Nos últimos anos, a incapacidade de fazer gestão de custos é o que mais tem feito empresas perderem fôlego financeiro.

E isso não é um problema local ou pontual. Está acontecendo no mundo todo.

Uma pesquisa global com mais de 2.100 líderes de negócios revelou que apenas 25% das empresas consideram seus programas de redução de custos bem sucedidos, mesmo depois de implementarem iniciativas para otimizar despesas.

A boa notícia é que já existem práticas consolidadas que podem tirar sua empresa desse grupo de risco. E para te ajudar com esse desafio, nós preparamos um guia que mostra o que fazer para criar um plano de contas com foco em controle e redução de custos. 

Acompanhe o artigo até o fim para entender tudo!

O que é gestão estratégica de custos?

A gestão de custos é a forma como a empresa controla seus custos com foco em tomar decisões e alcançar objetivos de longo prazo. O principal objetivo dessa estratégia é entender onde o dinheiro é gasto, por que é gasto e como cada custo contribui para os resultados.

Uma boa gestão estratégica de custos passa por algumas etapas bem definidas:

1. Identificação e o mapeamento dos custos;
2. Análise dos custos para relacionar os processos e os produtos à estratégia competitiva da empresa;
3. definição e implementação de ações, como ajustes operacionais, revisão de processos ou mudanças na estrutura de custos;
4. Acompanhamento de indicadores e revisões.

Antes de aplicar essa gestão na prática, você e toda a equipe do setor financeiro precisam compreender os quatro tipos de custo mais utilizados na literatura de administração e contabilidade:

1. Custos fixos

Custos fixos são aqueles que não mudam conforme o volume de produção ou vendas, pelo menos no curto prazo.

Eles existem independentemente de a empresa produzir muito, pouco ou até mesmo nada em determinado período. Em geral, estão ligados à estrutura do negócio e à manutenção da operação funcionando.

É importante destacar que esses custos permanecem constantes apenas dentro de uma chamada faixa relevante de atividade.

Ou seja, se a empresa decidir expandir a operação, mudar de sede ou aumentar significativamente sua estrutura, os custos fixos podem mudar.

Exemplos comuns incluem aluguel, salários administrativos, honorários da diretoria, contratos recorrentes e depreciação de ativos.

Do ponto de vista da gestão financeira, os custos fixos merecem atenção especial, pois precisam ser cobertos pela margem de contribuição gerada pelas vendas.

Entender bem esses custos é essencial para análises de ponto de equilíbrio, planejamento financeiro e decisões estratégicas de crescimento.

2. Custos variáveis

Custos variáveis são aqueles que acompanham diretamente o nível de atividade da empresa.

Quanto maior o volume de produção ou vendas, maior será o custo; quando a atividade diminui, esses custos também caem. Em geral, o custo por unidade tende a se manter estável, enquanto o valor total varia conforme a quantidade produzida ou vendida.

Esses custos estão diretamente ligados à execução da operação e ao consumo de recursos necessários para entregar cada produto ou serviço.

Alguns exemplos são matéria-prima, insumos, embalagens, comissões de vendas, fretes por unidade e taxas variáveis de processamento.

Na prática, os custos variáveis são fundamentais para entender a margem de contribuição, pois mostram quanto cada venda efetivamente ajuda a pagar os custos fixos e gerar lucro.

Uma boa gestão desses custos apoia decisões de precificação, escolha do mix de produtos e avaliação de rentabilidade.

3. Custos diretos

Custos diretos são aqueles que podem ser associados de forma clara e objetiva a um produto, serviço, projeto ou cliente específico.

Existe uma relação direta entre o custo incorrido e aquilo que está sendo produzido ou entregue, sem necessidade de estimativas ou rateios.

Esses custos representam o uso direto de recursos na produção ou na prestação de um serviço, como matéria-prima aplicada a um produto, mão de obra diretamente envolvida na operação ou custos específicos de um projeto ou contrato.

