Você já abriu o relatório de fechamento e percebeu que o lucro evaporou antes mesmo de começar a discutir metas? Em muitos casos, a origem do problema está no controle ineficiente das despesas fixas.
Segundo o IBGE (2024), 62% das empresas brasileiras que encerram atividades em até cinco anos apontam o descontrole das despesas fixas como fator‑chave.
Por outro lado, segundo a pesquisa CFO Pulse 2024, negócios que acompanham e revisam suas despesas fixas mensalmente registram até 15% mais de margem EBITDA.
Por que tamanha diferença?
Quando aluguel, salários ou assinatura de softwares sobem silenciosamente, o impacto nos resultados é imediato: menor caixa disponível, aumento do endividamento e cortes emergenciais que afetam a operação.
Neste guia, vamos mergulhar no conceito de despesas fixas, mostrar como identificá-las corretamente e ensinar táticas práticas de redução que você pode aplicar ainda no próximo ciclo orçamentário. Continue lendo!
Quais são as despesas fixas?
Despesas fixas são aquelas que permanecem relativamente constantes, independentemente do volume de produção ou venda no período. Esse grupo de despesas é caracterizado pela sua previsibilidade e periodicidade, o que permite provisionamentos e análises comparativas com maior precisão.
Aluguel, salários da equipe administrativa e assinaturas de softwares são as principais despesas desse grupo.
Embora previsíveis, as despesas fixas exercem pressão contínua sobre o caixa e, por isso, qualquer redução realizada gera impacto direto na margem EBITDA.
O risco aqui é manter no orçamento gastos que não acompanham mais a realidade do negócio, seja por mudanças no escopo do negócio, renegociação de contratos ou reestruturações operacionais. É por isso que essas despesas devem ser revisadas periodicamente.
Na prática, o que você precisa observar é a rigidez contratual ou estrutural desse tipo de despesa.
Por exemplo, o aluguel pode ser reajustado anualmente com base em índices como o IGP-M ou IPCA. Isso não descaracteriza sua natureza fixa, mas exige que o valor seja provisionado com base em projeções realistas de reajuste, já que isso afeta a precisão do orçamento.
Importante destacar: muitas despesas consideradas fixas podem ser renegociadas ou otimizadas ao longo do tempo, e é justamente aí que está uma das maiores oportunidades de ganho operacional.
Qual a diferença entre despesa fixa e custo fixo?
De forma objetiva, custo fixo está ligado diretamente à produção ou prestação de serviço e não varia com o volume produzido. Já a despesa fixa está relacionada às atividades administrativas, comerciais e financeiras, que são desvinculadas ao processo produtivo.
Na prática do controle financeiro:
- Custos fixos devem ser atribuídos aos centros de custo produtivos, como fábrica ou linha de montagem;
- Despesas fixas ficam alocadas em centros administrativos ou comerciais.
Como calcular as despesas fixas da empresa na prática?
O cálculo das despesas fixas deve partir de um princípio básico, mas técnico: identificar todos os gastos recorrentes que não variam com o volume de vendas ou produção e que são essenciais para a manutenção da estrutura da empresa.
A abordagem mais confiável é cruzar dados históricos com a realidade contratual e operacional de cada centro de custo, da seguinte forma:
- Liste todas as contas fixas do plano de contas, como salários administrativos, aluguel, serviços terceirizados, licenças de software, seguros, manutenção predial e utilitários fixos;
- Classifique as despesas fixas por centro de custo, vinculando cada uma à área correspondente;
- Extraia os valores mensais médios de cada conta nos últimos 12 meses, ou use uma média móvel ponderada, se quiser suavizar picos;
- Considere reajustes contratuais previstos, como correção de aluguel ou aumento de planos corporativos, para projetar os próximos períodos com maior precisão;
- Incorpore ao modelo de cálculo de despesas fixas, premissas macroeconômicas, como inflação projetada e aumento de tarifas. Isso dá robustez à previsão e reduz a necessidade de correções ao longo do exercício;
- Crie um dashboard de acompanhamento, que permita comparar o realizado com o orçado e identifique desvios relevantes rapidamente.
Algumas empresas utilizam modelagem de driver-based budgeting, associando parte das despesas fixas a variáveis controladas, como número de funcionários ou área útil ocupada.
Esse nível de controle te permite antecipar aumentos, prever impactos no fluxo de caixa e, acima de tudo, tomar decisões mais confiáveis ao estruturar um planejamento orçamentário realista.
Como controlar despesas fixas de forma eficiente?
