Controle de despesas corporativas x contas a pagar: Como a POLO Negócios Imobiliários resolveu esse problema com o Espresso

Se você trabalha no setor financeiro, provavelmente conhece bem essa situação: o ano está acabando e, na hora de fechar os relatórios, aparecem despesas de janeiro ou fevereiro que ainda não foram justificadas.

Foi exatamente esse um dos desafios enfrentados pela POLO Negócios Imobiliários. Com 15 anos de história e uma operação que cresceu de cerca de 23 pessoas para aproximadamente 200 profissionais, a empresa percebeu que seus processos financeiros também precisavam acompanhar essa evolução.

Na gestão de despesas corporativas, o crescimento trouxe um problema claro: quanto maior a operação, mais difícil ficava identificar pendências, conferir relatórios e garantir que as informações chegassem corretamente ao Contas a Pagar.

Foi nesse cenário que o Espresso passou a fazer parte da estrutura financeira da POLO, ajudando a reduzir atividades manuais e trazendo mais visibilidade, agilidade e confiança para o processo de prestação de contas.

Neste case, você vai entender como essa transformação aconteceu e quais foram os impactos para o financeiro, gestores e colaboradores da imobiliária.

Sobre a POLO Negócios Imobiliários

A POLO Negócios Imobiliários atua no mercado imobiliário de Uberlândia (MG), conectando clientes a oportunidades nos segmentos residencial e comercial.

Ao longo de sua trajetória, a imobiliária passou por um crescimento expressivo. No início da operação, eram uma unidade e aproximadamente 23 pessoas. Hoje, considerando as equipes comercial e de backoffice, são cerca de 200 profissionais.

Com o aumento da estrutura, surgiu também a necessidade de amadurecer os processos internos. A empresa estruturou uma controladoria e adotou o Sankhya como sistema financeiro para acompanhar a nova dimensão da operação.

Foi durante esse processo que a POLO conheceu o Espresso.

“A gente precisava de um sistema que nos atendesse melhor. E aí eles trouxeram para nós a ideia do Espresso, que até então a gente não conhecia.”
— Leandra Ordones, Compliance e Analista Financeira da POLO Negócios Imobiliários

A implantação marcou uma mudança importante na forma como a empresa passou a lidar com despesas, prestações de contas e conferências realizadas pelo financeiro.

Quando a gestão de despesas deixa de acompanhar o crescimento

Enquanto uma operação ainda é pequena, processos manuais podem parecer suficientes. O problema aparece quando o volume de colaboradores, despesas, aprovações e relatórios começa a aumentar.

Na POLO, um dos principais desafios era justamente a dificuldade de visualizar o que ainda estava pendente.

Em alguns momentos, a equipe chegava ao final do ano e encontrava despesas feitas meses antes que ainda não haviam sido justificadas.

“Já teve vezes que a gente estava fechando o ano e ainda tinha despesa de janeiro e fevereiro que não tinha sido justificada.”
— Leandra Ordones, Compliance e Analista Financeira da POLO Negócios Imobiliários

Essas pendências impactavam diretamente os relatórios financeiros. Informações ficavam incompletas e alguns valores permaneciam como despesas não reconhecidas porque a equipe não conseguia identificar rapidamente a origem de cada lançamento.

“A gente chegava a ter alguns valores um pouco altos de despesas não reconhecidas porque não tinha justificativa, a gente não conseguia identificar.”
— Leandra Ordones

O problema ficava ainda mais evidente durante os períodos de fechamento e auditoria.

Leandra, que também atua com compliance, precisava conferir os lançamentos e, no processo anterior, encontrar uma pendência significava abrir as despesas individualmente.

“Na hora que eu pegava para abrir e via que tinha coisa lá do comecinho do ano que ainda não tinha sido justificada, nossa, dava um desespero.”
— Leandra Ordones

Por que processos manuais pesam tanto no financeiro?

O impacto do processo anterior não estava apenas nas despesas atrasadas. O modelo também exigia uma participação muito maior do Contas a Pagar em atividades operacionais.

Se houvesse algum erro ou informação faltando, a própria equipe financeira precisava acessar as despesas individualmente e realizar os ajustes.

