Evitar o acúmulo de papéis e cupons fiscais, otimizar a produtividade das viagens corporativas, controlar adiantamentos, saídas e fechamentos mensais são algumas das vantagens que podem ser oferecidas por um aplicativo de reembolso. Essa praticidade, porém, é oferecida por muitos aplicativos no mercado e isso levanta a questão: como escolher o sistema de reembolso ideal, que atenda as necessidades da sua empresa?

Toda mudança, por mais prática que venha a ser no futuro, assusta. Quando falamos de automatizar processos e abraçar o avanço que a tecnologia permite às nossas empresas o medo é ainda maior: colocamos em risco nossos processos financeiros, administrativos e produtivos. Por isso, é indispensável conhecer a fundo suas necessidades e avaliar corretamente as opções oferecidas pelo mercado, para que não haja estresse e prejuízos futuros. 

Neste contexto, separamos 5 dicas para te auxiliar no processo de análise e escolha do aplicativo de reembolso certo para você.

planilha de gastos de viagem

1 – CONHEÇA BEM AS DEMANDAS DA SUA EMPRESA

O aplicativo ideal precisa ser adequado às suas necessidades e você só conseguirá avaliar se ele te servirá bem caso haja um profundo conhecimento das despesas corporativas. Esse primeiro ponto, apesar de soar redundante, é imprescindível: de nada adianta um sistema que, mesmo efetuando o controle de reembolsos te force a mudar completamente sua forma de organização ou, ainda pior, te faça continuar armazenando arquivos físicos, emails, planilhas… A ideia é simplificar, tornar mais prático o dia a dia, não apenas inserir mais uma responsabilidade para sua equipe.

Imagine que você, mesmo que eventualmente, faça transações em moeda estrangeira. Nesse caso, é necessário que o sistema te permita alterar a cotação no fechamento do relatório, caso contrário tudo terá de ser feito manualmente. São esses os pequenos detalhes que definem o sistema RDV certo para seu perfil.

2 – O APLICATIVO DE REEMBOLSO TRABALHA PARA VOCÊ?

CUSTO x BENEFÍCIO É IMPORTANTE!

Sabemos que o valor da contratação de um novo serviço é algo decisivo no momento de escolha do produto ideal e, embora o custo do aplicativo seja relevante, é preciso ir além do menor preço. É preciso colocar na balança o preço e as ofertas, e focar naqueles que ofereçam benefícios justos pelos valores cobrados, que permitam que o aplicativo trabalhe por você e realmente facilite sua gestão financeira. 

O aplicativo que você está pesquisando te permite realizar a maioria dos processo sem precisar sair do aplicativo? Torna possível que você elimine papéis e planilhas? Integra aos demais softwares que você utiliza? Permite que você customize sua própria classificação de despesas? Escolha a alternativa que faz com que sua empresa se veja mais livre de burocracias.

3 – SEU TIME INTEIRO CONSEGUE USAR O APLICATIVO DE REEMBOLSO? 

Faça o teste!

Não é a toa que, atualmente, tanto se fala em experiência do usuário. Grande parte do que diferencia um produto idêntico de outro é o valor enxergado nele pelo usuário. Esse valor, muitas vezes, está relacionado diretamente com a experiência que ele tem ao utilizar um deles. Quando falamos do aplicativo de reembolso o mesmo se aplica: ele foi criado para ser intuitivo? É fácil de usar e servirá para todos da sua equipe? 

Se você busca otimizar seus processos tornando a rotina financeira mais segura e menos onerosa, é essencial que a ferramenta escolhida seja facilmente aprendida por todos que a utilizarão. 

4 – BUSQUE EMPRESAS COM REFERÊNCIA DE MERCADO

Outro ponto a se considerar antes de escolher o aplicativo de reembolso é a referência da empresa desenvolvedora. Esse ponto não se relaciona unicamente com a escolha certa para a sua empresa, mas sim com a escolha da empresa certa pra você. Existem vários produtos oferecendo o mesmo serviço, portanto leia bastante sobre o aplicativo que se pretende contratar, descubra outros clientes com quais eles trabalham, solicite demonstrações, tire todas as suas dúvidas junto aos consultores. 

