Despesas de viagem são, hoje, um dos grandes centros de custos e riscos fiscais em qualquer empresa que execute operações fora da sua sede. Só em 2023, as empresas brasileiras gastaram mais de R$25 bilhões em viagens corporativas, segundo a Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas (Abracorp).
E, enquanto o mercado cresce, cresce também a pressão para que profissionais financeiros dominem não apenas como calcular despesas de viagem, mas como garantir que esses gastos estejam em perfeita conformidade contábil e fiscal, evitando multas, passivos trabalhistas ou mesmo problemas de imagem para a organização.
Do relatório de despesas de viagem a trabalho às regras do adicional de viagem a trabalho CLT, existem nuances legais, limites fiscais e exigências de comprovação que podem impactar diretamente o caixa da empresa e a segurança jurídica das operações.
Por isso, neste artigo vamos te ajudar a mergulhar fundo nos principais tópicos que envolvem despesas de viagem para que você entenda tudo sobre o tema.
Continue lendo até o final para saber como lidar com as despesas de viagem na rotina financeira! Boa leitura!
O que diz a CLT sobre viagens a trabalho?
Basicamente, na visão da CLT, a viagem corporativa é considerada uma obrigação funcional: o empregado está fora do local habitual de trabalho, mas ainda a serviço da empresa.
A verdade é que a CLT não tem um artigo único dedicado exclusivamente às despesas de viagem. As regras aparecem espalhadas em artigos sobre diárias, adicionais e remuneração.
Na prática, isso faz com que muita empresa acabe tropeçando em detalhes que poderiam ser evitados.
O grande cuidado está em como tratar financeiramente esses deslocamentos. Afinal, dependendo de como você paga essas despesas, principalmente diárias ou adicionais de viagem, elas podem ou não integrar parte do salário.
E isso muda tudo, inclusive no cálculo de férias, 13º salário e encargos sociais.
A lei, mais precisamente o artigo 457, § 2º da CLT, diz que valores pagos a título de ajuda de custo, diárias de viagem e abonos não integram o salário, desde que não ultrapassem 50% da remuneração mensal do colaborador.
O problema é que, se esses valores ultrapassarem esse limite ou forem pagos com frequência, sem a devida comprovação através de um RDV, eles podem passar a ser considerados parte do salário. E aí, vêm as contribuições previdenciárias, FGTS e reflexos trabalhistas.
Por exemplo: imagine que a empresa começa a pagar uma diária fixa para um gerente viajar, sem exigir notas fiscais nem relatório detalhado. Se isso vira algo rotineiro, a Justiça do Trabalho pode entender que não se trata mais de reembolso ou ajuda de custo, mas de uma verba salarial disfarçada.
E isso gera passivos enormes, tanto trabalhistas quanto tributários.
Outro ponto que muita gente esquece é que se a empresa não reembolsa corretamente as despesas de viagem a trabalho, isso pode até justificar uma rescisão indireta do contrato, por ferir os deveres do empregador.
Ou seja, não é só uma questão contábil ou fiscal, a gestão e comprovação das despesas de viagem a trabalho é uma questão legal séria.
É por isso que o departamento financeiro precisa conhecer não só a lei, mas como aplicá-la no dia a dia.
Nesse ponto, entram as políticas internas, processos bem definidos, uso de soluções robustas de prestação de contas de despesas de viagem a trabalho e alinhamento constante com o jurídico.
Lembre-se: no fim, a diferença entre compliance e um grande problema trabalhista costuma estar nos detalhes.
O que a CLT diz sobre diárias de viagem?
Primeiro, vale dizer que a CLT não proíbe o pagamento de diárias. Pelo contrário, ela reconhece que viajar gera custos extras para o trabalhador. O que a lei impõe, como explicamos anteriormente, é um limite: se as diárias ultrapassarem 50% do salário mensal do colaborador, elas passam a ser consideradas parte do salário.