Do ponto de vista gerencial, os custos diretos facilitam muito a análise financeira, pois permitem calcular com maior precisão o custo e a rentabilidade de cada produto, serviço ou cliente.

Quanto mais bem identificados estiverem, mais confiáveis serão as análises de desempenho e tomada de decisão.

4. Custos indiretos

Custos indiretos são aqueles que não podem ser atribuídos diretamente a um único produto, serviço ou projeto, pois dão suporte a várias atividades ao mesmo tempo.

Por isso, eles precisam ser distribuídos por meio de critérios de rateio ou direcionadores de custo.

Normalmente, esses custos estão relacionados à estrutura de apoio da empresa, como despesas administrativas, manutenção, tecnologia da informação, energia elétrica, segurança, supervisão e depreciação de ativos de uso compartilhado.

Na gestão financeira, os custos indiretos exigem mais cuidado, já que rateios mal definidos podem distorcer a rentabilidade real de produtos ou serviços.

Para lidar com isso, muitas empresas adotam métodos mais sofisticados, como o Custeio Baseado em Atividades (ABC), que ajuda a distribuir esses custos de forma mais justa e alinhada ao consumo real de recursos.

Como fazer um planejamento de custos?

O planejamento de custos é uma ferramenta essencial para tirar a gestão do modo reativo, no qual os custos só são analisados depois que já aconteceram, e colocá-la em um processo estruturado, previsível e orientado à tomada de decisão.

Mais do que “controlar gastos”, planejar custos significa antecipar cenários, entender o comportamento dos custos e criar base sólida para decisões estratégicas.

A seguir, listamos os principais passos para construir um planejamento de custos eficiente e financeiramente consistente:

1. Definir um plano de gestão de custos

O plano de gestão de custos funciona como um manual de referência que define como a empresa irá tratar, estimar, acompanhar e revisar seus custos ao longo do tempo. Ele traz consistência ao processo e evita decisões pontuais, desconectadas da estratégia financeira do negócio.

Esse plano deve documentar, de forma clara:

• A metodologia de estimativa de custos, indicando quais técnicas serão utilizadas em cada tipo de custo. Isso pode incluir análise histórica, projeções baseadas em volume de atividade, contratos vigentes, custos padrão ou benchmarks de mercado;
• Os critérios de medição e o nível de precisão esperado, reconhecendo que diferentes decisões exigem diferentes níveis de detalhamento. Um orçamento estratégico, por exemplo, pode trabalhar com estimativas mais agregadas, enquanto análises operacionais exigem maior granularidade;
• Os limiares de controle, ou seja, quais variações em relação ao planejado são aceitáveis e a partir de que ponto um desvio passa a exigir análise, justificativa e ação corretiva.

Na prática, esse plano cria disciplina financeira, alinha as áreas e estabelece um processo contínuo de planejamento, monitoramento e ajuste dos custos.

2. Mapear e estimar os custos com profundidade

Não é possível planejar aquilo que não se conhece bem. Por isso, essa etapa exige um mapeamento completo e detalhado de todos os custos da operação, sem exceções.

Ou seja, mapeie até mesmo aqueles menos visíveis ou diluídos no dia a dia.

Aqui, o objetivo é identificar claramente os custos fixos e variáveis, diretos e indiretos, entender como cada custo se comporta em relação ao nível de atividade e estimar seus valores com base em dados confiáveis.

Isso inclui o uso de históricos financeiros, contratos, volumes operacionais, indicadores de produtividade e premissas bem definidas.

Quanto mais profundo e consistente for esse mapeamento, menor será o risco de surpresas ao longo do período orçamentário e maior será a qualidade das análises.

Um bom planejamento de custos reduz a dependência de estimativas genéricas e aumenta a capacidade da empresa de simular cenários e tomar decisões com mais segurança.

3. Use critérios bem definidos para alocação de custos 

A forma como os custos são alocados é tão importante quanto o valor total planejado. Custos mal alocados distorcem a leitura da operação, comprometem análises de rentabilidade e podem levar a decisões equivocadas sobre preços, investimentos ou cortes.

