October 26, 2023
Em um mundo cada vez mais conectado e com empresas buscando soluções eficientes para a gestão de suas operações, a Multcom encontrou no Espresso a resposta para seus desafios relacionados ao controle de viagens e despesas corporativas.
Neste case, exploraremos a parceria entre as empresas, destacando como a tecnologia revolucionou a forma como a Multcom gerencia seus processos internos. Desde a simplificação do preenchimento de planilhas e prestação de contas até a visão estratégica do fluxo de caixa e projeção para contratos.
Prepare-se para descobrir os benefícios e transformações proporcionados por essa parceria!
Sobre a Multcom
A Multcom é uma empresa especializada em consultoria, implementação e gestão de projetos de Go-to-Market. Além disso, se destaca por potencializar o acesso ao mercado, de acordo com premissas sob medida para cada cliente, de forma completamente customizada, otimizando as estratégias de relacionamento entre os integrantes da cadeia de negócios.
Com uma abordagem personalizada, a Multcom trabalha em estreita colaboração com os clientes para fornecer soluções adaptadas às necessidades específicas de cada empresa, garantindo uma comunicação eficaz e maximizando o sucesso nos negócios.
Os desafios da operação financeira
Antes da implantação do Espresso, em 2020, o controle de viagens na Multcom era um processo manual e demorado. Os colaboradores que viajavam precisavam preencher uma planilha em Excel e enviar para a pessoa responsável no setor financeiro. No entanto, quando o documento era recebido, novamente precisava conferir todas as informações, resultando em uma atividade trabalhosa e lenta.
Além disso, a Multcom tinha a necessidade de enviar essas prestações de contas para os clientes, incluindo todas as notas fiscais e planilhas relacionadas, a fim de receber o reembolso das viagens ou apenas para a conferência. Essa tarefa também exigia um esforço adicional, tornando o processo ainda mais complexo.
Considerando que as viagens são uma realidade frequente na Multcom e que alguns projetos adicionais aumentavam ainda mais a complexidade da gestão, tornou-se quase impossível realizar esse controle de forma eficiente sem a automação proporcionada por um sistema.
Resultados alcançados com o Espresso
Com a implementação do Espresso, a Multcom foi capaz de simplificar e agilizar todo o processo de controle de viagens, desde o consultor que está ali viajando até toda a gestão do financeiro.
Afinal, os colaboradores agora podem registrar suas despesas diretamente no aplicativo, eliminando a necessidade de planilhas manuais. Além disso, o sistema automatizado realiza verificações e validações, reduzindo significativamente os erros e retrabalhos.
“Hoje temos uma pessoa responsável pela gestão da plataforma do Espresso. Se não tivéssemos o sistema, precisaríamos de umas cinco ou até mais para administrar toda essa parte de viagens na empresa.” Cristie Finotti, Coordenadora Administrativa Financeiro.
Uma das principais contribuições da plataforma é a capacidade de visualizar o valor total de adiantamentos em aberto. Isso é essencial para o setor financeiro da Multcom, que precisa ter um controle preciso do dinheiro que não está disponível no caixa.
“Para um financeiro é essencial ter esse controle de quanto dinheiro não está no caixa. Além disso, é possível identificar facilmente qual o colaborador que não concluiu essa despesa. Afinal, esse dinheiro sem prestação de conta, não pode ser repassado para outra pessoa, fazendo essa identificação é possível dar uma continuidade mais rápida e alocar essa verba de maneira mais estratégica. Essa funcionalidade é algo que não era possível no antigo processo baseado em planilhas do Excel.” Cristie Finotti, Coordenadora Administrativa Financeiro.
Outro ponto, é a capacidade de gerar diferentes relatórios das despesas de viagem, pois eles precisam ser repassados para os clientes da Multcom. O Espresso permite salvar relatórios em PDF de forma rápida, bem como em formato Excel para análises específicas por categoria. Isso reduz significativamente o trabalho necessário para fornecer relatórios detalhados aos clientes.
Mais controle e conformidade para os processos
A utilização das políticas de despesas no Espresso também é essencial para a conformidade com os processos e prestação de contas, especialmente considerando a diversidade de projetos e clientes da Multcom. O sistema facilita a aplicação das políticas específicas para cada caso, garantindo a conformidade e a transparência nas despesas.
A automação dos fluxos de aprovação também é uma grande vantagem oferecida pela plataforma. Dependendo do tipo de projeto, a Multcom precisa de aprovação de gastos por parte dos clientes. O sistema permite atribuir automaticamente o acesso necessário e agilizar o processo, evitando complicações e atrasos que ocorreriam se fosse feito manualmente.
Gestão simples com a conta digital
“O cartão corporativo contribuiu para que não houvesse muitos atrasos na prestação de contas do time de consultores. Afinal, o aplicativo notifica imediatamente sobre o gasto, ele já pode registrar a nota fiscal no sistema, seja pela foto ou QR Code, e finaliza aquela prestação de contas no devido momento.” Cristie Finotti, Coordenadora Administrativa Financeiro.
Segundo Cristie, a conta digital do Espresso também melhorou consideravelmente, com todos os adiantamentos sendo exibidos em uma única tela e organizados por data. Isso permite um controle visual muito fácil, possibilitando a identificação rápida de quem possui adiantamentos em aberto e quando foram realizados.
Essas ferramentas garantem uma gestão mais ágil, eliminando processos manuais, simplificando o registro de despesas e melhorando a conformidade com as políticas internas.
Mais simplicidade para os viajantes
De acordo com Cristie, os consultores da Multcom adoram o sistema Espresso, pois agora não precisam mais guardar várias notas fiscais e preencher planilhas manualmente. Isso representa uma melhoria significativa no processo, além da facilidade de registrar as despesas posteriormente, caso não seja feito no momento da ocorrência, bastando apenas enviar as fotos das notas fiscais.
“O Espresso evolui a cada dia, com melhorias na plataforma. Sua conta digital e o cartão tem uma administração desburocratizada. Os consultores acham fácil, tudo é controlado na palma da mão e a gente faz tudo na hora no sistema, assim temos uma gestão eficiente.“ Cristie Finotti, Coordenadora Administrativa Financeiro.
Previsibilidade financeira
A capacidade do sistema em lidar com um aumento no volume de viagens também é destacada por Cristie. A empresa possui projetos com um grande número de pessoas viajando constantemente, isso seria extremamente difícil de gerenciar manualmente.
Mas com o Espresso, com apenas uma pessoa dedicada à administração da plataforma, a Multcom consegue realizar essa tarefa tranquilamente. Além disso, o histórico do sistema permite à empresa fazer projeções para contratos, analisando os gastos por categoria e região onde os consultores atuarão.
Com a tecnologia do Espresso, a Multcom experimentou uma melhoria significativa na gestão financeira, no controle de reembolsos, no entendimento dos saldos e no ajuste do fluxo de caixa. Tudo isso se traduziu em uma operação mais eficiente e em uma equipe satisfeita.
Sobre o Espresso
O Espresso é uma plataforma tecnológica de gestão de viagens e despesas corporativas que oferece soluções automatizadas e intuitivas para simplificar o processo de controle, prestação de contas e conformidade. Com recursos como conta digital, cartão corporativo e relatórios personalizáveis, o Espresso permite às empresas gerenciarem suas despesas de forma eficiente, proporcionando maior controle financeiro, agilidade e visão estratégica em suas operações.
