Um relatório de despesas de viagem (RDV) mal estruturado pode gerar retrabalho, inconsistências no controle de despesas de viagem e até riscos de não conformidade.
E esse é o cenário com que a maioria das empresas brasileiras convive diariamente: 78% dos profissionais de finanças dizem que o RDV é um dos pontos mais sensíveis na rotina de gestão de viagens a trabalho.
Mas a maioria desses problemas tem algo em comum. Por incrível que pareça, 62% dos relatórios de despesas de viagem ainda são preenchidos manualmente ou em planilhas improvisadas, o que eleva o risco de erro humano, fraude e falta de padronização.
Neste conteúdo, te explicaremos como você pode usar o RDV não só para controlar custos, mas também para evitar riscos e elevar o nível de governança financeira nas viagens a trabalho. Confira!
O que é um RDV?
RDV, ou Relatório de Despesas de Viagem, nada mais é do que um documento que reúne todas as informações sobre os gastos de uma viagem corporativa. Aqui entram detalhes como datas, destinos, valores, categorias das despesas e os comprovantes anexados, tudo organizado para que você consiga visualizar com clareza os custos relacionados à viagem a trabalho.
Dependendo da empresa, o RDV pode ser uma planilha, um formulário digital ou até um módulo dentro de um sistema de gestão financeira (ERP).
Na prática, o RDV garante controle, transparência e deixa todo o processo muito mais seguro, protegendo tanto o colaborador, quanto a empresa.
O RDV é obrigatório por lei ou é uma política interna?
Não há uma legislação específica que exija o uso do RDV. O que existe, na verdade, são obrigações fiscais, como a necessidade de comprovar despesas para fins de reembolso ou dedução tributária. Mas, a forma de controle e documentação dessas despesas fica a critério da empresa.
Por isso, o RDV acaba sendo uma política interna adotada para garantir organização, transparência e aderência às regras fiscais.
Além disso, as empresas adotam o RDV justamente porque ele resolve vários gargalos do dia a dia financeiro. Afinal, não adianta só guardar notas fiscais, sem um relatório estruturado, as informações se perdem, a conciliação fica mais difícil e o risco de inconsistências cresce.
Leia também: Guia Completo para Relatório de Despesas de Viagem
Ao transformar o RDV em regra interna, você consegue alinhar expectativas entre financeiro, gestores e colaboradores, além de fortalecer processos de compliance e auditoria.
Como fazer um RDV?
Fazer um RDV eficiente começa pela definição de um modelo padronizado, que detalhe claramente todas as despesas realizadas em uma viagem a trabalho e garanta a rastreabilidade dessas informações do início ao fim do processo.
Ou seja, você precisa estruturar o relatório de despesas de viagem com campos obrigatórios e seguir um fluxo de preenchimento que envolva o colaborador, a validação do gestor e a conferência final do financeiro.
O ponto de partida sempre será definir quais dados são obrigatórios no RDV. Não dá para abrir mão de informações como:
- Datas da viagem;
- Motivos;
- Centro de custo;
- Detalhamento das despesas (tipo de gasto, valor, fornecedor);
- Anexação dos comprovantes.
Sem essa estrutura, o RDV perde valor como ferramenta de controle e fica muito mais vulnerável a erros e inconsistências.
Mas, para além do básico, cada empresa pode (e deve) adaptar o modelo de relatório de despesas de viagem conforme suas necessidades, incluindo campos específicos que ajudem na análise ou na segmentação de dados.
E isso pode incluir, por exemplo, classificar gastos por projetos, áreas ou até mesmo por políticas diferenciadas para diferentes tipos de viagem corporativa.
Em geral, o modelo ideal de RDV depende muito do porte e da cultura da empresa. Para grandes organizações, por exemplo, o ideal é delegar o relatório de despesas de viagem a sistemas digitais, como o Espresso, com automação de checagem e integração contábil.
Mas, quando se trata da estruturação do RDV, o importante é nunca abrir mão da padronização, porque ela é o que protege o processo e facilita qualquer auditoria.
Outra questão que sempre surge: afinal, quem é o responsável por preencher o RDV?
A resposta mais eficiente costuma ser a divisão de responsabilidades:
- O colaborador preenche as informações básicas e anexa os comprovantes;
- O gestor revisa, valida e sinaliza possíveis inconformidades;
- O financeiro faz a análise final, cruza dados com políticas internas e libera o reembolso.
Esse fluxo, além de evitar erros, deixa tudo mais transparente e rastreável.
Quais os principais erros na hora de elaborar o RDV?
Os principais erros no RDV, como lançamentos fora da política, falta de detalhes, comprovantes inadequados e atrasos, podem comprometer desde o reembolso até a transparência fiscal da empresa.
