Como a Vulcaflex automatizou a prestação de contas e ganhou mais tempo para vender

Para quem trabalha com vendas externas, cada hora gasta preenchendo planilhas, procurando comprovantes ou resolvendo pendências de prestação de contas é uma hora a menos dedicada ao cliente.

Esse era um dos desafios enfrentados pela Vulcaflex. Com uma equipe comercial constantemente em viagens e um volume relevante de despesas sendo gerado todos os meses, o processo de prestação de contas começou a pesar tanto para quem estava na rua quanto para o departamento fiscal.

Antes do Espresso, os vendedores reuniam os comprovantes, preenchiam uma planilha e enviavam as informações para que a equipe responsável realizasse os lançamentos.

Era um processo manual, sujeito a atrasos, perda de comprovantes e várias etapas de conferência.

A partir de 2021, a Vulcaflex passou a utilizar o Espresso para organizar esse fluxo e integrar a gestão das despesas ao Sankhya.

O resultado foi um processo mais simples para quem vende e menos operacional para quem precisa conferir, aprovar e registrar essas informações.

Neste case, você vai entender como essa mudança aconteceu.

Sobre a Vulcaflex

A Vulcaflex é uma empresa brasileira especializada em artefatos e soluções de borracha, com atuação nos segmentos automotivo, industrial e de bike e moto.

Com presença internacional em mais de 30 países e cerca de 600 funcionários, a empresa atende diferentes mercados a partir de uma operação industrial brasileira. Com cerca de 

Com uma estrutura desse porte e uma equipe comercial que viaja com frequência, controlar as despesas geradas fora da empresa tornou-se um ponto importante da rotina administrativa.

O desafio: um grande volume de despesas lançado manualmente

Em 2021, a Vulcaflex enfrentava uma dificuldade de mão de obra no departamento fiscal ao mesmo tempo em que precisava processar um volume significativo de despesas de viagem todos os meses.

O fluxo funcionava de forma totalmente manual.

A equipe de vendas reunia os comprovantes das despesas realizadas durante a semana, preenchia uma planilha e encaminhava as informações para que o departamento fiscal fizesse os lançamentos.

“Era um processo totalmente manual. A equipe de vendas juntava todos os comprovantes, preenchia uma planilha e, no final de semana, mandava para a equipe fiscal fazer o lançamento.”
— Artur, Marketing da Vulcaflex

O problema não estava somente no preenchimento da planilha.

Cada despesa gerava etapas adicionais de conferência, conciliação e lançamento, enquanto o comercial precisava separar parte do seu tempo para manter a prestação de contas atualizada.

Por que a prestação de contas manual pesava para o time comercial?

Quem trabalha em vendas externas normalmente passa boa parte da rotina em deslocamento, atendimento a clientes e viagens.

Nesse contexto, atividades administrativas acabam competindo diretamente com o tempo dedicado à venda.

Guilherme Tibo, da equipe comercial da Vulcaflex, resume esse desafio:

“Sobre a prestação de contas, as despesas, isso demanda um tempo, né? E que nós, de vendas, não podemos perder.”
— Guilherme Tibo, equipe Comercial da Vulcaflex

Antes do Espresso, a rotina envolvia planilhas em Excel, conciliações e lançamentos manuais. Segundo Guilherme, ainda existia outro desafio: cobrar informações de uma equipe que, muitas vezes, estava viajando.

“Antes do Espresso, a gente trabalhava com planilha em Excel. Tinha uma conciliação que tinha que ser feita para a área financeira, um lançamento manual, uma correria...Você tem que ficar cobrando o pessoal do comercial, que está sempre viajando, está sempre no trecho, como a gente fala.”

Esse tipo de processo cria um efeito em cadeia: o vendedor precisa parar para organizar a documentação, o financeiro precisa cobrar as pendências e o fiscal ainda precisa realizar os lançamentos.

A busca por uma forma mais simples de controlar as despesas

Foi nesse cenário que a Vulcaflex conheceu o Espresso. Artur encontrou a solução por meio do LinkedIn e identificou uma aderência entre os recursos da plataforma e os problemas que a empresa precisava resolver.

