Praticamente toda empresa – seja ela pequena, média ou grande – possui uma equipe que visita clientes, faz reuniões externas e, consequentemente, gera gastos que precisam ser reembolsados. O reembolso de despesas corporativas é lei. Desde que os gastos estejam relacionados às atividades do trabalho, é obrigação da empresa arcar com todos eles.

No entanto, para que esse processo seja possível, é necessário uma extensa e desgastante prestação de contas, a qual pode gerar muita dor de cabeça se não for executada corretamente. Nesse post trazemos com detalhes o que é o reembolso de despesas corporativas e como realizar seu processo de forma correta a fim de evitar erros e fraudes.

Mas, afinal, o que é Reembolso de Despesas Corporativas?

Em linhas gerais, o reembolso de despesas consiste no processo de devolução dos valores gastos e devidamente comprovados por um colaborador. Esses gastos geralmente são realizados em reuniões, visitas a clientes ou viagens a trabalho e em sua maioria contemplam alimentação, hospedagem e KM rodado. Podem ser incluídos aqui também todos os demais valores necessários para a execução da(s) tarefa(s) do colaborador.

Como dito anteriormente, as empresas devem arcar com tais gastos desde que estejam relacionados à atividades do trabalho. Todavia, para que o reembolso seja possível, é necessário um processo complexo de prestação de contas. Esse processo exige que o colaborador registre cada despesa, por menor que seja, pague e guarde o comprovante para “provar” o gasto. O funcionário deve verificar comprovante por comprovante e prestar contas à empresa assegurando-se que os gastos estejam conforme as políticas de reembolso da organização.

É por isso que dizemos que reembolso vai muito além de apenas ressarcir os funcionários. Quando mal executado pode gerar dúvidas, desgaste e estresse entre gestores e funcionários, além de ser um processo que se relaciona diretamente com a legislação trabalhista e, provavelmente, a gestão financeira e fiscal do seu negócio – merecendo atenção redobrada.

planilha de gastos de viagem

Como as empresas geralmente fazem (Não recomendamos)

Como mencionamos no tópico anterior, a maioria das pequenas e médias empresas tem o costume de realizar o reembolso por meio de formulários e planilhas de Excel. O colaborador registra os gastos, entrega a planilha junto ao montante de cupons e notinhas e o financeiro revisa, audita e aprova. Esse pode parecer um método útil e prático para empresas de menor porte, mas, pasme! Nesses anos de trajetória do Espresso já vimos muitas empresas grandes se valendo dos mesmos meios.

Sim, é isso mesmo! Cada cupom fiscal gerado por cada funcionário que realiza despesas externas, cada cafezinho consumido e toda situação ocorrida nas viagens, reuniões, etc, devem ser catalogados e entregues. Somente assim a área financeira poderá realizar a auditoria dos cupons e validar se a despesa poderá ser reembolsada.

Ao receber esses documentos, o departamento financeiro realiza a conferência de cada valor registrado para verificar se estes estão de acordo com a política de reembolsos da empresa, e posteriormente agenda o pagamento ao funcionário. É justamente nessa hora que duas situações acontecem: gastos sem comprovante (por perda ou outro motivo) e a conferência de cada lançamento.

O que acontece se o funcionário perde o comprovante fiscal?

Do ponto de vista legal, a empresa – independente do tamanho – não precisa arcar com esse gasto, já que não há nenhum registro financeiro. Esse é um direito da organização e deve estar detalhado na política de reembolsos empresariais.

Já o funcionário, que deseja evitar esse tipo de situação, tem o dever de guardar cada comprovante, para depois catalogá-lo e entregá-lo para o financeiro da empresa. Apesar de trabalhoso, isso é fundamental para manter a organização e evitar qualquer problema futuro para ambas as partes.

A empresa pode reembolsar um funcionário que não apresentou o comprovante de despesa?

Depende. Esse tipo de prática é possível em dois tipos de empresa: lucro presumido e simples nacional. Para os dois casos não haverá problema em reembolsar colaboradores sem que um cupom fiscal exista – e nem é necessário armazená-los após o reembolso. Abordamos o assunto de arquivamento de comprovantes nesse artigo.

O problema é que a falta de um cupom fiscal para pedido de reembolso pode incentivar colaboradores a cometerem fraudes o que pode prejudicar a empresa. Eis alguns exemplos de problemas possíveis nessa situação:

  1. Ganho indevido: reembolsos para gastos inexistentes;
  2. Itens proibidos pela política: reembolsos de itens não permitidos em horário de trabalho, como bebidas alcoólicas;
  3. Problemas contábeis: para empresas de Lucro Real, elas seriam afetadas pela falta de um documento que justifique a saída de dinheiro do caixa da empresa – em caso de solicitação dos comprovantes pela receita federal.

Com essas situações apresentadas, chegamos à 2 conclusões:

  • Empresas de Lucro Presumido ou Simples Nacional PODEM reembolsar colaboradores sem comprovantes, mas não DEVEM;
  • Empresas de Lucro Real não DEVEM reembolsar gastos corporativos sem comprovantes.

Veja também:  Guia completo para criar um processo de reembolso de despesas na sua empresa

Já parou pra pensar quanto dinheiro a empresa gasta com esse processo?

Vamos fazer um exercício rápido: a Analista Financeira Ana dedica suas oito horas de trabalho de cada sexta-feira do mês para analisar cada comprovante e verificar os lançamentos nas planilhas. Ana, em sua função, está registrada com um salário de R$15 por hora. Com isso, cada sexta-feira de Ana – dedicados apenas à conferência para reembolso – custa R$120 à empresa.

Esse valor, se considerado um mês com 4 sextas-feiras, custaria à empresa R$480,00 mensais. Indo além e multiplicando pelos 11 meses que Ana trabalha no ano – já descontando as férias, faria com que a empresa gastasse com a Ana R$5.280,00 APENAS PARA CONFERIR CUPONS E PLANILHAS.

Lembre-se que esse é um exercício simples, que contempla uma situação simples e de apenas uma funcionária. A sua realidade pode e provavelmente é muito mais complexa que isso.

Você já considerou a quantidade de erros que podem acontecer no seu Reembolso de Despesas?

Nesse processo de conferência – graças a burocracia que ela exige -, é onde acontecem os mais diversos problemas de registros errados, tais quais: erros na planilha, notinhas danificadas pelo armazenamento incorreto, desorganização de registros e comprovantes ausentes.

Em empresas nas quais diversos colaboradores realizam reembolso, é muito comum que erros aconteçam. A chance de erro aumenta conforme o volume de despesas aumenta. Isso prejudica ainda mais o tempo de trabalho necessário por parte da Ana, e facilita a ocorrência de constrangimentos e situações inesperadas.

Por isso é importante usar a tecnologia ao nosso favor para buscarmos uma solução que resolve esses problemas apresentados. O Espresso foi desenvolvido para deixar todo o processo de reembolso de gastos mais fácil, liberando tempo do departamento financeiro, minimizando as chances de erros e, principalmente, evitando que sua empresa gaste além do necessário.

É mais praticidade e agilidade no controle e reembolso de gastos corporativos, tudo controlado por uma solução para web e smartphone – através de um aplicativo dedicado.

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