Embora o trabalho remoto (home office) já fosse uma prática comum para muitas empresas, com a pandemia do Covid-19 ele se tornou necessário. Ou melhor, indispensável.

Esse tipo de trabalho foi reconhecido e regulamentado pela lei nº 13.467 na reforma trabalhista em 2017, como o tipo de trabalho prestado principalmente fora das dependências do empregador. No entanto, pela falta de familiaridade, muita gente ainda não sabe no que consiste.

Primeiramente, porém, é necessário diferenciar o home office do trabalho externo:

O trabalho externo é aquele que exige que a atividade seja necessariamente realizada fora da empresa. Como é o caso de vendedores externos, representantes comerciais e técnicos de manutenção de equipamentos, por exemplo. Já o home office é aquele que poderia ser realizado dentro da da empresa, mas é executado fora dela, por meio de um acordo entre trabalhador e empregado. 

Parece novidade, mas uma modalidade de home office já é regulamentada há alguns anos: o teletrabalho. É uma modalidade de contrato de trabalho que deve seguir regras legais e prevê obrigações específicas, como o ressarcimento de despesas efetuadas pelo colaborador para o exercício de suas funcionalidades.

Segundo o professor da PUC-SP e da FGV Paulo Sergio João, em matéria para o portal Pequenas Empresas, Grandes Negócios, é necessário fazer a distinção entre o home office que estamos adotando agora em medida emergencial na pandemia e o teletrabalho já regulamentado.

“Há uma confusão, porque o teletrabalho é uma modalidade de contrato. No cenário atual, se acentua a necessidade de adotar o home office, mas sem alterar condições de trabalho”, ele explica na entrevista. “O empregado vai continuar cumprindo a jornada e prestando seus serviços, mas não de forma presencial.”

Prof. Paulo Sergio João

De acordo com ele, os trabalhos remotos de agora “não passam necessariamente a se enquadrar no teletrabalho”, mas é inegável que as circunstâncias especiais requerem atenção jurídica. Cabe às empresas e seus colaboradores se atentarem aos próprios direitos e deveres nesse momento de crise para evitar que, além de financeira, ela se torne institucional dentro do seu ambiente de trabalho.

Agora que a empresa está online, eu pago para trabalhar?

Dentre as inúmeras discussões que se iniciaram com adoção imediata do home office, uma que vem crescendo e chamando atenção à medida em que os dias em casa se acumulam é: quanto a empresa deve contribuir para que o colaborador tenha um bom ambiente de trabalho em casa? Reembolso de internet? Compra de equipamento?

De acordo com a lei do teletrabalho, as despesas com aquisição ou manutenção dos equipamentos ou da infraestrutura para realização do trabalho remoto podem ser negociadas livremente entre o empregador e o empregado, desde que formalizada no contrato de trabalho – assim, detalhando e determinando o que será de responsabilidade de cada um e definindo quais dessas despesas podem ser reembolsadas pela empresa.

Além disso, a lei garante que o custo e o risco do trabalho não seja totalmente repassado ao empregado só porque ele está na própria casa.

O  art. 2º da CLT, estabelece que o empregador tem a obrigação de custear as despesas de seu negócio. Sendo assim, se em algum momento o colaborador que exerce suas atividades de forma remota passe a ter custos para o trabalho, esses devem ser ressarcidos pelo empregador.

É entendido como gasto para o empregado todo e qualquer custo extraordinário que o mesmo venha ter em função da atividade que exerce para a empresa. Por isso, para garantir a segurança de ambos, é recomendado que quaisquer acordo sejam devidamente formalizados.

Levando isso para o dia a dia, os gastos que não são possíveis de serem medidos de forma direta, como água e luz, por exemplo, são pagos pelo trabalhador. Já as despesas adicionais ligadas à execução da atividade devem ser consideradas como custos da empresa e devem ser devolvidas ao empregado seja por meio de ajuda de custo ou reembolso, sempre mediante apresentação de comprovantes.

É possível garantir o direito de todos no home-office durante e pós pandemia?

Com toda a crise do Covid-19, em março de 2020 o governo editou a medida provisória 927 com objetivo de ajudar os empreendedores brasileiros na gerência desse novo cenário .

Quanto a adoção do home office, a MP estabelece que os empregadores poderão converter os regimes de trabalho presencial em regimes de teletrabalho sem que este passe a configurar jornada externa. Assim, a jornada continuará sendo considerada como interna, mas cumprida fora das dependências da empresa, seja de forma total ou parcial.

Mesmo assim, é preciso formalizar um contrato escrito, em até 30 dias, com seus colaboradores tratando da conversão de regime.

No que tange aos custos, a medida mantém os termos da reforma trabalhista e permite que ocorra a negociação entre as partes de ajuda de custo para itens de infraestrutura, como água, energia elétrica e internet, a fim de que os gastos da operação não sejam de total responsabilidade do empregado. Além disso, também é possível acordar um empréstimo de equipamentos da empresa, sem ônus ao colaborador, que sejam considerados indispensáveis à realização das atividades.

Caso se decida por um valor fixo de ajuda de custo é importante ressaltar que ele não tem natureza salarial e é isento de qualquer tipo de encargo.

E o meu processo de reembolso propriamente dito? 

Com todo o restante bem definido, esse ponto fica mais simples. 

Se a sua empresa já era habituada a realizar reembolso de despesas, esse é o momento de remodelar sua política, adicionando os itens de home office previstos para desempenho da função de cada colaborador.

Mas caso você ainda não esteja acostumado com essa prática, é hora de construir seu processo de reembolsos, já prevendo todos os gastos de trabalho remoto embasados na medida provisória.

