Os economistas Michael Porter e Peter Drucker ensinaram gerações de gestores que competitividade e eficiência caminham juntas. Mas, na prática real das finanças, muitos programas de redução de custos simplesmente não funcionam como deveriam.

E os números comprovam isso. Empresas que tentaram implementar iniciativas de redução de custos atingem apenas 48% das metas que haviam estabelecido, e muitas não conseguem sustentar ganhos além de 2 anos após o esforço inicial.

Se você está cansado de ver sua empresa falhar nas metas financeiras ou de sentir que “no final do mês sempre tem que cortar algo”, continue lendo o guia abaixo.

Para te ajudar com esse desafio, reunimos o que você precisa para uma estratégia de redução de custos que funciona, com estratégias aplicáveis agora mesmo.

Como classificar e diferenciar custos e despesas na prática?

Custos e despesas são classificados de acordo com a relação que têm com a atividade principal da empresa:

• Custos estão ligados à produção ou entrega do produto/serviço;
• Despesas são os gastos necessários para manter a empresa funcionando, mas que não participam diretamente da produção.

Se você quer evitar erros comuns de classificação, vale olhar com atenção a comparação abaixo.

Quais são os tipos de custos?

Na maioria das classificações usadas na contabilidade, é comum falar dos quatro principais tipos de custos que toda empresa precisa conhecer:

1. Custo fixo (exemplos: aluguel, salários fixos e depreciação de equipamentos);
2. Custo variável (exemplos típicos: matéria-prima, insumos diretos e comissões de vendas);
3. Custos diretos (exemplos: matéria-prima para fazer um item ou horas de trabalho dedicadas a um serviço);
4. Custo indireto (exemplos: energia elétrica, manutenção geral ou supervisão de produção).

O que significa redução de custo?

Redução de custo é o processo de diminuir gastos da empresa, sem prejudicar a qualidade dos produtos ou serviços. O conceito costuma gerar confusão porque muitas pessoas tratam como sinônimo de “corte de gastos”, quando, na prática, são diferentes.

A redução de custos geralmente faz parte de uma estratégia de longo prazo, e o corte de gastos costuma ser uma resposta reativa a dificuldades financeiras.

Por isso, em muitas empresas, gestores que querem reduzir custos enfrentam resistência porque colaboradores associam isso a demissões, cortes de benefícios ou piora nas condições de trabalho, mesmo quando o objetivo é aumentar a eficiência.

Como funciona a redução de custos na prática?

O processo de redução de custos normalmente acontece em algumas frentes bem definidas dentro da gestão financeira e operacional.

Primeiro, a empresa precisa de visibilidade total da estrutura de custos, o que exige um plano de contas bem definido, separação clara entre custos e despesas e, sempre que possível, a utilização de centros de custo e centros de responsabilidade. 

Em seguida, os responsáveis diretos fazem a análise de comportamento dos custos, diferenciando custos fixos e variáveis, diretos e indiretos, e avaliando como eles se comportam em relação ao volume de produção, vendas ou nível de atividade. 

Nessa etapa, indicadores como custo unitário, margem de contribuição, ponto de equilíbrio e custo por processo ganham protagonismo.

A partir dessa leitura, a fase de identificação de ineficiências envolve práticas como:

• Análise de desperdícios operacionais;
• Revisão de processos com retrabalho;
• Avaliação de ociosidade de capacidade produtiva;
• Verificação de overhead excessivo (custos indiretos inflados).

O que a redução de custos foca em identificar e eliminar?

A redução de custos parte do princípio de que existem pontos da operação onde estão concentrados desperdícios, ineficiências e gastos que não geram valor.

Os focos de uma redução de custos normalmente são:

• Ineficiências de processo;
• Custos indiretos elevados (overhead);
• Ociosidade de recursos;
• Contratos e fornecedores desalinhados;
• Excesso de estoque;
• Gastos recorrentes sem controle.

Como fazer um projeto de redução de custos?