Sempre que possível, os custos devem ser atribuídos diretamente ao centro de custo que efetivamente os gerou, respeitando o princípio de causa e efeito.

Quando isso não for viável, é fundamental adotar critérios de rateio que reflitam o consumo real de recursos, como horas trabalhadas, volume de produção, número de colaboradores, uso de sistemas ou outro direcionador adequado.

Do ponto de vista da controladoria, o uso de critérios consistentes — e, quando necessário, metodologias mais avançadas, como o custeio baseado em atividades (ABC) — aumenta significativamente a qualidade das informações gerenciais. Isso permite análises mais confiáveis por produto, serviço, área ou cliente e fortalece o planejamento financeiro como instrumento estratégico.

Como criar um plano de contas para controle e redução de custos

Depois de definir um plano de gestão de custos, mapear os custos com profundidade e estabelecer critérios claros de alocação, o próximo passo é organizar tudo isso em um plano de contas bem estruturado. É ele que transforma o planejamento em algo prático, mensurável e controlável no dia a dia.

O plano de contas funciona como a linguagem financeira da empresa.

Se ele for genérico demais, a gestão perde visibilidade.

Se for complexo demais, vira um problema operacional.

O desafio está em encontrar o equilíbrio entre detalhamento suficiente para gerar análise e simplicidade para garantir uso consistente.

Confira, a seguir, como construir um plano de contas realmente útil para controle e redução de custos.

1. Estruture o plano de contas a partir da lógica do negócio

O plano de contas deve refletir como a empresa realmente opera, e não apenas uma estrutura contábil padrão. Isso significa organizar as contas de forma coerente com os processos, áreas e decisões que a gestão precisa tomar.

Comece separando claramente:

• Custos fixos e variáveis;
• Custos diretos e indiretos;
• Custos operacionais, administrativos e de suporte.

Essa estrutura cria uma base sólida para análises de comportamento de custos, identificação de alavancas de eficiência e avaliação de impactos financeiros de decisões estratégicas.

2. Crie níveis de detalhamento que facilitem a análise

Um bom plano de contas é organizado em níveis hierárquicos, permitindo análises tanto mais agregadas quanto mais detalhadas, dependendo da necessidade.

Por exemplo:

• Um nível mais alto pode mostrar grandes grupos de custos (pessoal, tecnologia, logística, ocupação);
• Níveis mais baixos detalham esses grupos em contas específicas, permitindo identificar onde estão os principais direcionadores de custo.

Esse formato facilita o acompanhamento periódico, comparações entre orçamento e realizado e análises de variação. Além disso, ajuda a responder perguntas fundamentais, como: quais custos estão crescendo, por quê e se esse crescimento é estrutural ou pontual.

3. Conecte o plano de contas aos centros de custo

Para que o controle seja efetivo, o plano de contas precisa estar diretamente ligado aos centros de custo definidos anteriormente. Cada lançamento deve permitir identificar não apenas o tipo de custo, mas também onde ele foi gerado.

Essa combinação entre plano de contas e centros de custo:

• Aumenta a responsabilidade das áreas sobre seus gastos;
• Permite análises comparativas entre áreas e períodos;
• Dá visibilidade real sobre eficiência operacional.

Quanto mais fiel essa relação for ao consumo real de recursos, mais confiáveis serão as análises de desempenho e as decisões de redução ou realocação de custos.

4. Padronize critérios para evitar distorções

Um erro comum é permitir que o mesmo tipo de gasto seja registrado em contas diferentes ao longo do tempo ou entre áreas. Isso enfraquece o controle e compromete qualquer tentativa de análise histórica.

Por isso, é fundamental definir regras claras de classificação, com exemplos práticos do que deve ser registrado em cada conta. Essa padronização garante consistência, melhora a qualidade dos dados e reduz retrabalho na área financeira.

Na prática, um plano de contas bem definido evita discussões recorrentes e permite que a gestão foque no que realmente importa: entender e melhorar o desempenho financeiro.