Por isso, mapear essas falhas e agir preventivamente é fundamental para um controle eficiente das despesas de viagem.
A seguir, explicamos esses erros para que você saiba como evitá-los:
1. Registrar despesas fora dos limites e critérios da política
É comum encontrar RDVs com solicitações de reembolso fora dos critérios estabelecidos na política de despesas, como uso de serviços de transporte não autorizados, por exemplo. Esse tipo de erro é um dos maiores motivos de glosa e retrabalho dentro do financeiro.
Geralmente, esses erros acontecem por desconhecimento ou por regras pouco claras e mal comunicadas que criam brechas para interpretações subjetivas.
A melhor forma de evitar esse tipo de erro é manter a política de despesas sempre acessível em repositórios digitais ou apps, como o Espresso, que são próprios para a prestação de contas de gastos de viagens.
No Espresso, não apenas é possível deixar a política acessível a todos os colaboradores que viajam, como todos os gastos passam por uma conferência automática da política. Assim, quando uma despesa ultrapassa os limites estabelecidos pela empresa, o Barista IA cria um alerta e, até mesmo, bloqueia o gasto automaticamente.
Além disso, você pode criar resumos visuais para pontos críticos e enviar lembretes antes de cada viagem. Investir em workshops rápidos a cada atualização também reduz esse erro.
2. Insuficiência ou inconsistência de informações
Preencher o RDV com campos genéricos ou incompletos é outro erro crítico.
Por exemplo, descrever simplesmente "táxi" ou "almoço", sem especificar o local, o motivo do deslocamento ou o nome do fornecedor.
Isso dificulta a rastreabilidade da despesa e deixa o financeiro vulnerável em auditorias.
Também, a falta de associação ao centro de custo correto impacta negativamente tanto o controle gerencial quanto o fechamento contábil. E, em empresas que trabalham por projetos, esse detalhe pode distorcer a análise de rentabilidade e inflar custos operacionais.
Esse erro pode ser combatido com modelos de RDV com campos obrigatórios detalhados, incluindo listas suspensas para categorias de despesa, local e centro de custo.
Você também pode optar por soluções como o Espresso, que guiam o usuário no preenchimento das informações da despesa, impedindo que qualquer campo fique sem dados. Além disso, o Espresso também disponibiliza o preenchimento automático das informações através do escaneamento do comprovante do gasto.
Outra boa prática é sempre pedir uma justificativa clara para gastos fora do padrão. Automatizar o bloqueio de envio de RDVs com campos incompletos é uma excelente prática.
3. Falhas nos comprovantes anexados
O RDV exige que cada lançamento seja sustentado por documentação fiscal válida. Notas ilegíveis, emitidas em nome incorreto ou ausentes são erros graves, impeditivos para o reembolso e trazem risco de autuações fiscais.
Além de detalhar e disponibilizar exemplos na política de despesas da empresa, uma boa prática para evitar esse erro é treinar a equipe sobre quais tipos de documento são aceitos.
Aliás, para deixar o processo mais profissional e eficiente, você também pode implementar sistemas, como o Espresso, que só permitem anexar arquivos nos formatos exigidos e com leitura automática dos dados da nota, facilitando a conferência.
Quais documentos devem acompanhar o RDV?
Para que o RDV seja válido e auditável, você precisa anexar comprovantes fiscais oficiais de cada lançamento:
- Nota fiscal (NF-e, NFS-e ou cupom fiscal) quando o fornecedor for emissor;
- Recibos apenas nos casos em que a política permitir e não houver emissão de nota.
Por ser um documento interno, o RDV não tem valor fiscal para comprovação de operação perante o fisco. O que ele faz é agregar e organizar as informações para reembolso e auditoria.
Por isso, o RDV não substitui a nota fiscal. Inclusive, nenhum documento interno, como a carta de reembolso ou planilha, substitui o comprovante fiscal.
