A cultura de redução de despesas nunca se fez tão necessária quanto no momento atual. Em tempos de crise o sucesso da empresa depende muito de gastos conscientes e redução de despesas para preservar o caixa. 

Existem muitas alternativas que podem ser utilizadas para conter gastos e diminuir despesas já existentes, no entanto a redução de despesas deve ser feita de forma estratégica. 

O ideal é que as empresas adotem práticas de redução de despesas que se tornem parte da cultura organizacional do negócio, ou seja, que sejam adotadas e tragam benefícios por toda a vida da empresa e não apenas nos momentos de crise. 

Veja, abaixo, 5 dicas que te ajudarão a reduzir os gastos da sua empresa de forma estratégica: 

1 – ELIMINAR PAPÉIS

A digitalização de documentos é real e veio para ficar! 

Acabar com os papéis é uma ótima forma de economia pois, além de deixar de comprar o papel em si a empresa também deixará de ter custos com impressoras e tinta, que são materiais caros. 

Outro impacto da eliminação dos papéis é a redução de gastos com arquivo. Muitas empresas ainda possuem custos com depósitos para guardar papéis. Investir num servidor em nuvem e manter todos os documentos digitalizados pode gerar uma redução tremenda nos custos e sua empresa ainda ajudará o meio ambiente. 

2 – COPOS DE ÁGUA E CAFÉ

É comum que as empresas comprem copos descartáveis para o consumo de água e café entre seus colaboradores e visitantes. Esse custo pode ser reduzido ao adotar copos não-descartáveis. 

Muitas empresas compram canecas personalizadas para seus colaboradores. Além de reduzir as despesas com os descartáveis, e ajudar o meio ambiente produzindo menos lixo, também é uma ótima forma de economizar visto que a longo prazo o gasto com as canecas personalizadas fica menor que o gasto com os descartáveis. 

3 – CAPACITAR OS COLABORADORES

Ter colaboradores capacitados é uma ótima forma de reduzir despesas pois a capacitação faz com que o trabalho seja desempenhado com mais habilidade.

Tais habilidades podem gerar economia de tempo, energia, de consumo de serviços como internet, materiais, entre outros.

Nem sempre é possível contratar profissionais já capacitados, mas não tem problema. Investir na capacitação dos seus colaboradores é visar um benefício maior e com certeza trará resultados.

4 – CONTROLE ORÇAMENTÁRIO

Estipular metas dentro do controle orçamentário da empresa é uma ótima forma de reduzir despesas e controlar para que a redução seja definitiva. 

As metas de redução podem abranger vários setores da empresa. A ideia é que os colaboradores também sejam envolvidos para que ajudem os gestores a diminuir os gastos e otimizar mais seus trabalhos. 

Com as metas estabelecidas, é hora de analisar o previsto x realizado. Essa é uma análise que deve ser feita mensalmente e acompanhada de perto. É a partir dela que a redução de despesas será percebida de forma mais concreta.

5 – UTILIZAR FERRAMENTAS ESTRATÉGICAS

Algumas ferramentas disponíveis no mercado podem ser grandes aliadas no controle e na redução de despesas da sua empresa. 

Ferramentas de controle orçamentário, fluxo de caixa, projetos, entre outras, facilitam para que o gestor visualize onde a empresa pode deixar de gastar afetando de forma positiva seu negócio. 

Um exemplo de processo para o qual o uso de uma ferramenta é muito benéfico é o processo de reembolso de despesas de viagens. Utilizar uma ferramenta como o Espresso para fazer a gestão dos reembolsos de viagens ajuda a empresa a reduzir despesas pois torna o processo automatizado de acordo com as definições de política da própria empresa, além de trazer o benefício de um controle anti fraude automatizado. 

Reduzir despesas é uma prática essencial para manter a vida financeira da sua empresa saudável em tempos como os que estamos vivendo, no entanto essa redução não deve ser sofrida. O ideal é que as mudanças sejam estratégicas para que criem um clima de cultura sustentável, onde mesmo com a diminuição dos gastos a empresa possa operar e manter a qualidade de seus produtos e serviços.

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