5. Use o plano de contas como ferramenta ativa de redução de custos

Quando bem estruturado, o plano de contas deixa de ser apenas um instrumento de registro e passa a ser uma ferramenta ativa de gestão e redução de custos.

Ele permite identificar:

• Custos que crescem de forma recorrente;
• Gastos que não geram valor percebido;
• Oportunidades de renegociação, automação ou eliminação de desperdícios.

Ao longo do tempo, a análise contínua das contas ajuda a separar o que é custo essencial do que pode ser otimizado, apoiando decisões mais conscientes e sustentáveis.

6. Revise e ajuste conforme a empresa evolui

Assim como o planejamento de custos, o plano de contas não é estático. Mudanças no modelo de negócio, crescimento da operação ou novas estratégias exigem ajustes na estrutura de contas.

Revisões periódicas garantem que o plano continue refletindo a realidade da empresa e apoiando decisões relevantes. Um bom plano de contas evolui junto com o negócio — sem perder consistência nem clareza.

Como fazer análise de gestão de custos?

Depois de estruturar um bom planejamento de custos e organizar as informações em um plano de contas bem desenhado, o próximo passo é transformar esses dados em análises que realmente apoiem decisões gerenciais.

A análise de gestão de custos começa com uma pergunta simples, mas poderosa: quais números explicam, de fato, o custo da minha operação?

Para respondê-la, é essencial trabalhar com indicadores bem calculados, consistentes e diretamente conectados à realidade operacional da empresa.

1. Monitore os principais KPIs

Indicadores de desempenho (KPIs), quando bem escolhidos, ajudam a traduzir números em comportamento. No contexto da gestão de custos, eles precisam mostrar composição, evolução ao longo do tempo e impacto no resultado.

Para que esses KPIs sejam confiáveis, eles devem ser extraídos de um plano de contas bem estruturado, com classificação padronizada e conexão clara com centros de custo. Alguns indicadores essenciais são:

• Custo Fixo Total (CFT): mostra o nível mínimo de estrutura que o negócio precisa sustentar para operar. Ele ajuda a entender o peso da estrutura no resultado e é fundamental para análises de ponto de equilíbrio, alavancagem operacional e decisões de crescimento.
• Custo Variável Unitário (CVU): indica quanto cada unidade produzida ou vendida consome de recursos variáveis. Esse indicador é crítico para decisões de precificação, promoções, ganho de escala e análise de viabilidade econômica. Pequenas variações no CVU podem ter grande impacto no resultado final.
• Margem de Contribuição Unitária e Total: revela quanto sobra de cada venda, depois de cobrir os custos variáveis, para pagar os custos fixos e gerar lucro. A margem de contribuição conecta diretamente custos, preço e volume, sendo um dos indicadores mais estratégicos da gestão financeira.
• Custo por Centro de Custo: permite analisar como os recursos estão sendo consumidos por área, processo ou unidade de negócio. Esse indicador é especialmente poderoso quando combinado com o plano de contas, pois permite identificar ineficiências operacionais, excesso de gastos ou baixa geração de valor.
• Custo Operacional sobre Receita (Cost-to-Revenue): mede a eficiência global da operação, mostrando se o crescimento da receita está sendo acompanhado por disciplina de custos. Tendências de alta nesse indicador costumam sinalizar perda de eficiência ou crescimento desorganizado.
• Variação de Custos (Orçado x Realizado): compara o que foi planejado com o que efetivamente ocorreu, ajudando a identificar falhas de estimativa, desvios operacionais ou mudanças de cenário. Esse indicador é essencial para manter o planejamento vivo e ajustável.

2. Transforme a análise de custos em decisões gerenciais

Analisar custos não é apenas acompanhar indicadores isolados. O verdadeiro valor da análise está em cruzar KPIs, identificar causas e definir ações concretas.

Isso significa relacionar os indicadores financeiros aos processos, produtos, serviços e áreas responsáveis pelo consumo de recursos.

