Aviso de Privacidade

AVISO DE PRIVACIDADE

Antes de acessar a plataforma ESPRESSO, é importante que você leia, entenda e aceite de forma livre, inequívoca e informada este Aviso de Privacidade.

Esta plataforma, cujo nome é ESPRESSO, é de propriedade e mantida por ESPRESSO CONTROLE DE DESPESAS LTDA., pessoa jurídica de direito privado, constituída na forma de Sociedade Limitada, inscrita no CNPJ sob o no 25.015.244/0001-79, com sede na Avenida Bélgica, 1220, Andar 2 - Sala 100, Tibery, Uberlândia/MG, CEP: 38.405-030.

O presente documento visa prestar informações sobre a coleta, utilização e armazenamento (“tratamento”) dos dados fornecidos pelos Usuários e está em conformidade com a Lei n. 12.965/2014 (Marco Civil da Internet) e com a Lei n. 13.709/18 (Lei Geral de Proteção de Dados).

1. DATA DE DISPONIBILIZAÇÃO DO TEXTO

1.1. A presente versão deste documento foi disponibilizada em 15/05/2024.

2. EXPLICAÇÃO DOS TERMOS TÉCNICOS OU EM LÍNGUA ESTRANGEIRA

2.1. Abaixo estão dispostos os significados das nomenclaturas técnicas e termos na língua inglesa:

• Controlador: Pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais;
• Cookies: Pequenos arquivos de texto que ficam gravados no computador do internauta e podem ser recuperados pelo site que o enviou durante a navegação. São utilizados principalmente para identificar e armazenar informações sobre os visitantes.
• Criptografia: Conjunto de princípios e técnicas para cifrar a escrita, torná-la ininteligível para os que não tenham acesso às convenções combinadas.
• Dado pessoal: Informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável;
• Dado pessoal sensível: Dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural;
• Empresa contratante: Pessoa jurídica que contrata os serviços do ESPRESSO, cadastra Usuários e controla o tratamento dos dados pessoais realizados por meio da plataforma. Essa é a empresa que deverá atender às solicitações dos titulares de dados, especialmente nos casos de inclusão e exclusão de informações.
• Encarregado: Pessoa indicada pelo controlador e operador para atuar como canal de comunicação entre o controlador, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
• IP (ou Internet Protocol): Identificação única para cada computador conectado a uma rede.
• Operador: Pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador;
• Tratamento de dados: Toda operação realizada com dados pessoais, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração.

2.2. São os tipos de Usuário da plataforma:

• Usuário Aprovador: Aprova e reprova despesas e adiantamentos do seu time no aplicativo e plataforma web. Consegue acompanhar os relatórios do seu time registrados na plataforma até a conclusão e poderá acessá-lo via web e exportá-lo nos formatos de Excel, Planilha e PDF.
• Usuário Administrador: Possui acesso a todas as funções de configurações da plataforma, como: criação e exclusão de usuários e dados, classificação de despesas, times, aprovações e exportações de relatórios.
• Usuário Colaborador: Registra suas próprias despesas e solicita adiantamento no aplicativo e plataforma web, além disso consegue acompanhar os seus relatórios registrados na plataforma até a conclusão. Possui acesso ao seu histórico.
• Usuário Financeiro: Tem acesso a todas as informações de configuração da plataforma, porém não consegue realizar edições. Tem acesso a função financeira de confirmar devolução de valores, pagamentos realizados e solicitações de devolução de dinheiro.
• Todos esses Usuários, quando em conjunto, serão chamados apenas de Usuários.

3. AGENTES DE TRATAMENTO

3.1. A empresa que cadastra o Usuário na plataforma é a Controladora dos dados pessoais, ou seja, ela tem o poder de decisão sobre o que será feito com essas informações, especialmente sobre a inserção e exclusão desses dados.

3.1.1. Por sua vez, o ESPRESSO é a operadora do tratamento de dados pessoais dos Usuários, uma vez que a plataforma apenas fornece as ferramentas de gestão de despesas e realiza todo o tratamento de dados com base nas decisões da empresa contratante dos seus serviços.

3.1.2. A plataforma poderá coletar dados dos Usuários ligados à empresa contratante de forma padrão, durante a sua jornada de uso, como faz com os comprovantes que são objeto dos seus serviços e informações de cadastro. Contudo, esses formulários padronizados são apenas mais uma ferramenta fornecida à contratante, que tem o poder de personalizar essas requisições.

3.1.3. O ESPRESSO não realiza qualquer tipo de tratamento dos dados inseridos pelos Usuários vinculados à contratante para fins próprios ou diversos do que foi contratada para realizar.

3.1.4. O ESPRESSO, em algumas situações, pode ser considerada Controladora do tratamento, principalmente no que diz respeito aos dados coletados da contratante para prestar o serviço, elaborar os contratos e basear suas estratégias de marketing, conforme este Aviso de Privacidade.

