Embora o trabalho remoto (home office) já fosse uma prática comum para muitas empresas, com a pandemia do Covid-19 ele se tornou necessário. Ou melhor, indispensável.

Esse tipo de trabalho foi reconhecido e regulamentado pela lei nº 13.467 na reforma trabalhista em 2017, como o tipo de trabalho prestado principalmente fora das dependências do empregador. No entanto, pela falta de familiaridade, muita gente ainda não sabe no que consiste.

Primeiramente, porém, é necessário diferenciar o home office do trabalho externo:

O trabalho externo é aquele que exige que a atividade seja necessariamente realizada fora da empresa. Como é o caso de vendedores externos, representantes comerciais e técnicos de manutenção de equipamentos, por exemplo. Já o home office é aquele que poderia ser realizado dentro da da empresa, mas é executado fora dela, por meio de um acordo entre trabalhador e empregado. 

Parece novidade, mas uma modalidade de home office já é regulamentada há alguns anos: o teletrabalho. É uma modalidade de contrato de trabalho que deve seguir regras legais e prevê obrigações específicas, como o ressarcimento de despesas efetuadas pelo colaborador para o exercício de suas funcionalidades.

Segundo o professor da PUC-SP e da FGV Paulo Sergio João, em matéria para o portal Pequenas Empresas, Grandes Negócios, é necessário fazer a distinção entre o home office que estamos adotando agora em medida emergencial na pandemia e o teletrabalho já regulamentado.

“Há uma confusão, porque o teletrabalho é uma modalidade de contrato. No cenário atual, se acentua a necessidade de adotar o home office, mas sem alterar condições de trabalho”, ele explica na entrevista. “O empregado vai continuar cumprindo a jornada e prestando seus serviços, mas não de forma presencial.”

Prof. Paulo Sergio João

De acordo com ele, os trabalhos remotos de agora “não passam necessariamente a se enquadrar no teletrabalho”, mas é inegável que as circunstâncias especiais requerem atenção jurídica. Cabe às empresas e seus colaboradores se atentarem aos próprios direitos e deveres nesse momento de crise para evitar que, além de financeira, ela se torne institucional dentro do seu ambiente de trabalho.

Agora que a empresa está online, eu pago para trabalhar?

Dentre as inúmeras discussões que se iniciaram com adoção imediata do home office, uma que vem crescendo e chamando atenção à medida em que os dias em casa se acumulam é: quanto a empresa deve contribuir para que o colaborador tenha um bom ambiente de trabalho em casa? Reembolso de internet? Compra de equipamento?

De acordo com a lei do teletrabalho, as despesas com aquisição ou manutenção dos equipamentos ou da infraestrutura para realização do trabalho remoto podem ser negociadas livremente entre o empregador e o empregado, desde que formalizada no contrato de trabalho – assim, detalhando e determinando o que será de responsabilidade de cada um e definindo quais dessas despesas podem ser reembolsadas pela empresa.

Além disso, a lei garante que o custo e o risco do trabalho não seja totalmente repassado ao empregado só porque ele está na própria casa.

O  art. 2º da CLT, estabelece que o empregador tem a obrigação de custear as despesas de seu negócio. Sendo assim, se em algum momento o colaborador que exerce suas atividades de forma remota passe a ter custos para o trabalho, esses devem ser ressarcidos pelo empregador.

É entendido como gasto para o empregado todo e qualquer custo extraordinário que o mesmo venha ter em função da atividade que exerce para a empresa. Por isso, para garantir a segurança de ambos, é recomendado que quaisquer acordo sejam devidamente formalizados.

Levando isso para o dia a dia, os gastos que não são possíveis de serem medidos de forma direta, como água e luz, por exemplo, são pagos pelo trabalhador. Já as despesas adicionais ligadas à execução da atividade devem ser consideradas como custos da empresa e devem ser devolvidas ao empregado seja por meio de ajuda de custo ou reembolso, sempre mediante apresentação de comprovantes.

É possível garantir o direito de todos no home-office durante e pós pandemia?

Com toda a crise do Covid-19, em março de 2020 o governo editou a medida provisória 927 com objetivo de ajudar os empreendedores brasileiros na gerência desse novo cenário .

Quanto a adoção do home office, a MP estabelece que os empregadores poderão converter os regimes de trabalho presencial em regimes de teletrabalho sem que este passe a configurar jornada externa. Assim, a jornada continuará sendo considerada como interna, mas cumprida fora das dependências da empresa, seja de forma total ou parcial.