Entre os pontos avaliados estavam o controle das políticas de despesas, a validação dos relatórios enviados pelo comercial, os fluxos de aprovação e a integração com o Sankhya.

“Eu vi um vídeo falando sobre todas as facilidades, sobre as políticas de despesas comerciais, que resolvia a nossa dor e inclusive agregava novas funções ao processo.”
— Artur

A integração com o ERP teve um peso importante nessa decisão, já que o Sankhya é o principal sistema de gestão utilizado pela Vulcaflex.

O Espresso possui uma integração com o Sankhya, permitindo conectar etapas da gestão de despesas aos processos financeiros da empresa.

“A integração com o Sankhya, para a gente, foi um grande diferencial, pois o principal software da Vulcaflex hoje é o ERP Sankhya.”
— Artur

Do lançamento manual para um fluxo estruturado de despesas

Depois da contratação, a Vulcaflex iniciou a implantação do Espresso ainda em 2021.

Segundo Artur, o processo aconteceu rapidamente e permitiu substituir atividades que antes dependiam de lançamentos manuais.

“A implantação foi muito rápida. Uma tarefa que era antes manual se tornou totalmente automatizada, com fluxo de aprovação.”
— Artur

Com a mudança, a empresa passou a estruturar as etapas de prestação de contas dentro de um mesmo fluxo.

Isso inclui o envio dos relatórios, a conferência das despesas, a aplicação das políticas internas e as aprovações realizadas pelos responsáveis.

O fluxo de aprovação de despesas do Espresso permite definir diferentes responsáveis e encaminhar relatórios para revisão quando existem erros de preenchimento ou despesas que precisam de ajuste.

Na Vulcaflex, os gestores comerciais também passaram a participar diretamente desse processo.

“Tudo aquilo que não está dentro da política, o Espresso nos notifica. O gestor comercial tem poder de aprovar e reprovar as despesas enviadas pela equipe dele.”
— Artur

Prestação de contas mais próxima do momento da despesa

Um dos principais ganhos percebidos pela equipe comercial foi a possibilidade de realizar a prestação de contas de forma mais próxima ao momento em que a despesa acontece.

Isso reduz dois problemas bastante comuns em viagens corporativas: o esquecimento e o extravio de comprovantes.

“Quando a gente começou com o Espresso, isso ajudou demais a vida da gente. A turma agora presta a conta logo que realiza a despesa, evita extravio de nota, esquecimento e facilita demais para a conciliação do pessoal do financeiro.”
— Guilherme Tibo

Esse comportamento também muda a rotina do financeiro.

Em vez de precisar recuperar informações dias ou semanas depois, o processo tende a acontecer enquanto os dados da despesa ainda estão disponíveis para o colaborador.

Para empresas com equipes frequentemente em deslocamento, essa diferença simplifica a prestação de contas de despesas corporativas e reduz o trabalho de cobrança das pendências.

Integração com o cartão e mais praticidade para o comercial

Com o uso da plataforma, a Vulcaflex também avançou na forma como as despesas realizadas no cartão são tratadas.

Segundo Guilherme, os gastos passaram a aparecer diretamente no Espresso, reduzindo etapas para quem precisa fazer a prestação de contas.

“Hoje o nosso banco está também ligado no Espresso. As despesas que a gente realiza no cartão de crédito já aparecem no Espresso.”
— Guilherme Tibo

Para o comercial, o benefício dessa evolução é bastante objetivo: reduzir o tempo dedicado à parte administrativa.

“Então é cada vez mais uma praticidade, uma otimização e mais tempo para a gente vender.”
— Guilherme Tibo

Esse é um ponto importante para empresas com times externos.

Uma boa gestão de despesas corporativas não precisa beneficiar apenas o financeiro. Ela também deve diminuir o esforço exigido dos colaboradores que geram essas despesas.

A adesão da equipe de vendas ao novo processo

Mudar uma ferramenta utilizada por uma equipe inteira pode trazer outro desafio: a adaptação dos usuários.

Na Vulcaflex, porém, a adesão do comercial aconteceu de forma simples.