Outro ponto importante é utilizar a tecnologia a seu favor, muitos softwares tem aberto seus produtos para ajudar na gestão das empresas neste momento.

Além do Espresso, que controla a gestão dos processos dos gastos corporativos, vale explorar alguns outros como o Trello na gestão de atividades e equipes e também o uso de ferramentas de reunião online, como o Meet ou o Zoom

Assim você garante que seu time continue trabalhando o mais próximo possível do cenário normal.

QUEM É A FABIO PERINI?

Há mais de 50 anos no mercado, a Fabio Perini é líder na produção de máquinas de conversão de papeis. A empresa foi fundada na Itália, mas em 1993 passou a fazer parte do grupo alemão Körber, com unidades na Itália, Brasil, EUA e China.

Por sua abrangência e relevância multinacional, a Fabio Perini  tem em seu quadro de funcionários colaboradores que transitam entre fábricas, unidades e clientes no mundo inteiro. Por esse motivo, seus funcionários geram relatórios de despesas de viagem multimoedas, o que se mostrava um entrave para a fluidez do processo de reembolso – que era feito manualmente, podendo levar até 30 dias para ser finalizado.

A insatisfação com a demora para concluir os processos de reembolso fez com que a equipe financeira buscasse uma nova solução. O caminho não foi simples, mas em setembro de 2019 eles se juntaram ao Espresso para mudar essa situação e abandonar o processo manual.

Para nos contar um pouco mais sobre como foi a implantação e adaptação da Fabio Perini ao Espresso, entrevistamos Rodrigo Weinfurter, analista financeiro de controladoria e um dos responsáveis pelo dia a dia financeiro da empresa e pelos relatórios de viagens do todos os colaboradores da Fabio Perini no Brasil.

sede da fabio perini no brasil

O PROBLEMA: COMO A FABIO PERINI FAZIA REEMBOLSO?

Antes do Espresso, os reembolsos da Fabio Perini eram feitos através de planilhas de Excel preenchidas pelos colaboradores. Todo o processo poderia levar, em alguns casos, mais de 30 dias para ser concluído devido as assinaturas manuais e retorno por não conformidade de alguns relatórios.

De acordo com Rodrigo, no processo antigo eles tinham que conferir todos os lançamentos realizados na planilha e o desgaste da tarefa e a falta de tempo faziam com que o processo fosse suscetível a fraudes.

“Em muitas situações abríamos mão de apurarmos em 100% dos casos a acuracidade dos documentos e faziamos uma seleção por “amostragem” para auditar as viagens. (…) A necessidade de melhora no processo sempre foi evidente, tínhamos consciência que era necessário um investimento nos controles de viagens porque é onde a empresa tem um gasto elevado todos os anos.”

Rodrigo Weinfurter, analista financeiro da Fabio Perini

A SOLUÇÃO: COMO FOI O PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO E USO?

A proposta de solução foi apresentada à Fabio Perini pela Escotta, consultoria SAP cliente e parceira do Espresso, com quem a empresa vinha conversando sobre alternativas de melhora de processo. Como Rodrigo nos conta, eles chegaram a avaliar outras plataformas, assim como estudaram a possibilidade de criar uma nova, mas o custo benefício obtido na implantação do Espresso associada à integração SAP oferecida pela Escotta foram decisivos para a escolha e contratação do software.

“A qualidade do suporte e prestatividade no atendimento são pontos fundamentais na nossa parceria. (…) Alguns pontos do processo ainda precisam ser alinhados e os usuários precisam se acostumar com a ferramenta, mas mesmo nesse cenário tivemos melhoras significativas no tempo do processo.

Rodrigo Weinfurter, analista financeiro da Fabio Perini

COMO O ESPRESSO ATENDEU AS PARTICULARIDADES DA FABIO PERINI:

Quando iniciamos a negociação com a Fabio Perini nos foi apresentado o desafio da multimoeda. Até então o Espresso não tinha uma funcionalidade capaz de suprir a dor latente da empresa que precisava lidar com relatórios de despesas corporativas feitos no exterior, envolvendo mais de uma moeda e taxa cambial.

Essa ferramenta é fundamental para o nosso uso do Espresso porque nosso volume de viagens para o exterior é muito alto e esta funcionalidade estava prevista para ser lançada quando fechamos o contrato com a Espresso.

Rodrigo Weinfurter, analista financeiro da Fabio Perini

Combinamos a entrega da funcionalidade e nosso time trabalhou para cumprir a missão, que tomou forma no final de 2019. Inclusive permitindo alterações na cotação das moedas e adicionar a porcentagem paga em impostos, para dinamizar e manter ainda mais preciso o cálculo do valor devolvido ao colaborador.

Além da praticidade multimoedas, Rodrigo nos contou que já tiveram bons resultados com a funcionalidade antifraude, obtendo resultados concretos de economia.

Conseguimos reduzir consideravelmente o tempo de prestação de contas e já tivemos resultados concretos de economia por meio da funcionalidade antifraude.

Rodrigo Weinfurter, analista financeiro da Fabio Perini

COMO ESTÁ SENDO A EXPERIÊNCIA ESPRESSO?

“Internamente houveram muitos elogios por parte dos viajantes, pela agilidade que o produto proporcionou durante o processo de prestação de contas.”

Rodrigo Weinfurter, analista financeiro da Fabio Perini

Após a implantação do Espresso a equipe da Fabio Perini notou uma redução significativa de tempo na jornada de reembolso e prestação de contas. Isso implica que seus funcionários agora perdem menos tempo com tarefas secundárias e podem se dedicar àquilo que realmente importa e faz diferença para a empresa. 

