Com a aprovação da nova reforma tributária, o modelo de apuração e aproveitamento de crédito fiscal no Brasil vai mudar radicalmente.
A substituição de tributos como PIS, COFINS, ICMS e ISS por CBS e IBS promete simplificar o sistema, mas também exige uma adaptação imediata das empresas, principalmente na forma como lidam com as despesas operacionais e administrativas.
Isso inclui repensar como você lida com as despesas de funcionários. Esses gastos, que antes eram vistos com restrições, passarão a representar uma fonte estratégica de crédito fiscal, desde que você as enquadre corretamente.
E para te ajudar a preparar sua operação financeira para aproveitar ao máximo as mudanças desse cenário, neste artigo, vamos te explicar, de forma prática, como você pode gerar e usar o crédito fiscal dentro do novo modelo tributário.
O que é crédito fiscal?
Crédito fiscal é o direito que a empresa tem de abater dos tributos gerados por suas vendas, os tributos pagos anteriormente na compra de determinados produtos e serviços, desde que estas estejam previstas na legislação. Ele é, na prática, uma alavanca de rentabilidade e fluxo de caixa.
Isso acontece por causa do princípio da não-cumulatividade: o governo não quer que o mesmo imposto seja cobrado em cada etapa da operação. Assim, se você já pagou imposto ao contratar um serviço, pode descontá-lo do que pagaria depois, evitando a “cascata” de tributos.
Na prática, isso significa redução de carga tributária e mais eficiência no caixa da empresa. E quanto mais gastos você conseguir documentar corretamente, inclusive de despesas de funcionários, maior será o aproveitamento possível dentro do novo sistema.
Qual a diferença entre crédito tributário e crédito fiscal?
De forma simplificada, o crédito tributário é o valor que o fisco tem a receber da empresa, enquanto o crédito fiscal é o valor que a empresa tem o direito de recuperar ou compensar com tributos futuros.
Assim, o crédito tributário é um conceito mais amplo e está relacionado ao direito da administração pública de cobrar um tributo de alguém.
Por exemplo, imagine que sua empresa venda serviços de consultoria e emita uma nota com R$10.000 em serviços e R$1.000 em tributos. Esses R$1.000 são o valor que o fisco espera receber de você: o crédito tributário da União ou dos estados/municípios.
Já o crédito fiscal, por outro lado, é o que você, como contribuinte, pode utilizar para abater tributos devidos.
Por exemplo: imagine que você contratou um fornecedor para um software usado diretamente na entrega do serviço ao cliente e pagou R$500 de tributo na nota fiscal desse software. Esse valor pode ser considerado crédito fiscal da empresa, e você poderá usá-lo para abater parte do R$1.000 devido ao fisco.
Em outras palavras, o crédito tributário está do lado do governo, e o crédito fiscal está do seu lado, como uma oportunidade de reduzir a carga tributária.
Como funciona o crédito de imposto?
O crédito de imposto ou crédito fiscal funciona como um mecanismo de compensação: tudo aquilo que sua empresa paga de tributo embutido em compras pode ser usado para abater, total ou parcialmente, o valor de imposto devido de vendas.
Na prática, o processo começa quando o crédito fiscal é lançado na contabilidade da empresa como um valor a recuperar. Esse lançamento normalmente ocorre no momento em que a nota fiscal é recebida e validada, já com o imposto destacado.
A partir daí, esse crédito entra no sistema fiscal e passa a compor o saldo que será usado para compensar o tributo devido nas saídas. Ou seja, nas vendas da empresa.
Durante a apuração periódica dos tributos (mensal ou trimestral, conforme o regime), o sistema cruza os débitos gerados nas vendas com os créditos acumulados nas compras, concretizando o princípio da não-cumulatividade:
- Se o crédito fiscal for menor que o débito, a diferença será recolhida;
- Se o crédito fiscal for maior, o saldo poderá ser compensado em períodos futuros ou, conforme regulamentação da CBS e IBS, ressarcido.
