O que não pode faltar na sua planilha de despesas de viagem ou RDV?

Ter controle sobre os gastos dos colaboradores que viajam para reuniões de negócios, visitas comerciais, inspeções, etc, é de extrema importância para a gestão financeira de um negócio. O ideal seria uma alternativa digital e livre de cupons e recibos, no entanto, saber como montar uma planilha de despesas de viagem é essencial para os gestores.

Ao longo desse post daremos algumas dicas para otimizar sua planilha de despesas.

Antes de tudo: padronização é o segredo

Padronizar a prestação de contas dos funcionários é a primeira regra para quem busca otimizar o processo. Além de oferecer mais clareza e controle sobre o que está sendo gasto, é possível visualizar quanto dos recursos estão sendo dedicados para cobrir essa atividade. Só assim é possível evitar desperdícios, fraudes e falhas internas.

Se cada colaborador que viaja faz uma planilha diferente, segue regras diferentes, elabora relatórios diferentes, fica quase impossível analisar os números e fazer comparativos sem comprometer a eficiência do financeiro. É por esse motivo que falar em gestão de viagens é falar em gestão financeira.

Para executar uma boa gestão de viagens é preciso ter vasto conhecimento sobre o orçamento disponível, sobre os gastos recorrentes nessas atividades, quais são as despesas reais dos colaboradores, como a empresa pode interferir para otimizar a operação.

Para começar, é preciso ter noção sobre o orçamento para os gastos de viagem e tudo o que possa envolver a estadia externa do colaborador. Mas vamos falar mais sobre isso adiante.

Passo a passo: o que não pode faltar na planilha de despesas de viagens corporativas

O primeiro passo para criação de uma planilha de despesas de viagem eficiente é saber quais são as informações indispensáveis. Ou seja, aquelas que precisam ser coletadas,

Quanto o viajante gastou no total? Quais foram os gastos? Como foi a divisão desse gasto? As despesas estavam previstas no orçamento? As despesas estavam de acordo com o previsto?

Para te ajudar nesta tarefa, vamos detalhar, passo a passo, o que você precisa adicionar para tornar essa planilha realmente funcional para os seus colaboradores.

1. Cabeçalho com dados pessoais

Pode parecer bobo, mas é sempre bom lembrar: a planilha não vai aparecer com crachá.

Logo no início da planilha separe o espaço para os dados pessoais do colaborador/prestador viajante. Recomendamos que sejam preenchidos os campos:

• nome do colaborador;
• cargo;
• projeto ao qual aquela viagem faz parte (caso haja);
• setor ou área de atuação;
• dados bancários para reembolso;

Caso haja alguma particularidade da empresa que seja útil para identificação do relatório ou conferência após seu retorno devem ser definidas e adicionadas a essa cabeçalho.

2. Tudo sobre a viagem

É o momento de detalhar tudo sobre a viagem!

Para onde foi? Quando foi a saída? Quando foi o retorno? Qual o motivo? As informações mais básicas são fundamentais e, dependendo da quantidade de viagens corporativas, são de extrema importância até para a contabilidade fiscal da empresa.

Além de permitir que o gestor mapeie o perfil de viagens corporativas da empresa, essa etapa ajuda que ele entenda melhor o objetivo de cada deslocamento.

Em resumo, na segunda etapa da planilha é preciso que o funcionário preencha:

• a data de partida;
• o local de partida;
• destino da viagem;
• motivo da viagem;
• data de chegada;

3. Gastos detalhados

Depois de compreender os pontos fundamentais, é hora de definir como o colaborador apresentará as despesas incorridas durante a viagem.

Crie categorias pré definidas básicas para começar. Só assim você terá uma visão mais detalhada para analisar os gastos e até mesmo criar categorias pré definidas específicas de acordo com a necessidade da empresa. Essa rotina pode evitar muitas dores de cabeça no futuro.

Dentre as categorias básicas pré-definidas, as principais são hospedagem, alimentação e transporte. Essa divisão auxilia na avaliação do cumprimento da política de viagens corporativas, deixando o processo mais transparente e menos sujeito a fraudes.

4. Detalhes das despesas

Aproveite o campo de detalhamento dos gastos e reserve o espaço para o funcionário descrever cada gasto, permitindo a validação do gasto e conseguinte reembolso. Dentre as informações que devem contar no detalhamento de gastos está:

• data do gasto;
• valor do gasto;
• estabelecimento onde o gasto foi feito;
• recibo ou nota fiscal válida para comprovação do gasto;
• outros detalhes e informações relevantes;

Essas informações, em conjunto com as categorias, vão resumir para o gestor como o ativo da empresa foi utilizado.

É essa etapa que permite a verificação do gasto dentro da política de reembolso, sua aprovação e posterior ressarcimento.

5. Não esqueça dos adiantamentos (se houver)

Nem toda empresa trabalha com adiantamentos, mas caso a sua adote essa prática, o campo de adiantamentos de despesas também precisa estar presente na planilha.

Isso porque, se não houver o devido controle, o colaborador pode acabar sendo ressarcido pelos gastos da viagem e nem comunicar ao gestor que havia recebido um valor antecipadamente. Via de regra o adiantamento é uma boa prática, mas sem o devido controle pode acabar onerando a empresa.  

6. Coloque fórmulas que facilitem a conta

O Excel tem milhares de fórmulas que te ajudam a deixar sua planilha mais prática. Como sabemos que na prática nem sempre o vendedor é um ninja em Excel, algumas fórmulas básicas de soma e multiplicação para calcular e juntar todas as suas despesas te ajudarão a gastar menos tempo com isso.

Automatize tudo o que puder ser automatizado, afinal, os computadores e software são excelentes para isso.

7. Capriche no visual

Uma planilha feia e difícil de entender pode te prejudicar. Invista algum tempo em mudar cores, editar estilos para que sua planilha fique com uma apresentação melhor.

Lembre-se: quanto mais você facilitar a conferência dos gastos, menos problemas terá e não precisará lidar com erros do departamento financeiro.

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Automatize o reembolso de viagens com o Espresso

As planilhas são muito úteis e não dá pra negar que facilitam o controle dos gastos e reembolsos. Porém, o mercado já oferece soluções muito mais eficientes e ágeis, que tornam mais simples o dia dia de todos os envolvidos nesse processo. Então, o Espresso é uma dessas soluções.

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