Projetos de redução de custos não precisam partir do improviso. Já existem boas práticas consolidadas no mercado para identificar ineficiências:

1. Conduza uma análise de custos para mapear oportunidades de redução

Antes de qualquer decisão, a redução de custos começa com a organização e leitura da estrutura de gastos. A ideia é entender como os custos se comportam, onde estão concentrados e quais realmente pressionam margem e caixa. 

Veja como conduzir uma análise de custos:

• Revisar o plano de contas e separar rigorosamente custos e despesas;
• Classificar custos por natureza (fixos, variáveis, diretos e indiretos);
• Alocar todos os gastos em centros de custo e responsabilidade;
• Analisar variações históricas e crescimento dos custos versus receita.

2. Identifique desperdícios e gargalos nos centros de custo

Gargalos elevam o custo por unidade e desperdícios consomem recursos sem retorno operacional. Para transformar centros de custo, é preciso olhar além dos números:

• Mapear processos e identificar retrabalho ou etapas redundantes;
• Avaliar o nível de utilização de pessoas, máquinas e contratos;
• Identificar perdas de insumos, materiais ou tempo produtivo.

3. Priorize o que deve ser reduzido sem comprometer a operação

Antes de cortar, defina critérios para decidir onde agir:

• Avaliar impacto financeiro absoluto de cada custo;
• Priorizar custos recorrentes e estruturais;
• Simular cenários antes de executar qualquer redução.

4. Estruture um plano de redução de custos por categoria

Após a priorização, a redução de custos precisa sair do diagnóstico e virar plano de ação estruturado.

Organizar o plano por categorias evita iniciativas isoladas e facilita o controle dos resultados. Cada categoria passa a ter metas, responsáveis e indicadores claros.

O plano precisa ser detalhado e mensurável:

• Agrupar custos por categorias (pessoal, insumos, contratos, tecnologia e overhead);
• Definir metas de redução realistas por categoria;
• Estabelecer responsáveis e prazos para cada ação.

5. Execute a redução de custos sem comprometer a eficiência operacional

A execução é onde a maioria dos projetos falha. Economias mal monitoradas geram efeitos colaterais que aparecem meses depois, na forma de queda de produtividade, perda de qualidade ou necessidade de reinvestimento.

Para preservar a operação enquanto reduz custos, veja como executar as estratégias de redução de custos:

• Monitorar desvios orçamentários;
• Acompanhar indicadores operacionais junto aos financeiros;
• Ajustar ações caso haja impacto em produtividade ou qualidade.

Quais ferramentas utilizar para redução de custos?

As melhores ferramentas para redução de custos são os sistemas ERP e as plataformas de gestão de despesas corporativas. São essas tecnologias que possibilitam analisar gastos controlar desvios e tomar decisões baseadas em dados.

Um ERP (Enterprise Resource Planning) é a solução que integra dados de todas as áreas da empresa (financeiro, compras, estoque, produção, vendas e contabilidade) em uma única base de informação.

E as plataformas de gestão de despesas corporativas, como o Espresso, transformam um dos maiores desafios da área financeira: o controle de gastos descentralizados.

O Espresso é uma solução especializada em gestão de despesas, adiantamentos, reembolsos e cartões corporativos, que automatiza o fluxo de prestação de contas e validação com base em políticas internas. 

Você consegue registrar despesas com comprovantes digitalizados, configurar políticas de gastos, gerenciar fluxos de aprovação e obter dashboards em tempo real, além de integrar automaticamente esses dados com o ERP.

Quais processos são mais fáceis de automatizar para gerar economia?

Os processos financeiros mais fáceis de automatizar na empresa, e que geram economia real, incluem:

• Contas a pagar;
• Contas a receber;
• Conciliação e fechamento financeiro;
• Gestão de despesas e reembolsos;
• Folha de pagamento.

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Gostou das nossas dicas para redução de custos? Quanto mais processos repetitivos você automatiza na gestão das despesas, mais controle financeiro a empresa ganha.

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