Mesmo assim, é preciso formalizar um contrato escrito, em até 30 dias, com seus colaboradores tratando da conversão de regime.

No que tange aos custos, a medida mantém os termos da reforma trabalhista e permite que ocorra a negociação entre as partes de ajuda de custo para itens de infraestrutura, como água, energia elétrica e internet, a fim de que os gastos da operação não sejam de total responsabilidade do empregado. Além disso, também é possível acordar um empréstimo de equipamentos da empresa, sem ônus ao colaborador, que sejam considerados indispensáveis à realização das atividades.

Caso se decida por um valor fixo de ajuda de custo é importante ressaltar que ele não tem natureza salarial e é isento de qualquer tipo de encargo.

E o meu processo de reembolso propriamente dito? 

Com todo o restante bem definido, esse ponto fica mais simples. 

Se a sua empresa já era habituada a realizar reembolso de despesas, esse é o momento de remodelar sua política, adicionando os itens de home office previstos para desempenho da função de cada colaborador.

Mas caso você ainda não esteja acostumado com essa prática, é hora de construir seu processo de reembolsos, já prevendo todos os gastos de trabalho remoto embasados na medida provisória.

Outro ponto importante é utilizar a tecnologia a seu favor, muitos softwares tem aberto seus produtos para ajudar na gestão das empresas neste momento.

Além do Espresso, que controla a gestão dos processos dos gastos corporativos, vale explorar alguns outros como o Trello na gestão de atividades e equipes e também o uso de ferramentas de reunião online, como o Meet ou o Zoom

Assim você garante que seu time continue trabalhando o mais próximo possível do cenário normal.

Quando falamos de reembolso de despesas corporativas, diversas dúvidas surgem para quem faz parte dessa prática empresarial. O reembolso de despesas tem alguns itens previstos por lei, portanto, vamos ver se o assunto desse artigo se aplica e o qual caminho poderemos tomar para evitar problemas.

Afinal, qual o prazo para reembolso por parte da empresa? Read More

É muito comum que funcionários utilizem os próprios carros para executar atividades relacionadas à empresa. Geralmente acordados no início do trabalho, as empresas costumam estabelecer valores de reembolso de despesas ou adiantamentos ligados à essa utilização.

Uma outra prática comum é empresas reembolsarem o valor que o funcionário gastou em gasolina também, porém dessa forma o funcionário acaba prejudicado, pois não são considerados custos com manutenção, seguros, impostos, entre outras coisas.

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Viagens corporativas, reuniões e visitas à clientes são uma realidade bem comum na maior parte das empresas e, com isso, surgem muitas dúvidas em relação às regras para reembolso.

Você sabe o que é passível de reembolso?

Vamos abordar esse assunto nesse artigo, continue lendo para entender melhor.

Qual é a responsabilidade da empresa em relação às despesas corporativas?

Responsabilidade total.

Se um colaborador viaja a trabalho pela empresa, esta precisa arcar com todas as despesas geradas na atividade. Despesas com alimentação, moradia e transporte precisam ser previstas e reembolsadas totalmente.

Apesar da política de reembolsos de despesas de algumas empresas prever algumas situações não reembolsáveis como bebidas alcoólicas, compras pessoais e etc, é função da organização garantir que a estadia do funcionário aconteça.

As despesas fora do horário de expediente também estão inclusas?

Sim! Qualquer valor gasto e que esteja previsto para reembolso na política de reembolsos, mesmo fora do expediente, precisa ser reembolsado. Afinal, mesmo que não esteja trabalhando, um colaborador ainda precisa se alimentar e isso deve ser custeado pela empresa.

O que pode ser feito para minimizar os custos, e não prejudicar financeiramente a empresa, é estipular tetos de despesas para reembolso, sempre se adequando para a realidade do local onde o funcionário está. Isso já irá evitar qualquer dor de cabeça para ambas as partes, principalmente quando o dinheiro gasto for do colaborador.