3.2. Alguns operadores são necessários para que a plataforma esteja disponível. Por isso, terão acesso aos dados dos Usuários para as seguintes finalidades:

3.3.1. AWS: uma vez que os dados pessoais ficam armazenados em seus servidores.

3.3.2. GCP: uma vez que os dados de dispositivos do usuário são repassados para a gestão de falhas do sistema; localização para o funcionamento da funcionalidade de despesa por GPS; e, o arquivo de comprovantes de despesas para extração do texto com a tecnologia OCR, como parte da funcionalidade anti-fraude da plataforma;

3.3.3. Datadog: uma vez que é a responsável pela transmissão entre sistemas ESPRESSO de todos os dados pessoais, com exceção da senha de acesso, para monitoramento da saúde da aplicação, recuperação de falhas e logs para auditorias;

3.3.4. RD Station: uma vez que são repassados os dados pessoais dos leads, como nome, email e telefone (apenas contratantes) para fins de prospecção e comerciais.

3.3. Nossas contratações sempre prezam pelo tratamento seguro das informações do Usuário. Por isso, a partir do momento que essas empresas tiverem acesso a esses dados, se tornarão responsáveis pela segurança, tratamento e compartilhamento adequado dessas informações, não podendo divulgá-las para outras finalidades, em desconformidade com a legislação vigente ou com este Aviso de Privacidade, sob pena de responderem por todas as punições, em especial as de natureza cível, criminal e as aplicadas pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados.

3.4. A Empresa Contratante do ESPRESSO, como controladora do tratamento de dados dos Usuários vinculados a ela, têm acesso e poder de decisão sobre o tratamento das informações que esses inserirem na plataforma, especialmente sobre a exclusão de dados.

3.4.1. A Empresa Contratante, por meio de seu Usuário Administrador, se declara ciente sobre ser a responsável pelo atendimento dos direitos de titulares, segurança, tratamento e compartilhamento adequado dessas informações, não podendo realizar seu tratamento em desconformidade com a legislação vigente ou com este Aviso de Privacidade, sob pena de responderem por todas as punições, em especial as de natureza cível, criminal e as aplicadas pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados.

3.5. Transferência internacional: os servidores utilizados pela ESPRESSO, que são munidos de mecanismos aptos a assegurar a segurança de seus dados, estão localizados fora do Brasil, mais precisamente, nos Estados Unidos e são utilizados para que a ESPRESSO possa executar o seu serviço de forma adequada, conforme determina o artigo 33, IX, da Lei n. 13.709/18.

4. SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO

4.1. O ESPRESSO se preocupa muito com a segurança de seus dados pessoais. Por isso, compromete-se a manter as informações fornecidos na plataforma em ambiente seguro, observados o porte do tratamento, por meio de medidas técnicas compatíveis com os padrões internacionais e pelo estímulo ao uso de boas práticas, o que inclui uma análise de riscos de segurança da informação e a implementação de Políticas de Segurança da Informação eficazes e difundidas.

4.1.1. Seus dados são transferidos de forma criptografada e armazenados em servidores da AWS para criptografia em repouso no armazenamento e backup dos dados. Além disso, utilizamos sistema de login com email e senha, protegido com recaptcha e incentivamos a criação de senhas de acesso fortes para os Usuários, sendo que não armazenamos as senhas sem criptografia.

4.2. Todos os registros de acesso, conjunto de informações referentes à data e hora de uso de uma determinada aplicação de internet a partir de um determinado endereço IP, serão mantidos pelo ESPRESSO, sob sigilo, em ambiente controlado e de segurança, pelo prazo mínimo de 06 (seis) meses, nos termos da Lei n. 12.965/2014, e artigo 7o, II, da Lei n. 13.709/18.

4.3. O ESPRESSO tem o compromisso de preservar a estabilidade, segurança e funcionalidade da plataforma, por meio de medidas técnicas compatíveis com os padrões internacionais e pelo estímulo ao uso de boas práticas. Todavia, nenhum serviço disponível na internet possui total garantia contra invasões ilegais. Em casos em que terceiros não autorizados invadam o sistema de forma ilícita, o ESPRESSO diligenciará da melhor forma para encontrar o responsável pela atuação ilícita, mas não se responsabiliza pelos danos por eles causados.

4.4. O Usuário deve se responsabilizar e se declarar exclusivo responsável por todas as ações, bem como por todas as informações e a veracidade do conteúdo que inserir na plataforma.

4.5. Nenhum serviço disponível na internet possui total garantia contra invasões ilegais. Em casos em que terceiros não autorizados invadam o sistema de forma ilícita, o ESPRESSO diligenciará da melhor forma para encontrar o responsável pela atuação ilícita, mas não se responsabiliza pelos danos por eles causados.