É esse impacto positivo que você pode gerar na sua empresa: um processo ágil, antifraudes, descomplicado e altamente econômico. Fale com um de nossos consultores para entender melhor como o Espresso pode ajudar sua empresa.

O QUE É A ESCOTTA? O que eles fazem?

A Escotta é uma consultoria SAP especializada em automatização de processos e inteligência artificial, combinando talentos e soluções a fim de tornar seus clientes mais eficientes e competitivos no mercado. Com um vasto número de empresas em sua agenda, a Escotta faz desde pequenas melhorias até implementação de novos módulos, inclusão e retirada de empresas do ambiente SAP. 

O diferencial buscado pela Escotta é a entrega de valor e uma ótima experiência do usuário. Por esse motivo, é constante a busca proativa de sistemas especializados para soluções pontuais de grande impacto, como é o caso do Espresso. Oferecer a integração desses sistemas como parte do seu portfólio de serviços é o espaço que a consultoria encontra para explorar seus diferenciais. 

Dentre os clientes da Escotta estão a Fabio Perini, Votorantim, Electrolux e Boticário.

A Escotta é parceira do Espresso desde 2019 e convidamos o founder da Escotta, Thiago Garcêz, para nos contar um pouco mais sobre como funciona o processo de parceria e os resultados alcançados desde que iniciaram o uso do Espresso internamente e no portfólio de clientes.

O GRANDE PROBLEMA ENFRENTADO PELA ESCOTTA

Após perceberem a dor de alguns de seus clientes com processos de reembolso cheios de falhas e desgastes, Thiago e sua equipe começaram um intenso processo de pesquisa de softwares e soluções. 

Como ele nos conta na entrevista fornecida para elaboração desse case, a própria Escotta tinha um processo de reembolso ruim, completamente manual, com alta demanda de tempo e equipe dedicada. Ele precisava com urgência de uma ferramenta que resolvesse os problemas internos próprios e de clientes.

Como a solução oferecida pelo Thiago é SAP ele nos explicou que inicialmente optaram por desenvolver um sistema próprio, mas perceberam que seria muito oneroso. Pra quê surgir com uma solução tão cheia de particularidades quando já existem outras prontas capazes de automatizar, facilitar e melhorar o processo integrado ao SAP?

COMO A ESCOTTA SE TORNOU PARCEIRA DO ESPRESSO

Thiago nos conta que encontraram o Espresso via Google quando começaram a pesquisar sobre alternativas de reembolso. Entraram em contato conosco após conhecer nossa página de parcerias e se interessar pelo formato dos benefícios oferecidos.

À medida que foram apresentados ao software, ele diz, foi possível perceber que o Espresso seria uma solução válida e útil – não apenas para a Escotta, mas para o amplo portfólio de clientes atendidos por eles. De acordo com o Thiago, o fit cultural entre as duas empresas foi instantâneo e decisivo para firmar a parceria.

“(…) por ser robusto e confiável sei que ele vai atender nossos clientes de forma geral sem nos dar trabalho. A equipe do Espresso acredita nas pessoas. Tive certeza que nossos clientes ficariam satisfeitos. (…) O período de negociação e fechamento do contrato foi bem simples e (aconteceu) em conversa direta com o Fábio (gestor de processos) e fluiu tranquilamente sem estress”

Thiago Garcêz – founder da Escotta
calculo km rodado baixar planilha gratis

AS VANTAGENS DA PARCERIA

“A parceria com o Espresso agrega para nós no sentido de entregar pra nossa base uma necessidade que a Escotta por si só não atende, nem a SAP”

Thiago Garcêz – founder da Escotta

Durante nossa entrevista Thiago contou que a alternativa SAP para reembolso (Concur) exige muita manutenção e uma parametrização complexa, o que acabava não sendo viável para muitos clientes.

“A razão principal é a praticidade que o Espresso agrega. A maior vantagem é levar isso para nossos clientes e abrir porta para novos clientes que não teríamos aberturas não fosse essa dor latente.”

Thiago Garcêz – founder da Escotta

Quando perguntamos sobre os processos internos, como eles fazem para identificar um cliente que necessita do Espresso, Thiago me contou que esse é um dos diferenciais da Escotta. Nas palavras dele “a identificação vem de conhecer intimamente a base e saber a necessidade deles.”.  

COMO O ESPRESSO TRANSFORMOU OS PROCESSOS DA ESCOTTA

“Primeiro resultado é falar pra dentro de casa. Mudou muito a nossa vida usar o Espresso, os nossos funcionários estão bem satisfeitos – eu mesmo uso bastante, porque viajo muito – faço muito reembolso. Do lado administrativo e financeiro (passamos a ter) só tem um ponto de contato, isso facilitou muito.”

Thiago Garcêz – founder da Escotta

Além de se tornarem parceiros, a Escotta também se tornou cliente e pôde perceber as vantagens do Espresso internamente antes de indicar a seus clientes. Segundo Thiago, a Escotta também tinha essa necessidade latente, especialmente por trabalharem com projetos faturados pelos clientes – o que implica na necessidade de enviar relatórios detalhados e todas as notinhas para o cliente. Esse processo, segundo ele, fez com que a Escotta tivesse uma grande evolução financeira.

Aproveitando o tema das mudanças para melhor geradas pelo Espresso, ele citou ainda o exemplo do primeiro cliente deles que negociou com o Espresso – resultado do nosso programa de parcerias:

“Um cliente em comum, a Fabio Perini, que vende grandes maquinários para indústrias, e os técnicos e vendedores precisam viajar por toda América e Brasil, fazem bastante reembolso em moedas diferentes,  cartão corporativo, via dinheiro, adiantamento, cartão próprio (…), e eles tiveram uma redução muito grande em fraudes, em tempo, rapidez e confiabilidade.”