Esse processo exige um fluxo bem estruturado entre os times fiscal, contábil e financeiro, com sistemas integrados e controle rigoroso da documentação. Afinal, com a digitalização prevista na nova reforma, os créditos passarão por validações automáticas, e qualquer inconsistência poderá resultar na glosa do crédito fiscal ou até autuação.
Quais impostos geram crédito fiscal?
Os principais tributos que geram crédito fiscal são o PIS, a COFINS, o ICMS, o IPI e, com menos frequência, o ISS. Com a nova reforma tributária, essa fragmentação será substituída por um modelo unificado com CBS (em nível federal) e IBS (em nível estadual e municipal).
Essa mudança altera profundamente a forma como o crédito fiscal será apurado. A lógica aplicada será mais ampla e padronizada para a geração de créditos, baseada no conceito de imposto sobre valor agregado (IVA) e no princípio da não-cumulatividade financeira plena.
Assim, o que hoje exige interpretação subjetiva, após a reforma será resolvido com base em critérios técnicos, definidos em legislação nacional.
Exploraremos essas mudanças em mais detalhes a seguir.
O que mudou no aproveitamento de crédito fiscal com a nova reforma tributária?
Agora, o aproveitamento de crédito fiscal será mais amplo, padronizado e tecnicamente objetivo. Isso porque não é apenas o nome dos tributos ou a sistemática de cálculo que irão mudar, mas também a lógica do aproveitamento, levando a menos interpretação subjetiva e mais objetividade técnica.
A principal mudança da reforma tributária está na substituição de diversos tributos fragmentados, como ICMS, PIS, COFINS e ISS, por dois impostos sobre valor agregado:
- CBS (federal);
- IBS (estadual e municipal).
Essa reformulação altera não só quais tributos serão compensáveis, mas também como o crédito fiscal será gerado, documentado e aproveitado.
Hoje, a apuração do crédito fiscal exige que você interprete diferentes legislações e regras específicas para cada tributo:
- ICMS depende da origem e destino das mercadorias;
- PIS e COFINS só aceitam créditos para empresas no Lucro Real e sob uma lógica restritiva;
- ISS raramente é compensável.
Além disso, a legislação atual impõe limites claros sobre quais despesas são aceitas: apenas aquelas com vínculo direto e essencial com a atividade da empresa, conforme interpretação do fisco.
Na prática, isso gera insegurança, perda de créditos legítimos e um alto custo de conformidade.
Com a CBS e o IBS, esse cenário muda significativamente. O crédito fiscal será gerado sempre que a empresa adquirir um bem ou serviço tributado, desde que a operação esteja vinculada à atividade econômica. Ou seja, não haverá a necessidade de provar essencialidade ou vínculo direto com o produto final.
Isso significa que despesas operacionais mais amplas, incluindo áreas como TI, marketing e até gastos de colaboradores, passam a ter potencial de gerar crédito fiscal, desde que bem documentadas.
Dessa forma, a lógica será mais simples: pagou imposto na entrada, documentou corretamente, vinculou à operação? Gera crédito fiscal.
Essa objetividade reduz o risco fiscal e aumenta a previsibilidade na gestão tributária.
Outra mudança importante está na forma de comprovar essas despesas. Se hoje ainda existe margem para discussões com base em contratos, relatórios ou documentos internos, com a reforma, a nota fiscal eletrônica se torna peça central.
Ou seja, somente operações com NF-e válida, com CNPJ correto, descrição precisa e tributo destacado, poderão gerar crédito fiscal. Notas emitidas em nome de colaboradores, recibos simples ou comprovantes de pagamento sem validade fiscal não serão aceitos.
Isso porque a sistemática de apuração será digital e integrada, e os dados transmitidos eletronicamente aos fiscos servirão como base para validação ou rejeição automática dos créditos.
Na prática, a pergunta “posso gerar crédito de ICMS, PIS e COFINS ao mesmo tempo?” deixará de fazer sentido, já que a apuração dos créditos não acontecerá mais de forma individualizada para cada tributo e passará a operar em um ambiente unificado, com créditos atribuídos diretamente à CBS e ao IBS.