Boas práticas corporativas

Além da questão que falamos sobre estipular valores máximos para despesas – e reembolsos -, é interessante que a empresa adote boas práticas para evitar problemas, como, por exemplo:

  • Seguro de vida: como vai executar uma função pela empresa, é importante que o colaborador esteja segurado em caso de acidentes. Assim tanto o trabalhador, quanto sua família, estarão protegidos em caso de uma fatalidade;
  • Comprovantes de gasto: para cada despesa corporativa que surgir, é importante que o colaborador guarde o comprovante ou cupom da transação. Isso irá permitir o reembolso da despesa – no caso da mesma ter sido feita com dinheiro próprio.
  • Relatório de trabalho: é importante que os funcionários façam relatórios de trabalho que justifiquem sua rotina e despesas enquanto estiverem exercendo a atividade fora da empresa. Isso servirá para garantir que os comprovantes gerados fora do horário sejam verdadeiros e justos.
  • Horas extras: é importante definir também o período que o colaborador irá trabalhar em uma viagem pela empresa. Assim como acontece normalmente, trabalhar fora do horário de expediente – mesmo em viagens corporativas – resulta no pagamento de horas extras para o funcionário.

Conclusão

Independente do motivo que leve um colaborador a gerar despesas corporativas, é função da empresa garantir que essas serão reembolsadas plenamente, mesmo que os gastos tenham acontecido fora do horário de expediente. Cabe, então, ao trabalhador respeitar as políticas de gastos estabelecidas na organização e tudo ocorrerá bem, sem problema para ambas as partes.

O Espresso foi desenvolvido para organizar e automatizar o processo de reembolso de despesas corporativas. Se você ainda trabalha com processos manuais e desorganizados, solicite uma demonstração sem compromisso.


Dúvidas, sugestões e críticas são sempre bem vindas. Deixe seu comentário abaixo ou nos envie um e-mail em contato@espressoapp.com.br. Se preferir, interaja conosco em nossa página do Facebook ou do LinkedIn.

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Uma prática bastante comum em diversos tipos de empresa é o reembolso de despesas corporativas para colaboradores que, em reuniões ou viagens a trabalho, pagam os gastos – como hospedagem, alimentação e transporte com o próprio dinheiro. Para que essa prática seja realizada sem problemas, é necessário o desenvolvimento de um processo de reembolso, completo e sem erros. Por sua vez, o processo de reembolso é suportado diretamente pela política de gastos e reembolso, onde ficam definidas as regras e deveres na relação empresa x colaborador.

Com isso compreendido, nesse texto vamos abordar os principais pontos para a criação de um processo de reembolso de despesas. Falaremos o que precisa ser considerado e previsto para que não existam dúvidas, problemas e qualquer situação constrangedora para a organização no geral.

O que é ou não reembolsável

Iniciando pela política de reembolso, que fará parte do processo como um todo, primeiramente precisamos definir o que pode ser reembolsado ou não. Isso acontece por dois motivos: prevenir qualquer tipo de abuso e evitar o desperdício de dinheiro da própria empresa.

Quando falamos em prevenir algum tipo de abuso, estamos pensando em gastos com itens que não condizem com funções profissionais, como o consumo de bebidas alcoólicas durante as refeições, utilização do dinheiro da empresa para entretenimento e coisas do tipo, já que esses não tem ligação direta com o objetivo da empresa. Além disso, o colaborador que faz uso do reembolso não pode desperdiçar os recursos empresariais “só porque a empresa está pagando”, é preciso procurar os melhores preços e também pensar em alternativas viáveis.

Especifique as obrigações de reembolso

Uma vez que esteja definido cada item que pode ou não ser reembolsado, é importante que a empresa defina algumas obrigações de reembolso. Essas obrigações são: fornecimento de comprovantes das despesas realizadas e planilhas para organização cronológica das despesas, que visam facilitar a conferência de como e onde os gastos aconteceram.

Comprovantes de despesas

Todo e qualquer gasto realizado que será necessário o reembolso precisará obrigatoriamente de um comprovante. Apesar de algumas empresas operarem em regimes que permitam o pagamento mesmo sem o comprovante, essa prática não é recomendada por possibilitar que fraudes aconteçam. Abordamos o assunto sobre comprovantes nesse artigo: “Eu preciso guardar as notinhas/cupons fiscais originais das despesas?“.

Portanto, cada despesa reembolsável precisará de um documento que demonstre a despesa, não tem jeito.

Planilhas e datas de entrega

Junto com os comprovantes, é importante um documento que organize as despesas e que possa ser entregue para o departamento financeiro. Apesar de trabalhosas, as planilhas são importantes nesse sentido, por serem um arquivo de conferência de cada despesa realizada.

