Elimine os desafios da sua gestão de despesas corporativas
Automatize a prestação de contas, proteja-se de fraudes e melhore a previsibilidade do caixa. O Espresso te ajuda a controlar reembolsos, cartões corporativos e adiantamentos do jeito profissional.
Todas as soluções em um só lugar
Conheça os produtos do Espresso para simplificar a gestão financeira do seu negócio.
Cartão Corporativo
Adiantamentos e Reembolsos
Barista IA
O novo jeito de fazer a gestão financeira da sua empresa
Processo antigo
Com o Espresso
O que nossos clientes dizem sobre o sistema do Espresso
Tire suas dúvidas sobre gestão de despesas corporativas
O que são despesas corporativas?
As despesas corporativas são todos os gastos que sustentam as operações de uma empresa, englobando desde custos fixos e variáveis até investimentos estratégicos. Um bom controle de despesas para empresas envolve rastreabilidade, compliance e integração de dados para decisões rápidas e seguras.
Para qualquer operação financeira estratégica, o uso do expense management não deve se restringir a criar registros dos valores: é preciso entender como cada despesa impacta o fluxo de caixa, a gestão de custo e a lucratividade.
É esse nível de detalhe e rastreabilidade dos gastos, você encontra no Espresso. Com o Espresso, a gestão de despesas ganha automação, visibilidade em tempo real e relatórios inteligentes, transformando o controle de despesas em um processo ágil, preciso e altamente estratégico.
Como fazer controle de gastos de uma empresa?
O controle de gastos de uma empresa começa entendendo exatamente para onde o dinheiro está indo. Isso significa registrar todas as despesas, agrupá-las por categorias e criar políticas claras para aprovações.
Depois, entra o papel do expense management: integrar essas informações ao sistema financeiro, garantir rastreabilidade e manter o compliance.
Uma boa gestão de custo exige acompanhar os números em tempo real, corrigir excessos rapidamente e identificar oportunidades de economia.
Com o Espresso, o controle de despesas para empresas é simples e inteligente: tudo automatizado, centralizado e com relatórios que tornam a gestão de despesas muito mais estratégica e eficiente.
Como as empresas realizam o controle das despesas?
Empresas que possuem um controle de despesas eficiente investem, principalmente, em boas ferramentas de controle e processos otimizados. Isso leva a uma redução de até 26% do tempo de processamento e aumento de 35% na precisão dos relatórios financeiros.
Além disso, no controle de despesas para empresas, a tecnologia é decisiva: a automação pode cortar custos operacionais em até 40%.
É por isso que Espresso tem sido a escolha das empresas com gestão financeira mais estratégica. Com o Espresso, os profissionais financeiros conseguem centralizar informações, gerar relatórios assertivos e tornar a gestão de despesas mais ágil, precisa e orientada a resultados sustentáveis.
Como comprovar despesas de viagem?
Para comprovar despesas de viagem em viagens corporativas, o ideal é registrar cada gasto no momento em que ocorre, anexando documentos fiscais válidos, como notas fiscais, recibos e bilhetes de transporte.
Em uma viagem corporativa, esses comprovantes devem estar legíveis, sem rasuras e preservados em bom estado para garantir validade jurídica e fiscal.
Uma gestão de viagens corporativas eficiente exige categorização correta e vínculo ao centro de custo, evitando atrasos e inconsistências.
Com o Espresso, o colaborador em viagens a trabalho fotografa o comprovante no app; o sistema valida, classifica e envia automaticamente para o ERP, gerando um relatório de despesas de viagem pronto para auditoria, com total segurança e transparência.
Como lançar despesas com viagens?
Passo a passo para lançar despesas com viagens corporativas:
- Durante a viagem, fotografe o comprovante no ato.
- Cheque o documento: legível, sem rasuras, dados fiscais completos (emitente, data, valor, descrição).
- Classifique: categoria (transporte, hospedagem, alimentação), centro de custo/projeto e método de pagamento.
- Vincule à política e indique motivo/cliente/rota quando aplicável em viagens a trabalho.
- Adicione metadados técnicos: moeda/câmbio, impostos destacados, quilometragem ou anexo do bilhete.
- Justifique exceções (fora de política) e envie para aprovação.
