A pandemia acabou, mas a preferência por modelos de trabalho alternativos veio para ficar. Segundo uma pesquisa do Datafolha, o trabalho remoto e o modelo híbrido são os preferidos por 52% dos brasileiros. 

Isso explica por que esses modelos passaram a fazer parte das estratégias de retenção de talentos nas empresas.

O problema é que essa mudança também gera dúvidas. Afinal, quem paga essa conta? 

O escritório saiu da empresa e entrou na casa do funcionário, mas a infraestrutura necessária para o trabalho, como internet, energia e equipamentos, continuam existindo.  

Os custos apenas mudaram de lugar. E quando essas despesas não são bem definidas, o risco é perder previsibilidade orçamentária e abrir espaço para passivos trabalhistas.

Para te ajudar a evitar problemas, neste artigo, você vai entender o que a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) diz sobre ajuda de custo home office, se a empresa é obrigada a arcar com essas despesas e como fazer isso. 

O que a CLT diz sobre ajuda de custo?

A CLT estabelece que os custos do negócio são de responsabilidade do empregador, inclusive quando o trabalho é realizado fora das dependências da empresa. 

No contexto do home office, também chamado de teletrabalho, isso significa que as despesas necessárias para exercer as atividades profissionais não podem ser transferidas para o colaborador.

Esse entendimento ganhou mais força com a Reforma Trabalhista, que incluiu na CLT os artigos 75-A a 75-E, responsáveis por regulamentar o teletrabalho. A partir dessa mudança, o trabalho remoto passou a ter respaldo legal específico.

O artigo 75-D da CLT, especificamente, determina que todas as regras relacionadas aos custos do trabalho remoto precisam estar previstas em contrato escrito. 

Além disso, o artigo reforça que os valores pagos a título de ajuda de custo home office têm natureza indenizatória e não integram a remuneração do empregado, desde que estejam diretamente vinculados a despesas relacionadas ao trabalho remoto. 

Leia também: Despesas fixas: como controlar e reduzir no orçamento mensal empresarial

A empresa é obrigada a dar ajuda de custo para home office?

A empresa não é obrigada a pagar automaticamente uma ajuda de custo para home office, mas é obrigada a arcar com as despesas necessárias para que o trabalho seja executado. 

Isso porque a CLT determina que o teletrabalho segue as mesmas regras gerais do trabalho presencial.

Portanto, os custos e riscos do negócio são do empregador e o colaborador não pode pagar para trabalhar.

A legislação não define uma lista fixa de despesas obrigatórias no home office. No entanto, ela determina que todas as regras sobre esses custos precisam estar previstas em contrato escrito. 

Na prática, é o contrato individual de trabalho que define se haverá ajuda de custo mensal, reembolso por despesas específicas ou fornecimento direto de equipamentos pela empresa.

Qual o valor de ajuda de custo para home office?

Não existe um valor fixo ou tabelado de ajuda de custo para home office previsto em lei. Isso acontece porque os custos do trabalho remoto variam conforme a função, o modelo da empresa e a realidade de cada colaborador.

Por isso, a legislação permite que o valor e a forma de custeio sejam definidos em contrato.

Como calcular a ajuda de custo para home office?

A legislação não define um método único para calcular a ajuda de custo no home office, mas exige que o valor tenha relação com as despesas necessárias para a execução do trabalho.

Por isso, geralmente, as empresas consideram três despesas para orientar esse cálculo: 

• Energia elétrica: a metodologia de cálculo mais utilizada estima o consumo dos equipamentos usados no trabalho, considerando a potência em watts, o tempo diário de uso, os dias trabalhados no mês e o valor do kWh da concessionária;
• Telefone: o cálculo do telefone tende a ser mais simples quando a fatura permite identificar chamadas corporativas;
• Internet: no caso da internet móvel, é possível estimar o consumo com base nas atividades realizadas, como envio de e-mails e acesso a sistemas. Para a internet fixa, geralmente é o rateio proporcional por horas trabalhadas: divide-se o valor mensal do plano pelo total de horas disponíveis e multiplica-se pelo tempo de uso profissional.

Como é pago o auxílio home office?

O pagamento do auxílio home office pode ser feito de três formas diferentes: pagamento de valor fixo mensal, reembolso de despesas e recarga no cartão corporativo pré-pago.

A mais comum é o pagamento de um valor fixo mensal, acordado entre empresa e colaborador e formalizado em contrato. 

Outra alternativa bastante utilizada é o reembolso mediante comprovação de despesas. Nesse modelo, o colaborador arca inicialmente com gastos como energia elétrica, internet ou telefone e, depois, apresenta os comprovantes para ressarcimento. 

Uma terceira opção é o uso de cartão corporativo pré-pago, como o Espresso. A empresa pode disponibilizar um cartão para uso exclusivo em despesas pré-aprovadas, como pagamento de internet ou compra de equipamentos, ou optar por cartões de benefícios flexíveis com categorias específicas.

É melhor reembolsar despesas reais ou pagar um valor fixo mensal?

Escolher entre reembolso ou pagamento fixo dependerá da realidade e das políticas da empresa.

Pagar um valor fixo mensal é a melhor opção se você quer previsibilidade orçamentária e menos esforço operacional. Porém, essa modalidade precisa estar formalizada em contrato e ser sustentada por uma política clara. 

Já o reembolso de despesas exige um sistema de gestão e prestação de contas eficiente, como o Espresso. Ao mesmo tempo, ele reduz o risco de questionamentos fiscais, justamente por deixar clara a natureza indenizatória do pagamento. 

Vale lembrar que, desde 2022, a Receita Federal tem reforçado a necessidade de prestação de contas mesmo em pagamentos fixos indenizatórios, o que aumenta a importância de controles mínimos em qualquer modelo.

Como criar uma política de ajuda de custos para o home office?

Para criar uma política formal de ajuda de custos home office, você deve tratar o tema como parte da gestão de despesas, não como um benefício informal.

O foco deve estar no controle financeiro, compliance e prevenção de fraudes.

Veja como estruturar essa política na prática:

1. Revise os contratos de trabalho

Garanta que os colaboradores estejam formalmente enquadrados no regime de teletrabalho e que a ajuda de custo ou o reembolso de despesas estejam previstos em contrato ou aditivo contratual.

2. Defina a forma de pagamento e controle

Priorize soluções de gestão de reembolso ou cartões corporativos, como o Espresso, que garantem rastreabilidade dos gastos, automatização da prestação de contas e separação clara entre ajuda de custo e salário.

3. Crie critérios claros e objetivos

Detalhe quais despesas serão cobertas, os limites de valores, a forma de pagamento, a periodicidade e as regras de utilização.

4. Estruture processos e controles

Centralize o envio de comprovantes em um canal único, facilitando a conferência, a auditoria e a construção de histórico para análises e projeções financeiras.

5. Comunique a política com transparência

Apresente as regras aos colaboradores desde o recrutamento e mantenha-as acessíveis em canais internos, alinhando expectativas e reduzindo conflitos no dia a dia.

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Com essas informações em mãos, você já pode criar uma política de ajuda de custo para o home office mais segura, previsível e alinhada à realidade financeira do negócio. 

Se esse tema também gera dúvidas na sua empresa, compartilhe este artigo com quem participa dessas decisões!