Thiago Garcêz – founder da Escotta

No atual momento de crise, se levantar sozinho pode ser difícil, mas em conjunto podemos nos fortalecer: conheça nosso programa de parcerias, faça como a Escotta e participe.

O QUE É A ELTMAN ENGENHARIA?

Há mais de 30 anos no mercado, a ELTMAN Engenharia atua principalmente no segmento de energia elétrica, desenvolvendo projetos para usinas hidrelétricas e termoelétricas, oferecendo soluções para controle e proteção de usinas e subestações, dentre outros serviços relacionados. Em síntese, o negócio da ELTMAN é fornecer soluções integradas de engenharia.

Dentre os clientes da ELTMAN estão grandes nomes como a GE, Siemens, Toshiba, Eletrobrás e Furnas.

Por sua abrangência e relevância, a ELTMAN Engenharia  tem em seu quadro de funcionários colaboradores que transitam entre obras, nacionais e internacionais. Todos esses, os quais faziam uso de planilhas para controlar as despesas corporativas realizadas nas visitas externas e viagens. Os processos adotados pela empresa, entretanto, não estavam sendo produtivos, então em janeiro de 2018 eles se juntaram ao Espresso para mudar de vez a situação e abandonar os processos de reembolso manual.

Agora, dois anos após a implantação do Espresso, conversamos com Nicolas Capel, auxiliar administrativo da área de gestão de processos da ELTMAN Engenharia, sobre as mudanças que aconteceram desde então e como isso tem impactado o dia a dia na empresa deles.

O PROBLEMA: COMO A ELTMAN FAZIA REEMBOLSO?

Antes do Espresso, os reembolsos da ELTMAN Engenharia eram feitos através de planilhas de excel preenchidas pelos colaboradores. De acordo com Nicolas, no processo antigo a ELTMAN tinha que conferir todos os lançamentos realizados na planilha a fim de garantir que todas as despesas estivessem computadas.

E apesar dos esforços, como ele nos explicou, todos os colaboradores entregavam notas físicas e isso dificultava a organização, especialmente devido ao grande volume de cupons, cuja conferencia era feira manualmente. Era muito difícil manter todas organizadas devido ao grande volume. Despesas distintas muitas vezes acabavam se misturando, o que gerava ainda o desgaste com despesas falsamente geradas.

“(…) além de inserir em planilhas todas as despesas, antes deste procedimento tínhamos de organizar todas por data, separar por obras, (…) e também corríamos o risco de se perderem notas. Perdíamos tempo também, pois ao final de inserir nas planilhas, tínhamos de escanear os lançamentos e todas as notas. após este procedimento, arquivávamos as despesas, o que gerava falta de espeço, desorganização no escritório e perda significativa de tempo caso precisássemos consultar alguma despesa antiga já arquivada”

Nicolas Capel, auxiliar administrativo da ELTMAN Engenharia

A SOLUÇÃO: COMO FOI A ABORDAGEM DO ESPRESSO E O PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO E USO NA ELTMAN?

Nicolas nos conta também que em um momento de análise e revisão de processos na ELTMAN, o gerente da área administrativa, Thiago Lopes, partiu para a internet em busca de uma solução que atendesse às necessidades e particularidades da prestação de contas da empresa.

Em suas pesquisas ele entrou encontrou o Espresso e iniciou o processo de negociação com nosso time comercial.

“O atendimento da equipe Espresso nunca nos deixou a desejar, sempre rápido e eficiente.”

Nicolas Capel, auxiliar administrativo da ELTMAN Engenharia

O processo de implantação do Espresso na ELTMAN foi tranquilo, ágil e com poucas dificuldades.

Da parte do Espresso foi oferecida toda mentoria do sistema e materiais explicativos, os quais foram bem repassados pela gestão da Eltman para seus colaboradores, que estiveram prontos para dar suporte aos que não se adaptaram tão rapidamente à nova funcionalidade.

“Sempre estávamos dando suporte aos colaboradores que não conheciam e sempre enviamos vídeos referentes a funcionalidade do aplicativo, o que auxilia até mesmo os colaboradores mais recentes. Certamente temos ocasiões em que surgem dúvidas por parte dos colaboradores, porém são sempre simples de sanar.”

Nicolas Capel, auxiliar administrativo da ELTMAN Engenharia

COMO O ESPRESSO ATENDEU AS PARTICULARIDADES DA ELTMAN ENGENHARIA:

Assim como acontece em muitas consultorias, as empresas de Engenharia costumam prestar contas de despesas e cobrar de seus clientes aquelas faturadas durante os projetos.

Durante a conversa com nossa equipe, Nicolas contou que na ELTMAN esses contratos reembolsáveis travavam o faturamento da empresa, pois eles não tinham opção além de aguardar os colaboradores voltarem de suas obras para entregarem as despesas.

Felizmente esse procedimento foi simplificado com o Espresso desde o início:

“Hoje, nossos funcionários mesmo em obra, conseguem mandar as despesas diariamente, semanalmente, de acordo com a necessidade da empresa, e ao final das obras, não é mais necessário guardar as notas físicas durante as viagens para nos entregar.

Nicolas Capel, auxiliar administrativo da ELTMAN Engenharia

COMO ESTÁ A EXPERIÊNCIA DA ELTMAN COM O ESPRESSO AGORA?

