é necessário que ela se adapte cada vez mais rápido, mas ao mesmo tempo é comum que processos consolidados deixem de ser revisitados, como acontece muito com a prestação de contas corporativas.

No entanto, melhorias de eficiência são sempre bem vindas e, no que diz respeito ao combate de fraudes, são essenciais como aliadas naquilo que o olho humano não é capaz de identificar.

Durante o webinar nossos convidados trouxeram soluções simples que podem auxiliar sua empresa no combate a fraudes. Emil Andery, executivo com mais de 30 anos de experiência em auditoria, pontuou que o primeiro passo para identificação de problemas internos é muito simples e, ainda assim, as empresas pecam em executar: uma gestão eficiente, com processos bem delineados e, consequentemente, claros para todos os envolvidos.

Nossos convidados apontaram que uma das melhorias mais eficazes para solucionar esse desafio é bem óbvia: criar um time dedicado ao combate às fraudes, um time que possa acompanhar os inúmeros setores e processos para detecção de “red flags”, termo usado para designar os sinais de que algo está errado.

Empresas que possuem gestão ASG (Ambiente, Social e Governança) implantados no seu negócio, por exemplo, conseguem garantir aos seus consumidores e investidores, não só um índice ínfimo de fraudes e corrupções, mas de comprometimento com o meio ambiente.

Tudo isso trabalhando 3 pilares: o uso de recursos naturais (ambiente), políticas e relações de trabalho (social) e independência de conselho (governança), um modelo de gestão eficaz que elimina as chances de fraudes internas, ou as tornam fáceis de serem identificadas e rapidamente combatidas.

Fraude é uma verdadeira doença para toda empresa, por isso toda ação é válida no seu combate. Além do monitoramento de processos, pessoas e tecnologias, a presença de uma cultura antifraude em toda cadeia hierárquica e a criação de um código de ética e orientação podem ser decisivas na eliminação daquilo que tanto prejudica as empresas brasileiras.

Os convidados falaram ainda sobre compliance, como estabelecer um canal de denúncias e como considerar a segurança cibernética no combate a fraudes. Você pode assistir AQUI ao bate papo na íntegra e aproveitar todas as demais dicas.

Mas como combater fraudes internas em pequenas e médias empresas? Algumas dicas práticas:

Além de projetos grandes para empresas complexas, o combate a fraudes pode e deve ser executado em quaisquer esfera. Seja em PMEs, seja internamente em setores específicos.

Vale a pena mencionar que fraudes não acontecem apenas em dinheiro, mas também no aproveitamento de regras básicas de conduta, como desrespeitar a proibição de consumo de bebidas alcoólicas dentro da empresa e ainda assim solicitar reembolso daquele comprovante, afinal, “vai que passa”.

É fundamental que a empresa treine seus colaboradores, afim de educa-los para toda e qualquer situação, com essas medidas as instituições colaboram não só na formação de bons profissionais, mas de cidadãos melhores também.

Nossos convidados deram algumas dicas práticas e soluções para enfrentamento desse problema em menor escala

  • Aplicar o networking e conhecer as ações que gestores de outras empresas, do mesmo seguimento, estão tomando para combater os pontos vulneráveis a fraudes identificados por eles;
  • Criação de um manual básico de conduta, para direcionar os colaboradores quanto aos seus deveres e obrigações dentro da instituição;
  • Criar uma linha direta para denúncias de fraudes, com os devidos cuidados para não desencorajar o denunciante, e para isso é aconselhável que essa linha seja endereçada para o alto escalão da empresa;
  • Aproveitar das iniciativas de inovação, se integrar a esse ecossistema para descobrir soluções no mercado que podem ajudar a automatizar processos burocráticos e vulneráveis, como é o caso da prestação de contas e reembolso de despesas corporativas feitas com papeis e planilhas;

Você pode conferir o restante das dicas assistindo ao webinar, clicando aqui.

O que é mais importante? A honestidade ou a inibição e punição de fraudes?

Ao final do evento foram realizadas algumas das perguntas encaminhadas pelo público e elas giraram em torno, principalmente, da melhor aplicação de punição e do fato de dever ou não expor a fraude. A visão dos experts foi complementar, mas todas reforçaram a importancia de existir um código de conduta pré definido para essas situações.

A sugestão dos especialistas é de que sejam incluídas essas políticas logo no treinamento do colaborador, afinal, é nesse momento que a visão do colaborador se alinha com a da empresa.

