Ter uma política de despesas bem estruturada é muito importante para empresas que trabalham com equipes externas, projetos, representantes comerciais e colaboradores que realizam viagens corporativas. A política de reembolso é responsável por conter as regras que regulamentam as despesas criadas por colaboradores que deverão ser pagas ou reembolsadas pela empresa – dessa forma, ajudando no controle de gastos.

Ela é importante para gestão e organização da área financeira, para evitar desperdício de dinheiro, dificultar fraudes e evitar problemas contábeis. É por meio dela, também, que os funcionários poderão ter segurança para efetuar despesas em nome da empresa, consultar quais serão reembolsáveis, o valor que será pago e quais não serão permitidas.

É por isso que ter uma política de reembolso de despesas bem estruturada pode ajudar a conter desperdícios e economizar, o que é essencial no momento em que vivemos.

Para que uma política de despesas seja boa, eficiente e cumpra seu objetivo é essencial que tenha duas principais características: ser clara e objetiva. Para te ajudar a elaborar uma que cumpra os requisitos, confira a seguir cinco dicas de como elaborar uma política de despesas para conter desperdícios de dinheiro.

01 – Estruture quais despesas serão reembolsáveis e liste quais não serão permitidas

Sabemos que hoje, com o crescimento das empresas o foco é otimizar processos para que tempo e recursos sejam destinados para atividades estratégicas, sendo assim a primeira dica é: estruture bem quais despesas são permitidas na sua empresa.

É muito comum que algumas despesas sejam permitidas apenas de acordo com o cargo do funcionário, então já separe essas situações também.

Como exemplo de algumas despesas reembolsáveis:

  • alimentação: café da manhã, almoço e jantar;
  • hospedagem;
  • lavanderia;
  • passagens aéreas;
  • aplicativos de transporte;
  • estacionamento.

Crie uma tabela com os valores limitantes por despesa, caso haja valores diferentes por região é importante que isso fique bem claro, exemplo:

DespesasBSB, SP, RJDemais CapitaisInterior
AlmoçoR$ 45.00R$ 40.00R$ 35.00
JantarR$ 50.00R$ 45.00R$ 40.00
Café da manhãR$ 20.00R$ 15.00R$ 10.00
HospedagemR$ 350.00R$ 300.00R$ 250,00
LavanderiaR$ 150.00R$ 150.00R$ 100.00

Exemplos de despesas que não serão aceitas:

  • bebidas alcoólicas;
  • balas e doces;

02 – Defina o processo de gastos e reembolsos

O próximo passo agora é definir como será o processo de prestação de contas, lembre-se aqui do que já falamos, otimização de processo. Esqueça aquela planilha e aquele controle por email, já pensou em utilizar um app que possibilita ao usuário lançar as despesas corporativas que teve em reuniões, visitas à clientes e viagens corporativas direto de seu smartphone?

Este é momento para reforçar quais informações são necessárias para a avaliação, como data, valor, apontamento de projeto e se serão consideradas despesas sem comprovante fiscal.

Caso a ferramenta para lançamento tenha um controle antifraudes, excelente, será um ponto de segurança e é importante que o funcionário esteja ciente. Com o controle antifraude o usuário ao lançar uma despesa e informar algo que esteja divergente do que consta no comprovante receberá um alerta para verificação.

03 – Determine como será a avaliação na política de despesas

A avaliação das despesas é uma etapa de extrema importância para controlar desperdícios de dinheiro, com uma boa avaliação dos relatórios será possível mensurar pequenos desvios e fraudes e assim já será perceptível os impactos positivos.

Agora precisamos orientar também como será o fluxo de aprovações, se haverá aprovação dos gestores ou apenas da equipe financeira, qual será o prazo para aprovação e se houver, qual o prazo para prestação de contas, exemplo, serão consideradas apenas despesas efetuadas nos últimos 30 dias.

04 – Informe como serão tratados os casos não aceitos

Para as despesas que não serão consideradas para reembolso, é necessário haver um procedimento, informe primeiramente quais serão as situações de reprovação e como o usuário será notificado. Exemplo: Não serão consideradas despesas com comprovante ilegível, inválido, despesa duplicada, ou que contenha o consumo de itens não permitidos.

05 – Comunique e acompanhe sua política de despesas

Com a política criada e validada não esqueça de comunicar para todos os funcionários. A comunicação é essencial. Incentive sua equipe para sugestões e feedbacks. Disponibilize o documento em um local que possa ser visto por todos e acompanhe sempre para atualização dos valores, gargalos e novas adequações.

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