“(…) com o Espresso, minhas funções se tornaram ainda mais agradáveis de ser realizada, a implantação do aplicativo contribuiu significativamente para minha motivação no trabalho. Além deste fato, posso realizar meu trabalho com perfeição devido os relatórios serem revisáveis, desta forma, posso garantir que nenhuma despesa seja enviada a nossos clientes de forma incorreta.”

Nicolas Capel, auxiliar administrativo da ELTMAN Engenharia

Após a implantação do Espresso a equipe da ELTMAN notou uma redução significativa de tempo na jornada de trabalho, permitindo que o reembolso seja prático, simples e executado sem dificuldades. Isso impactou diretamente na credibilidade da empresa frente aos clientes e na própria motivação da equipe.

A ELTMAN Engenharia é cliente do Espresso desde fevereiro de 2018.

calculo km rodado baixar planilha gratis

O QUE É A HEARTMAN HOUSE?

A Heartman House é uma consultoria de gestão que nasceu em 2001 com intenção de se dedicar à reestruturação de companhias de médio porte e à sucessão de empresas familiares. Desde então, ela avançou rapidamente e se tornou referência em Planejamento Estratégico, Reestruturação de Empresas e Integração pós-fusão. Hoje a consultoria tem como clientes empresas que são referências em seu setor de atuação, como Lojas Renner, Magazine Luiza, Localiza, entre outros.

Por esse motivo, conversamos com a Daniela Canton, da área financeira da Heartman House e ela nos contou um pouco sobre a experiência dela com o Espresso e sobre as mudanças que aconteceram no processo dela de reembolso e cobrança de nota de débito de clientes.

COMO ERA O PROCESSO ANTES DO ESPRESSO?

Antes do Espresso, os reembolsos da Heartman House eram feitos através de planilhas de excel preenchidas pelos consultores. Eles tinham até dois meses para pedir reembolso de uma despesa e, caso entregassem nas datas corretas, recebiam semanalmente.

A conferência das despesas era feita completamente manual e isso tomava bastante tempo da Daniela, responsável pelas aprovações. Todas as semanas em que recebia relatórios, ela ficava cerca de meio período só conferindo despesas. Além disso, muitas das despesas são reembolsáveis por clientes e o financeiro tinha que agrupar despesas e juntar os comprovantes originais que os consultores enviavam para repassar aos clientes.

“Quando eu ia cobrar dos clientes, tinha que agrupar e escanear todos esses comprovantes, processo que tomava muito tempo também. Sem contar que muitas vezes a nota perdia a cor, impossibilitando a recuperação do valor.”

Daniela, responsável pelas aprovações da Heartman House
baixa ebook 9 habitos de vendedores de alto desempenho

COMO FOI O PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO E INÍCIO DE USO PELOS CONSULTORES?

Daniela encontrou o Espresso em uma busca na internet e, após comparar algumas ferramentas, escolheu a plataforma como forma de automatizar os processos de reembolso. Segundo Daniela, o processo de implantação foi bem prático e ágil. Tanto no que diz respeito ao Espresso e as sugestões de melhoria que foram aplicadas na plataforma, quanto na fácil adaptação dos consultores à nova ferramenta.

COMO ESTÁ O PROCESSO HOJE COM O ESPRESSO?

Consultorias via de regra prestam contas e cobram de seus clientes as despesas referentes a projetos. Na Heartman House não é diferente e esse processo é feito pelo Espresso desde o início.

Todos os consultores registram suas despesas, geralmente de alimentação e transporte, e submetem seus relatórios semanais de despesas através do app. Na hora de lançar seus relatórios, consultores já sinalizam quais projetos estão participando e as despesas já ficam alocadas corretamente. Após lançar as despesas, consultores podem jogar comprovantes fora, pois seguindo orientação do Espresso e Legal opinion fornecido aos clientes, Heartman House não guarda mais os comprovantes originais

“Hoje o processo é bem mais rápido e automatizado! Ganho de tempo e organização são sem dúvidas os principais pontos de melhorias internas!”

Daniela, Heartman House

Os relatórios já chegam automaticamente para o financeiro que faz as aprovações e, através de um arquivo de integração customizado pelo Espresso, informações já são inseridas no ERP utilizado pela empresa, o Omie.

COMO SÃO FEITAS AS COBRANÇAS DOS CLIENTES?

No Espresso, a Daniela utiliza a funcionalidade “exportar despesas” que gera um arquivo pdf ou planilha com as informações das despesas e fotos dos comprovantes através da aplicação de filtros.

Ex: Exportar despesas do projeto X no mês de novembro.

Esse arquivo já serve como base para, junto de outras despesas não-reembolsáveis, gerar a nota de débito para o cliente.

COMO ESTÁ A EXPERIÊNCIA COM O ESPRESSO?

100% das prestações de contas são feitas através da plataforma. Além disso, Heartman House já foi usuária beta de algumas funcionalidades e auxiliou com sugestões de melhoria da plataforma.

“Por enquanto temos as melhorias que eram esperadas ao buscar tal ferramenta. Sempre que precisei de algum ajuste/melhoria, vocês foram atenciosos em entender a necessidade da demanda, e isso faz muita diferença. (…). O processo de implantação foi super prático, tanto por parte do Espresso que customizou e atendeu os relatórios que precisamos, quanto o uso do app por nosso pessoal.”

Daniela, Heartman House

Heartman House é cliente do Espresso desde abril de 2018.

calculo km rodado baixar planilha gratis

A situação é a seguinte: você fará uma viagem à trabalho e precisará registrar as despesas que teve no período para, quando voltar, entregar para a sua empresa reembolsar. Cada gasto com alimentação, deslocamento entre locais, hospedagem, enfim, tudo o que precisar ser reembolsado precisará ser registrado e comprovado. De posse dessa papelada, é hora de catalogar tudo. Você abre o Excel e não sabe por onde começar a criar uma planilha de despesas para registrar tudo.