Porém, há que se levar em consideração que isso não tira a necessidade de haver medidas de punição. Uma vez treinados, nenhum colaborador pode dizer que não sabia dos seus direitos e deveres, havendo brechas ou fraudes, é válida a aplicação da punição estabelecida pela empresa

Como assistir ao webinar?

Para ter acesso ao conteúdo completo, basta se inscrever gratuitamente no link abaixo:

[WEBINAR] Fraudes internas; como identificar e combater

Preenchendo o formulário, o conteúdo em vídeo será disponibilizado imediatamente.


Como realçado no texto e ao longo do webinar, independente do porte da sua empresa ou da área de atuação, é fundamental contribuirmos para a criação de uma cultura antifraude, incentivando a honestidade dentro de nossas empresas. O combate ativo a fraudes, a melhora de processos e a inovação digital são os grandes aliados dessa luta.

Então, se você não conseguiu ver ao vivo e que ver o conteúdo completo, clique aqui e assista agora o conteúdo completo do Fraudes Internas: como identificar e combater. Além disso, se quiser ver todos os outros webinares e materiais completos, basta acessar nosso blog e conferir todos os conteúdos já publicados por lá.

Praticamente toda empresa – seja ela pequena, média ou grande – possui uma equipe que visita clientes, faz reuniões externas e, consequentemente, gera gastos que precisam ser reembolsados. O reembolso de despesas corporativas é lei. Desde que os gastos estejam relacionados às atividades do trabalho, é obrigação da empresa arcar com todos eles.

No entanto, para que esse processo seja possível, é necessário uma extensa e desgastante prestação de contas, a qual pode gerar muita dor de cabeça se não for executada corretamente. Nesse post trazemos com detalhes o que é o reembolso de despesas corporativas e como realizar seu processo de forma correta a fim de evitar erros e fraudes.

Mas, afinal, o que é Reembolso de Despesas Corporativas?

Em linhas gerais, o reembolso de despesas consiste no processo de devolução dos valores gastos e devidamente comprovados por um colaborador. Esses gastos geralmente são realizados em reuniões, visitas a clientes ou viagens a trabalho e em sua maioria contemplam alimentação, hospedagem e KM rodado. Podem ser incluídos aqui também todos os demais valores necessários para a execução da(s) tarefa(s) do colaborador.

Como dito anteriormente, as empresas devem arcar com tais gastos desde que estejam relacionados à atividades do trabalho. Todavia, para que o reembolso seja possível, é necessário um processo complexo de prestação de contas. Esse processo exige que o colaborador registre cada despesa, por menor que seja, pague e guarde o comprovante para “provar” o gasto. O funcionário deve verificar comprovante por comprovante e prestar contas à empresa assegurando-se que os gastos estejam conforme as políticas de reembolso da organização.

É por isso que dizemos que reembolso vai muito além de apenas ressarcir os funcionários. Quando mal executado pode gerar dúvidas, desgaste e estresse entre gestores e funcionários, além de ser um processo que se relaciona diretamente com a legislação trabalhista e, provavelmente, a gestão financeira e fiscal do seu negócio – merecendo atenção redobrada.

planilha de gastos de viagem

Como as empresas geralmente fazem (Não recomendamos)

Como mencionamos no tópico anterior, a maioria das pequenas e médias empresas tem o costume de realizar o reembolso por meio de formulários e planilhas de Excel. O colaborador registra os gastos, entrega a planilha junto ao montante de cupons e notinhas e o financeiro revisa, audita e aprova. Esse pode parecer um método útil e prático para empresas de menor porte, mas, pasme! Nesses anos de trajetória do Espresso já vimos muitas empresas grandes se valendo dos mesmos meios.

Sim, é isso mesmo! Cada cupom fiscal gerado por cada funcionário que realiza despesas externas, cada cafezinho consumido e toda situação ocorrida nas viagens, reuniões, etc, devem ser catalogados e entregues. Somente assim a área financeira poderá realizar a auditoria dos cupons e validar se a despesa poderá ser reembolsada.

Ao receber esses documentos, o departamento financeiro realiza a conferência de cada valor registrado para verificar se estes estão de acordo com a política de reembolsos da empresa, e posteriormente agenda o pagamento ao funcionário. É justamente nessa hora que duas situações acontecem: gastos sem comprovante (por perda ou outro motivo) e a conferência de cada lançamento.

O que acontece se o funcionário perde o comprovante fiscal?