5. COLETA DE DADOS

5.1. Para o cadastro e utilização dos serviços do ESPRESSO serão requeridas as seguintes informações: Nome, e-mail, telefone, CPF, comprovante de despesa (cupom fiscal, nota fiscal, etc), dados de conta bancária, foto de perfil e senha de acesso.

5.2. Histórico de contato: O ESPRESSO armazena informações a respeito de todas as interações já realizadas entre os Usuários por meio da plataforma, como mensagens em e-mails, contatos telefônicos e upload de arquivos, pois isso irá melhorar o seu atendimento e torná-lo mais eficiente. Sem esse histórico, provavelmente todas as vezes que você utilizasse a plataforma teria que repetir o que já nos passou anteriormente.

5.3. Informações que coletamos de forma indireta: além dos registros de acesso, podemos também coletar algumas informações de forma indireta, conforme as nossas Políticas de Cookies.

6. TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS

5.1. Ao aceitar o presente Aviso de Privacidade, o Usuário compreende que a coleta e tratamento dos dados pessoais abaixo são necessários para a execução do contrato com o ESPRESSO, conforme informações apresentadas:

5.1.1. Os dados de Usuários vinculados à Empresa contratante são citados neste Aviso apenas no que diz respeito ao seu tratamento dentro da plataforma, de forma padrão. É responsabilidade da Controladora, informar ao titular acerca dos dados e as finalidades para que utiliza os dados pessoais, assim como atribuir as respectivas bases legais.

Tipo de Dado Pessoal

Nome e Sobrenome:

• Base Legal: Necessário para a execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular, a pedido do titular dos dados (Art. 7o, V, Lei no 13.709/2018).
• Finalidade: Usado para identificação do Usuário. Trata-se de dado pessoal essencial para que seja possível entrar em contato com o Usuário para atender às suas solicitações e fornecer respostas direcionadas.

E-mail / Telefone:

• Base Legal: a) Necessário para a execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular, a pedido do titular dos dados (Art. 7o, V, Lei no 13.709/2018). b) Cumprimento do legítimo interesse do Controlador. (Art. 7, IX, Lei no 13.709/2018).
• Finalidade: a) Utilizado para login e validação de cadastro na plataforma, assim como meio de comunicação com o Usuário, para contatos e interações ao longo da jornada de uso da plataforma. b) Para o envio de promoções e notificações.

CPF:

• Base Legal: a) Cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador (Art. 7o, II, Lei no 13.709/2018). b) Necessário para a execução de  contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular, a pedido do titular dos dados (Art. 7o, V, Lei no 13.709/2018).
• Finalidade: a) Nos casos de contratantes pessoas físicas, o ESPRESSO coleta essa informação para envio de notas fiscais. b) No caso dos Usuários vinculados à empresa contratante do ESPRESSO, a plataforma coleta essas informações em nome do controlador, para que este possa realizar para adiantamentos e reembolsos. Pode ser usado também como identificador único em integrações com sistemas da Empresa contratante.

Foto de perfil:

• Base Legal: Consentimento (Art. 11o, I, Lei no 13.709/2018).
• Finalidade: Este dado é usado para personalizar o perfil do Usuário e facilitar sua identificação pela controladora.

Dados de Conta Bancária:

• Base Legal: Necessário para a execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular, a pedido do titular dos dados (Art. 7o, V, Lei no 13.709/2018).
• Finalidade: a) A plataforma coleta essa informação da Empresa Contratante para realizar reembolsos de valores pagos pela assinatura, em casos aplicáveis. b) No caso dos Usuários vinculados à Empresa Contratante, o ESPRESSO coleta essas informações em nome do Controlador, para que este possa realizar pagamento de adiantamentos e reembolsos. Pode ser usado também como identificador único em integrações com sistemas da Empresa contratante.

Histórico de conversas:

• Base Legal: Necessário para atender aos interesses legítimos do controlador ou de terceiro (Art. 7o, IX, Lei no 13.709/2018).
• Finalidade: Criação de um histórico sobre o Visitante, facilidade na comunicação, maior efetividade na resolução de questionamentos e melhoria na experiência do Visitante com os serviços prestados pelo ESPRESSO.

Registro de acesso (IP - Internet Protocol - data e hora de acesso):

• Base Legal: Cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador (Art. 7o, II, Lei no 13.709/2018).
• Finalidade: Obediência ao artigo 15 da Lei n. 12.965/2014, que impõe o dever do ESPRESSO de manter os respectivos registros de acesso a aplicações de internet, sob sigilo, em ambiente controlado e de segurança, pelo prazo de 6 (seis) meses.

