Você sabe quanto a sua empresa perde com fraudes em reembolsos

Pois é, muitas empresas perdem uma grande quantidade de dinheiro devido às fraudes e por não terem uma gestão de despesas mais rígida ou ainda por não determinarem muito bem as regras com seus colaboradores.

Além de consumir tempo da sua equipe financeira, que precisa conferir tudo para não deixar nada passar, é preciso arcar com as fraudes e os seus custos.

Isso consome recursos da empresa, que poderiam ser investidos em outras áreas. Para ilustrar isso, uma pesquisa feita pela Chrome River, ainda em 2016, com cerca de mil colaboradores que viajavam por suas empresas concluiu que as fraudes nesse tipo de despesas custavam mais que 2,8 bilhões de dólares anualmente às empresas norte-americanas.

Mas como identificar essas fraudes e como evitá-las? Isso é o que você vai ver lendo o restante do nosso artigo!

Os tipos mais comuns de fraudes em reembolsos

Infelizmente muitas empresas acabam sendo vítimas disso, por isso separamos os tipos mais comuns de despesas usadas em fraudes para que você possa treinar o seu time para ficar de olho:

  • Fictícias: são as despesas “inventadas”, ou seja, elas nunca existiram e se existe um cupom fiscal, ele é falso;
  • Múltiplas: quando o pedido de reembolso de uma despesa é feito mais de uma vez, geralmente por sistemas ou momentos diferentes para que não seja notado;
  • Pessoais: uma despesa pessoal de um colaborador é enviada ao financeiro como uma corporativa;
  • Excessivas: muitas vezes confundidas com erros humanos, as excessivas são aquelas preenchidas com valores errados, como uma gorjeta ou recibo de táxi;
  • Arredondadas: essa, às vezes, pode nem ser com a intenção de fraudar, mas muitas vezes os colaboradores podem arredondar os valores para cima na hora de pedir um reembolso;
  • Cartão corporativo: o uso indevido do cartão da empresa também é bem comum, onde gastos não aceitos pela política de despesas são feitos.

Aliás, as despesas com combustível estão entre as mais aplicadas, porque geralmente são pagas em dinheiro e não há como garantir o valor do combustível na bomba, já que o mesmo possui uma variação entre postos.

Para comprovar isso, a Association of Certified Fraud Examiners – ACFE fez um estudo em 125 países, usando mais de 2 mil casos de fraudes corporativas, e relatou que 21% das empresas tiveram perdas de até 1 milhão de dólares. O estudo completo está em inglês, mas pode ser encontrado aqui.

A apropriação indébita, que é o caso onde as fraudes se encaixam dentro da pesquisa, tem sua origem no reembolso de despesas em 14% dos casos. Isso resulta em uma perda média de 33 mil dólares, ou cerca de 1,4 mil por mês.

Acesse aqui o conteúdo “As 7 Fraudes Mais Comuns No Reembolso E Como Evitá-Las” para complementar o seu conhecimento!

Como evitar as fraudes de reembolsos?

Agora vamos dar dicas de como a sua empresa pode tornar o processo de reembolso mais preciso para evitar desvios e a perda de dinheiro.

1. Defina uma política de despesas

A política de despesas é uma forma da empresa deixar claro aos colaboradores quais são as regras referentes aos reembolsos e despesas corporativas. Com a política de despesas bem definidas é possível começar a evitar algumas fraudes e também despesas que seriam pagas, mas que não deveriam.

Durante a criação de uma política de despesas é possível determinar um orçamento para cada área, assim a equipe sabe que não pode ultrapassar um determinado valor de pedidos de reembolsos. Outra ação é também determinar quais membros do time podem pedir reembolso e de quais despesas, afinal nem todo mundo usa transporte, por exemplo.

Mas, a principal ação da política de despesas é determinar também quais são os documentos necessários para pedir reembolso e que tipos de despesas são liberadas. A maioria das empresas não libera o reembolso de bebidas alcoólicas, por exemplo.

Ao adotar um padrão com as políticas de reembolso fica mais difícil executar fraudes, ao mesmo tempo em que facilita para sua equipe responsável pela gestão de despesas encontrar divergências e também automatizar o processo de conferência.

2. Calcule suas despesas

Quando um colaborador faz uma viagem, por exemplo, é possível que a empresa calcule previamente quanto será gasto. Não que o valor deva ser exato, mas pode servir como uma medida de controle.

Assim, se o valor estiver muito acima do previsto, é necessário fazer uma investigação para determinar o que aconteceu e se houve algum imprevisto ou se realmente aconteceu uma fraude.

3. Faça auditorias

Em casos mais graves, onde a empresa começa a perder uma quantia muito grande de dinheiro, pode ser necessário fazer uma auditoria para saber o que, onde e quem está sendo responsável pelas fraudes.

Uma equipe terceirizada ou ainda um núcleo dentro da empresa que não possui um contato direto com a gestão de despesas e reembolsos pode ser chamado para analisar os pedidos. Aqui, aliás, pode ser um bom momento para reavaliar a política de despesas para se certificar de que ela realmente é eficiente.

Para os casos mais simples é sempre bom, de tempos em tempos, conferir os relatórios, pedidos de reembolsos e valores pagos para se certificar de que tudo está nos conformes.

4. Converse com seu time

Isso é importante para que sua equipe saiba o que pode ou não pode ser feito, além é claro de estabelecer uma relação de transparência e confiança entre todos.

Por isso, comunique a política de despesas e também assegure seus colaboradores de que uma relação de confiança mútua é benéfica para todos. Assim, é mais fácil criar uma consciência quanto ao pedido de reembolsos e ajudar a reduzir as fraudes.

5. Cuide de perto do seu controle financeiro

Otimizar a gestão financeira é essencial para inibir fraudes. Acompanhar os processos de reembolso exige também que seu time crie orçamentos, veja fluxos de caixas e movimentações financeiras. Olhar os extratos e faturas dos cartões corporativos que os colaboradores usam também é uma boa forma de evitar fraudes.

Sua empresa, provavelmente, já acompanha tudo isso, a questão é somente ter mais atenção quanto aos gastos feitos para despesas corporativas.

6. Use e abuse da tecnologia

A tecnologia está aí para ajudar, certo? Portanto, não tenha medo de usá-la, especialmente se isso for facilitar a vida tanto dos colaboradores que pedem reembolsos quanto da equipe financeira que deve liberá-los.

As planilhas no Excel podem ser coisa do passado quando sua empresa começar a adotar softwares de reembolsos desenvolvidos exatamente para isso. Pode parecer um gasto a mais, mas na verdade é um investimento. Basta pensar no que será economizado em fraudes, erros, tempo e recursos da sua empresa.

Aliás, hoje já existem sistemas capazes de analisar as notinhas e cupons fiscais e determinar se o pedido de reembolso está dentro das políticas de despesas. Olha só quanto tempo economizado só nessa conferência! O Espresso, por exemplo, consegue fazer isso através das fotos dos cupons tiradas pelos colaboradores para fazer o pedido de reembolso.

E se você quiser aprofundar neste assunto e saber mais como evitar fraudes em reembolsos, assista agora ao nosso webinar gratuito aqui!