Não dá para arriscar contratar uma empresa que desaparece da noite pro dia ou que não mantenha os certificados de segurança atualizados e sem querer perca todos os seus dados. Ninguém precisa de mais dor de cabeça, não é mesmo? 

5 – A EMPRESA TE VÊ COMO CLIENTE OU COMO BOLETO? ATENÇÃO NO PÓS VENDA 

Para finalizar, a 5ª dica para escolher o aplicativo de reembolso é avaliar o pós-venda praticado pela empresa. Escolha aquela que te fornecer, além dos tópicos anteriores, toda estrutura e auxílio durante o período de implantação e treinamento da nova ferramenta. Muito além de um número, verifique se a empresa valoriza e trata bem o cliente, disponibilizando canais práticos e eficientes de suporte.

Afinal, de nada adianta a compra se a dor de cabeça para fazer funcionar for enorme e não tiver ninguém para ajudar.

Pode parecer difícil encontrar uma empresa que atenda a todos esses requisitos, não é mesmo? Mas agora que você sabe como escolher o aplicativo certo para sua empresa, que tal aproveitar para conhecer o Espresso e ver se ele se encaixa nas especificações?

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Quando falamos de reembolso de despesas corporativas, diversas dúvidas surgem para quem faz parte dessa prática empresarial. O reembolso de despesas tem alguns itens previstos por lei, portanto, vamos ver se o assunto desse artigo se aplica e o qual caminho poderemos tomar para evitar problemas.

Afinal, qual o prazo para reembolso por parte da empresa? Read More

Muito comum no dia a dia de consultorias e empresas que trabalham no formato de projetos para clientes, o reembolso de despesas pelo cliente final é um assunto ainda polêmico e que divide opiniões: “Devo emitir nota fiscal e pagar os tributos em cima desses valores?”,  “Eles são despesas administrativas que viabilizam o serviço ou são custos do serviço?”, “As famosas Notas de débito são suficientes para conseguir receber do meu cliente?”.

Vamos tratar nesse post essas e outras perguntas.

Para ficar mais fácil o entendimento, usaremos como exemplo casos de consultorias.

Conceitos básicos

Antes de começarmos vale a pena dar uma repassada no conceitos básico do que efetivamente é ou define Receitas, Despesas e Custos. Eu sei, você vai dizer “Ah, isso foi a primeira coisa que eu aprendi sobre administração, não preciso rever isso”. Eu entendo, o conceito é simples, mas quando entramos na prática do dia a dia eles podem acabar se misturando. Se mesmo assim você não quiser passar por essa revisão, pode pular para o próximo tópico: Reembolso de despesas.

Receitas

De uma maneira bem formal, podemos definir receita da seguinte forma:

“O conceito de receita acha-se relacionado ao patrimônio da pessoa. Quem aufere receita, recebe um valor que vem alterar o seu patrimônio a sua riqueza.

Receita, do latim “recepta” é o vocábulo que designa recebimento, valores recebidos. Receita é o vocábulo que designa o conjunto ou a soma de valores que ingressam no patrimônio de determinada pessoa.

Podemos definir receita como toda entrada de valores que, integrando-se ao patrimônio da pessoa (física ou jurídica, pública ou privada), sem quaisquer reservas ou condições, venha acrescer o seu vulto como elemento novo e positivo.”

Prestem atenção na parte que se refere ao patrimônio, vai ser bem importante para o nosso tema. Receita é o ingresso de valores para a empresa pela venda de produtos ou prestação de serviços, por exemplo, e que constituem um incremento no patrimônio da empresa.

Despesas

São consideradas despesas os gastos que não estão relacionados com a atividade primária da empresa. Gastos administrativos, folha de pagamento, despesas fixas como aluguel, água, energia, gastos com vendas e marketing, são alguns exemplos de despesas que geralmente não estão vinculadas à atividade fim do negócio.

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Custos

Estes sim são os gastos ligados diretamente à atividade principal da empresa. No caso de produto, a matéria-prima para a produção de um determinado item é um custo, e não uma despesa, por exemplo.