No entanto, não há, na lei, nenhum valor fixo definido para diárias. Isso significa que as empresas têm liberdade para estipular valores, desde que façam isso com critério técnico e documentos que justifiquem os custos.
Por isso, as empresas mais estruturadas criam políticas detalhadas para diárias, incluindo:
- valores máximos por cidade ou região;
- obrigatoriedade de apresentação de comprovantes;
- definição clara de quais custos a diária deve cobrir (alimentação, transporte local etc.);
- vinculação ao relatório de despesas de viagem a trabalho.
Grandes empresas e órgãos públicos costumam trabalhar com tabelas regionais para diárias. É uma prática saudável para o setor privado também.
Inclusive, você pode baixar gratuitamente o Panorama sobre a Gestão de Despesas Corporativas 2025 para descobrir o valor praticado pelo mercado atualmente. Nele você encontra os padrões e tendências identificados em mais de 1000 empresas brasileiras.
Outro detalhe que pesa muito: mesmo servindo para cobrir gastos como hospedagem, alimentação e transporte local, as diárias não substituem a necessidade de documentação.
Mesmo que você pague uma diária fixa, o ideal é exigir do funcionário o relatório de despesas de viagem a trabalho, comprovando onde e como o dinheiro foi gasto. E isso serve, principalmente, para resguardar a empresa diante do fisco e da Justiça do Trabalho.
Agora, na prática, as diárias de viagem podem ser vantajosas quando a empresa busca simplicidade administrativa. Imagine viagens curtas e frequentes, onde o custo médio é previsível. Nesses casos, a diária reduz a burocracia de reembolsos pequenos. Porém, também é preciso cautela, já que as diárias são mais suscetíveis às fraudes.
Por outro lado, para viagens longas, internacionais ou para funções que exigem gastos muito variáveis, é mais seguro optar por reembolso de despesas, uso de cartão corporativo ou, até mesmo, adiantamento.
Isso te ajuda a manter o controle fino dos gastos e evitar pagamentos indevidos ou excessivos.
Há casos em que as empresas até combinam métodos: usam diárias para alimentação e pequenos gastos, mas exigem reembolso para hospedagem e transporte, por exemplo.
A chave é sempre adequar o modelo ao perfil da viagem corporativa e às exigências fiscais e contábeis.
Além desses pontos que vimos até agora, há ainda uma questão fiscal que precisa ser levada em conta: diárias devidamente comprovadas não são tributáveis, mas se pagas sem comprovação, podem ser glosadas pela Receita Federal como despesa dedutível do IRPJ ou até virar questionamento trabalhista.
Por fim, vale lembrar que há diferenças entre as diárias e o adicional de viagem a trabalho CLT. Sendo que, esse último, trata de situações específicas de insalubridade, periculosidade ou condições adversas.
Quando a empresa tem que pagar adicional de viagem?
A empresa só é obrigada a pagar adicional de viagem a trabalho CLT quando a viagem coloca o colaborador em condições especiais que vão além do simples deslocamento. Ou seja, não basta o fato de viajar: o adicional é devido quando a viagem envolve riscos, insalubridade, periculosidade ou situações que provoquem maior desgaste físico ou mental.
Vamos simplificar. As diárias de viagem existem para cobrir custos básicos como hospedagem, alimentação e transporte local enquanto o profissional está fora da base de trabalho. Elas não remuneram riscos ou condições adversas.
Já o adicional é algo completamente diferente: é um pagamento extra que surge em situações específicas, quando há fatores de risco, desconforto ou exposição a condições anormais.
Por exemplo, um técnico de manutenção que precise visitar indústrias químicas ou áreas de produção onde há exposição a agentes químicos ou ruídos elevados.
Nessas circunstâncias, além do reembolso das despesas de viagem, pode ser obrigatório pagar adicionais justamente pela natureza diferenciada do ambiente ou das condições do trabalho.
É importante ressaltar que a CLT em si não cria um “adicional de viagem”. O que existe, na prática, são decisões judiciais e normas coletivas que exigem pagamentos extras quando a viagem a trabalho impõe condições especiais.