Do ponto de vista legal, a empresa – independente do tamanho – não precisa arcar com esse gasto, já que não há nenhum registro financeiro. Esse é um direito da organização e deve estar detalhado na política de reembolsos empresariais.

Já o funcionário, que deseja evitar esse tipo de situação, tem o dever de guardar cada comprovante, para depois catalogá-lo e entregá-lo para o financeiro da empresa. Apesar de trabalhoso, isso é fundamental para manter a organização e evitar qualquer problema futuro para ambas as partes.

A empresa pode reembolsar um funcionário que não apresentou o comprovante de despesa?

Depende. Esse tipo de prática é possível em dois tipos de empresa: lucro presumido e simples nacional. Para os dois casos não haverá problema em reembolsar colaboradores sem que um cupom fiscal exista – e nem é necessário armazená-los após o reembolso. Abordamos o assunto de arquivamento de comprovantes nesse artigo.

O problema é que a falta de um cupom fiscal para pedido de reembolso pode incentivar colaboradores a cometerem fraudes o que pode prejudicar a empresa. Eis alguns exemplos de problemas possíveis nessa situação:

  1. Ganho indevido: reembolsos para gastos inexistentes;
  2. Itens proibidos pela política: reembolsos de itens não permitidos em horário de trabalho, como bebidas alcoólicas;
  3. Problemas contábeis: para empresas de Lucro Real, elas seriam afetadas pela falta de um documento que justifique a saída de dinheiro do caixa da empresa – em caso de solicitação dos comprovantes pela receita federal.

Com essas situações apresentadas, chegamos à 2 conclusões:

  • Empresas de Lucro Presumido ou Simples Nacional PODEM reembolsar colaboradores sem comprovantes, mas não DEVEM;
  • Empresas de Lucro Real não DEVEM reembolsar gastos corporativos sem comprovantes.

Veja também:  Guia completo para criar um processo de reembolso de despesas na sua empresa

Já parou pra pensar quanto dinheiro a empresa gasta com esse processo?

Vamos fazer um exercício rápido: a Analista Financeira Ana dedica suas oito horas de trabalho de cada sexta-feira do mês para analisar cada comprovante e verificar os lançamentos nas planilhas. Ana, em sua função, está registrada com um salário de R$15 por hora. Com isso, cada sexta-feira de Ana – dedicados apenas à conferência para reembolso – custa R$120 à empresa.

Esse valor, se considerado um mês com 4 sextas-feiras, custaria à empresa R$480,00 mensais. Indo além e multiplicando pelos 11 meses que Ana trabalha no ano – já descontando as férias, faria com que a empresa gastasse com a Ana R$5.280,00 APENAS PARA CONFERIR CUPONS E PLANILHAS.

Lembre-se que esse é um exercício simples, que contempla uma situação simples e de apenas uma funcionária. A sua realidade pode e provavelmente é muito mais complexa que isso.

Você já considerou a quantidade de erros que podem acontecer no seu Reembolso de Despesas?

Nesse processo de conferência – graças a burocracia que ela exige -, é onde acontecem os mais diversos problemas de registros errados, tais quais: erros na planilha, notinhas danificadas pelo armazenamento incorreto, desorganização de registros e comprovantes ausentes.

Em empresas nas quais diversos colaboradores realizam reembolso, é muito comum que erros aconteçam. A chance de erro aumenta conforme o volume de despesas aumenta. Isso prejudica ainda mais o tempo de trabalho necessário por parte da Ana, e facilita a ocorrência de constrangimentos e situações inesperadas.

Por isso é importante usar a tecnologia ao nosso favor para buscarmos uma solução que resolve esses problemas apresentados. O Espresso foi desenvolvido para deixar todo o processo de reembolso de gastos mais fácil, liberando tempo do departamento financeiro, minimizando as chances de erros e, principalmente, evitando que sua empresa gaste além do necessário.

É mais praticidade e agilidade no controle e reembolso de gastos corporativos, tudo controlado por uma solução para web e smartphone – através de um aplicativo dedicado.

Automatize o processo de reembolso e prestação de contas de funcionários: solicite uma demonstração agora mesmo


Dúvidas, sugestões e críticas são sempre bem vindas. Deixe seu comentário abaixo ou nos envie um e-mail em contato@espressoapp.com.br. Se preferir, interaja conosco em nossa página do Facebook ou do LinkedIn.

quer conhecer o espresso? solicite uma demonstração