Já no caso de prestação de serviços, como nas consultorias, essa definição já não é tão simples assim e essa incerteza é o fator que nos motivou a escrever esse artigo sobre notas de débito. Um exemplo de custo de uma consultoria seria a hora do consultor, que essa sim deve ser contabilizada em uma Nota Fiscal e serem pagos todos os tributos.

E os gastos que o consultor teve para prestar o serviço? São custos ou despesas? Vamos detalhar melhor essa questão no próximo tópico.

Reembolso de despesas

Quando tratamos do reembolso entre empresa e funcionário – no nosso exemplo da consultoria com os consultores – o processo já é mais claro. O consultor precisa acumular os comprovantes e prestar conta para a empresa, que por outro lado precisa reembolsar o seu consultor, pois esse são gastos feitos em nome da pessoa jurídica. Inclusive se esse processo te incomoda pela burocracia que gerar essas notinhas de papel e relatórios de excel, já ouviu falar do Espresso?

Do outro lado, surge a dúvida se quando a empresa cobra o seu clientes por esses gastos que seu colaborador executou, configura-se um custo inerente ao serviço ou apenas um reembolso de despesas. Você sabe a resposta?

A resposta é: Depende (achou que ia ser fácil né? rs)

No nosso entendimento, reembolsos de despesas caracterizam-se por valores que efetivamente foram pagos pela contratada/empregado, no caso, consultoria e consultor, mas que correspondem à despesas ou custos da contratante/empregadora (cliente final), não constituindo acréscimo patrimonial (lembra do acréscimo patrimonial??). Por esse motivo, a empresa não precisa contabilizar pelo seu seu serviço. Nesse caso, é necessário apenas ressarcir o colaborador daquele gasto, pois esses gastos específicos não constituem parte do serviço e, por esse motivo, não precisam ser tributados. Aqui temos um caso onde é possível cobrar o seu cliente através de nota de débito.

Vale ressaltar que os valores decorrentes do preço do serviço devem ser justificados por meio de Nota Fiscal e recolher toda a tributação decorrente corretamente. Em alguns casos, empresas buscam desqualificar os recebimentos de receita tributável para reembolso de despesas na tentativa de diminuir a base de cálculo dos tributos, o que não constitui prática correta. Nesse tipo de fraude ou erro, este procedimento pode acarretar penalidades em uma eventual fiscalização.

Logo, despesas de viagem, alimentação, descolamento que viabilizam a execução de um projeto fora do local que fisicamente está a empresa ou consultoria são consideradas reembolso por não realizar acréscimo ao patrimônio da empresa, e assim, poderão ser cobrados através de uma nota de débito e não deve gerar tributos. E não sou eu que estou falando. É o próprio E. STJ:

“TRIBUTÁRIO. IMPOSTO SOBRE SERVIÇOS DE QUALQUER NATUREZA. BASE DE CÁLCULO. REEMBOLSO DE DESPESAS DE VIAGEM, ALIMENTAÇÃO E ESTADA DE EMPREGADOS QUANDO DA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS EM OUTRA LOCALIDADE. NÃO INCIDÊNCIA DO ISSQN.

  1. A base de cálculo do ISS é o preço do serviço, consoante disposto no art. 9º, caput, do Decreto-Lei no 406/68.
  2. Destarte, o preços do serviço é a contraprestação que o tomador ou usuário do serviço deve pagar diretamente ao prestador, vale dizer, o valor a que o prestador faz jus, pelos serviços que presta.
  3. Consectariamente, as despesas realizadas com viagens, alimentação e estada de funcionários, para prestação do serviço em localidade diversa do estabelecimento do prestador, ostentam natureza indenizatória em virtude do repasse ao contratante para posterior reembolso, não integrando a remuneração pelo serviço prestado, porquanto não realizadas em favor de quem as efetuou. (…)”

Como se prevenir de (muita) dor de cabeça?

Algumas empresas, para garantir que não serão autuadas em um evento de fiscalização, acabam por colocar esses valores dentro da Nota Fiscal mesmo. Simples né? Nem tanto.