Despesas fixas devem ser controladas com base em três pilares: previsibilidade, consistência e rastreabilidade. Isso significa:
- Manter um inventário atualizado de todos os compromissos recorrentes;
- Vinculá-los a centros de custo e responsáveis funcionais;
- Comparar mensalmente o realizado com o orçado;
- Antecipar reajustes com provisões na DRE gerencial.
Sem esse ciclo, qualquer controle é meramente reativo.
Na prática, há dois caminhos para estruturar esse controle: planilhas gerenciais ou plataformas de gestão automatizadas e integradas.
1. Planilha de despesas fixas e variáveis
Planilhas bem construídas ainda são uma solução viável, especialmente em empresas com menor volume de dados ou em estágios iniciais de maturidade financeira.
O primeiro passo é montar uma base consolidada com todos os contratos e pagamentos recorrentes, segmentados por:
- Centro de custo;
- Tipo de despesa;
- Fornecedor;
- Valor;
- Vencimento;
- Forma de pagamento.
Essa estrutura deve estar conectada ao plano de contas contábil, garantindo coerência entre os dados gerenciais e contábeis.
Para tornar o processo mais confiável, é essencial adicionar validações automáticas:
- Fórmulas para comparar o realizado com o orçado;
- Alertas condicionais para variações significativas;
- Indicadores de desvio.
A análise deve ocorrer mensalmente, com a apuração de diferenças, justificativas funcionais e, se necessário, replanejamento orçamentário.
Apesar de oferecer flexibilidade e baixo custo, esse modelo de controle depende de atualização disciplinada e tende a perder eficiência à medida que a operação se torna mais complexa.
2. Sistemas de gestão integrados
Para estruturas com maior complexidade, múltiplos centros de custo e um grande volume de contratos recorrentes, o caminho mais eficiente é a automação do controle via plataformas de gestão.
Soluções como o Espresso, por exemplo, enviam os dados dos gastos com o cartão corporativo para o ERP de forma automática, com as despesas já conciliadas e alocadas por projeto ou centro de custo.
Esse modelo permite visibilidade em tempo real, geração de alertas automáticos para valores fora do padrão, e facilitam a análise de indicadores-chave.
Também é possível provisionar reajustes futuros e rastrear variações com mais agilidade, reduzindo o tempo de reação diante de desvios.
Isso transforma o controle de despesas fixas em um diferencial competitivo, sustentado por inteligência de dados e governança financeira.
Como reduzir as despesas fixas na empresa?
Reduzir despesas fixas de forma sustentável não depende de cortes aleatórios, mas sim de ações consistentes e bem direcionadas. Com previsibilidade, controle e estrutura de análise, é possível redesenhar a base de custos da empresa sem comprometer a operação.
A seguir, listamos quatro estratégias práticas que te ajudarão a reduzir as despesas fixas de forma estratégica e otimizar o orçamento da empresa:
1. Crie provisões mensais com base nos reajustes inflacionários
Uma prática eficiente para lidar com reajustes inflacionários em despesas fixas é antecipar esses impactos no orçamento por meio de provisões mensais na DRE gerencial.
Assim, em vez de absorver o reajuste integral apenas no mês em que ele ocorre, você pode diluir esse aumento gradualmente, suavizando o efeito no caixa e mantendo a previsibilidade orçamentária.
Para isso, comece identificando todos os contratos com cláusula de reajuste e registrando o índice de correção utilizado, como IPCA, IGP-M ou INPC, bem como a data base do reajuste. A partir de então, você conseguirá projetar o valor futuro da despesa com base no índice acumulado.
Por exemplo: se o aluguel atual é de R$ 10.000 e o reajuste anual previsto pelo IGP-M acumulado é de 4,5%, o novo valor será de R$ 10.450. Dessa forma, dilui-se essa diferença proporcionalmente nos meses anteriores à data do reajuste.
Ou seja, se o reajuste está previsto para dezembro e você está em julho, o aumento de R$ 450 pode ser provisionado ao longo dos cinco meses restantes como uma linha adicional na DRE gerencial, dentro da mesma categoria de despesa.
Essa provisão não altera o valor pago de fato, mas antecipa seu reflexo na análise gerencial e protege o orçamento contra desvios futuros. Após o reajuste se concretizar, o valor real passa a ser registrado normalmente, e a provisão deixa de existir.
É importante também revisar periodicamente os índices projetados, para ajustar as provisões caso o cenário inflacionário mude.
Esse processo fortalece a precisão orçamentária e evita surpresas na hora de fechar o mês, além de embasar decisões mais sólidas sobre renegociação de contratos ou necessidade de replanejamento de caixa.