Um aumento no custo, por si só, não explica nada. É preciso entender por que ele aumentou e onde isso aconteceu.

Por exemplo, um crescimento contínuo no custo variável unitário pode indicar:

• Ineficiência produtiva;
• Aumento de desperdício de insumos;
• Queda de produtividade;
• Reajustes de fornecedores não absorvidos no preço.

Com um plano de contas bem estruturado, essa investigação se torna muito mais rápida e precisa, pois é possível rastrear a origem do custo, entender seu comportamento e direcionar a ação corretiva para o ponto certo da operação.

3. Use o plano de contas como base para redução de custos

A análise de gestão de custos só se torna uma ferramenta de redução quando permite enxergar padrões, tendências e oportunidades de otimização. O plano de contas, nesse contexto, funciona como o mapa que orienta essa leitura.

Ao analisar a evolução das contas ao longo do tempo, é possível identificar:

• Custos recorrentes que crescem acima da inflação;
• Gastos que não acompanham o crescimento da receita;
• Contas com alto peso financeiro e baixo impacto estratégico.

Esses insights ajudam a priorizar ações de renegociação, automação, revisão de processos ou até eliminação de custos que não geram valor percebido.

4. Faça previsões sobre variações inflacionárias e cambiais nos custos

Custos não mudam por acaso, eles respondem ao ambiente econômico.

Uma análise madura de gestão de custos precisa incorporar projeções inflacionárias e cambiais, especialmente para empresas com estrutura relevante de custos fixos ou exposição a insumos importados.

No caso da inflação, o primeiro passo é identificar, no plano de contas, quais custos são indexados ou sofrem reajustes periódicos, como salários, aluguéis, energia elétrica, contratos de serviços e licenças.

A partir disso, é possível simular cenários e antecipar impactos na margem.

Por exemplo, uma inflação projetada de 6% pode elevar diretamente esses custos e reduzir o resultado se não houver ajustes de preço, ganho de eficiência ou revisão da estrutura de custos.

Já na análise cambial, o foco deve estar nas contas relacionadas a insumos importados, contratos em moeda estrangeira ou fornecedores dolarizados. Uma variação de 10% no câmbio, por exemplo, precisa ser refletida no custo unitário e testada em diferentes cenários de preço e margem.

5. Transforme a análise em um processo contínuo

Por fim, a análise de gestão de custos não deve ser um exercício pontual. Ela precisa fazer parte de um processo contínuo de acompanhamento, aprendizado e ajuste.

Como reduzir custos sem afetar a operação?

O verdadeiro desafio está em identificar onde reduzir com impacto mínimo na eficiência e onde pequenas mudanças geram grande efeito financeiro.

Por isso, a redução de custos deve ser a continuação natural de um bom planejamento, de um plano de contas bem estruturado e de uma análise consistente da gestão de custos.

1. Analise todos os gastos com base em valor e essencialidade

O primeiro passo é avaliar todos os gastos da empresa a partir de duas perguntas-chave:

Esse custo é essencial para a operação? Ele gera valor real para o negócio ou para o cliente?

Com o apoio do plano de contas, essa análise se torna mais objetiva. É possível classificar os gastos em três grandes grupos:

• Custos essenciais, sem os quais a operação não funciona ou perde qualidade crítica;
• Custos que agregam valor, mas que podem ser otimizados em termos de escopo, frequência ou formato;
• Custos que não agregam valor de forma clara, e que representam oportunidades diretas de redução ou eliminação.

Essa abordagem ajuda a evitar cortes indiscriminados e direciona o esforço para onde há desperdício, excesso ou baixa eficiência.

2. Priorize contas com maior impacto financeiro

Nem todo custo merece o mesmo nível de atenção. Uma análise madura foca primeiro nas contas com maior peso no total de custos ou naquelas que apresentam crescimento recorrente acima do esperado.

O plano de contas permite identificar rapidamente quais categorias concentram mais recursos e cruzar essa informação com indicadores como custo por centro de custo, custo operacional sobre receita e variações orçado x realizado. Assim, a gestão direciona esforços para pontos de alavancagem real, onde pequenas melhorias geram economias relevantes.