Alguém tem que pagar a conta, e geralmente é o cliente final. Quando uma empresa paga tributos por esse tipo de despesa, ela acaba repassando esse valor para o cliente, aumentando o valor do preço do seu serviço. Para o cliente isso é ruim (óbvio), pois vai pagar mais pelo mesmo e para a consultoria isso também não vem sem consequências, dado que com um preço mais alto você pode perder competitividade e eventualmente, o próprio cliente.

Mas então como se prevenir e permitir que eu possa usar notas de débito e não ser tributado por essas despesas? Temos algumas dicas práticas para você:

  1. O reembolso das despesas deve estar expressamente previsto nos contratos assinados entre o contratante/empregadora e contratado/empregado;
  2. As despesas devem referir-se a gastos necessários, usuais e devidamente comprovados por meio de recebidos e/ou notas fiscais;
  3. As despesas não devem tentar disfarçar efetivos custos da prestação de serviços do contratante/empregador, mas sim se limitarem a valores necessários à conclusão dos serviços e que carecem de reembolso;
  4. O valor reembolsado para os colaboradores deve ser idêntico ao cobrado dos clientes. Não ganhe dinheiro com isso! Essa prática constitui acréscimo de patrimônio e pode te colocar em maus lençóis com a receita;
  5. E por último, mas não menos importante, controle suas despesas com uma ferramenta que facilite a prestação de contas e o reembolso.

Não podemos deixar de ressaltar o último ponto. Para que haja legalidade na realização de reembolsos, é imprescindível que se comprove a origem das despesas, assim como realize a guarda dos recibos, notas ficais e outros documentos demonstrativos dos gastos despendidos.

Usar uma ferramenta idônea que facilita não só a prestação de contas como a criação de notas de débitos vai te ajudar a prevenir situações indesejadas com seus colaboradores, clientes e com o fisco. O Espresso hoje resolve esse problema para dezenas de consultorias e empresas de projeto e também pode te ajudar! Quer um parecer jurídico (grátis!) sobre esse assunto, com jurisprudência, e conhecer melhor nossa ferramenta? Basta acessar www.espressoapp.com.br e solicitar uma demonstração!

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É muito comum que funcionários utilizem os próprios carros para executar atividades relacionadas à empresa. Geralmente acordados no início do trabalho, as empresas costumam estabelecer valores de reembolso de despesas ou adiantamentos ligados à essa utilização.

Uma outra prática comum é empresas reembolsarem o valor que o funcionário gastou em gasolina também, porém dessa forma o funcionário acaba prejudicado, pois não são considerados custos com manutenção, seguros, impostos, entre outras coisas.

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Viajar a trabalho é uma situação muito comum nas empresas. Seja para uma simples reunião, um almoço com cliente/prospect e até uma longa viagem mesmo, essas situações geram despesas que, normalmente, são pagas pelo próprio funcionário e reembolsadas pela empresa posteriormente.

Todas essas despesas corporativas precisam ser comprovadas para que o reembolso ocorra de fato, e é aí que entramos no assunto desse artigo: caso o funcionário perca a notinha fiscal ou cupom do pagamento, qual a posição da empresa na situação?

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Viagens corporativas, reuniões e visitas à clientes são uma realidade bem comum na maior parte das empresas e, com isso, surgem muitas dúvidas em relação às regras para reembolso.

Você sabe o que é passível de reembolso?

Vamos abordar esse assunto nesse artigo, continue lendo para entender melhor.

Qual é a responsabilidade da empresa em relação às despesas corporativas?

Responsabilidade total.

Se um colaborador viaja a trabalho pela empresa, esta precisa arcar com todas as despesas geradas na atividade. Despesas com alimentação, moradia e transporte precisam ser previstas e reembolsadas totalmente.

Apesar da política de reembolsos de despesas de algumas empresas prever algumas situações não reembolsáveis como bebidas alcoólicas, compras pessoais e etc, é função da organização garantir que a estadia do funcionário aconteça.

As despesas fora do horário de expediente também estão inclusas?

Sim! Qualquer valor gasto e que esteja previsto para reembolso na política de reembolsos, mesmo fora do expediente, precisa ser reembolsado. Afinal, mesmo que não esteja trabalhando, um colaborador ainda precisa se alimentar e isso deve ser custeado pela empresa.

