O relatório de despesas é mais um dos relatórios que o setor financeiro de uma empresa deve realizar. Nele estão descritas as despesas feitas pelos funcionários a serviço da empresa, como viagens e alimentação, para depois ser efetuado o reembolso.

Porém, com o alto volume de informações no dia a dia, conferir as notas e cupons fiscais dos gastos feitos pelos colaboradores para elaborar o relatório se tornou um problema.

Afinal, como dar conta das tarefas do dia a dia e ainda ter tempo para conferir cuidadosamente tudo? Fora isso, ainda é preciso prestar atenção para evitar erros e prevenir fraudes.

Por isso, nós selecionamos algumas dicas para aprimorar os seus relatórios de despesas e reembolsos corporativos. Confira!

Erros e problemas comuns nos relatórios de despesas

Antes de apontar as melhorias que podem ser feitas no seu relatório de despesas, vamos comentar alguns dos erros e problemas mais comuns de acontecerem. Com isso, você vai conseguir também se prevenir e começar a diminuir a frequência desses erros. Erros, aliás, que podem custar muito tempo e dinheiro para sua empresa.

  • Volume alto de relatórios: uma carga de trabalho que demanda muito tempo da sua equipe financeira e atrapalha o cumprimento de outras tarefas e sobrecarrega o time;
  • Perda de comprovantes: os colaboradores podem perder os diversos comprovantes que precisam entregar, além disso ainda é possível que eles se apaguem;
  • Informações incompatíveis: erros de escrita ou comprovantes difíceis de processar podem surgir, até mesmo na conferência dos extratos dos cartões inconsistências podem surgir;
  • Falta de processo: às vezes, a falta de um workflow bem definido pode atrapalhar na elaboração e conferência dos valores;
  • Não há política de despesas: isso dificulta a vida da sua equipe financeira, que não sabe ao certo quais despesas são reembolsáveis ou não, além disso isso também gera dúvidas para todos os outros colaboradores;
  • Fraudes: fraudes nos relatórios de despesas também são mais difíceis de serem percebidas quando não se tem controle total dos relatórios;
  • Processo analógico tradicional: esse é um dos maiores responsáveis pela demora e também por fraudes, já que o uso de planilhas Excel ou até mesmo à mão, dificultam a conferência e atrapalham o processo de reembolsos.

Agora que você já sabe os principais erros, vamos ver como é possível evitá-los para otimizar seu processo de gestão.

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Como aprimorar os relatórios de despesas

Sem mais demoras, vamos apresentar algumas dicas para otimizar o processo de reembolsos corporativos e também evitar erros e fraudes em despesas.

1. Determine uma política de despesas

A política de despesas é uma forma de deixar bem claro o que pode ou não ser feito em relação aos gastos feitos pelos colaboradores para serem reembolsados. Numa política de despesas eficiente estão determinadas claramente todas as regras referentes às despesas. Vamos dar alguns exemplos:

“Não são reembolsados valores pagos em bebidas alcoólicas”, “Despesas de transporte com táxi só podem ser abaixo de R$ 70” ou ainda “Todas as despesas só serão reembolsadas mediante apresentação de comprovante”.

Isso facilita não só para o financeiro, mas também para os colaboradores. Assim, eles sabem quais despesas são reembolsáveis, como fazer o pedido e documentos necessários. Com isso, é possível reduzir relatórios de despesas enviados incorretos e reduzir o tempo de conferência do time.

2. Padronize e centralize os dados

Outra forma de aprimorar os relatórios de despesas é tornar tudo padrão. Ou seja, todos os colaboradores devem enviar o seu relatório de despesa da mesma forma. Com isso é mais fácil centralizar e consolidar os dados para que seu time financeiro possa elaborar relatórios sobre as despesas de forma mais ágil.

3. Automatize as tarefas manuais

A automatização de tarefas que antes seriam feitas manualmente é uma forma de agilizar e otimizar o processo de criação e também conferência do relatório de despesas. Fora isso, essa modernização reduz a quantidade de erros e fraudes.

4. Crie um processo

Criar um processo para o reembolso de despesas também é uma forma de agilizar. Afinal, com um workflow bem definido, é possível determinar quem será o responsável pela aprovação, como elas serão feitas e algumas regras de aprovação. Também é possível definir lembretes e avisos para os responsáveis por cada etapa, assim como avisos de erros para que os colaboradores possam fazer as correções necessárias.

5. Use um software de reembolso

Use o Espresso para ter as melhores práticas de gestão de despesas e reembolsos.

Como o Espresso entra no meio disso?

Simples! Sabe as dicas que demos acima? Com o Espresso você tem todas elas em um único software de reembolso e ainda evita todos os contratempos que citamos no começo deste artigo.

Afinal, com o uso do Espresso é possível reduzir os custos com o processo de reembolso de despesas corporativas como um todo em até 80%, incluindo aí tempo e recursos do time financeiro, assim como valores perdidos em fraudes.

Mas como o Espresso faz tudo isso?

Ele pode ser usado pelo time todo e faz parte do processo de ponta a ponta. Ou seja, começa no colaborador e vai até o time financeiro na conferência nos relatórios de despesas e pagamentos de reembolsos.

Para fazer isso, o Espresso permite que os colaboradores tirem fotos dos comprovantes e os salvem no sistema para serem enviados ao financeiro. Nesta etapa, o nosso software de reembolsos escaneia e “lê” as notas usando nossa inteligência artificial e já confere os dados que os colaboradores inseriram no sistema. Aqui também, o Espresso analisa se as informações batem com a política de despesas.

Depois disso, é possível que o colaborador envie tudo por e-mail para o financeiro. Assim, os arquivos e dados já estão online para o seu time.

A partir dessa etapa, o financeiro faz uma nova análise rápida. Aqui, podem ser enviados avisos e mensagens para os colaboradores fazerem ajustes ou correções de acordo com os erros apontados pelo Espresso ou encontrados pelo seu time.

O Espresso também permite a criação de fluxos de aprovações e acompanhamento do status do reembolso.

Como todos os dados e relatórios estão dentro do software de reembolso do Espresso os dados já estão unificados, o que torna possível a criação de relatórios completos de despesas. Inclusive, os dashboards permitem ainda uma visualização mais ágil e criação de centro de custos com categorias para agrupar as despesas.

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