Quando se dá conta, em meio a notinhas, cupons e planilhas perdeu um dia todo inteiro. Ou ainda, pior do que isso, você percebeu que alguns comprovantes sumiram e, devido à política de reembolsos da empresa, saberá que o reembolso não poderá ser feito.

Complexo, não?

É realmente bem chato guardar comprovantes e preencher essas planilhas, mas se faz necessário. O reembolso de viagens é uma prática comum e – para que ele possa ser feito – são necessárias as burocracias mencionadas acima.

Pensando nisso, um passo-a-passo para você se organizar e – de quebra – criar uma planilha que facilite a sua vida e não seja um problema grande no futuro.

Vamos lá!

Read More

É muito comum que funcionários utilizem os próprios carros para executar atividades relacionadas à empresa. Geralmente acordados no início do trabalho, as empresas costumam estabelecer valores de reembolso de despesas ou adiantamentos ligados à essa utilização.

Uma outra prática comum é empresas reembolsarem o valor que o funcionário gastou em gasolina também, porém dessa forma o funcionário acaba prejudicado, pois não são considerados custos com manutenção, seguros, impostos, entre outras coisas.

Read More

Viajar a trabalho é uma situação muito comum nas empresas. Seja para uma simples reunião, um almoço com cliente/prospect e até uma longa viagem mesmo, essas situações geram despesas que, normalmente, são pagas pelo próprio funcionário e reembolsadas pela empresa posteriormente.

Todas essas despesas corporativas precisam ser comprovadas para que o reembolso ocorra de fato, e é aí que entramos no assunto desse artigo: caso o funcionário perca a notinha fiscal ou cupom do pagamento, qual a posição da empresa na situação?

Read More

Uma prática bastante comum em diversos tipos de empresa é o reembolso de despesas corporativas para colaboradores que, em reuniões ou viagens a trabalho, pagam os gastos – como hospedagem, alimentação e transporte com o próprio dinheiro. Para que essa prática seja realizada sem problemas, é necessário o desenvolvimento de um processo de reembolso, completo e sem erros. Por sua vez, o processo de reembolso é suportado diretamente pela política de gastos e reembolso, onde ficam definidas as regras e deveres na relação empresa x colaborador.

Com isso compreendido, nesse texto vamos abordar os principais pontos para a criação de um processo de reembolso de despesas. Falaremos o que precisa ser considerado e previsto para que não existam dúvidas, problemas e qualquer situação constrangedora para a organização no geral.

O que é ou não reembolsável

Iniciando pela política de reembolso, que fará parte do processo como um todo, primeiramente precisamos definir o que pode ser reembolsado ou não. Isso acontece por dois motivos: prevenir qualquer tipo de abuso e evitar o desperdício de dinheiro da própria empresa.

Quando falamos em prevenir algum tipo de abuso, estamos pensando em gastos com itens que não condizem com funções profissionais, como o consumo de bebidas alcoólicas durante as refeições, utilização do dinheiro da empresa para entretenimento e coisas do tipo, já que esses não tem ligação direta com o objetivo da empresa. Além disso, o colaborador que faz uso do reembolso não pode desperdiçar os recursos empresariais “só porque a empresa está pagando”, é preciso procurar os melhores preços e também pensar em alternativas viáveis.

Especifique as obrigações de reembolso

Uma vez que esteja definido cada item que pode ou não ser reembolsado, é importante que a empresa defina algumas obrigações de reembolso. Essas obrigações são: fornecimento de comprovantes das despesas realizadas e planilhas para organização cronológica das despesas, que visam facilitar a conferência de como e onde os gastos aconteceram.

Comprovantes de despesas

Todo e qualquer gasto realizado que será necessário o reembolso precisará obrigatoriamente de um comprovante. Apesar de algumas empresas operarem em regimes que permitam o pagamento mesmo sem o comprovante, essa prática não é recomendada por possibilitar que fraudes aconteçam. Abordamos o assunto sobre comprovantes nesse artigo: “Eu preciso guardar as notinhas/cupons fiscais originais das despesas?“.

Portanto, cada despesa reembolsável precisará de um documento que demonstre a despesa, não tem jeito.

Planilhas e datas de entrega

Junto com os comprovantes, é importante um documento que organize as despesas e que possa ser entregue para o departamento financeiro. Apesar de trabalhosas, as planilhas são importantes nesse sentido, por serem um arquivo de conferência de cada despesa realizada.

Além da planilha com a listagem de despesa, é importante definir um prazo máximo para entrega dos documentos, pois isso permitirá mais organização do processo de conferência e pagamento dos valores reembolsáveis.

Ps.: deixe bem claro para os funcionários que, na quebra de prazos, omissão de informação ou ausência de comprovante, os valores não poderão ser pagos. Isso criará um senso de urgência e responsabilidade, afinal, ninguém gostaria de um prejuízo financeiro, não é mesmo?

planilha gastos de viagem

Fluxo de aprovação

Já temos as regras e o processo de entrega de despesas definidos, agora é necessário que um fluxo de aprovação seja criado.

Nesse fluxo de aprovação, poderemos ter situações em que uma pessoa é responsável em conferir e aprovar o reembolso das despesas ou uma sequência de pessoas que serão responsáveis em aprovar os relatórios enviados. Em empresas grandes, é comum que haja um responsável de setor validando os relatórios e, após essa primeira validação, o departamento financeiro entra para confirmar o que realmente foi solicitado para reembolso.