O que pode ser feito para minimizar os custos, e não prejudicar financeiramente a empresa, é estipular tetos de despesas para reembolso, sempre se adequando para a realidade do local onde o funcionário está. Isso já irá evitar qualquer dor de cabeça para ambas as partes, principalmente quando o dinheiro gasto for do colaborador.

Boas práticas corporativas

Além da questão que falamos sobre estipular valores máximos para despesas – e reembolsos -, é interessante que a empresa adote boas práticas para evitar problemas, como, por exemplo:

  • Seguro de vida: como vai executar uma função pela empresa, é importante que o colaborador esteja segurado em caso de acidentes. Assim tanto o trabalhador, quanto sua família, estarão protegidos em caso de uma fatalidade;
  • Comprovantes de gasto: para cada despesa corporativa que surgir, é importante que o colaborador guarde o comprovante ou cupom da transação. Isso irá permitir o reembolso da despesa – no caso da mesma ter sido feita com dinheiro próprio.
  • Relatório de trabalho: é importante que os funcionários façam relatórios de trabalho que justifiquem sua rotina e despesas enquanto estiverem exercendo a atividade fora da empresa. Isso servirá para garantir que os comprovantes gerados fora do horário sejam verdadeiros e justos.
  • Horas extras: é importante definir também o período que o colaborador irá trabalhar em uma viagem pela empresa. Assim como acontece normalmente, trabalhar fora do horário de expediente – mesmo em viagens corporativas – resulta no pagamento de horas extras para o funcionário.

Conclusão

Independente do motivo que leve um colaborador a gerar despesas corporativas, é função da empresa garantir que essas serão reembolsadas plenamente, mesmo que os gastos tenham acontecido fora do horário de expediente. Cabe, então, ao trabalhador respeitar as políticas de gastos estabelecidas na organização e tudo ocorrerá bem, sem problema para ambas as partes.

O Espresso foi desenvolvido para organizar e automatizar o processo de reembolso de despesas corporativas. Se você ainda trabalha com processos manuais e desorganizados, solicite uma demonstração sem compromisso.


Dúvidas, sugestões e críticas são sempre bem vindas. Deixe seu comentário abaixo ou nos envie um e-mail em contato@espressoapp.com.br. Se preferir, interaja conosco em nossa página do Facebook ou do LinkedIn.

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Uma prática bastante comum em diversos tipos de empresa é o reembolso de despesas corporativas para colaboradores que, em reuniões ou viagens a trabalho, pagam os gastos – como hospedagem, alimentação e transporte com o próprio dinheiro. Para que essa prática seja realizada sem problemas, é necessário o desenvolvimento de um processo de reembolso, completo e sem erros. Por sua vez, o processo de reembolso é suportado diretamente pela política de gastos e reembolso, onde ficam definidas as regras e deveres na relação empresa x colaborador.

Com isso compreendido, nesse texto vamos abordar os principais pontos para a criação de um processo de reembolso de despesas. Falaremos o que precisa ser considerado e previsto para que não existam dúvidas, problemas e qualquer situação constrangedora para a organização no geral.

O que é ou não reembolsável

Iniciando pela política de reembolso, que fará parte do processo como um todo, primeiramente precisamos definir o que pode ser reembolsado ou não. Isso acontece por dois motivos: prevenir qualquer tipo de abuso e evitar o desperdício de dinheiro da própria empresa.

Quando falamos em prevenir algum tipo de abuso, estamos pensando em gastos com itens que não condizem com funções profissionais, como o consumo de bebidas alcoólicas durante as refeições, utilização do dinheiro da empresa para entretenimento e coisas do tipo, já que esses não tem ligação direta com o objetivo da empresa. Além disso, o colaborador que faz uso do reembolso não pode desperdiçar os recursos empresariais “só porque a empresa está pagando”, é preciso procurar os melhores preços e também pensar em alternativas viáveis.

Especifique as obrigações de reembolso

Uma vez que esteja definido cada item que pode ou não ser reembolsado, é importante que a empresa defina algumas obrigações de reembolso. Essas obrigações são: fornecimento de comprovantes das despesas realizadas e planilhas para organização cronológica das despesas, que visam facilitar a conferência de como e onde os gastos aconteceram.