O fluxo mais recomendado e eficiente é criar um RDV por viagem ou por período, de acordo com a política de despesas da empresa, juntando várias notas em um único relatório. Mas, é preciso que cada despesa esteja detalhada e acompanhada de seu devido comprovante individual:
- Hospedagem: NFS-e do hotel (ou documento fiscal equivalente) com CNPJ/CPF do tomador, discriminação do período hospedado, diárias e tributos. Os extratos (“folio”) não tem valor fiscal e servem apenas como documento de apoio;
- Aéreo: e-ticket/itinerário com dados do passageiro, rota e valores, além de comprovante fiscal emitido pela companhia aérea ou TMC (Travel Management Company). Em auditorias, o cartão de embarque pode ser solicitado como evidência de uso do serviço;
- Transporte particular local (aplicativos, táxis ou veículos locados): NF do aplicativo ou fornecedor contendo data, origem/destino e valor. Recibos de táxi sem NF só devem ser aceitos se a política da empresa prever exceções expressas;
- Alimentação: NF com identificação do estabelecimento e discriminação dos itens consumidos. Evitar documentos com descrições genéricas, como por exemplo “refeição”, te ajudará a detectar e evitar fraudes atreladas aos gastos de viagem;
- Pedágio, estacionamento e outros: devem ser usados cupons fiscais, NFs ou recibos aceitos pela política. Quando não houver documento fiscal, você precisará registrar uma justificativa formal e anexar evidências, por exemplo o ticket do estacionamento.
Uma dica para evitar qualquer tipo de dor de cabeça é digitalizar os comprovantes fiscais, de forma que a imagem fique nítida para leitura, e arquivá-los em nuvem. Assim, eles poderão ser consultados com mais facilidade a qualquer momento.
Existem algumas soluções de gestão de despesas corporativas, como o Espresso, que facilitam esse processo ao identificar, automaticamente, a partir do documento digitalizado, as informações de cada despesa que precisam ser registradas no RDV.
Ou seja, o colaborador que está prestando contas apenas precisa tirar uma foto do comprovante com a câmera do celular para que o sistema registre o gasto automaticamente, e deixe a imagem do documento disponível em anexo.
Depois, basta um clique para juntar todas as despesas lançadas em um único RDV e, então, enviar para aprovação dos gestores e do financeiro.
É ou não é um grande avanço da tecnologia?
Recibo simples é aceito no RDV para comprovação?
Recibos simples podem ser aceitos para comprovação de despesas, mas não por padrão. Isso porque o recibo simples não substitui a nota fiscal quando o fornecedor é obrigado a emitir.
Ou seja, se você estiver consumindo de pequenos produtores rurais ou negócios informais, por exemplo, precisará usar o recibo simples para comprovar a despesa, já que esses são alguns casos que a legislação prevê como isentos da obrigatoriedade de emitir NF. Em quaisquer outros casos o recibo não poderá ser aceito como comprovação no RDV.
No geral, as boas práticas indicam exigir NFs e/ou recibos fiscais como base da comprovação do gasto. Na prática, é recomendável trabalhar com dois princípios:
- Onde houver NF, ela deve ser obrigatória para a comprovação da despesa. É o caso de hotéis, companhias aéreas, apps de mobilidade, restaurantes e locadoras;
- Onde não houver NF por natureza do fornecedor/país, o recibo simples pode ser aceito como exceção controlada, desde que contenha dados suficientes para auditoria (emitente identificável, data, descrição do serviço, valor, meio de pagamento) e venha amparado por evidências complementares como, por exemplo, o e‑ticket/itinerário e o extrato do cartão.
Outro ponto que costuma confundir: recibo de reembolso não é o mesmo que recibo do fornecedor. O primeiro apenas comprova que a empresa pagou o colaborador depois que o RDV foi aprovado. É o passo final do processo de reembolso, e que só acontecerá depois de as despesas terem sido devidamente comprovadas no RDV.
Nota em nome do colaborador pode ser validada no RDV?
Notas fiscais em nome do colaborador podem ser validadas no RDV para fins de reembolso interno, desde que a sua política permita e a despesa esteja claramente vinculada à viagem a trabalho. Mas, existem algumas limitações importantes que precisam ser consideradas.
Quando a nota fiscal sai no CPF do colaborador, você tende a perder benefícios fiscais e a reduzir a força probatória frente a auditorias.
Do ponto de vista contábil e tributário, documentos no CPF do colaborador podem não sustentar créditos e enfraquecem a posição para certas deduções.
A prática mais segura é priorizar NFs no CNPJ quando a empresa é a efetiva tomadora do serviço. Em casos nos quais a emissão da nota precisar ser feita no nome do colaborador, por exemplo na compra de passagens de ônibus, trate como exceção controlada na política de despesas e no RDV, solicitando justificativa e anexos complementares.
Como o RDV ajuda no controle e na auditoria de viagens?
Em termos práticos, um RDV bem estruturado permite que o financeiro atue de forma preventiva, identificando padrões de gasto que indicam ineficiência ou não conformidade, e também corretiva, corrigindo falhas antes que elas se tornem problemas fiscais ou de reputação. Além de reduzir o tempo de conferência e aumentar a confiabilidade do processo.
Isso porque o RDV oferece uma trilha documental clara: para cada despesa lançada, existe um vínculo com a política de viagens corporativas, o comprovante fiscal correspondente e o responsável pelo lançamento/aprovação.
