Como sabemos, a prática de reembolso de despesas corporativas é muito comum em nas empresas mundo afora. Essa prática gera, inevitavelmente, uma série de movimentações financeiras e isso leva à uma grande dúvida: essas despesas/reembolsos devem ser incluídas na declaração? Como o imposto de renda 2020 é influenciado pela prestação de contas de viagens e reembolsos de despesas?

Responderemos essas – e outras dúvidas – no artigo abaixo. Confira até o final!

Já abordamos as principais dúvidas sobre o reembolso de despesas, tanto para o funcionário quanto para a empresa, em outros artigos:

Nesse artigo de hoje falaremos especialmente sobre o Imposto de Renda 2020 e as regras de isenção.

O que é o Imposto de Renda, afinal?

Se você chegou até aqui, provavelmente você já sabe o que é o IRPF, mas vamos a uma breve explicação para introduzir o assunto e contextualizar:

Como o próprio nome diz, o Imposto de Renda é o tributo federal que incide sobre a renda (e os proventos de todo cidadão brasileiro residente no país ou residente no exterior que recebam rendimentos de fontes no Brasil). Ele é calculado com base nos rendimentos e movimentações do ano fiscal anterior por meio de uma alíquota pré definida, que varia conforme a quantidade auferida.

Boa parte das movimentações financeiras já incluem a tributação do IRPF, mas anualmente você deve registrar e esclarecer todas as suas despesas, ganhos e patrimônios para, em seguida, calcular o valor devido.  Esse relatório deve ser enviado para análise pela Receita Federal.

Uma vez analisada a declaração, podem acontecer descontos sobre gastos específicos de pagamento de outros impostos e ou de gastos pré-estabelecidos do contribuinte. Com isso, o valor devido é reduzido e o trabalhador recebe a restituição desse valor pago a mais, como uma espécie de “troco”.

Boa parte das pessoas prefere contratar profissionais especializados para realizar a declaração, que via de regra deve ser feita entre os meses de Março e Abril. No entanto, é possível que qualquer um faça a própria declaração sem maiores problemas com o programa desenvolvido pela Receita Federal, nesse link.

Todo mundo precisa declarar e pagar o Imposto de Renda?

Apesar de ser um assunto recorrente e cotidiano, ainda surgem muitas dúvidas sobre quem deve realizar a declaração, mas já adiantamos: não, nem todo mundo é obrigado a declarar e pagar o imposto.

No ano de 2020, deve declarar o imposto quem:

  • Recebeu rendimentos tributáveis acima de R$ 28.559,70 em 2019. Salário, horas extras e 13º salário, são os principais rendimentos tributáveis lembrados;
  • Auferiu rendimentos tributáveis ou não tributáveis direto da fonte superior ao valor de R$ 40.000,00. Entre os rendimentos não tributáveis estão: dividendos, indenização por acidente de trabalho e por rescisão de contrato de trabalho, FGTS, herança e doações recebidas. Os rendimentos tributáveis exclusivamente na fonte são, por exemplo, os valores recebidos em concursos e sorteios, prêmios em dinheiro ou ganhos na loteria, além de juros sobre capital próprio;
  • É trabalhador rural com receita bruta anual superior ao valor de R$ 142.798,50;
  • Cidadãos que até o fim do ano anterior passaram a ter posse de bens cujo o valor ultrapassou o valor de R$ 300.000,00;
  • Obteve ganho de capital sobre alienação de bens e direitos;
  • Cidadãos que tiveram operações na bolsa de valores, mercados futuros ou atividades parecidas;
  • Cidadãos do setor rural que queiram realizar compensação de prejuízos e perdas nos anos passados
  • Se oficializou como cidadão brasileiro, se encontrando no país no último mês do ano anterior.

A pessoa física está dispensada de declarar o IRPF quando:

  • Não se enquadra em nenhuma das hipóteses apresentadas acima;
  • Consta como dependente em declaração de outra pessoa na qual seus rendimentos tenham sido informados;
  • teve a posse ou a propriedade de bens e direitos, inclusive terra nua, quando os bens comuns forem declarados pelo cônjuge ou companheiro, desde que o valor total dos seus bens privativos não exceda R$ 300.000,00, em 31 de dezembro de 2019. 

Além disso, mesmo não sendo obrigada, qualquer pessoa física pode apresentar a declaração, desde que não tenha constado em outra declaração como dependente.