Comprovantes de despesas

Todo e qualquer gasto realizado que será necessário o reembolso precisará obrigatoriamente de um comprovante. Apesar de algumas empresas operarem em regimes que permitam o pagamento mesmo sem o comprovante, essa prática não é recomendada por possibilitar que fraudes aconteçam. Abordamos o assunto sobre comprovantes nesse artigo: “Eu preciso guardar as notinhas/cupons fiscais originais das despesas?“.

Portanto, cada despesa reembolsável precisará de um documento que demonstre a despesa, não tem jeito.

Planilhas e datas de entrega

Junto com os comprovantes, é importante um documento que organize as despesas e que possa ser entregue para o departamento financeiro. Apesar de trabalhosas, as planilhas são importantes nesse sentido, por serem um arquivo de conferência de cada despesa realizada.

Além da planilha com a listagem de despesa, é importante definir um prazo máximo para entrega dos documentos, pois isso permitirá mais organização do processo de conferência e pagamento dos valores reembolsáveis.

Ps.: deixe bem claro para os funcionários que, na quebra de prazos, omissão de informação ou ausência de comprovante, os valores não poderão ser pagos. Isso criará um senso de urgência e responsabilidade, afinal, ninguém gostaria de um prejuízo financeiro, não é mesmo?

planilha gastos de viagem

Fluxo de aprovação

Já temos as regras e o processo de entrega de despesas definidos, agora é necessário que um fluxo de aprovação seja criado.

Nesse fluxo de aprovação, poderemos ter situações em que uma pessoa é responsável em conferir e aprovar o reembolso das despesas ou uma sequência de pessoas que serão responsáveis em aprovar os relatórios enviados. Em empresas grandes, é comum que haja um responsável de setor validando os relatórios e, após essa primeira validação, o departamento financeiro entra para confirmar o que realmente foi solicitado para reembolso.

Independente do modelo, é importante que sempre haja um responsável validando os comprovantes e verificando se as despesas se adequam com a política de gastos. Esse controle será importante para a organização e saúde financeira da empresa.

Prazos de pagamento

Com tudo conferido e aprovado para pagamento, é fundamental que o departamento financeiro estipule um prazo máximo para o reembolso ao funcionário. Dependendo da organização do processo – e da quantidade de pessoas que solicitam reembolso -, é possível que o pagamento seja feito na mesma semana da solicitação, impedindo que o funcionário tenha problema em suas finanças pessoais.

Lembre-se que, inicialmente, o dinheiro gasto pelo colaborador saiu de seu próprio bolso, por isso é importante que esse prazo de pagamento seja cumprido e que, de preferência, ele não demore muito para ser efetuado.

Adiantamentos

Os adiantamentos servem para evitar problemas nas finanças pessoas de funcionários que utilizam constantemente o próprio dinheiro para despesas profissionais, além de serem uma alternativa para processos com prazos de pagamento muito alto.

Os adiantamentos não precisam prever corretamente o que será gasto em uma viagem a trabalho, por exemplo. Eles servirão exatamente como uma previsão, mas, em caso dos valores gastos ultrapassarem o adiantamento, o processo de solicitação de reembolso dos valores excedentes, será realizado normalmente.

Todas as regras que envolvem adiantamentos precisam estar previstos no processo de reembolso: quem poderá solicitar, qual o valor máximo do adiantamento, quando o adiantamento será pago, etc.

Processo de reembolso automatizado

É muito comum que as empresas, independente do tamanho, tenham processos manuais para o reembolso de despesas corporativas. Esse modo de trabalho é desorganizado e gera uma enorme necessidade de mão de obra por parte do departamento financeiro.

Imagine que, para cada pedido de reembolso, é necessário que uma pessoa confira cada comprovante físico e cruze as informações com as planilhas enviadas. Após a conferência – e caso exista um fluxo de aprovação envolvendo várias pessoas – é necessário que os valores sejam verificados pelo responsável da área, antes de chegar ao departamento financeiro.