O lançamento das informações no sistema financeiro também envolvia etapas manuais, já que não havia a mesma automação entre os processos.

“Ali no nosso sistema antigo era tudo muito operacional, muito manual. Se tivesse algum erro, alguma coisa faltando, o próprio Contas a Pagar tinha que, manualmente, em cada despesa, fazer o ajuste.”
— Leandra Ordones

Esse é um desafio comum na gestão de despesas corporativas: conforme o volume de gastos aumenta, processos dependentes de conferências individuais começam a consumir cada vez mais tempo do financeiro.

Quanto mais a equipe precisa atuar na correção de lançamentos e identificação de pendências, menos tempo sobra para análises e atividades de maior valor para a empresa.

A virada: “aqui só tinha mato e o Espresso chegou criando estrada”

Com a implantação do Espresso, a POLO começou a mudar a lógica desse processo.

Em vez de depender de tantas conferências manuais para encontrar problemas, o financeiro passou a ter mais facilidade para acompanhar as despesas e identificar o que precisava de atenção.

Para Leandra, o impacto foi percebido diretamente na rotina do Contas a Pagar:

“O Espresso veio para abrir os caminhos no financeiro. O Contas a Pagar teve um alívio muito grande com o Espresso chegando.”
— Leandra Ordones

Ela encontrou uma comparação ainda mais direta para explicar a transformação:

“Eu até falei ironicamente, no sentido de: aqui só tinha mato e o Espresso chegou criando estrada pra gente.”
— Leandra Ordones

A metáfora resume bem a evolução relatada pela POLO: processos que antes exigiam muito esforço operacional passaram a seguir um fluxo mais estruturado e fácil de acompanhar.

Mais visibilidade para identificar despesas pendentes

Um dos principais ganhos relatados pela POLO foi a facilidade para visualizar o que ainda precisava ser resolvido.

Antes, identificar uma despesa sem justificativa poderia exigir a abertura dos lançamentos individualmente. Com o Espresso, a equipe passou a encontrar essas informações de forma mais visual.

“Hoje a gente tem mais facilidade, visualmente falando, para identificar.”
— Leandra Ordones

Essa mudança ajuda a evitar que uma pendência permaneça esquecida por vários meses e apareça somente durante um fechamento.

Para o financeiro, significa ter mais controle sobre a prestação de contas e atuar sobre as pendências com maior visibilidade.

Inteligência Artificial apoiando a conferência das despesas

Outra mudança percebida pela POLO aconteceu na etapa de conferência.

Os recursos de Inteligência Artificial do Espresso, o Barista IA,  apoiam a análise das informações registradas nos relatórios e dos comprovantes anexados, ajudando a identificar inconsistências no processo.

Para Leandra, esse recurso trouxe um impacto especialmente relevante para a operação financeira:

“A parte da IA, que ajuda a gente a identificar algumas inconsistências dentro do relatório e o comprovante anexado, por exemplo, ajudou muito, muito, muito no dia a dia operacional do nosso financeiro.”
— Leandra Ordones

Esse tipo de automação reduz a dependência de conferências exclusivamente manuais e permite que a equipe concentre sua atenção nos lançamentos que realmente precisam de análise.

O uso de IA para apoiar conferências e validações faz parte da proposta do Espresso para automatizar etapas da gestão de despesas e reduzir o esforço operacional do financeiro.

Cada minuto importa no Contas a Pagar

Quando falamos em automação de despesas, nem sempre o maior ganho aparece em uma única grande tarefa.

Muitas vezes, o impacto está na soma de pequenas economias de tempo: uma conferência mais rápida, uma inconsistência identificada com facilidade ou uma informação que chega corretamente ao próximo estágio do processo.

Leandra resume bem essa realidade:

“Quem é do financeiro sabe que cada minutinho ali importa para você fazer uma entrega melhor.”
— Leandra Ordones

É justamente nesse ponto que a automação financeira deixa de representar apenas velocidade e passa a contribuir para uma operação mais eficiente.

Mais confiança nas informações que chegam ao financeiro

Ganhar agilidade não significa simplesmente processar despesas mais rápido. Para o Contas a Pagar, também é fundamental confiar nas informações recebidas.