Com isso, o foco deixa de ser o tipo de imposto envolvido e passa a ser a qualidade do processo interno: quem compra, como compra e como registra.
Se sua empresa ainda trata o crédito fiscal como um item pontual, é hora de encarar isso como uma engrenagem contínua e estratégica porque, no novo sistema, essa eficiência será um diferencial competitivo real.
Quais despesas de funcionários podem gerar crédito fiscal?
O novo modelo criado pela reforma tributária permite que aquisições de bens e serviços feitas para viabilizar o trabalho dos colaboradores sejam aproveitadas como crédito, desde que atendam aos critérios legais: vínculo com a atividade, documentação formal e efetivo pagamento do tributo na etapa anterior.
Isso inclui, por exemplo, passagens aéreas, hospedagem, transporte por aplicativo, refeições corporativas, treinamentos e licenças de software utilizadas pelos colaboradores. No entanto, é preciso que além de o gasto estar formalmente vinculado à operação, que tenha ocorrido por interesse da empresa, e não por conveniência pessoal.
A chave está na prevenção: o processo de prestação de contas terá que mudar do físico para o digital, e garantir a rastreabilidade do gasto.
Assim, empresas que ainda mantém seus processos extremamente manuais, com uso de registro de despesas em planilhas e e-mails, ou mesmo a prática de tirar cópia de todos os comprovantes e entregá-los colados em folhas sulfites em uma pilha de papel, precisarão se atualizar para evitarem qualquer risco de serem autuadas pelo Fisco.
A melhor saída para isso é contar com soluções, como o Espresso, que são especialistas em automatizar os processos de gestão de despesas dos funcionários, não só garantindo rastreabilidade do gasto, mas também dando mais segurança ao processo, devido ao uso de antifraudes, e transparência sobre os gastos de toda a empresa.
Despesas com cartão corporativo podem ser aproveitadas como crédito fiscal?
Despesas pagas com cartão corporativo podem sim gerar crédito fiscal. O uso do cartão corporativo, por si só, não é um impeditivo para o crédito. Na verdade, ele pode ser uma ferramenta eficiente para centralizar despesas recorrentes, como hospedagem ou aquisição de serviços.
Como explicamos anteriormente, o que inviabiliza o crédito fiscal, na prática, é a ausência de documentação fiscal adequada ou o uso do cartão para gastos pessoais ou sem comprovação fiscal.
Com a nova sistemática trazida pela reforma, mais do que permitir o uso do cartão, sua empresa precisa garantir que ele esteja inserido em um fluxo fiscalmente eficiente, com coleta e conferência de documentos, categorização correta das despesas e integração com o sistema contábil.
Inclusive, é por isso que, atualmente, o mais recomendado é adquirir cartões corporativos de instituições que sejam especializadas em gestão de despesas, como o Espresso, do que de instituições bancárias tradicionais.
Isso porque, diferente das soluções de gestão de despesas, as instituições bancárias tradicionais apenas fornecem o meio de pagamento, sem conseguir realizar a conferência automática dos comprovantes de gastos, categorização nos centros de custos e integração com o ERP.
Em outras palavras: o cartão corporativo não é o problema, o risco está na informalidade do uso e na fragilidade do controle. Se bem gerido, ele pode ser um aliado no aproveitamento de créditos fiscais no novo cenário tributário.
Leia também: Cartão corporativo: um guia completo para sua empresa
Existe diferença no crédito fiscal entre adiantamento e reembolso?
Na prática, o valor do crédito fiscal não se altera baseado no modelo de gestão de despesas ao qual a sua empresa é adepta. Porém, a escolha entre o adiantamento ou o reembolso impacta diretamente na sua capacidade de efetivamente conseguir aproveitar esse crédito fiscal.
Isso porque adiantamentos permitem maior controle e previsibilidade fiscal, facilitando o cumprimento dos critérios exigidos pela legislação na geração de crédito sobre CBS e IBS. Já os reembolsos, apesar de mais seguros financeiramente, tendem a apresentar mais falhas na documentação fiscal, dificultando ou inviabilizando o aproveitamento do crédito.
