Ao realizar uma visita comercial é muito comum que o vendedor externo perca parte das informações necessárias para elaborar um bom relatório. Se você é vendedor sabe que isso provavelmente influencia no alcance dos seus objetivos.

Além das informações se perderem, a partir do momento que um relatório de visita comercial não entrega informações importantes, você conhecerá muito pouco o seu cliente e qualquer outro vendedor que for visitar o mesmo cliente terá dificuldade em encontrar as melhores oportunidades comerciais.

Quem perde com isso?

O próprio vendedor

O maior prejudicado em não fazer um bom relatório de visita comercial é o próprio vendedor. Sem um relatório de visita comercial bem feito:

  • você não conseguirá lembrar e aproveitar as melhores oportunidades daquele cliente
  • Não lembrará de ações e próximos passos que precisa executar
  • Não conseguirá prestar contas para o seu gestor sobre os seus resultados e atividades

O gestor comercial

Um bom gestor comercial, principalmente aquele que tem equipes externas, precisa entender o que está acontecendo para poder ajudar a sua equipe a alcançar os melhores resultados.

A partir do momento que o gestor comercial não tem acesso a um bom relatório de visita comercial:

  • fica muito difícil dar suporte aos vendedores
  • fica quase impossível de entender comportamentos como ticket médio, ciclo de vendas, sazonalidade, etc
  • não ficam visíveis a oportunidades de crescer as vendas dentro de um cliente
  • a qualidade do repasse aos diretores e sócios da empresa fica prejudicada

O cliente

A princípio pode não parecer, mas a experiência do cliente pode ser muito prejudicada com a ausência de um bom relatório de visita comercial.

Imagine que os vendedores da indústria que atendem um determinado cliente são trocados e o novo vendedor não tenha acesso a um bom relatório. Isso fará com que ele não conheça a empresa nem os contatos, além de não conhecer a forma que gosta de ser atendido.

Cada troca fará com que esse cliente tenha que ensinar novamente a sua forma de lidar com os pedidos e sazonalidade em que trabalham. 

Como evitar erros na hora de montar meu relatório de visita comercial?

Pensando em evitar os problemas que citamos acima, separamos abaixo 6 erros que você não pode cometer na hora de fazer o seu relatório de visita comercial.

Esse checklist resolverá de vez o problema de visitas comerciais da sua equipe externa sem sucesso.

1 – Não colocar as informações da empresa e do contato

Quando falamos de informações da empresa e contato, partimos inicialmente de informações básicas como:

– Dados de localização da empresa (endereço onde a decisão é tomada, endereços complementares)
– Pessoas de contato na empresa
– Cargos dos contatos na empresa

Porém, além desses dados simples, há outras informações complementares que o vendedor externo não pode esquecer em um relatório de visita comercial se quiser aproveitá-la ao máximo:

– Como esses contatos gostam de ser contatados (visitas presenciais, telefone, whatsapp, email)
– Qual é o papel de cada contato na negociação (decisor, influenciador, ouvinte)

2 – Não deixar claro o motivo e contexto da visita

Muitas visitas comerciais de vendedores de indústria são rotineiras para retiradas de pedidos, para fazer relacionamento ou simplesmente para saber o que está acontecendo.

Entretanto é muito importante estabelecer antes o objetivo daquela visita comercial e, no relatório deixar claro se o objetivo foi atendido.

Estou visitando para retirar pedidos?
Estou visitando para fazer relacionamento?
Estou visitando para mapear possíveis oportunidades comerciais?
Estou visitando para pedir indicação de novos clientes?
Estou visitando para resolver uma possível insatisfação do meu cliente?
Estou visitando para evitar um possível approach de um concorrente?

Há muitos possíveis motivos para realizar uma visita comercial, porém não adianta nada você, por exemplo, fazer relacionamento se o motivo daquela visita comercial era pedir indicação de novos clientes.

Se não quiser ter visitas comerciais vagas, é imprescindível que esteja no seu relatório de visita comercial essas informações do motivo e contexto da visita para saber se você teve sucesso.

3 – Não colocar detalhes do que foi dito e combinado 

Essa é provavelmente a parte mais importante do seu relatório de visita comercial e é a parte do relatório em que não devemos economizar nos detalhes.

Quanto mais detalhes o vendedor colocar em relação ao que foi dito e combinado, mais munido de informações ele estará sobre o seu cliente.

