Sempre que um colaborador precisa fazer alguma viagem ou alguma atividade externa e realiza gastos em nome da empresa, ele precisará prestar contas desses gastos para poder receber o dinheiro dele de volta ou para justificar gastos com algum valor que foi pego de adiantamento com a empresa. 

O relatório de despesas de colaboradores é um importante documento que precisa existir para poder auxiliar tanto o colaborador quanto a empresa. Ele servirá de guia para nortear alocação de custos, projeção de gastos e melhor controle sobre custos em serviços e produtos de acordo com o seu segmento de negócio.

Mesmo sendo uma importante ferramenta, o processo de reembolso é um processo secundário, demorado e burocrático e por isso acaba sendo negligenciado ou não feito da maneira correta. Além disso se o colaborador não criar uma rotina de organização, ele pode ser muito prejudicado com o resultado desse compilado de informações que ele próprio deve gerar.

Um dos maiores problemas da prestação de contas manual é que, por ela ser bem chata e trabalhosa, o colaborador acaba optando por acumular comprovantes para preencher depois, quando tiver paciência.Nesse texto vamos explicar porque o Espresso ajudará nesse processo facilitando o registro da despesa assim que ela acontece.

Porque registrar suas despesas no momento em que elas acontecem?

Quando você registra sua despesa no Espresso assim que ela acontece, você evita uma série de problemas que acontecem quando você acumula despesas, tais como: comprovante sumir a tinta, perder o comprovante no meio do caminho e, o mais grave, acabar esquecendo de uma despesa e perdendo o dinheiro..

Além disso, o fato de você registrar sua despesa no momento em que ela acontece te ajuda a ter mais tempo para executar sua tarefa essencial na empresa, já que, em média, os colaboradores gastam 80% menos tempo do que gastavam antes preenchendo planilhas.. Se você estava acostumado a guardar todos os comprovantes, separar um dia na semana ou no mês para poder preencher o relatório de uma vez só, agora não tem mais essa necessidade.

Ou seja, como no Espresso você registra suas despesas em segundos, registrando suas despesas na hora, você não perderá mais horas preenchendo relatórios, não terá riscos com o seu comprovante e, com certeza, deixará de perder dinheiro.

Como sugestão anexa a esse texto, sugerimos que leia o texto sobre a não necessidade de guardar o comprovante físico original, pois lançando despesas na hora e ainda deixando de guardar comprovantes, o ganho operacional da sua empresa será gigante.

Para ter dicas de como lançar suas despesas, acesse o nosso conteúdo sobre o assunto na Central de Ajuda e, se quiser ter uma visão completa da plataforma, assista ao nosso curso completo de implantação.