Mas, existem outros aspectos que você deve levar em consideração ao decidir por um modelo ou outro.
No adiantamento, apesar de se ter mais assertividade sobre a conformidade da NF do serviço ou produto adquirido, a empresa fica exposta a mais riscos operacionais relevantes: fraudes, mau uso dos valores e dificuldade de controle.
O reembolso, por sua vez, embora mais limitado para aproveitamento fiscal e mais simples do ponto de vista do fluxo financeiro, apresenta riscos significativos que precisam ser monitorados de perto, inclusive com potencial de gerar passivos trabalhistas.
Por isso, a escolha entre um ou outro modelo não deve ser apenas tributária, e sim uma decisão estratégica que equilibre controle fiscal com segurança operacional.
Uma via alternativa ao adiantamento e o reembolso, é o uso de cartões corporativos pré-pagos. Com eles, o financeiro tem mais controle sobre os gastos dos funcionários, além de se proteger de fraudes e irregularidades de forma muito mais eficiente.
Leia também: Como escolher o melhor cartão pré-pago corporativo?
Como comprovar que a despesa feita pelo colaborador é da empresa?
Na prática, a melhor forma de comprovar que a despesa feita pelo colaborador é da empresa é controlar a origem da despesa desde antes dela acontecer. Isso significa ter um processo estruturado em que o colaborador informe previamente a finalidade do gasto, utilize canais autorizados para a compra, e apresente NF-e emitida em nome da empresa, com dados consistentes e vinculados ao centro de custo correto.
Quanto mais cedo essa rastreabilidade começar, maior a chance de você conseguir aproveitar o crédito fiscal e evitar glosas no futuro.
Mas sabemos que nem sempre é assim que acontece. Em muitas empresas, os gastos de funcionários ocorrem de forma descentralizada, especialmente em áreas como comercial, operações e eventos. Nesses cenários, garantir a comprovação fiscal e o vínculo da despesa com a empresa irá exigir mais do que um bom processo: exigirá tecnologia de apoio. Ou seja, uma plataforma de gestão de despesas corporativas.
Inclusive, é por isso que a adoção das plataformas de gestão de despesas corporativas tem aumentado exponencialmente.
Sistemas como o Espresso, por exemplo, permitem ao colaborador registrar o gasto em tempo real, anexar documentos, categorizar a despesa e vincular automaticamente ao projeto, centro de custo ou cliente correspondente. Isso reduz erros e eleva o nível de controle.
Esse cuidado operacional é essencial para assegurar o aproveitamento do crédito fiscal com base na nova reforma tributária.
Isso porque, com a implementação da CBS e IBS, os créditos passarão a ser validados automaticamente por meio de sistemas eletrônicos, que cruzam informações da nota fiscal com os registros da empresa. Se houver qualquer inconsistência, como ausência de vínculo contábil ou lançamento fiscal incompleto, o crédito será recusado.
É por isso que a integração entre financeiro, contabilidade e fiscal precisa estar afinada. E, nesse quesito, ferramentas de gestão de despesas com integração contábil automatizada ajudam a reduzir esses erros e garantem que as informações fluam corretamente até o fechamento tributário.
Isso reduz falhas humanas, melhora o compliance fiscal e transforma um ponto crítico da rotina financeira em uma oportunidade real de eficiência tributária.
No final das contas, a reforma tributária tem se baseado na tese da transformação digital das empresas e na adoção de tecnologias de gestão. É por isso que tanto para comprovar que uma despesa de colaborador é da empresa, quanto para garantir o direito ao crédito fiscal, a melhor decisão é aderir às tecnologias de gestão financeira, como o Espresso.
Agora que você já sabe como fazer para aproveitar as despesas de funcionários para gerar crédito fiscal para sua empresa, compartilhe com um amigo para que ele também fique sabendo como fazer para garantir esse direito da empresa!