2. Faça uma revisão mensal de despesas fixas por centro de custo
Estabelecer uma rotina mensal de análise das despesas fixas por centro de custo é uma das formas mais eficazes de identificar ineficiências orçamentárias e oportunidades de ajuste.
Com a DRE gerencial segmentada corretamente por centro de custo e os lançamentos classificados de forma padronizada e precisa, você poderá cruzar os dados das despesas fixas com os indicadores operacionais de cada centro.
Esse tipo de análise aponta distorções que, muitas vezes, passam despercebidas em relatórios agregados.
Por exemplo: se o volume de vendas ou a produção caiu 20% em um mês, mas as despesas administrativas do centro de custo “Comercial” permaneceram estáveis, é sinal de que pode haver ineficiência estrutural ou excesso de capacidade ociosa.
Nessas horas, ferramentas como o Espresso oferecem um suporte valioso: ao automatizar a gestão de gastos corporativos e categorizá-los automaticamente, essas soluções entregam uma visão clara e detalhada sobre quais despesas estão pressionando cada centro de custo.
Com esse nível de visibilidade, o gestor comercial consegue entender onde reduzir, sem comprometer a performance da equipe, e o time financeiro pode propor ajustes estruturados, como o redimensionamento de verbas.
Para facilitar essa análise, você pode definir um critério objetivo para sinalizar desvios relevantes, como uma queda de mais de 15% na atividade sem redução proporcional nas despesas fixas, por exemplo.
Esses casos devem ser marcados e investigados em conjunto com os gestores das áreas responsáveis.
Essa rotina simples transforma a visão das despesas fixas: elas deixam de ser um dado estático e passam a ser um elemento vivo da estratégia de eficiência da empresa.
3. Audite despesas fixas com foco em subutilização
Outra estratégia essencial para a redução de despesas fixas é auditar, com regularidade, os pagamentos recorrentes que tendem a permanecer no orçamento por longos períodos sem questionamento. É o caso de assinaturas, licenças de software e despesas com facilities, por exemplo.
Para colocar em prática essa estratégia, comece extraindo os lançamentos de pagamentos fixos dos últimos três a seis meses, isolando os que ocorrem com frequência mensal e possuem valores constantes ou com pouca variação.
Depois, associe cada item a um responsável funcional. Ou seja, a pessoa ou área que efetivamente utiliza aquele serviço.
Essa identificação é fundamental para garantir que a análise de relevância e uso seja feita por quem está mais próximo da operação.
Em seguida, avalie o grau de utilização de cada serviço. Isso pode ser feito por meio de dados internos, como número de usuários ativos, ou por feedback direto da área que usufrui do serviço ou produto.
Se, por exemplo, a empresa paga por 50 licenças de um software, mas apenas 30 estão sendo utilizadas ativamente, há uma oportunidade clara de corte ou renegociação contratual.
Por centralizarem os pagamentos realizados com cartão corporativo e categorizá-los automaticamente, as plataformas de gestão de despesas, como o Espresso, surgem como grandes aliadas na redução estratégica de despesas fixas da empresa.
Isso porque elas dão mais visibilidade dos gastos gerais da empresa, tornando esse mapeamento muito mais ágil e preciso, facilitando a identificação do centro de custo e do gestor responsável.
Após mapear esses casos, classifique as ações recomendadas:
- Cancelamento imediato;
- Downgrade de plano;
- Redistribuição interna de recursos;
- Renegociação de escopo.
Essa auditoria recorrente, feita com responsabilidade compartilhada com as áreas, ajuda a limpar o orçamento de custos invisíveis que consomem recursos sem gerar valor.
4. Renegocie contratos para modelos variabilizados
Transformar parte das despesas fixas em semifixas é uma maneira eficaz de gerar flexibilidade sem perder previsibilidade. Isso se aplica a contratos de manutenção, suporte técnico, serviços de limpeza ou consultorias.
Negocie um valor mínimo fixo, que garanta a disponibilidade do serviço, e complemente com um componente variável atrelado ao volume utilizado, como, por exemplo, número de chamados, horas de atendimento, etc.
Essa estrutura reduz o risco de ociosidade e adapta os custos à operação real.
Mensure mensalmente a base de cálculo e revise os termos com base nos dados de uso. Com contratos inteligentes, o orçamento se ajusta automaticamente aos ciclos do negócio.
Aplicando essas quatro estratégias, você conseguirá alcançar mais eficiência estrutural e controle das despesas fixas, mesmo em cenários de pressão inflacionária ou desaceleração de receitas.
Agora é hora de colocar a mão na massa e criar seu plano de ação para reduzir as despesas fixas da sua empresa. Aproveite para compartilhar este artigo com seus colegas que também estão precisando dessa ajuda!