7. CANCELAMENTO DA PLATAFORMA, DE CONTAS DE ACESSO E EXCLUSÃO DE DADOS

7.1. Cancelamento de contas de acesso pelo ESPRESSO: o ESPRESSO poderá, a seu exclusivo critério, bloquear, restringir, desabilitar ou impedir o acesso de qualquer Usuário à plataforma sempre que for detectada uma conduta inadequada.

7.2. Cancelamento de contas de acesso pelo Usuário: para cancelar os serviços e requisitar a exclusão da conta de acesso, o Usuário poderá solicitar por meio do e-mail [email protected].

7.3. Quando finda a finalidade de tratamento de dados ou diante de solicitação pelo e-mail [email protected], quando se tratar de ocasião em que o ESPRESSO é a Controladora, o Usuário terá todos os seus dados deletados imediatamente e permanentemente, exceto os dados cuja manutenção seja obrigatória por lei ou regulação, os dados necessários para o exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral, como os registros de acesso, que serão mantidos, sob sigilo, em ambiente controlado e de segurança, nos termos da Lei n. 12.965/2014 e com a base legal do art. 7, II, da Lei n. 13.709/18.

7.3.1. Os Usuários deverão solicitar a exclusão de seus dados diretamente à empresa que o cadastrou no ESPRESSO, uma vez que é mera Operadora de dados e não possui o poder de decidir sobre tal eliminação. Em regra, as Empresas contratantes possuem obrigação legal de manter parte dessas informações, nos termos do art. 16 da Lei n. 13.709/2018. Assim, os dados cuja manutenção seja obrigatória por lei ou regulação e os dados necessários para o exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral, como os registros de acesso, poderão ser mantidos.

7.4. No caso de cancelamento dos serviços pelo Usuário Administrador em nome da Empresa contratante, os dados inseridos por seus Usuários vinculados ficarão disponíveis para download em formato .xls, por 30 (trinta) dias. Após este prazo, serão excluídos permanentemente do banco de dados da plataforma, exceto as informações cuja manutenção seja obrigatória por lei ou regulação.

8. DIREITOS DO TITULAR DOS DADOS PESSOAIS

8.1. O titular de dados pessoais possui total direito de, a qualquer momento, solicitar à empresa contratante que inseriu seus dados na plataforma ESPRESSO:

8.1.1. Confirmação da existência de tratamento de dados.

8.1.2. Acesso aos dados.

8.1.3. Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados.

8.1.4. Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com o disposto na Lei n. 13.709/2018.

8.1.5. Portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço ou produto, mediante requisição expressa, de acordo com a regulamentação da autoridade nacional, observados os segredos comercial e industrial.

8.1.6. Eliminação dos dados tratados com o consentimento do titular, exceto nas hipóteses previstas na Lei n. 13.709/2018.

8.1.7. Informação das entidades públicas e privadas com as quais o ESPRESSO realizou uso compartilhado de dados.

8.1.8. Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa.

8.1.9. Revogação do consentimento.

9. MUDANÇAS NO AVISO DE PRIVACIDADE

9.1. O ESPRESSO poderá unilateralmente adicionar e/ou modificar qualquer cláusula contida neste Aviso de Privacidade. A versão atualizada valerá para o uso da plataforma realizada a partir de sua publicação. A continuidade de acesso ou utilização da plataforma, depois da divulgação, confirmará a vigência do novo Aviso de Privacidade pelos Usuários.

9.2. Caso a mudança efetuada necessite de consentimento do Usuário, será apresentada a opção de aceitar de forma livre, inequívoca e informada o novo texto ou recusá-lo.

9.3. Caso o Usuário não esteja de acordo com a alteração, poderá não fornecer consentimento para atos específicos ou poderá rescindir totalmente seu vínculo com o ESPRESSO. Essa rescisão não eximirá, no entanto, o Usuário de cumprir com todas as obrigações assumidas sob as versões precedentes do Aviso de Privacidade.

10. CANAL DE COMUNICAÇÃO SOBRE PRIVACIDADE

10.1. O ESPRESSO indica como contato do Encarregado o seguinte canal de comunicação: [email protected], nos termos do art. 41 da Lei Geral de Proteção de Dados, para aceitar reclamações e comunicações dos titulares e da Autoridade Nacional de Proteção de Dados, prestar esclarecimentos e adotar providências.

10.2. O ESPRESSO dispõe de um texto específico para regular a licença de uso, os direitos, deveres, garantias e disposições gerais: os Termos de Uso. Todos esses documentos integram inseparavelmente este Aviso de Privacidade.

11. CONTATO SOBRE ASSUNTOS GERAIS

11.1. O ESPRESSO disponibiliza os seguintes canais para receber todas as comunicações que os Usuários desejarem fazer: abertura de ticket pela nossa plataforma de atendimento, por e-mail no endereço [email protected]; e por WhatsApp no número (34) 99957-0108.