Embora o trabalho remoto (home office) já fosse uma prática comum para muitas empresas, com a pandemia do Covid-19 ele se tornou necessário. Ou melhor, indispensável.

Esse tipo de trabalho foi reconhecido e regulamentado pela lei nº 13.467 na reforma trabalhista em 2017, como o tipo de trabalho prestado principalmente fora das dependências do empregador. No entanto, pela falta de familiaridade, muita gente ainda não sabe no que consiste.

Primeiramente, porém, é necessário diferenciar o home office do trabalho externo:

O trabalho externo é aquele que exige que a atividade seja necessariamente realizada fora da empresa. Como é o caso de vendedores externos, representantes comerciais e técnicos de manutenção de equipamentos, por exemplo. Já o home office é aquele que poderia ser realizado dentro da da empresa, mas é executado fora dela, por meio de um acordo entre trabalhador e empregado. 

Parece novidade, mas uma modalidade de home office já é regulamentada há alguns anos: o teletrabalho. É uma modalidade de contrato de trabalho que deve seguir regras legais e prevê obrigações específicas, como o ressarcimento de despesas efetuadas pelo colaborador para o exercício de suas funcionalidades.

Segundo o professor da PUC-SP e da FGV Paulo Sergio João, em matéria para o portal Pequenas Empresas, Grandes Negócios, é necessário fazer a distinção entre o home office que estamos adotando agora em medida emergencial na pandemia e o teletrabalho já regulamentado.

“Há uma confusão, porque o teletrabalho é uma modalidade de contrato. No cenário atual, se acentua a necessidade de adotar o home office, mas sem alterar condições de trabalho”, ele explica na entrevista. “O empregado vai continuar cumprindo a jornada e prestando seus serviços, mas não de forma presencial.”

Prof. Paulo Sergio João

De acordo com ele, os trabalhos remotos de agora “não passam necessariamente a se enquadrar no teletrabalho”, mas é inegável que as circunstâncias especiais requerem atenção jurídica. Cabe às empresas e seus colaboradores se atentarem aos próprios direitos e deveres nesse momento de crise para evitar que, além de financeira, ela se torne institucional dentro do seu ambiente de trabalho.

Agora que a empresa está online, eu pago para trabalhar?

Dentre as inúmeras discussões que se iniciaram com adoção imediata do home office, uma que vem crescendo e chamando atenção à medida em que os dias em casa se acumulam é: quanto a empresa deve contribuir para que o colaborador tenha um bom ambiente de trabalho em casa? Reembolso de internet? Compra de equipamento?

De acordo com a lei do teletrabalho, as despesas com aquisição ou manutenção dos equipamentos ou da infraestrutura para realização do trabalho remoto podem ser negociadas livremente entre o empregador e o empregado, desde que formalizada no contrato de trabalho – assim, detalhando e determinando o que será de responsabilidade de cada um e definindo quais dessas despesas podem ser reembolsadas pela empresa.

Além disso, a lei garante que o custo e o risco do trabalho não seja totalmente repassado ao empregado só porque ele está na própria casa.

O  art. 2º da CLT, estabelece que o empregador tem a obrigação de custear as despesas de seu negócio. Sendo assim, se em algum momento o colaborador que exerce suas atividades de forma remota passe a ter custos para o trabalho, esses devem ser ressarcidos pelo empregador.

É entendido como gasto para o empregado todo e qualquer custo extraordinário que o mesmo venha ter em função da atividade que exerce para a empresa. Por isso, para garantir a segurança de ambos, é recomendado que quaisquer acordo sejam devidamente formalizados.

Levando isso para o dia a dia, os gastos que não são possíveis de serem medidos de forma direta, como água e luz, por exemplo, são pagos pelo trabalhador. Já as despesas adicionais ligadas à execução da atividade devem ser consideradas como custos da empresa e devem ser devolvidas ao empregado seja por meio de ajuda de custo ou reembolso, sempre mediante apresentação de comprovantes.

É possível garantir o direito de todos no home-office durante e pós pandemia?

Com toda a crise do Covid-19, em março de 2020 o governo editou a medida provisória 927 com objetivo de ajudar os empreendedores brasileiros na gerência desse novo cenário .

Quanto a adoção do home office, a MP estabelece que os empregadores poderão converter os regimes de trabalho presencial em regimes de teletrabalho sem que este passe a configurar jornada externa. Assim, a jornada continuará sendo considerada como interna, mas cumprida fora das dependências da empresa, seja de forma total ou parcial.

Mesmo assim, é preciso formalizar um contrato escrito, em até 30 dias, com seus colaboradores tratando da conversão de regime.