Além da planilha com a listagem de despesa, é importante definir um prazo máximo para entrega dos documentos, pois isso permitirá mais organização do processo de conferência e pagamento dos valores reembolsáveis.

Ps.: deixe bem claro para os funcionários que, na quebra de prazos, omissão de informação ou ausência de comprovante, os valores não poderão ser pagos. Isso criará um senso de urgência e responsabilidade, afinal, ninguém gostaria de um prejuízo financeiro, não é mesmo?

planilha gastos de viagem

Fluxo de aprovação

Já temos as regras e o processo de entrega de despesas definidos, agora é necessário que um fluxo de aprovação seja criado.

Nesse fluxo de aprovação, poderemos ter situações em que uma pessoa é responsável em conferir e aprovar o reembolso das despesas ou uma sequência de pessoas que serão responsáveis em aprovar os relatórios enviados. Em empresas grandes, é comum que haja um responsável de setor validando os relatórios e, após essa primeira validação, o departamento financeiro entra para confirmar o que realmente foi solicitado para reembolso.

Independente do modelo, é importante que sempre haja um responsável validando os comprovantes e verificando se as despesas se adequam com a política de gastos. Esse controle será importante para a organização e saúde financeira da empresa.

Prazos de pagamento

Com tudo conferido e aprovado para pagamento, é fundamental que o departamento financeiro estipule um prazo máximo para o reembolso ao funcionário. Dependendo da organização do processo – e da quantidade de pessoas que solicitam reembolso -, é possível que o pagamento seja feito na mesma semana da solicitação, impedindo que o funcionário tenha problema em suas finanças pessoais.

Lembre-se que, inicialmente, o dinheiro gasto pelo colaborador saiu de seu próprio bolso, por isso é importante que esse prazo de pagamento seja cumprido e que, de preferência, ele não demore muito para ser efetuado.

Adiantamentos

Os adiantamentos servem para evitar problemas nas finanças pessoas de funcionários que utilizam constantemente o próprio dinheiro para despesas profissionais, além de serem uma alternativa para processos com prazos de pagamento muito alto.

Os adiantamentos não precisam prever corretamente o que será gasto em uma viagem a trabalho, por exemplo. Eles servirão exatamente como uma previsão, mas, em caso dos valores gastos ultrapassarem o adiantamento, o processo de solicitação de reembolso dos valores excedentes, será realizado normalmente.

Todas as regras que envolvem adiantamentos precisam estar previstos no processo de reembolso: quem poderá solicitar, qual o valor máximo do adiantamento, quando o adiantamento será pago, etc.

Processo de reembolso automatizado

É muito comum que as empresas, independente do tamanho, tenham processos manuais para o reembolso de despesas corporativas. Esse modo de trabalho é desorganizado e gera uma enorme necessidade de mão de obra por parte do departamento financeiro.

Imagine que, para cada pedido de reembolso, é necessário que uma pessoa confira cada comprovante físico e cruze as informações com as planilhas enviadas. Após a conferência – e caso exista um fluxo de aprovação envolvendo várias pessoas – é necessário que os valores sejam verificados pelo responsável da área, antes de chegar ao departamento financeiro.

É muito tempo desperdiçado em um processo burocrático e com muitas chances de erro, já que os comprovantes podem ser perdidos ou invalidados no caso de perderem a tinta ou rasgarem. Quando falamos de comprovantes físicos, também temos gastos com o armazenamento dos documentos e envio, pelos correios ou transportadoras, dos comprovantes – não se esqueça disso.

Utilizando a tecnologia para benefício da empresa

Com isso, precisamos utilizar a tecnologia em nosso favor e automatizar o que for possível. O envio de relatórios e comprovantes podem ser feitos de forma digital e fácil, independente de onde o funcionário estiver. Foi por esse motivo que criamos o Espresso, uma plataforma desenvolvida para organizar todo o processo de reembolso de despesas corporativas.

Com o Espresso você não precisa mais guardar comprovantes: basta fotografar com seu smartphone, descrever algumas informações e ele já estará seguro contra qualquer problema. Além disso, uma vez que todos os gastos estejam registrados, basta enviá-los para aprovação dos responsáveis e aguardar o reembolso. Tudo isso de forma imediata, pela internet, usando um modelo web + smartphone. Simples assim.


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