Esse foi outro benefício destacado por Leandra após a implementação do Espresso.

“Além da agilidade, tem a confiança nas informações. Porque se o Contas a Pagar recebe aquele relatório já aprovado, então chega para o sistema já da forma certa.”
— Leandra Ordones

A combinação entre conferência, aprovação e organização das informações ajuda a reduzir a necessidade de retornar etapas do processo para realizar correções.

Para quem executa a rotina financeira, o resultado também aparece na forma de mais segurança para trabalhar.

“É uma confiança também, uma tranquilidade na hora de desempenhar ali a função. Então, para nós, foi muito positivo.”
— Leandra Ordones

Mais facilidade para gestores e colaboradores

Os ganhos da automação não ficaram restritos ao financeiro. Para uma gestão de despesas corporativas funcionar bem, colaboradores e gestores também precisam conseguir registrar solicitações e realizar aprovações sem transformar o processo em mais uma tarefa burocrática.

Essa perspectiva aparece no depoimento de Sandryeli de Pádua, Gestora de Marketing da POLO Negócios Imobiliários.

No dia a dia, ela utiliza o Espresso tanto pelo aplicativo quanto pelo computador.

“É muito fácil. A gente faz tanto pelo aplicativo quanto pelo computador.”
— Sandryeli de Pádua, Gestora de Marketing da POLO Negócios Imobiliários

Para Sandryeli, essa flexibilidade faz diferença principalmente quando precisa resolver rapidamente alguma demanda relacionada às despesas.

“Às vezes eu preciso fazer alguma coisa rápida ou até solicitar um saldo pro financeiro, eu consigo fazer de forma rápida.”
— Sandryeli de Pádua

Como gestora, ela também participa do processo de aprovação das solicitações realizadas pela equipe antes que elas sigam para o financeiro.

A facilidade de realizar essas etapas em um único sistema ajuda a simplificar a experiência de quem está fora do departamento financeiro, mas participa da gestão dos gastos.

Na percepção de Sandryeli, o resultado é bastante direto:

“Literalmente, ele resolve todos os nossos problemas aí do dia a dia.”
— Sandryeli de Pádua

O que mudou na gestão de despesas da POLO?

A transformação da POLO não aconteceu apenas pela adoção de uma nova ferramenta. O principal ganho foi estruturar um processo capaz de acompanhar o crescimento da imobiliária.

Com o Espresso, a empresa passou a ter mais facilidade para:

• Identificar despesas e prestações de contas pendentes;
• Reduzir conferências e ajustes manuais;
• Apoiar a identificação de inconsistências com Inteligência Artificial;
• Dar mais agilidade à rotina do Contas a Pagar;
• Aumentar a confiança nas informações recebidas pelo financeiro;
• Simplificar solicitações e aprovações para gestores e colaboradores.

Em uma empresa que cresceu de cerca de 23 para aproximadamente 200 pessoas, estruturar esses processos ajuda o financeiro a acompanhar a evolução da operação sem depender apenas do aumento do esforço manual da equipe.

É justamente aí que a automação de despesas deixa de ser apenas uma questão de produtividade e passa a ser um fator importante para ganhar escala.

Como o Espresso pode ajudar na gestão de despesas da sua empresa?

O Espresso é uma plataforma de gestão de despesas corporativas que automatiza processos relacionados a adiantamentos, reembolsos e prestação de contas.

A solução permite centralizar informações, estruturar fluxos de aprovação, acompanhar despesas e utilizar Inteligência Artificial para apoiar etapas de conferência e controle.

Para empresas que utilizam Sankhya, o Espresso também oferece integração com o ERP Sankhya, conectando a gestão de despesas aos processos financeiros da empresa.

Assim como aconteceu na POLO Negócios Imobiliários, automatizar essas atividades pode transformar tarefas que consomem o tempo do Contas a Pagar em um processo mais estruturado, ágil e confiável.

Se o seu financeiro ainda perde tempo procurando despesas sem justificativa, conferindo lançamentos individualmente ou corrigindo informações manualmente, agende uma demonstração do Espresso e veja como automatizar sua gestão de despesas corporativas.