Ou seja, o adicional nasce de circunstâncias específicas, como quando a viagem obriga o colaborador a trabalhar em condições insalubres ou perigosas, e não do simples fato de viajar.
Outro ponto que costuma pegar muitas empresas de surpresa é o impacto do tempo gasto em deslocamentos longos.
Dependendo do entendimento da Justiça do Trabalho ou de cláusulas em acordos coletivos, esse tempo pode ser considerado como jornada de trabalho. E isso implica pagamento de horas extras ou adicionais, principalmente quando o deslocamento ultrapassa a jornada normal ou ocorre em finais de semana e feriados.
Por isso, quem está no financeiro precisa:
- Analisar cada viagem sob o ponto de vista das condições envolvidas;
- Consultar convenções coletivas da categoria;
- Registrar corretamente essas despesas no relatório de despesas de viagem a trabalho;
- Prever impacto financeiro na folha, caso seja devido algum adicional.
Ignorar esses detalhes pode gerar passivos trabalhistas elevados. Existem casos nos quais as empresas foram autuadas por não pagar adicionais a empregados que viajavam para áreas de risco, mesmo com todas as despesas de viagem reembolsadas.
Quais são as despesas de viagem?
As despesas de viagem são todos os gastos que o colaborador precisa fazer para cumprir suas atividades fora da base da empresa, e que, por isso, devem ser custeados ou reembolsados pelo empregador.
Mas atenção: não é qualquer gasto durante a viagem corporativa que entra nessa conta. Para serem legítimas, essas despesas precisam ser necessárias, razoáveis, comprovadas e diretamente relacionadas ao trabalho.
E o desafio é justamente saber separar o que é custo empresarial legítimo daquilo que pode ser interpretado como gasto pessoal ou até abuso.
Em termos gerais, as despesas de viagem mais comuns incluem:
- Hospedagem, incluindo taxas obrigatórias de serviço;
- Transporte, seja aéreo, rodoviário, ferroviário, aluguel de carro, aplicativos de transporte ou táxi;
- Alimentação, durante deslocamentos e estadas;
- Despesas com comunicação, como internet ou ligações telefônicas, se vinculadas ao trabalho;
- Estacionamento e pedágios, quando necessários para os deslocamentos;
- Taxas bancárias ou câmbio, no caso de viagens internacionais;
- Inscrições em eventos, quando relacionados à atividade profissional;
- Despesas menores (acessórias), como materiais de escritório comprados no local para atender urgências do trabalho.
O grande segredo aqui é sempre poder comprovar que o gasto foi necessário e relacionado à viagem corporativa. Esse ponto é fundamental tanto para evitar problemas trabalhistas quanto para garantir que a despesa possa ser deduzida do IRPJ no regime do Lucro Real.
Empresas que não controlam bem isso correm risco de glosas fiscais, caso a Receita Federal entenda que o gasto foi pessoal ou excessivo.
É por isso que planilhas de reembolso e relatórios manuais não são indicados para essa prática. Essas ferramentas manuais acabam deixando muitas brechas que podem prejudicar a empresa.
O mais indicado é usar soluções de prestação de contas e gestão de despesas de funcionários, como o Espresso. O Espresso automatiza todo o processo, desde o registro das despesas pelo funcionário até a conferência da despesa frente à política de despesas e detecção de fraudes.
Além disso, e um dos pontos mais importantes para proteger juridicamente a empresa, o Espresso garante a rastreabilidade do gasto, resguardando a empresa de qualquer passivo trabalhista.
E não é só isso. A questão das despesas permitidas vai muito além da lista básica. Por exemplo:
- Multas de trânsito normalmente não são consideradas despesas de viagem legítimas, salvo raras exceções, porque decorrem de ato ilícito;
- Compras pessoais misturadas com notas fiscais de consumo em viagem não são dedutíveis;
- Despesas com acompanhantes (esposas, filhos, amigos) em viagens corporativas dificilmente são aceitas como custo da empresa.