O cliente fez comentários sobre o seu produto?
Esse cliente se demonstrou satisfeito com o que tem oferecido?
Teve alguma mudança no pedido comum que costuma fazer?
Conseguiu identificar uma possível aproximação de algum concorrente?
Combinamos alguma próxima visita comercial?
Há alguma mudança no time desse cliente que impacte o meu contato na empresa?

Nesse espaço não há muitas regras em relação ao que não deve ser colocado. Quanto mais informações você tiver em relação ao seu cliente, mais efetivo será o trabalho da sua equipe externa e mais sucesso você terá nas suas visitas comerciais.

Dica: Não esqueça as entrelinhas. Muitas informações não são ditas de formas tão claras.

Imagine uma situação em que o seu cliente comenta na visita comercial que precisa ir embora pois estão trabalhando na obra de uma nova filial. Isso provavelmente significa que estão crescendo e que há novas oportunidades comerciais para serem exploradas. Essa informação precisa estar em seu relatório de visita comercial.

4 – momento de compra e probabilidade de venda

Como o próprio nome fala, estamos falando aqui sobre visitas comerciais. E nada mais importante em uma visita comercial do que entender a jornada de compra do seu cliente.

É preciso investigar em que momento de compra este cliente está para colocar essa informação no seu relatório comercial e conseguir agir com mais efetividade.

Este cliente pode estar apenas descobrindo e aprendendo sobre o seu produto, querendo entender melhor como ele funciona, sondando sobre as possibilidades do mercado.

Este cliente pode estar em momento de reconhecimento de problema, o qual já percebeu que precisa resolver algo e provavelmente já está começando a estudar possibilidades de resolver isso. 

Também pode estar em momento de consideração de solução onde começou a considerar comprar de você, de concorrentes diretos ou de concorrentes indiretos.

E por fim, pode estar no momento de decisão de compra, o qual começa a influenciar em discussões de preço, formas de pagamento, tempo para comprar.

Cada momento de compra exige uma ação diferente. Não adianta você falar de promoção quando o seu cliente está apenas aprendendo sobre o seu produto.

Por isso, é muito importante que essas informações estejam no seu relatório de visita comercial para que isso possa guiar as suas ações ou ações do seu time comercial nos próximos pontos de contato.

5 – Esquecer de colocar informações sobre oportunidades mapeadas

Além do objetivo que tinha com a minha visita comercial, todo ponto de contato com o cliente é uma oportunidade de, além de fazer relacionamento e retirar pedidos, encontrar novas oportunidades.

Muitas informações de oportunidades podem ser ditas de formas claras pelo seu cliente como um possível aumento nos pedidos pela maior saída, uma oportunidade de vender para outras empresas do mesmo grupo ou até uma oportunidade de fazer uma ação dentro daquele cliente.

As possibilidades são infinitas e vão mudar de acordo com o seu mercado, porém é imprescindível que sejam mapeadas e colocadas no seu relatório de visita comercial.

Quanto mais informações sobre possibilidades e oportunidades mapeadas você colocar no seu relatório, maiores as possibilidades de você ter sucesso com esse cliente.

Dica: deixe perguntas exploratórias e de investigação sobre oportunidades pré-escritas no seu relatório e anote as respostas para não se esquecer de nada.

6 – Não colocar os próximos passos

Imagine que você combinou uma próxima ligação ou visita em sua visita comercial e não anote em nenhum lugar. Que situação desgradável seria deixar o seu cliente na mão.

Por isso, é muito importante não só que você defina com o seu cliente quais são os próximos passos, como também não esqueça de anotá-los para as visitas comerciais futuras.

Quais foram os compromissos que fizemos?
Definimos novas datas?
Estou devendo alguma informação?
O cliente terá alguma ação futura que depende do meu apoio.

Não poupe detalhes sobre os próximos passos no seu relatório de visita comercial.

Se eu não cometer esses erros terei sucesso na minha visita comercial?

Sim. Se você cumprir o checklist que fizemos acima com 6 erros que você não pode cometer na hora de fazer o seu relatório de visita comercial, isso provavelmente já aumentará bastante os seus resultados.

Para garantir que terá um bom relatório de visita comercial não poupe os detalhes, não deixe para fazer muito tempo depois para evitar que esqueça alguma informação e pense bem em quem precisa ler essas informações.

Não adianta você colocar um monte de informações em seu relatório de visita comercial se elas estiverem escritas de uma forma que só você entende.

Espero que esse texto tenha te ajudado a se tornar uma vendedor de alta performance. Se quiser aprender mais sobre como melhorar a sua performance, não deixe de fazer o download do ebook que te ajudará a criar 9 hábitos do vendedor de alta performance