Assim, se no RDV consta um gasto fora da política de viagens, sem comprovação adequada ou com indícios de fraude, o financeiro tem respaldo para glosar a solicitação e a empresa pode negar o reembolso dessa despesa específica.
É importante que essa prática esteja prevista de forma explícita na política, detalhando quais situações levam à negativa e qual o fluxo de contestação para o colaborador.
Outra vantagem do RDV é que ele viabiliza a consolidação de dados para relatórios gerenciais e de auditoria. Quando todos os RDVs seguem um formato único, é possível extrair relatórios consolidados que respondem a perguntas estratégicas:
- Qual foi o custo médio por viagem no último trimestre?
- Qual centro de custo mais gastou com deslocamento?
- Quantas despesas foram glosadas e por quais motivos?
Como evitar fraudes ou duplicidade de despesas no RDV?
Em muitos casos, as fraudes e duplicidades em RDVs não acontecem apenas por má-fé, mas também por falhas de processo ou falta de mecanismos de verificação. Para reduzir essas ocorrências, é fundamental adotar um conjunto de práticas que combinem política clara, tecnologia, auditoria contínua e conscientização dos colaboradores.
O primeiro passo é a padronização rigorosa do modelo de relatório de despesas de viagem, exigindo detalhamento de cada gasto, anexação de documentos fiscais válidos e justificativas para despesas fora do padrão. Quanto mais granular for a informação, menor é o espaço para manipulação ou repetição indevida de lançamentos.
Essa estrutura permite que o financeiro confronte dados com outras fontes, como relatórios de cartões corporativos, extratos de adiantamentos e reservas emitidas.
O segundo ponto é integrar tecnologia ao processo. Sistemas de gestão de despesas com reconhecimento ótico de caracteres (OCR) e detecção automática de duplicidade, como o Espresso, conseguem identificar quando o mesmo comprovante foi anexado em mais de um RDV, ou quando um gasto já foi lançado anteriormente com pequenas alterações.
A auditoria preventiva é outro recurso poderoso. Em vez de revisar apenas RDVs selecionados ou após o pagamento, estabeleça verificações parciais durante o próprio fluxo de aprovação.
Por exemplo, o gestor imediato pode validar a pertinência da despesa e o financeiro já pode aplicar filtros automáticos de conformidade antes de aprovar o pagamento. Esse acompanhamento em tempo real diminui a chance de que erros ou tentativas de fraude avancem no processo.
A dica aqui é usar tecnologias, como a do Espresso que automatiza todo esse fluxo de aprovação.
Por fim, a cultura de conformidade é determinante. Treinamentos periódicos, comunicação clara sobre as regras da política de viagens corporativas e a explicitação das consequências para irregularidades ajudam a criar um ambiente em que o colaborador compreende a importância de registrar as despesas corretamente.
Quando todos entendem que o RDV é uma ferramenta de transparência e não apenas uma exigência burocrática, o risco de comportamentos oportunistas cai significativamente.
Softwares de gestão substituem o RDV manual?
Softwares de gestão podem sim substituir o RDV manual e, na maioria dos casos, fazem isso com muito mais eficiência, segurança e velocidade.
Enquanto o processo manual depende de planilhas, conferência humana e troca de e-mails para anexar comprovantes, uma solução digital centraliza tudo em uma única plataforma, automatiza etapas críticas e reduz significativamente o risco de erros ou fraudes.
Inclusive, um bom software de gestão de despesas, como o Espresso, elimina as principais fragilidades do RDV manual:
- Comprovantes que se perdem no caminho;
- Informações lançadas de forma incompleta;
- Dificuldades na consolidação de dados;
- Falta de integração com outros sistemas corporativos.
Isso porque ele permite que o colaborador registre a despesa assim que ela ocorre, faça o upload da nota fiscal ou recibo pelo celular e preencha campos pré-configurados, garantindo padronização automática.
O resultado é um relatório de despesas de viagem mais preciso, ágil e rastreável, pronto para aprovação ou auditoria sem a necessidade de múltiplas interações para corrigir falhas.
Para o financeiro, isso significa menos retrabalho, mais visibilidade sobre as despesas de viagem a trabalho e maior capacidade de auditoria em tempo real.
Portanto, adotar um software como o Espresso não significa apenas trocar papel ou planilha por uma tela, mas sim transformar o RDV em um processo inteligente, integrado e à prova de falhas.
É o tipo de evolução que libera tempo do financeiro para análises estratégicas e garante que a prestação de contas de viagens corporativas seja mais rápida, transparente e confiável.
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