No quesito organização financeira (e facilidade também) muitas empresas optam por usar cartões corporativos ou pré-pagos quando um colaborador precisa realizar algum gasto em nome da empresa.

Basicamente, ao invés de o colaborador precisar solicitar algum valor adiantado para uma viagem ou para alguma situação, ou até mesmo para que ele não precise usar do seu próprio dinheiro, ele terá em mãos um cartão (crédito ou débito) da empresa para usar sempre que um gasto for relacionado ao trabalho.

Um cartão pré-pago funciona como uma forma de adiantamento. A empresa coloca uma quantia nesse cartão e não há brecha para mais gastos. Se acabar, acabou. Normalmente é possível pegar o valor que restar no cartão para poder ser direcionado para outro colaborador, ou simplesmente deixar como crédito para um próximo gasto desse mesmo funcionário.

Independente da forma que a empresa escolha trabalhar, o gasto ainda precisa ser justificado e por isso se encaixa na necessidade da criação de um relatório de despesas.

“Mas eu já fiz o pagamento com o cartão que a empresa me deu, ainda preciso fazer um relatório sobre esses gastos!?”

Sim, por uma questão contábil e fiscal. Esse dinheiro que vocÊ utilizou no cartão da empresa saiu do caixa da mesma e, por esse motivo, precisa ser justificado para uma possível auditoria da receita federal.

A diferença é que ao invés desse relatório gerar um reembolso, ele só serve como uma prestação de contas.

Além disso, essa prestação de contas é necessária para uma questão de alocação de custos e gestão da empresa, pois a mesma pode querer entender de qual centro de custo ou projeto o dinheiro sai e para qual finalidade especificamente.

É sempre bom estarmos preparados para as diversas situações, mas fique tranquilo que com o Espresso você consegue resolver isso com, literalmente, um toque.

Na sua conta do Espresso é possível ativar a funcionalidade de cartão corporativo. Ao registrar sua despesa e alocar todas as informações necessárias para ela (natureza, centro de custo, projeto etc) aparecerá uma opção de marcação de cartão corporativo. Ao marcar essa opção essa despesa passa a ser uma despesa não reembolsável, significa que ela entrará apenas para comprovar e justificar o gasto feito em nome da empresa.

Assim, quando o relatório for compilado o Espresso é capaz de separar os diferentes tipos de pagamento e, caso haja, os gastos com cartão não entrarão no valor que deve ser pago ao colaborador. O valor fica justificado e a prestação de contas fica armazenada na nossa plataforma para possível consulta futura.

Caso queira saber mais no detalhe como é essa funcionalidade e entender como ativá-la, você pode acessar o conteúdo dela na nossa central de ajuda ou assistir ao nosso custo completo de implantação.