As viagens corporativas são essenciais para muitos negócios, mas, algumas vezes, a falta de planejamento e o uso inadequado de uma boa Política de Viagens pode se tornar uma fonte de altos custos.

Por isso, vamos ajudar sua empresa a fazer uma gestão de viagens corporativas eficiente apresentando os 3 erros mais comuns com dicas e ações para evitá-los.

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Erro 01: sua empresa não tem uma Política de Viagens Corporativas eficiente

Uma Política de Viagens Corporativas possui a mesma função que a Política de Despesas. Ou seja, é um conjunto de regras e instruções com a maneira mais eficiente e ágil de lidar com todos os detalhes da viagem.

Numa Política de Viagens Corporativas, geralmente, a empresa determina:

  • Qual a companhia de transporte que mais proporciona benefícios;
  • Como usar milhas para comprar passagens aéreas;
  • Transportes preferenciais;
  • Seguro viagem;
  • Alimentação;
  • Hospedagem.

É importante ressaltar que uma Política de Viagens Corporativas não deve ser muito burocrática ou restritiva, porque isso pode travar o processo de reservas e viagens dos colaboradores. Porém, também não pode ser muito livre, porque abre espaço para o descumprimento de regras e também para a eficiência e altos custos.

Muitos dos gastos feitos em viagens também podem ter sua definição na Política de Despesas, evitando duplicidade e confusões para o público interno de uma empresa.

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Erro 02: não contratar seguro para viagens corporativas

A gente nunca quer usar um seguro em geral, mas podemos concordar que ter um seguro pode ajudar a reduzir custos quando acontece alguma coisa inesperada.

Muitas empresas acabam não contratando nenhum tipo de seguro de viagem para seus colaboradores que se deslocam a negócio. Porém, é importante para proporcionar mais segurança e tranquilidade ao profissional durante sua viagem.

Isso porque, um seguro pode ser usado para cobrir despesas com veículos, caso o deslocamento utilize um automóvel próprio ou da empresa, além de eventuais contratempos, como extravio de bagagem, perda de voo, hospedagem em caso de atrasos e etc.

Mas uma das vantagens mais importante dos seguros de viagens corporativas é que eles também cobrem despesas médicas. Hoje, muitas empresas começaram a oferecer planos de seguro com coberturas médicas para COVID-19, garantindo a internação e o tratamento do paciente diagnosticado em casos de viagens corporativas.

Essa preocupação extra com o bem-estar dos colaboradores durante uma viagem traz mais segurança. Além disso, o valor de um seguro pode ser muito mais barato quando se comparado ao que seria gasto em casos de emergências, como guinchos, hospedagens de última hora e reembolsos por bagagens perdidas.

Erro 03: relatórios para gestão de despesas e reembolsos burocráticos

Outro erro bastante comum nas empresas é não ter um processo eficiente para emissão e conferência dos relatórios das despesas de viagens corporativas.

Geralmente, o processo é demorado, burocrático e feito na mão. Dessa forma, o time financeiro perde muito tempo conferindo todas as despesas com cupons, notas, extratos e faturas para garantir que os gastos estejam corretos.

Além disso, essa conferência também é feita para efetuar pagamentos de reembolsos, gerando demora e insatisfação em ambas as partes.

Outro detalhe importante é que um processo manual e burocrático de geração e envio de relatórios também consome tempo dos colaboradores que viajam a serviço da empresa. Eles devem anotar e guardar os comprovantes de todas as despesas feitas, além de enviar relatórios com os gastos feitos para conferência.

Isso consome muito tempo e desgasta o time com tarefas que poderiam ser automatizadas.

Por isso, uma forma de resolver esse problema é utilizar softwares de gestão de despesas e pedidos de reembolsos. Eles permitem uma automatização dos processos, além de contarem com sistemas para a inserção de algumas Políticas de Despesas e a capacidade para evitar fraudes e erros.

Para ajudar sua empresa ainda mais a reduzir custos com viagens corporativas, nós montamos uma planilha que seus colaboradores podem usar para controlar todos os gastos feitos durante a viagem.

Você pode montar a sua planilha de despesas em viagens corporativas ou baixar ela pronta aqui!