“A equipe de vendas aderiu facilmente à solução. Eles não apresentaram resistência à mudança do processo.”
— Artur

A aceitação foi tão positiva que Artur faz uma comparação direta com a possibilidade de retornar ao processo anterior:

“Acredito que hoje em dia, se a gente pensar em tirar e voltar ao processo anterior, acho que eu teria um problema.”
— Artur

Segundo ele, o treinamento também se tornou simples para novos vendedores.

A própria equipe interna consegue apresentar o processo, explicar as políticas e preparar quem entra na empresa para realizar seus relatórios.

“O treinamento foi muito, muito rápido, muito fácil. É uma solução muito intuitiva.”
— Artur

Isso ajuda a reduzir a dependência de treinamentos extensos e facilita a continuidade do processo conforme o time comercial muda ou cresce.

Menos tempo prestando contas e mais tempo vendendo

Para a Vulcaflex, um dos resultados mais importantes está diretamente ligado à produtividade do comercial.

A lógica é simples: o tempo utilizado para preencher planilhas, organizar comprovantes e resolver pendências administrativas não está sendo utilizado para atender clientes ou gerar novos negócios.

Com um processo mais simples, esse tempo pode voltar para a atividade principal da equipe.

Como resume Guilherme:

“É uma praticidade, uma otimização e mais tempo pra gente vender.”
— Guilherme Tibo

Isso mostra que organizar a gestão de despesas não é uma melhoria restrita ao departamento financeiro.

Quando o processo envolve uma equipe de vendas, simplificar a prestação de contas também pode liberar tempo de quem está diretamente ligado à geração de receita.

Uma solução que não vira problema para o time de TI

Outro ponto destacado pela Vulcaflex foi a estabilidade da solução no dia a dia.

Para Artur, a ausência de demandas frequentes de suporte é, por si só, um sinal de que a ferramenta se integrou bem à rotina da empresa.

“Quanto ao suporte no dia a dia, praticamente eu não recebo demandas. Às vezes a gente até esquece que tem o Espresso rodando pelo fato de rodar tão bem e não dar problema…No dia a dia de TI, a gente acaba lembrando daquelas soluções que geram mais dor de cabeça.”
— Artur

Para uma ferramenta utilizada continuamente por equipes comerciais e financeiras, funcionar sem gerar uma nova camada de trabalho interno é parte importante do resultado.

O que mudou na gestão de despesas da Vulcaflex?

A experiência da Vulcaflex mostra como um processo administrativo pode impactar diferentes áreas da empresa.

Antes, as despesas de viagem envolviam preenchimento de planilhas, envio de comprovantes, cobrança do comercial, conciliações e lançamentos manuais.

Com o Espresso, a empresa passou a ter mais facilidade para:

• Registrar e prestar contas das despesas durante as viagens;
• Reduzir a dependência de planilhas em Excel;
• Evitar perda e esquecimento de comprovantes;
• Aplicar políticas de despesas no processo;
• Estruturar os fluxos de aprovação;
• Facilitar a conciliação realizada pelo financeiro;
• Conectar a gestão de despesas ao Sankhya;
• Simplificar o treinamento de novos vendedores;
• Reduzir o tempo que o comercial dedica à prestação de contas.

O resultado não aparece somente na rotina administrativa.

Ao retirar etapas manuais de quem vende e de quem processa as despesas, a empresa consegue utilizar melhor o tempo das duas equipes.

Como o Espresso pode ajudar sua empresa?

O Espresso é uma plataforma de gestão de despesas corporativas que ajuda empresas a organizar processos de reembolso, adiantamento, prestação de contas e aprovação de gastos.

A plataforma permite configurar políticas de despesas, criar fluxos de aprovação e conectar a operação a sistemas financeiros como o Sankhya.

Para empresas que possuem equipes externas, comerciais ou colaboradores que viajam com frequência, centralizar esse processo reduz o trabalho com planilhas, comprovantes e lançamentos manuais.

Assim como aconteceu na Vulcaflex, a gestão de despesas pode deixar de consumir parte da rotina de quem vende e de quem trabalha no financeiro.

Se sua equipe ainda perde tempo preenchendo planilhas, cobrando comprovantes ou realizando lançamentos manualmente, agende uma demonstração do Espresso e veja como simplificar a gestão de despesas da sua empresa.