Mas e os valores recebidos a título de reembolso? Como eles devem ser registrados? É necessário que sejam declarados?

Preciso declarar o recebimento de reembolso em meu imposto de renda 2020?

Sim. Os valores recebidos da empresa devem ser declarados no imposto de renda, porém, todos os valores serão categorizados como “não tributáveis”. Isso acontece pela previsão que a lei oferece para o pagamento de reembolsos e ajudas de custo para colaboradores, que considera esses rendimentos como isentos de impostos.

Para exemplificar, esses são outros gastos que devem ser declarados, mas não são tributáveis: 

  • Gastos com saúde, como internações, plano de saúde, psicólogos, exames, hospital;
  • Recebimento de FGTS;
  • Gastos com pagamento de pensão alimentícia;
  • Valores recebidos a título de herança;
  • Indenização por acidente de trabalho;
  • Gastos com pagamento previdenciário próprio;

Assim como em todas as situações dedutíveis, um ponto importante sobre a declaração dos reembolsos recebidos é que o funcionário precisa ter os comprovantes dos valores gastos – e que posteriormente foram reembolsados – no caso de alguma fiscalização da receita federal.

Regras importantes para declarar os reembolsos e ajudas de custo

Essas isenções para reembolsos – e ajudas de custo – levam muitas pessoas à tentar fraudar o imposto de renda com diversos lançamentos de recebíveis nas categorias citadas. Porém, existem algumas regras que devem ser seguidas para o lançamento de despesas “não tributáveis”:

  • O colaborador que está declarando o imposto de renda precisa ter vínculo formal com a empresa, só assim ele poderá declarar o recebimento de reembolsos ou ajudas de custo;
  • Qualquer tipo de reembolso precisa ser feito apenas para o funcionário que, de fato, efetuou os gastos. Portanto, familiares e amigos não devem ser inclusos nas despesas corporativas, independente do categoria que ela se encaixe;
  • Qualquer valor declarado no imposto de renda precisa ser condizente com o cargo e nível hierárquico do funcionário;
  • Os valores declarados também precisam ser de despesas reais e condizentes com a realidade dos gastos.

Exemplo:

Um vendedor de determinada empresa precisou se locomover até uma cidade no interior de São Paulo, no qual rodou 400 km – entre ida e volta -, teve despesa com almoço em um restaurante simples e, por essas despesas, declarou um reembolso de R$5.000,00 em seu imposto de renda.

Nesse cenário apresentado, sabemos que os lançamentos no IR são uma tentativa de fraude, já que os valores não condizem com a realidade de gastos. Essas situações acontecem bastante, mas podem gerar problemas para a empresa e para o colaborador que tenta se beneficiar disso.

Como evitar problemas na hora de declarar seus reembolsos:

Para não cair na “malha fina” e ter problemas com a Receita Federal, é bom realizar todos os lançamentos de despesas corretamente e declarar o recebimento dos reembolsos conforme aconteceram. Para o primeiro caso, é fundamental guardar as notinhas que comprovam as transações, assim não haverá nenhum problema no futuro.

Lembre-se que fraudar o imposto de renda é crime e poderá, além da multa, dar cadeia. Portanto, procure fazer todas as declarações com atenção e de forma correta.

O Espresso é uma plataforma para controle e organização dos reembolsos de despesas corporativas. Com um app para Android e iOS, você poderá lançar cada despesa realizada facilmente – e guardar cada comprovante de modo seguro.  Você pode conhecer mais aqui.

Qual o prazo para realizar a declaração do Imposto de Renda 2020?

No que diz respeito ao imposto de renda, uma das partes mais importantes é se atentar para a data de submissão e pagamento. Informações que eventualmente fiquem erradas podem ser consertadas por até 5 (cinco) anos através da Retificação do Imposto de Renda, no entanto, se extrapolada a data prevista para pagamento, a pessoa física está sujeita a multa.

Em 2020 o prazo para declaração é de 02/03 a 30/04.

Tendo em vista as decorrências da pandemia do Covid-19, porém, o secretário da Receita Federal, José Barroso Tostes Neto afirmou essa semana que, mesmo com um bom fluxo de entrega das declarações, o órgão avaliará a necessidade de estender o prazo de entrega.

Até o momento nada está confirmado e o prazo se mantém até dia 30 de abril de 2020.

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