Independente do modelo, é importante que sempre haja um responsável validando os comprovantes e verificando se as despesas se adequam com a política de gastos. Esse controle será importante para a organização e saúde financeira da empresa.

Prazos de pagamento

Com tudo conferido e aprovado para pagamento, é fundamental que o departamento financeiro estipule um prazo máximo para o reembolso ao funcionário. Dependendo da organização do processo – e da quantidade de pessoas que solicitam reembolso -, é possível que o pagamento seja feito na mesma semana da solicitação, impedindo que o funcionário tenha problema em suas finanças pessoais.

Lembre-se que, inicialmente, o dinheiro gasto pelo colaborador saiu de seu próprio bolso, por isso é importante que esse prazo de pagamento seja cumprido e que, de preferência, ele não demore muito para ser efetuado.

Adiantamentos

Os adiantamentos servem para evitar problemas nas finanças pessoas de funcionários que utilizam constantemente o próprio dinheiro para despesas profissionais, além de serem uma alternativa para processos com prazos de pagamento muito alto.

Os adiantamentos não precisam prever corretamente o que será gasto em uma viagem a trabalho, por exemplo. Eles servirão exatamente como uma previsão, mas, em caso dos valores gastos ultrapassarem o adiantamento, o processo de solicitação de reembolso dos valores excedentes, será realizado normalmente.

Todas as regras que envolvem adiantamentos precisam estar previstos no processo de reembolso: quem poderá solicitar, qual o valor máximo do adiantamento, quando o adiantamento será pago, etc.

Processo de reembolso automatizado

É muito comum que as empresas, independente do tamanho, tenham processos manuais para o reembolso de despesas corporativas. Esse modo de trabalho é desorganizado e gera uma enorme necessidade de mão de obra por parte do departamento financeiro.

Imagine que, para cada pedido de reembolso, é necessário que uma pessoa confira cada comprovante físico e cruze as informações com as planilhas enviadas. Após a conferência – e caso exista um fluxo de aprovação envolvendo várias pessoas – é necessário que os valores sejam verificados pelo responsável da área, antes de chegar ao departamento financeiro.

É muito tempo desperdiçado em um processo burocrático e com muitas chances de erro, já que os comprovantes podem ser perdidos ou invalidados no caso de perderem a tinta ou rasgarem. Quando falamos de comprovantes físicos, também temos gastos com o armazenamento dos documentos e envio, pelos correios ou transportadoras, dos comprovantes – não se esqueça disso.

Utilizando a tecnologia para benefício da empresa

Com isso, precisamos utilizar a tecnologia em nosso favor e automatizar o que for possível. O envio de relatórios e comprovantes podem ser feitos de forma digital e fácil, independente de onde o funcionário estiver. Foi por esse motivo que criamos o Espresso, uma plataforma desenvolvida para organizar todo o processo de reembolso de despesas corporativas.

Com o Espresso você não precisa mais guardar comprovantes: basta fotografar com seu smartphone, descrever algumas informações e ele já estará seguro contra qualquer problema. Além disso, uma vez que todos os gastos estejam registrados, basta enviá-los para aprovação dos responsáveis e aguardar o reembolso. Tudo isso de forma imediata, pela internet, usando um modelo web + smartphone. Simples assim.


Dúvidas, sugestões e críticas são sempre bem vindas. Deixe seu comentário abaixo ou nos envie um e-mail em contato@espressoapp.com.br. Se preferir, interaja conosco em nossa página do Facebook ou do LinkedIn.

quer conhecer o espresso? solicite uma demonstração

Praticamente toda empresa – seja ela pequena, média ou grande – possui uma equipe que visita clientes, faz reuniões externas e, consequentemente, gera gastos que precisam ser reembolsados. O reembolso de despesas corporativas é lei. Desde que os gastos estejam relacionados às atividades do trabalho, é obrigação da empresa arcar com todos eles.

No entanto, para que esse processo seja possível, é necessário uma extensa e desgastante prestação de contas, a qual pode gerar muita dor de cabeça se não for executada corretamente. Nesse post trazemos com detalhes o que é o reembolso de despesas corporativas e como realizar seu processo de forma correta a fim de evitar erros e fraudes.

Mas, afinal, o que é Reembolso de Despesas Corporativas?

Em linhas gerais, o reembolso de despesas consiste no processo de devolução dos valores gastos e devidamente comprovados por um colaborador. Esses gastos geralmente são realizados em reuniões, visitas a clientes ou viagens a trabalho e em sua maioria contemplam alimentação, hospedagem e KM rodado. Podem ser incluídos aqui também todos os demais valores necessários para a execução da(s) tarefa(s) do colaborador.

Como dito anteriormente, as empresas devem arcar com tais gastos desde que estejam relacionados à atividades do trabalho. Todavia, para que o reembolso seja possível, é necessário um processo complexo de prestação de contas. Esse processo exige que o colaborador registre cada despesa, por menor que seja, pague e guarde o comprovante para “provar” o gasto. O funcionário deve verificar comprovante por comprovante e prestar contas à empresa assegurando-se que os gastos estejam conforme as políticas de reembolso da organização.