Para evitar esse tipo de problema, as empresas mais estruturadas costumam seguir algumas diretrizes essenciais, como as que aparecem no Panorama sobre a Gestão de Despesas Corporativas 2025.
Políticas claras são, muitas vezes, o melhor escudo jurídico que uma empresa pode ter.
O que é mais seguro: adiantamento, cartão ou reembolso posterior?
Em empresas menores ou em viagens pontuais, o reembolso posterior costuma funcionar bem, mas exige disciplina. Já o adiantamento é útil quando a empresa precisa evitar que o colaborador tire dinheiro do bolso, mas pede rigor na prestação de contas. E o cartão corporativo tende a ser a solução mais prática e segura, desde que haja políticas claras e controle digital sobre os gastos.
Vamos explorar as diferenças na prática:
1. Adiantamento
No modelo de adiantamento, a empresa evita que o funcionário precise usar recursos próprios, o que é especialmente importante para colaboradores com menor poder aquisitivo. Também, ajuda a planejar o caixa, já que os valores são liberados com antecedência.
No entanto, o maior risco está no controle. Se não houver prestação de contas rigorosa e rápida, sobra dinheiro não devolvido ou gastos sem comprovação.
Caso o colaborador não apresente notas fiscais ou um relatório de despesas de viagem, a empresa fica exposta a riscos fiscais, além de possíveis conflitos internos.
2. Cartão Corporativo
O cartão corporativo é cada vez mais usado em empresas que buscam agilidade e rastreabilidade das despesas de viagem.
O colaborador recebe um cartão com limite pré-aprovado e utiliza para pagar despesas relacionadas à viagem. Isso confere maior controle, pois todas as despesas ficam registradas em fatura única, facilitando auditorias.
Além disso, permite bloqueio imediato em caso de irregularidades.
Mas, pode incentivar gastos supérfluos se não houver política clara sobre o que pode ou não ser pago com o cartão. E, em caso de extravio ou uso indevido, pode haver prejuízo financeiro até que o limite seja bloqueado.
3. Reembolso de despesas
O reembolso dá poder de decisão ao financeiro, pois nada é pago antes da validação dos documentos. Além de ajudar a coibir abusos, já que o colaborador sabe que precisará prestar contas detalhadamente.
O risco está no fato de que o gasto pode pesar no bolso do funcionário, gerar insatisfação se o processo de reembolso for lento ou burocrático, e, até mesmo, uma possível ação trabalhista.
Como comprovar despesas de viagem?
Para comprovar despesas de viagem, a empresa precisa apresentar documentos que demonstrem não apenas o valor gasto, mas também o motivo e a relação do gasto com a atividade profissional.
Afinal, despesas de viagem sem nota fiscal podem gerar penalidades fiscais e trabalhistas.
Na prática, a segurança na gestão das despesas de viagem está em exigir documentação adequada, manter processos organizados e aproveitar a tecnologia para evitar perdas ou falhas.
1. Notas fiscais
Nota fiscal é documento fiscal oficial, previsto em lei, emitido por pessoas jurídicas ou, em alguns casos, por profissionais autônomos devidamente registrados como contribuintes. Ela tem implicações fiscais porque recolhe tributos como ISS, ICMS ou outros impostos, dependendo do serviço ou produto.
É por isso que o documento mais sólido para comprovar qualquer despesa ainda é a nota fiscal. Principalmente quando falamos de serviços como hospedagem, alimentação e transporte, onde a legislação exige documento fiscal emitido regularmente.
Por exemplo:
- Hotéis devem emitir nota fiscal de prestação de serviço, discriminando diárias, taxas e eventuais consumos extras;
- Restaurantes precisam emitir nota fiscal ao consumidor final;
- Transportes terrestres, aéreos ou marítimos devem ter bilhetes ou notas fiscais vinculadas ao passageiro ou à empresa.