3. Renegocie com fornecedores de forma estratégica

A renegociação com fornecedores é uma das formas mais eficazes de reduzir custos sem alterar processos produtivos ou comprometer a operação. Mais do que pedir desconto, trata-se de revisar prazos, volumes, condições de pagamento e modelos de contrato.

Com dados históricos organizados no plano de contas, a empresa ganha poder de negociação, pois consegue demonstrar volume, recorrência e previsibilidade. Em muitos casos, ajustes em prazos de pagamento, contratos de longo prazo ou consolidação de fornecedores geram ganhos financeiros significativos sem impacto operacional.

4. Use tecnologia e automação como aliadas da eficiência

Outra frente importante de redução de custos está na automação de tarefas repetitivas e operacionais, que consomem tempo, geram retrabalho e aumentam o risco de erro.

Sistemas de emissão de notas, controle de estoque, gestão de despesas corporativas, conciliação financeira e relatórios gerenciais reduzem custos indiretos, aumentam produtividade e liberam o time para atividades de maior valor agregado. Embora a automação possa exigir investimento inicial, o retorno costuma aparecer rapidamente na forma de eficiência e controle.

5. Avalie impactos antes de executar cortes

Toda iniciativa de redução de custos deve ser acompanhada de uma análise de impacto. Um corte que parece pequeno em uma conta pode gerar gargalos, perda de qualidade ou aumento de custos em outra área.

Por isso, antes de executar qualquer redução, é importante simular cenários, avaliar riscos operacionais e envolver as áreas responsáveis. A redução de custos sustentável é aquela que preserva a capacidade da empresa de entregar valor, protege a margem e fortalece o negócio no longo prazo.

Quais áreas são mais propensas a desperdícios?

Alguns setores internos estão mais sujeitos ao risco de ter recursos como tempo e dinheiro consumidos de forma ineficiente ou desnecessária, sem gerar valor proporcional para o negócio. Veja quais são essas áreas:

• Operações e produção, por superprodução, estoques altos e retrabalho;
• Logística e movimentação de materiais, por transportes e esperas desnecessárias;
• Gestão de estoques, por excesso de inventário e espaço ocioso;
• Processos administrativos e manuais, por redundâncias e falta de automação;
• Recursos humanos e talentos, quando competências são subutilizadas ou mal alocadas.

Quais softwares facilitam a análise de custos?

Os softwares que mais facilitam a análise de custos são os sistemas ERP e as plataformas de gestão de despesas corporativas.

Os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) formam a base da análise de custos. Eles concentram dados financeiros, contábeis, fiscais, operacionais e de compras em um único ambiente. 

A partir de um ERP, sua equipe pode classificar gastos, acompanhar custos por centro de custo, produto ou unidade de negócio e comparar valores orçados e realizados.

Já os sistemas de gestão de despesas corporativas atacam um dos pontos mais críticos da análise de custos: os gastos do dia a dia. Viagens, reembolsos, cartões corporativos e despesas recorrentes costumam se espalhar e esconder desperdícios. 

Ferramentas de gestão corporativa organizam tudo isso, automatizam regras, reduzem erros e transformam despesas pulverizadas em dados analisáveis. 

O Espresso, por exemplo, reúne funcionalidades de controle de notas fiscais e relatórios completos de todo o processo, além de integração com diferentes ERPs financeiros do mercado. Resultado: mais visibilidade, mais controle e menos retrabalho.

E o Excel ainda dá conta da gestão de custos?

Para estruturas simples ou análises pontuais, o Excel pode ser suficiente para a gestão de custos. Porém, quando o volume de dados cresce, surgem múltiplos centros de custo e a necessidade de controle se intensifica, a planilha se torna um recurso limitado.

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Gostou das dicas sobre gestão de custos? Quanto mais a empresa cresce, mais dados surgem, mais centros de custo aparecem e maior é a necessidade de processos bem estruturados.