É por isso que dizemos que reembolso vai muito além de apenas ressarcir os funcionários. Quando mal executado pode gerar dúvidas, desgaste e estresse entre gestores e funcionários, além de ser um processo que se relaciona diretamente com a legislação trabalhista e, provavelmente, a gestão financeira e fiscal do seu negócio – merecendo atenção redobrada.

planilha de gastos de viagem

Como as empresas geralmente fazem (Não recomendamos)

Como mencionamos no tópico anterior, a maioria das pequenas e médias empresas tem o costume de realizar o reembolso por meio de formulários e planilhas de Excel. O colaborador registra os gastos, entrega a planilha junto ao montante de cupons e notinhas e o financeiro revisa, audita e aprova. Esse pode parecer um método útil e prático para empresas de menor porte, mas, pasme! Nesses anos de trajetória do Espresso já vimos muitas empresas grandes se valendo dos mesmos meios.

Sim, é isso mesmo! Cada cupom fiscal gerado por cada funcionário que realiza despesas externas, cada cafezinho consumido e toda situação ocorrida nas viagens, reuniões, etc, devem ser catalogados e entregues. Somente assim a área financeira poderá realizar a auditoria dos cupons e validar se a despesa poderá ser reembolsada.

Ao receber esses documentos, o departamento financeiro realiza a conferência de cada valor registrado para verificar se estes estão de acordo com a política de reembolsos da empresa, e posteriormente agenda o pagamento ao funcionário. É justamente nessa hora que duas situações acontecem: gastos sem comprovante (por perda ou outro motivo) e a conferência de cada lançamento.

O que acontece se o funcionário perde o comprovante fiscal?

Do ponto de vista legal, a empresa – independente do tamanho – não precisa arcar com esse gasto, já que não há nenhum registro financeiro. Esse é um direito da organização e deve estar detalhado na política de reembolsos empresariais.

Já o funcionário, que deseja evitar esse tipo de situação, tem o dever de guardar cada comprovante, para depois catalogá-lo e entregá-lo para o financeiro da empresa. Apesar de trabalhoso, isso é fundamental para manter a organização e evitar qualquer problema futuro para ambas as partes.

A empresa pode reembolsar um funcionário que não apresentou o comprovante de despesa?

Depende. Esse tipo de prática é possível em dois tipos de empresa: lucro presumido e simples nacional. Para os dois casos não haverá problema em reembolsar colaboradores sem que um cupom fiscal exista – e nem é necessário armazená-los após o reembolso. Abordamos o assunto de arquivamento de comprovantes nesse artigo.

O problema é que a falta de um cupom fiscal para pedido de reembolso pode incentivar colaboradores a cometerem fraudes o que pode prejudicar a empresa. Eis alguns exemplos de problemas possíveis nessa situação:

  1. Ganho indevido: reembolsos para gastos inexistentes;
  2. Itens proibidos pela política: reembolsos de itens não permitidos em horário de trabalho, como bebidas alcoólicas;
  3. Problemas contábeis: para empresas de Lucro Real, elas seriam afetadas pela falta de um documento que justifique a saída de dinheiro do caixa da empresa – em caso de solicitação dos comprovantes pela receita federal.

Com essas situações apresentadas, chegamos à 2 conclusões:

  • Empresas de Lucro Presumido ou Simples Nacional PODEM reembolsar colaboradores sem comprovantes, mas não DEVEM;
  • Empresas de Lucro Real não DEVEM reembolsar gastos corporativos sem comprovantes.

Veja também:  Guia completo para criar um processo de reembolso de despesas na sua empresa

Já parou pra pensar quanto dinheiro a empresa gasta com esse processo?

Vamos fazer um exercício rápido: a Analista Financeira Ana dedica suas oito horas de trabalho de cada sexta-feira do mês para analisar cada comprovante e verificar os lançamentos nas planilhas. Ana, em sua função, está registrada com um salário de R$15 por hora. Com isso, cada sexta-feira de Ana – dedicados apenas à conferência para reembolso – custa R$120 à empresa.

Esse valor, se considerado um mês com 4 sextas-feiras, custaria à empresa R$480,00 mensais. Indo além e multiplicando pelos 11 meses que Ana trabalha no ano – já descontando as férias, faria com que a empresa gastasse com a Ana R$5.280,00 APENAS PARA CONFERIR CUPONS E PLANILHAS.

Lembre-se que esse é um exercício simples, que contempla uma situação simples e de apenas uma funcionária. A sua realidade pode e provavelmente é muito mais complexa que isso.

Você já considerou a quantidade de erros que podem acontecer no seu Reembolso de Despesas?

Nesse processo de conferência – graças a burocracia que ela exige -, é onde acontecem os mais diversos problemas de registros errados, tais quais: erros na planilha, notinhas danificadas pelo armazenamento incorreto, desorganização de registros e comprovantes ausentes.

Em empresas nas quais diversos colaboradores realizam reembolso, é muito comum que erros aconteçam. A chance de erro aumenta conforme o volume de despesas aumenta. Isso prejudica ainda mais o tempo de trabalho necessário por parte da Ana, e facilita a ocorrência de constrangimentos e situações inesperadas.

Por isso é importante usar a tecnologia ao nosso favor para buscarmos uma solução que resolve esses problemas apresentados. O Espresso foi desenvolvido para deixar todo o processo de reembolso de gastos mais fácil, liberando tempo do departamento financeiro, minimizando as chances de erros e, principalmente, evitando que sua empresa gaste além do necessário.

É mais praticidade e agilidade no controle e reembolso de gastos corporativos, tudo controlado por uma solução para web e smartphone – através de um aplicativo dedicado.

Automatize o processo de reembolso e prestação de contas de funcionários: solicite uma demonstração agora mesmo


Dúvidas, sugestões e críticas são sempre bem vindas. Deixe seu comentário abaixo ou nos envie um e-mail em contato@espressoapp.com.br. Se preferir, interaja conosco em nossa página do Facebook ou do LinkedIn.

quer conhecer o espresso? solicite uma demonstração