Sempre que um colaborador realiza uma viagem ou realiza gastos externos é necessário que ele crie um relatório de despesas completo sobre elas. Quando esse relatório é entregue à empresa, ele passa por um processo de aprovação. Esse processo varia muito de empresa para empresa e é sobre ele que falaremos com mais detalhes nesse texto.

É muito comum encontrarmos empresas que têm processos de aprovação extremamente complexos e isso se deve geralmente ao fato do processo ser manual. Como o processo manual é passível de muitas falhas, as empresas costumam criar processos extremamente burocráticos e com várias etapas para tentar evitar que erros passem e sejam pagos.

Com o uso de tecnologia, processos automatizados e inteligência artificial, é possível que você reduza seu processo drasticamente e o torne mais simples, pois o Espresso cuidará de boa parte da aprovação.

É importante entender a quantidade de pessoas envolvidas para que o processo não se torne burocrático e para simplesmente seguir protocolos. Quantas pessoas e quais são de fato necessárias nesse momento de análise de despesas?

Vamos entender abaixo quais pontos devem ser levados em consideração para construir um fluxo de aprovação ideal.

Aprovação de contexto e necessidade do gasto

Vocês estão divididos entre áreas, setores, departamentos? Cada um deles tem um orçamento definido e certa autonomia para agir?

Esse é um ponto importante para discutir quem deve aprovar o relatório de qual pessoa, no que geramos chamamos de “aprovação de contexto”. Essa é uma etapa importante de aprovação onde se deve averiguar se aquele relatório realmente faz sentido. 

A viagem realmente aconteceu? O funcionário realmente precisava ir nesses lugares?

Para fazer essa aprovação, a maior parte das empresas optam por utilizar o gestor direto do colaborador e nesse caso pode ser interessante que você organize um fluxo específico de cada área, dentro do qual um responsável pela área deve fazer uma análise prévia antes mesmo de seguir para o financeiro.

Uma análise boa de se fazer é verificar se existem pessoas no fluxo de aprovação apenas para cumprir protocolos. Nesse caso é importante colocar quem realmente é responsável pelo gasto e pelo orçamento caso dê algum problema. Todas as outras etapas são dispensáveis.

Nessa hora vale se perguntar: o diretor realmente precisa aprovar todas as despesas? É necessário que dois gestores aprovem? 

Qualquer questionamento é válido para otimizar o processo.

Aprovação de políticas, regras de gastos e validação de documentos

Uma outra etapa importante de aprovação é a aprovação de políticas e regras e validação de documentos. Essa geralmente é uma etapa onde se valida se os comprovantes enviados são reais e relacionados às despesas apresentadas e também se valida se estão cumprindo políticas e regras estabelecidas pela empresa.

Essa é uma etapa que geralmente é cumprida pelo financeiro/contas a pagar da empresa, porém essa não é uma regra. O importante é saber que é importante validar esse tipo de informação para que o relatório não cause problemas depois.

Um olhar mais profundo deve ser lançado às despesas que fujam de políticas previamente estabelecidas. É permitido exceder a política ou não? Se sim, em quais casos? Nesses casos é necessário envolver alguém para dar consentimento de caso especial que foge daquilo que é tipo como padrão?

O intuito do fluxo de aprovação é, claro, conferir os tipos de gastos, os valores e as alocações deles, mas é também uma maneira de prover consentimento dos gestores ao relatório apresentado pelos colaboradores.

Aprovação de políticas, regras de gastos e validação de documentos

Com fluxos automatizados e validação de políticas cadastradas, você terá alertas de possíveis falhar em todas as etapas. Isso significa que a maior parte da validação que as empresas fazem na mão será feita pela nossa tecnologia. 

Essa é uma boa reflexão para o momento de cadastro dos seus fluxos de aprovação na plataforma, pois levando em consideração que há muita tecnologia para te ajudar, existe uma possibilidade enorme de você aproveitar o momento e simplificar o seu processo.

Além disso, caso sua empresa esteja com um processo mais maduro e confiando mais no funcionário, você tabém pode utilizar a nossa funcionalidade de aprovação automática que considerará aprovado qualquer relatório que estiver dentro de todas as regras de política e não tiver sido pego em nenhum dos alertas de antifraude.

Para entender como algumas funcionalidades poderão te ajudar a deixar seu fluxo de aprovação mais simples, separei alguns links da nossa central de ajuda para que consiga ativá-los.

Como utilizar a funcionalidade de aprovação automática?

Como funcionam as políticas de gastos?

Alçada de aprovação baseada em quebra de políticas

O que são times no Espresso (para cadastrar seus fluxos de aprovação)?

Com todos esses links e conteúdos, você conseguirá ter um fluxo bem equilibrado no Espresso. Se ainda assim tiver dúvidas ou quiser aprofundar o nível de informação sobre a nossa plataforma, você pode fazer o nosso curso completo de implantação.