- Pós-viagem: concilie com a fatura do cartão, feche adiantamentos e trate glosas.
- Gere e arquive o relatório de despesas de viagem conforme requisitos fiscais.
Com o Espresso, tudo isso é automatizado: você usa a câmera do celular para escanear as informações do comprovante via OCR ou QR code, o registro é feito automaticamente dentro da plataforma, junta tudo dentro de um relatório de despesas de viagem completo e, por fim, o Barista IA valida o gasto conforme a política de gastos. Resultado: gestão de viagens corporativas mais rápida, precisa e auditável.
Como funciona o processo de reembolso de despesas?
O processo de reembolso de despesas corporativas é um fluxo ponta a ponta que vai do gasto ao pagamento, buscando manter controle e rastreabilidade dos gastos da empresa.
Na prática, o fluxo passa por:
- Início com a criação do relatório de gastos e a solicitação de reembolso de despesas: anexe NF/recibo legível, informe data, motivo, projeto/cliente e método de pagamento.
- Validação da política de despesas: aderência à política, duplicidades, impostos destacados e vínculos a adiantamentos/cartões.
- Aprovação da solicitação: os gastos passam pelo fluxo de aprovação, geralmente formado pelos gestores das áreas e o financeiro, para ciência e de todos.
- Envio de informações à contabilidade/ERP: classificação por centro de custo, contas contábeis e conciliações.
- Liquidação do pagamento: no reembolso de despesas para funcionários clt, o pagamento deve preservar o caráter não remuneratório, quando adequadamente comprovado.
- Armazene: evidências e relatórios para auditoria e compliance.
Contar com um sistema de reembolso torna esse processo automático, mais seguro e fácil de seguir. O Espresso faz isso ponta a ponta: políticas parametrizadas, criação de relatórios através de registro automático de despesas (por OCR ou QR Code), fluxos de aprovação personalizáveis, integrações com ERP/folha e relatórios em tempo real. Assim, seu processo de reembolso ganha mais velocidade, segurança e conformidade.
Como funciona o sistema de reembolso de despesas?
No Espresso, o sistema de reembolso de despesas é configurado a partir da política de reembolso de despesas e o cadastro e atribuição de autorizações de cada usuário. Com a conta configurada, os colaboradores podem realizar a solicitação de reembolso de despesas pelo app: o colaborador usa a câmera do celular para escanear a nota, a partir do OCR ou do QR Code, e todos os dados fiscais necessários para o registro da despesa são extraídos automaticamente.
Em seguida, o Barista IA valida as informações, apontando se há alguma irregularidade em relação aos limites da política de reembolso, ou mesmo algum indício de fraude, como o uso de uma mesma notinha para comprovar duas despesas diferentes.
Assim que o colaborador envia o relatório para aprovação, as despesas entram em um fluxo de aprovação estruturado por alçada. Após aprovado, o lançamento contábil é feito de forma automática através da integração com o ERP, já alocando cada gasto em seu centro de custo correto.
Quando o pagamento é realizado para o colaborador, o financeiro muda o status para “concluído” no Espresso, o processo é finalizado e o colaborador também é notificado.
Além disso, no Espresso você conta com dashboards que mostram os gastos de toda a empresa, detalhado por tipo e projeto, em tempo real. É mais controle e visibilidade para você, e muito mais previsibilidade para a gestão de caixa.
Como conseguir cartão corporativo?
Para obter um cartão corporativo, há dois caminhos: instituições bancárias e financeiras tradicionais ou instituições especializadas em gestão de despesas.
Nas instituições bancárias e financeiras tradicionais, o acesso depende de relacionamento, comitês de crédito e limites centralizados; o controle é “mais travado” (pouca granularidade por centro de custo, bloqueios por MCC limitados, dados não tão em tempo real).
Já as instituições especializadas em gestão de despesas, além de oferecerem emissão ágil de cartões corporativos, também te permitem:
- Emitir múltiplos cartões físicos e virtuais que podem ser atribuídos a colaboradores, departamentos ou projetos
- Personalizar as regras de uso por usuário/projeto, de acordo com a política de despesas
- Autonomia para ajustar instantaneamente o limite de cada cartão sempre que precisar
- Conciliação automática dos gastos realizados com o cartão
- Rastreabilidade total das despesas e monitoramento imediato do gasto feito com cartões corporativos.