No que tange aos custos, a medida mantém os termos da reforma trabalhista e permite que ocorra a negociação entre as partes de ajuda de custo para itens de infraestrutura, como água, energia elétrica e internet, a fim de que os gastos da operação não sejam de total responsabilidade do empregado. Além disso, também é possível acordar um empréstimo de equipamentos da empresa, sem ônus ao colaborador, que sejam considerados indispensáveis à realização das atividades.

Caso se decida por um valor fixo de ajuda de custo é importante ressaltar que ele não tem natureza salarial e é isento de qualquer tipo de encargo.

E o meu processo de reembolso propriamente dito? 

Com todo o restante bem definido, esse ponto fica mais simples. 

Se a sua empresa já era habituada a realizar reembolso de despesas, esse é o momento de remodelar sua política, adicionando os itens de home office previstos para desempenho da função de cada colaborador.

Mas caso você ainda não esteja acostumado com essa prática, é hora de construir seu processo de reembolsos, já prevendo todos os gastos de trabalho remoto embasados na medida provisória.

Outro ponto importante é utilizar a tecnologia a seu favor, muitos softwares tem aberto seus produtos para ajudar na gestão das empresas neste momento.

Além do Espresso, que controla a gestão dos processos dos gastos corporativos, vale explorar alguns outros como o Trello na gestão de atividades e equipes e também o uso de ferramentas de reunião online, como o Meet ou o Zoom

Assim você garante que seu time continue trabalhando o mais próximo possível do cenário normal.

Dentro de toda empresa – qualquer seja seu porte – existem processos que, somados, montam a engrenagem que faz a empresa funcionar.

E apesar de confortáveis ou antigos, esses processos não são necessariamente bons.

Muitas empresas criam processos que são burocráticos, caros e complicados de seguir. Pior do que isso, algumas empresas acabam  executando atividades de forma individual e completamente livre, sem existência de nenhum processo que oriente os funcionários. Nesse caso, o problema de gestão é ainda mais grave.

Read More

Praticamente toda empresa – seja ela pequena, média ou grande – possui uma equipe que visita clientes, faz reuniões externas e, consequentemente, gera gastos que precisam ser reembolsados. O reembolso de despesas corporativas é lei. Desde que os gastos estejam relacionados às atividades do trabalho, é obrigação da empresa arcar com todos eles.

No entanto, para que esse processo seja possível, é necessário uma extensa e desgastante prestação de contas, a qual pode gerar muita dor de cabeça se não for executada corretamente. Nesse post trazemos com detalhes o que é o reembolso de despesas corporativas e como realizar seu processo de forma correta a fim de evitar erros e fraudes.

Mas, afinal, o que é Reembolso de Despesas Corporativas?

Em linhas gerais, o reembolso de despesas consiste no processo de devolução dos valores gastos e devidamente comprovados por um colaborador. Esses gastos geralmente são realizados em reuniões, visitas a clientes ou viagens a trabalho e em sua maioria contemplam alimentação, hospedagem e KM rodado. Podem ser incluídos aqui também todos os demais valores necessários para a execução da(s) tarefa(s) do colaborador.

Como dito anteriormente, as empresas devem arcar com tais gastos desde que estejam relacionados à atividades do trabalho. Todavia, para que o reembolso seja possível, é necessário um processo complexo de prestação de contas. Esse processo exige que o colaborador registre cada despesa, por menor que seja, pague e guarde o comprovante para “provar” o gasto. O funcionário deve verificar comprovante por comprovante e prestar contas à empresa assegurando-se que os gastos estejam conforme as políticas de reembolso da organização.

É por isso que dizemos que reembolso vai muito além de apenas ressarcir os funcionários. Quando mal executado pode gerar dúvidas, desgaste e estresse entre gestores e funcionários, além de ser um processo que se relaciona diretamente com a legislação trabalhista e, provavelmente, a gestão financeira e fiscal do seu negócio – merecendo atenção redobrada.

planilha de gastos de viagem

Como as empresas geralmente fazem (Não recomendamos)

Como mencionamos no tópico anterior, a maioria das pequenas e médias empresas tem o costume de realizar o reembolso por meio de formulários e planilhas de Excel. O colaborador registra os gastos, entrega a planilha junto ao montante de cupons e notinhas e o financeiro revisa, audita e aprova. Esse pode parecer um método útil e prático para empresas de menor porte, mas, pasme! Nesses anos de trajetória do Espresso já vimos muitas empresas grandes se valendo dos mesmos meios.

Sim, é isso mesmo! Cada cupom fiscal gerado por cada funcionário que realiza despesas externas, cada cafezinho consumido e toda situação ocorrida nas viagens, reuniões, etc, devem ser catalogados e entregues. Somente assim a área financeira poderá realizar a auditoria dos cupons e validar se a despesa poderá ser reembolsada.