É muito tempo desperdiçado em um processo burocrático e com muitas chances de erro, já que os comprovantes podem ser perdidos ou invalidados no caso de perderem a tinta ou rasgarem. Quando falamos de comprovantes físicos, também temos gastos com o armazenamento dos documentos e envio, pelos correios ou transportadoras, dos comprovantes – não se esqueça disso.

Utilizando a tecnologia para benefício da empresa

Com isso, precisamos utilizar a tecnologia em nosso favor e automatizar o que for possível. O envio de relatórios e comprovantes podem ser feitos de forma digital e fácil, independente de onde o funcionário estiver. Foi por esse motivo que criamos o Espresso, uma plataforma desenvolvida para organizar todo o processo de reembolso de despesas corporativas.

Com o Espresso você não precisa mais guardar comprovantes: basta fotografar com seu smartphone, descrever algumas informações e ele já estará seguro contra qualquer problema. Além disso, uma vez que todos os gastos estejam registrados, basta enviá-los para aprovação dos responsáveis e aguardar o reembolso. Tudo isso de forma imediata, pela internet, usando um modelo web + smartphone. Simples assim.


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Praticamente toda empresa – seja ela pequena, média ou grande – possui uma equipe que visita clientes, faz reuniões externas e, consequentemente, gera gastos que precisam ser reembolsados. O reembolso de despesas corporativas é lei. Desde que os gastos estejam relacionados às atividades do trabalho, é obrigação da empresa arcar com todos eles.

No entanto, para que esse processo seja possível, é necessário uma extensa e desgastante prestação de contas, a qual pode gerar muita dor de cabeça se não for executada corretamente. Nesse post trazemos com detalhes o que é o reembolso de despesas corporativas e como realizar seu processo de forma correta a fim de evitar erros e fraudes.

Mas, afinal, o que é Reembolso de Despesas Corporativas?

Em linhas gerais, o reembolso de despesas consiste no processo de devolução dos valores gastos e devidamente comprovados por um colaborador. Esses gastos geralmente são realizados em reuniões, visitas a clientes ou viagens a trabalho e em sua maioria contemplam alimentação, hospedagem e KM rodado. Podem ser incluídos aqui também todos os demais valores necessários para a execução da(s) tarefa(s) do colaborador.

Como dito anteriormente, as empresas devem arcar com tais gastos desde que estejam relacionados à atividades do trabalho. Todavia, para que o reembolso seja possível, é necessário um processo complexo de prestação de contas. Esse processo exige que o colaborador registre cada despesa, por menor que seja, pague e guarde o comprovante para “provar” o gasto. O funcionário deve verificar comprovante por comprovante e prestar contas à empresa assegurando-se que os gastos estejam conforme as políticas de reembolso da organização.

É por isso que dizemos que reembolso vai muito além de apenas ressarcir os funcionários. Quando mal executado pode gerar dúvidas, desgaste e estresse entre gestores e funcionários, além de ser um processo que se relaciona diretamente com a legislação trabalhista e, provavelmente, a gestão financeira e fiscal do seu negócio – merecendo atenção redobrada.

planilha de gastos de viagem

Como as empresas geralmente fazem (Não recomendamos)

Como mencionamos no tópico anterior, a maioria das pequenas e médias empresas tem o costume de realizar o reembolso por meio de formulários e planilhas de Excel. O colaborador registra os gastos, entrega a planilha junto ao montante de cupons e notinhas e o financeiro revisa, audita e aprova. Esse pode parecer um método útil e prático para empresas de menor porte, mas, pasme! Nesses anos de trajetória do Espresso já vimos muitas empresas grandes se valendo dos mesmos meios.

Sim, é isso mesmo! Cada cupom fiscal gerado por cada funcionário que realiza despesas externas, cada cafezinho consumido e toda situação ocorrida nas viagens, reuniões, etc, devem ser catalogados e entregues. Somente assim a área financeira poderá realizar a auditoria dos cupons e validar se a despesa poderá ser reembolsada.

Ao receber esses documentos, o departamento financeiro realiza a conferência de cada valor registrado para verificar se estes estão de acordo com a política de reembolsos da empresa, e posteriormente agenda o pagamento ao funcionário. É justamente nessa hora que duas situações acontecem: gastos sem comprovante (por perda ou outro motivo) e a conferência de cada lançamento.

