OCR: O que é e como pode ajudar a reduzir fraudes nas despesas corporativas?

Você já ouviu falar em OCR? Essa tecnologia, conhecida como Optical Character Recognition (Reconhecimento Óptico de Caracteres), vem se tornando uma poderosa aliada na gestão de despesas corporativas, ajudando a reduzir fraudes e aprimorar a eficiência dos processos financeiros.

Entenda como essa tecnologia pode ser uma grande aliada na sua gestão financeira.

O que é OCR?

O OCR (Optical Character Recognition) é uma tecnologia que permite a conversão de texto presente em documentos físicos ou imagens em formato digital editável.

O OCR utiliza algoritmos avançados para identificar e reconhecer os caracteres presentes nas imagens e convertê-los em texto digital, que pode ser editado, pesquisado e processado de forma automática.

Essa tecnologia é amplamente utilizada em diversos setores, incluindo a gestão de despesas corporativas, onde desempenha um papel fundamental na automatização e agilidade dos processos.

Ao utilizar o OCR, é possível extrair informações relevantes de recibos, faturas e outros documentos de despesas de forma rápida e precisa, eliminando a necessidade de fazer o processo manualmente. 

Além disso, o OCR também facilita o armazenamento seguro e o acesso rápido aos documentos digitais, bem como a geração de relatórios e a análise dos gastos da empresa.

Fraudes comuns na gestão de despesas corporativas

Na gestão financeira, infelizmente, existem diversas oportunidades para realizar fraudes, que podem prejudicar significativamente o caixa das empresas. É importante estar ciente dessas artimanhas para implementar medidas de prevenção e detecção.

Abaixo estão algumas das principais fraudes que ocorrem na gestão de adiantamento e reembolsos:

• Despesas falsas: Os funcionários criam despesas fictícias ou inflam o valor de gastos para obter reembolsos indevidos. Isso pode incluir a apresentação de recibos falsos, a duplicação de despesas ou o lançamento de gastos pessoais.
• Falsificação de aprovações: Algumas fraudes envolvem a falsificação de assinaturas ou a criação de aprovações fictícias para despesas não autorizadas.
• Reembolsos duplicados: É possível que o colaborador apresente o mesmo pedido de reembolso várias vezes ou reivindique o reembolso de uma despesa já coberta por outro meio, como um cartão de crédito corporativo.
• Uso indevido de cartões : Os cartões de crédito corporativos são frequentemente usados para despesas de viagem e representam um risco de fraude se forem utilizados de maneira inadequada. Isso inclui a utilização do cartão para despesas pessoais, compras não autorizadas ou gastos acima dos limites estabelecidos.

Para evitar essas fraudes, é essencial implementar medidas de controle e prevenção, como a adoção de políticas de despesas, definir quem são os responsáveis pela aprovação e pagamento e revisar regularmente os relatórios de gastos.

Além disso, a utilização de tecnologias como o OCR pode auxiliar na detecção de fraudes, como explicaremos no próximo tópico.

Como a tecnologia OCR ajuda a reduzir fraudes?

Alguns sistemas de gestão de despesas já contam com a tecnologia de OCR em sua ferramenta, assim como o Espresso. Basicamente, ele ajuda a detectar irregularidades em diferentes etapas do processo de reembolso.

Veja em destaque algumas das principais funcionalidades da OCR:

Automatização do processo de captura de dados

Com o OCR, é possível digitalizar e extrair informações dos recibos e notas fiscais, faturas e outros documentos de forma automática. Eliminando a necessidade de entrada manual de dados, reduzindo erros e aumentando a eficiência do processo.

Verificação de dados em tempo real

Ao utilizar o OCR, os dados extraídos dos documentos podem ser verificados em tempo real, comparando-os com as políticas e regras estabelecidas pela empresa. Isso permite identificar rapidamente discrepâncias, como gastos acima do limite estabelecido ou itens não autorizados, contribuindo para a prevenção de fraudes.

Detecção de padrões suspeitos

O OCR pode ser configurado para identificar padrões de despesas suspeitos, como recorrência de valores ou tipos de transações incomuns. Essa análise de dados ajuda a identificar possíveis fraudes, permitindo uma ação rápida para correção.

Armazenamento seguro e fácil acesso aos documentos

Com o OCR, os documentos digitais são armazenados de forma segura em um sistema centralizado. Isso facilita o acesso e a recuperação de informações, agilizando os processos de auditoria e facilitando a conformidade com as regulamentações.

Análise e relatórios detalhados

O OCR permite a análise de dados de despesas, gerando relatórios detalhados sobre os gastos da empresa. Isso possibilita uma visão dos padrões de despesas, identificando áreas de desperdício e, assim, as decisões se tornam baseadas em números. 

Portanto, se você busca aprimorar a gestão de despesas corporativas e reduzir fraudes, considere a implementação do OCR como uma ferramenta poderosa para alcançar esses objetivos. Faça um teste grátis da plataforma do Espresso e veja os benefícios diretamente na sua operação.

Com a combinação de tecnologia avançada e melhores práticas de controle financeiro, você estará fortalecendo a saúde financeira da sua empresa e garantindo uma gestão eficiente e segura das despesas corporativas.