Ao receber esses documentos, o departamento financeiro realiza a conferência de cada valor registrado para verificar se estes estão de acordo com a política de reembolsos da empresa, e posteriormente agenda o pagamento ao funcionário. É justamente nessa hora que duas situações acontecem: gastos sem comprovante (por perda ou outro motivo) e a conferência de cada lançamento.

O que acontece se o funcionário perde o comprovante fiscal?

Do ponto de vista legal, a empresa – independente do tamanho – não precisa arcar com esse gasto, já que não há nenhum registro financeiro. Esse é um direito da organização e deve estar detalhado na política de reembolsos empresariais.

Já o funcionário, que deseja evitar esse tipo de situação, tem o dever de guardar cada comprovante, para depois catalogá-lo e entregá-lo para o financeiro da empresa. Apesar de trabalhoso, isso é fundamental para manter a organização e evitar qualquer problema futuro para ambas as partes.

A empresa pode reembolsar um funcionário que não apresentou o comprovante de despesa?

Depende. Esse tipo de prática é possível em dois tipos de empresa: lucro presumido e simples nacional. Para os dois casos não haverá problema em reembolsar colaboradores sem que um cupom fiscal exista – e nem é necessário armazená-los após o reembolso. Abordamos o assunto de arquivamento de comprovantes nesse artigo.

O problema é que a falta de um cupom fiscal para pedido de reembolso pode incentivar colaboradores a cometerem fraudes o que pode prejudicar a empresa. Eis alguns exemplos de problemas possíveis nessa situação:

  1. Ganho indevido: reembolsos para gastos inexistentes;
  2. Itens proibidos pela política: reembolsos de itens não permitidos em horário de trabalho, como bebidas alcoólicas;
  3. Problemas contábeis: para empresas de Lucro Real, elas seriam afetadas pela falta de um documento que justifique a saída de dinheiro do caixa da empresa – em caso de solicitação dos comprovantes pela receita federal.

Com essas situações apresentadas, chegamos à 2 conclusões:

  • Empresas de Lucro Presumido ou Simples Nacional PODEM reembolsar colaboradores sem comprovantes, mas não DEVEM;
  • Empresas de Lucro Real não DEVEM reembolsar gastos corporativos sem comprovantes.

Veja também:  Guia completo para criar um processo de reembolso de despesas na sua empresa

Já parou pra pensar quanto dinheiro a empresa gasta com esse processo?

Vamos fazer um exercício rápido: a Analista Financeira Ana dedica suas oito horas de trabalho de cada sexta-feira do mês para analisar cada comprovante e verificar os lançamentos nas planilhas. Ana, em sua função, está registrada com um salário de R$15 por hora. Com isso, cada sexta-feira de Ana – dedicados apenas à conferência para reembolso – custa R$120 à empresa.

Esse valor, se considerado um mês com 4 sextas-feiras, custaria à empresa R$480,00 mensais. Indo além e multiplicando pelos 11 meses que Ana trabalha no ano – já descontando as férias, faria com que a empresa gastasse com a Ana R$5.280,00 APENAS PARA CONFERIR CUPONS E PLANILHAS.

Lembre-se que esse é um exercício simples, que contempla uma situação simples e de apenas uma funcionária. A sua realidade pode e provavelmente é muito mais complexa que isso.

Você já considerou a quantidade de erros que podem acontecer no seu Reembolso de Despesas?

Nesse processo de conferência – graças a burocracia que ela exige -, é onde acontecem os mais diversos problemas de registros errados, tais quais: erros na planilha, notinhas danificadas pelo armazenamento incorreto, desorganização de registros e comprovantes ausentes.

Em empresas nas quais diversos colaboradores realizam reembolso, é muito comum que erros aconteçam. A chance de erro aumenta conforme o volume de despesas aumenta. Isso prejudica ainda mais o tempo de trabalho necessário por parte da Ana, e facilita a ocorrência de constrangimentos e situações inesperadas.

Por isso é importante usar a tecnologia ao nosso favor para buscarmos uma solução que resolve esses problemas apresentados. O Espresso foi desenvolvido para deixar todo o processo de reembolso de gastos mais fácil, liberando tempo do departamento financeiro, minimizando as chances de erros e, principalmente, evitando que sua empresa gaste além do necessário.

É mais praticidade e agilidade no controle e reembolso de gastos corporativos, tudo controlado por uma solução para web e smartphone – através de um aplicativo dedicado.

Automatize o processo de reembolso e prestação de contas de funcionários: solicite uma demonstração agora mesmo


Dúvidas, sugestões e críticas são sempre bem vindas. Deixe seu comentário abaixo ou nos envie um e-mail em contato@espressoapp.com.br. Se preferir, interaja conosco em nossa página do Facebook ou do LinkedIn.

quer conhecer o espresso? solicite uma demonstração