E aqui vai uma dica prática: sempre que possível, peça para que a nota fiscal saia em nome da empresa. Isso reforça o vínculo da despesa ao negócio e aumenta as chances de aceitação do gasto como dedutível para fins fiscais.
2. Recibos simples
Já o recibo é um documento particular. Pode ser emitido por pessoas físicas que não são obrigadas a emitir nota fiscal ou por profissionais autônomos não inscritos como empresa.
Nem sempre se consegue nota fiscal, especialmente em regiões pequenas ou em serviços informais. Nesses casos, o recibo é o recurso possível, mas há regras a seguir:
- Deve conter data, valor, nome e CPF ou CNPJ de quem prestou o serviço;
- Precisa descrever claramente o serviço ou produto fornecido.
Além disso, apesar de o recibo servir para comprovar que um valor foi pago, ele não possui a mesma força fiscal da nota.
Ou seja, o recibo pode resolver a prestação de contas internamente ou até na esfera trabalhista, mas não garante dedução fiscal em todos os casos.
3. Documentação digital
Com a tecnologia, cada vez mais empresas estão digitalizando seus processos. Softwares de gestão permitem anexar fotos de notas fiscais ou recibos diretamente em plataformas integradas, vinculando cada gasto ao relatório de despesas de viagem a trabalho.
E isso traz benefícios claros:
- evita extravios de documentos;
- agiliza auditorias;
- cria um arquivo seguro em caso de fiscalização.
Alguns estudos do setor de tecnologia empresarial indicam ganhos expressivos com a digitalização: empresas que adotam processos digitais reduzem, em média, entre 40% e 60% o tempo gasto com auditorias internas.
Além disso, essas mesmas empresas conseguem diminuir de forma significativa o risco de erros ou fraudes, especialmente em processos ligados às despesas de viagem.
E vale sempre lembrar: não basta ter as notas guardadas soltas numa gaveta ou numa pasta digital. Todas as despesas precisam ser agrupadas em um relatório de despesas de viagem, detalhando valores, datas, motivos da viagem e documentos comprobatórios.
Esse relatório é o elo entre o gasto feito na ponta e o controle interno da empresa, além de ser a principal defesa em caso de auditorias fiscais ou trabalhistas.
Como auditar gastos feitos durante a viagem?
Em essência, auditar é comparar o que foi gasto com o que era permitido, previsto e necessário. Mas não basta conferir valores. É preciso analisar contexto, padrões e até comportamento dos colaboradores.
Vamos ver como fazer isso de forma prática.
1. Confira documentos e relatórios
Na prática, a auditoria começa pela conferência do relatório de despesas de viagem a trabalho:
- As datas batem com a viagem realizada?
- Há nota fiscal ou recibo para cada gasto?
- Os valores estão dentro dos limites estabelecidos?
- As notas foram emitidas no local onde a viagem ocorreu?
Por exemplo, se um colaborador esteve em Salvador e aparece uma nota fiscal de restaurante em São Paulo naqueles dias, é sinal de algo errado. Ou, se aparece gasto duplicado, como duas diárias de hotel para a mesma data, precisa ser investigado.
2. Analise padrões de comportamento
Muitos problemas em despesas de viagem não aparecem numa única nota, mas em padrões. Alguns sinais de alerta:
- Colaboradores que sempre gastam acima dos limites, independentemente do destino;
- Notas emitidas em horários suspeitos, como altas horas da madrugada, sem justificativa plausível;
- Mesmo fornecedor em todas as viagens, sem variação, o que pode indicar conluio;
- Gastos constantes em locais caros, sem necessidade aparente.
Empresas mais estruturadas usam ferramentas de inteligência artificial para identificar esses padrões.
3. Use tecnologia para automatizar o processo
Hoje, a auditoria manual está cada vez mais obsoleta. Softwares especializados conseguem:
- Cruzar dados automaticamente;
- Alertar quando gastos ultrapassam limites;
- Identificar notas duplicadas;
- Gerar relatórios gerenciais por centro de custo ou por colaborador.
