Muitas empresas começaram a aderir a uma novidade chamada OBT para ajudar no gerenciamento e controle de viagens corporativas.

O OBT, ou Online Booking Tool, é uma ferramenta para automatizar as funções e atividades necessárias para o planejamento de uma viagem, como reservas e compras de passagens.

Por reunir várias informações em um único local, o OBT tem sido uma forma de economizar tempo e dinheiro em viagens corporativas. Por isso, esse tipo de software tem sido uma solução muito procurada por empresas que querem otimizar processos enquanto economizam.

Para saber mais sobre o OBT, continue lendo!

O que é OBT?

O Online Booking Tool, o OBT, é um tipo de sistema que permite reduzir custos, otimizar processos e simplificar o processo de controle de viagens corporativas ao integrar diferentes funcionalidades.

Ou seja, um OBT pode ser usado para acompanhar preços de passagens, para indicar quando o preço reduziu, ou ainda para efetuar a reserva de passagens, hotéis, aluguéis de veículos e outros serviços necessários para a viagem corporativa.

O OBT ainda pode ter diferentes variações, dependendo do sistema que for utilizado. Ele pode ser mais completo, permitindo uma integração total com os sistemas de despesas, além da elaboração de relatórios e gestão de todos os custos de viagens corporativas.

Ou é possível ainda escolher pelas versões mais simples, que permitem a reserva de hotéis, compra de passagens aéreas ou demais serviços necessários.

Como funciona um OBT 

Como já foi dito, o OBT funciona para:

  • Comparar valores e horários de voos e outros transportes, como ônibus;
  • Comprar passagens;
  • Reservar hotéis através de filtros, como preços e benefícios;
  • Reservar carros de aluguel;
  • Adquirir seguros de viagens;
  • Acompanhar em tempo real a localização do colaborador.

Em um OBT todas as informações da viagem podem ser unificadas em uma única plataforma, facilitando o controle do time responsável e também do colaborador em viagem. Dessa forma, ambos possuem um acesso mais rápido e dinâmico, economizando tempo e também evitando erros ou confusões com datas, passagens e reservas.

Quais são as vantagens de um OBT para sua empresa? 

O uso de Online Booking Tool traz diversos benefícios para sua empresa, porque ajudam na gestão de viagens corporativas e nas tarefas necessárias para que isso aconteça.

Para demonstrar como um OBT pode otimizar os recursos e processos do seu negócio, veja algumas das vantagens que seu uso pode trazer.

Economia de tempo e dinheiro

Com o uso de um OTB é possível acompanhar e monitorar em tempo real os valores de passagens e hotéis. Dessa forma, sua empresa consegue reduzir custos para reservar voos ou transportes mais baratos ao apresentar a comparação de preços. Isso sem contar que como ele faz esse monitoramento mostrando os valores em um único local, não é preciso entrar em diferentes sites para fazer a cotação.

Otimização tarefas

O uso de OBT permite que muitas tarefas sejam otimizadas através do sistema, como a comparação, reserva e gerenciamento de itens necessários para a viagem de um colaborador. Além disso, como ele centraliza as informações em um único local, fica bem mais simples para o time responsável pela viagem e também para o colaborador acompanhar todos os detalhes.

Política de viagens

Muitos OTB permitem que sua empresa inclua sua Política de Viagem como diretrizes que o sistema deve levar em consideração. Dessa forma, é possível impedir ações ou enviar avisos quando as regras da Política de Viagens são descumpridas.

Com isso, é possível evitar o desperdício de dinheiro ou que ações não condizentes com as determinadas pela empresa sejam realizadas.

Centralização das informações 

Uma das principais vantagens do uso de um sistema OTB é a possibilidade de centralizar todas as informações pertinentes às viagens em um único local. Assim, sua empresa e seu time não precisam ficar acompanhando diversos sites ou dependendo de um agente de viagens para todos os processos.

Isso ainda facilita para os colaboradores, que podem ter todos os detalhes e informações de passagens, hotéis e outros itens da viagem em um único local de modo simples, prático e muito intuitivo.

Relatórios e BI mais práticos

Para muitas empresas ainda é difícil controlar e mensurar como as despesas com viagens afetam o orçamento. Mas com o uso de OTB é possível acompanhar melhor os números e estabelecer métricas.

Além disso, a geração de relatórios com despesas de viagens corporativas permite acompanhar de modo detalhado tudo o que foi gasto com cada deslocamento. Dessa forma, sua empresa pode calcular se o investimento deu retorno ou não.

Integração com outros sistemas

Na hora de adquirir um OTB é possível escolher por uma ferramenta que se integre com seu sistema financeiro ou de controle e gestão de custos corporativos. Com isso, todas as informações referentes aos gastos com viagens, despesas e demais reembolsos necessários aos colaboradores podem ser unificadas em uma única plataforma de gestão.

Assim, o seu time financeiro possui muito mais agilidade para lidar com as despesas efetuadas pelos colaboradores, incluindo análise e conferência de gastos, reembolsos e cumprimento das regras das Políticas da empresa.

Além disso, a combinação de um sistema OTB com um software de gestão de despesas pode evitar um alto custo com fraudes e erros, gerando mais economia e redução de custos à empresa.

Quer saber mais como economizar com viagens corporativas, mesmo sem ainda ter um OTB funcionando na sua empresa? Faça o download da nossa planilha na imagem abaixo.