Ou seja, você fica 100% no controle dos cartões e dos gastos, sem ser limitado por questões de relacionamento com banco.
No Espresso, você configura a política, centros de custo e integrações com ERP/contábil. Em seguida, emite cartão corporativo para funcionários (ou outra finalidade que precisar), ajusta os limites, e atribui uma alçada de aprovação.
Após realizar o gasto, o colaborador presta conta da despesa através do app, fotografando os comprovantes ou anexando documentos em PDF.
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Quais são os melhores cartões corporativos?
Os melhores cartões corporativos são os que combinam controle granular, visibilidade em tempo real e integração nativa ao financeiro. Na prática, um excelente cartão corporativo permite definir regras por centro de custo/projeto, emitir cartões virtuais por fornecedor e facilitar a conciliação dos gastos.
Destaque para o cartão corporativo pré-pago: ele “antecipa o orçamento” e limita o risco por funcionário, departamento ou projeto. Você carrega o valor aprovado, reduz exposição a fraudes, evita estouros de limite e simplifica o acerto pós-viagem. Para cartão corporativo para funcionários, o pré-pago dá previsibilidade, elimina adiantamentos excessivos e acelera o fechamento contábil.
Como funciona no Espresso: você parametriza política, centros de custo e integrações (ERP/contábil). Emite cartões corporativos físicos e virtuais com regras por usuário/projeto. Pode usar o cartão corporativo pré-pago para colaboradores, times ou fornecedores, com total autonomia para ajustar o saldo a qualquer hora. O app registra gastos, que já são conciliados desde a origem, e então os colaboradores prestam contas desses gastos, anexando fotos dos comprovantes ou NFs em PDF.
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O que é adiantamento de despesas e como funciona?
Adiantamento de despesas é a liberação antecipada de recursos para que o colaborador execute atividades de trabalho (viagens, campo, projetos), com posterior prestação de contas.
Em adiantamento de despesas corporativas, o fluxo saudável é:
- Pedido com objetivo, centro de custo e orçamento
- Aprovação por alçada
- Liberação (preferencialmente cashless)
- Comprovação com documentos válidos
- Liquidação: conciliação entre valores adiantados e despesas comprovadas, com devolução ou ajuste contábil.
O adiantamento funciona bem quando há política clara: elegibilidade, tetos, prazos de prestação e documentos aceitos. Aliás, em adiantamento de despesas corporativas, controles como rastreabilidade, bloqueios de categoria e conciliações automáticas reduzem fraudes e glosas e protegem o caixa.
Com o Espresso, a gestão de adiantamentos é ponta a ponta: políticas parametrizadas, fluxos de aprovação por alçada, IA para validar notas e matching automático entre adiantamento, lançamentos e relatório de despesas.
Como deve ser tratado o pagamento de adiantamento?
O pagamento de adiantamento de despesas deve ser tratado como antecipação de recursos, não como gasto realizado. Na prática:
- Defina política: elegibilidade, tetos, prazos e documentos.
- Solicite e aprove por centro de custo/projeto.
- Libere o valor (preferencialmente via cartão pré-pago) e registre contábil: Adiantamentos (ativo) x Caixa/Bancos.
- Na prestação, vincule cada gasto ao adiantamento de despesas, valide documentos e aplique glosas.
- Liquide: devolução de saldo ou complemento; então baixe o ativo contra as contas de despesa.
- Controle aging, conciliações e segregação de funções — base de um adiantamento de despesas corporativas saudável.
Em adiantamento de despesas corporativas, cartões pré-pagos reduzem risco e dão visibilidade em tempo real. A gestão de adiantamentos precisa de fluxo de auditoria e KPIs (tempo de ciclo, glosas, saldos abertos).
No Espresso, a gestão de adiantamentos é ponta a ponta: políticas parametrizadas, emissão de cartão pré-pago com regras por usuário/projeto, prestação de contas facilitada, conferência por IA e conciliação. O resultado: adiantamento de despesas rápido, estruturado, transparente e totalmente rastreável desde o pagamento à liquidação.