Além disso, sistemas digitais, como o Espresso, permitem anexar imagens das notas diretamente ao relatório, facilitando auditorias futuras e reduzindo o risco de perda de documentos.
Como contabilizar reembolso de despesas de viagem?
Para contabilizar corretamente o reembolso de despesas de viagem, a empresa deve registrar esses valores como despesas operacionais, baseadas em documentos que comprovem que cada gasto foi necessário e relacionado ao trabalho.
Isso garante não só a regularidade contábil, mas também a segurança fiscal, pois despesas reembolsadas sem comprovação podem ser glosadas pelo fisco ou até gerar encargos trabalhistas.
Inclusive, o ponto mais importante é entender que, no reembolso, o colaborador paga as despesas do próprio bolso e depois recebe de volta o valor gasto. Esse valor, quando comprovado com notas fiscais ou documentos idôneos, não é considerado remuneração e, portanto, não sofre incidência de INSS, FGTS ou imposto de renda retido na fonte.
Do ponto de vista contábil, o lançamento do reembolso normalmente é feito assim:
- Débito: Despesas de Viagem (Despesa Operacional)
- Crédito: Obrigações a Pagar ou Caixa/Bancos
Outro ponto crucial é vincular cada despesa ao centro de custo correto. Isso não só garante transparência e controle, mas também permite ao financeiro identificar quais áreas estão gerando mais gastos e onde há oportunidades de redução de custos.
Empresas que investem em sistemas integrados conseguem fazer esse vínculo automaticamente, evitando retrabalho e aumentando a precisão dos dados.
Como vincular despesas de viagem aos centros de custo?
Na prática, vincular gastos aos centros de custo significa associar cada despesa ao departamento, projeto, filial ou unidade de negócio que a originou.
Por exemplo, se um gerente comercial faz uma viagem a trabalho para visitar clientes em outra cidade, os gastos com hospedagem, alimentação e transporte devem ser vinculados ao centro de custo “Comercial” ou ao projeto específico que está sendo atendido.
Quando não há essa vinculação por centro de custo, as despesas acabam alocadas em contas genéricas, como “despesas avulsas”, o que gera vários problemas. O principal problema é a dificuldade em defender esses gastos numa eventual fiscalização, já que o fisco quer ver rastreabilidade.
Antes de qualquer coisa, é preciso entender se os centros de custo estão criados de forma eficiente para a empresa. Uma estrutura eficiente geralmente tem hierarquia, permitindo analisar dados de forma macro ou detalhada.
Por exemplo, você pode ter um centro de custo Comercial, desdobrado em regiões e, dentro delas, em filiais específicas.
O segredo, porém, está no equilíbrio:
- Criar centros de custo demais gera relatórios excessivamente detalhados e difíceis de consolidar;
- Criar poucos centros compromete a visibilidade de onde o dinheiro está sendo gasto.
Sempre pergunte: “Essa divisão vai gerar alguma decisão prática?” Se a resposta for não, talvez não seja necessário criar aquele centro.
Outro ponto crítico é definir regras claras sobre o que deve ser alocado em cada centro de custo, principalmente em despesas compartilhadas, como viagens realizadas por colaboradores de áreas diferentes.
Mas, lembre-se: modelar bem os centros de custo não é tarefa única. O negócio muda, e a estrutura de custos precisa acompanhar. Por isso, é fundamental revisar periodicamente essa estrutura para garantir que continua fazendo sentido frente à realidade da empresa.
Agora que você já sabe o que é preciso para garantir a conformidade contábil e fiscal das despesas de viagem à trabalho dos funcionários da sua empresa, é hora de colocar a mão na massa! A forma mais fácil e profissional de fazer isso é contando com um parceiro estratégico, como o Espresso, que te ajuda a levar sua gestão ao próximo nível!
Clique aqui para falar com um de nossos especialistas e descubra o que podemos fazer por você e pela sua empresa, ou visite o nosso site e conheça todas as nossas soluções!