O que acontece se o funcionário perde o comprovante fiscal?

Do ponto de vista legal, a empresa – independente do tamanho – não precisa arcar com esse gasto, já que não há nenhum registro financeiro. Esse é um direito da organização e deve estar detalhado na política de reembolsos empresariais.

Já o funcionário, que deseja evitar esse tipo de situação, tem o dever de guardar cada comprovante, para depois catalogá-lo e entregá-lo para o financeiro da empresa. Apesar de trabalhoso, isso é fundamental para manter a organização e evitar qualquer problema futuro para ambas as partes.

A empresa pode reembolsar um funcionário que não apresentou o comprovante de despesa?

Depende. Esse tipo de prática é possível em dois tipos de empresa: lucro presumido e simples nacional. Para os dois casos não haverá problema em reembolsar colaboradores sem que um cupom fiscal exista – e nem é necessário armazená-los após o reembolso. Abordamos o assunto de arquivamento de comprovantes nesse artigo.

O problema é que a falta de um cupom fiscal para pedido de reembolso pode incentivar colaboradores a cometerem fraudes o que pode prejudicar a empresa. Eis alguns exemplos de problemas possíveis nessa situação:

  1. Ganho indevido: reembolsos para gastos inexistentes;
  2. Itens proibidos pela política: reembolsos de itens não permitidos em horário de trabalho, como bebidas alcoólicas;
  3. Problemas contábeis: para empresas de Lucro Real, elas seriam afetadas pela falta de um documento que justifique a saída de dinheiro do caixa da empresa – em caso de solicitação dos comprovantes pela receita federal.

Com essas situações apresentadas, chegamos à 2 conclusões:

  • Empresas de Lucro Presumido ou Simples Nacional PODEM reembolsar colaboradores sem comprovantes, mas não DEVEM;
  • Empresas de Lucro Real não DEVEM reembolsar gastos corporativos sem comprovantes.

Veja também:  Guia completo para criar um processo de reembolso de despesas na sua empresa

Já parou pra pensar quanto dinheiro a empresa gasta com esse processo?

Vamos fazer um exercício rápido: a Analista Financeira Ana dedica suas oito horas de trabalho de cada sexta-feira do mês para analisar cada comprovante e verificar os lançamentos nas planilhas. Ana, em sua função, está registrada com um salário de R$15 por hora. Com isso, cada sexta-feira de Ana – dedicados apenas à conferência para reembolso – custa R$120 à empresa.

Esse valor, se considerado um mês com 4 sextas-feiras, custaria à empresa R$480,00 mensais. Indo além e multiplicando pelos 11 meses que Ana trabalha no ano – já descontando as férias, faria com que a empresa gastasse com a Ana R$5.280,00 APENAS PARA CONFERIR CUPONS E PLANILHAS.

Lembre-se que esse é um exercício simples, que contempla uma situação simples e de apenas uma funcionária. A sua realidade pode e provavelmente é muito mais complexa que isso.

Você já considerou a quantidade de erros que podem acontecer no seu Reembolso de Despesas?

Nesse processo de conferência – graças a burocracia que ela exige -, é onde acontecem os mais diversos problemas de registros errados, tais quais: erros na planilha, notinhas danificadas pelo armazenamento incorreto, desorganização de registros e comprovantes ausentes.

Em empresas nas quais diversos colaboradores realizam reembolso, é muito comum que erros aconteçam. A chance de erro aumenta conforme o volume de despesas aumenta. Isso prejudica ainda mais o tempo de trabalho necessário por parte da Ana, e facilita a ocorrência de constrangimentos e situações inesperadas.

Por isso é importante usar a tecnologia ao nosso favor para buscarmos uma solução que resolve esses problemas apresentados. O Espresso foi desenvolvido para deixar todo o processo de reembolso de gastos mais fácil, liberando tempo do departamento financeiro, minimizando as chances de erros e, principalmente, evitando que sua empresa gaste além do necessário.

É mais praticidade e agilidade no controle e reembolso de gastos corporativos, tudo controlado por uma solução para web e smartphone – através de um aplicativo dedicado.

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