A Reforma Tributária impõe mudanças estruturais na NF-e Nacional. Diferente de outras atualizações fiscais do passado, essas mudanças não são opcionais e não podem ser ignoradas sem consequências financeiras.

Se você faz parte dos 63% das empresas que ainda estão na fase de planejamento para se adaptar à Reforma Tributária, este é o momento de mudar.

O mercado já começa a estruturar boas práticas para adaptar a NF-e Nacional à nova realidade fiscal e, para te ajudar com esse desafio, montamos um guia para explicar o que muda na nota fiscal brasileira.

Confira agora o que as empresas mais avançadas já estão fazendo para não serem pegas de surpresa!

O que entra na Reforma Tributária?

A Reforma Tributária do Consumo no Brasil (formalizada pela Emenda Constitucional nº 132/2023 e regulamentada pela Lei Complementar nº 214/2025) representa uma transformação no sistema de tributos sobre bens e serviços. 

O objetivo é reduzir a cumulatividade e tornar a arrecadação mais transparente, substituindo tributos dispersos por um modelo de Imposto sobre Valor Agregado (IVA).

A reforma prevê a criação de três tributos principais relacionados ao consumo, e a extinção gradual de cinco tributos tradicionais:

Os tributos que entram com a Reforma Tributária:

• CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços);
• IBS (Imposto sobre Bens e Serviços);
• IS (Imposto Seletivo).

Os tributos que deixarão de existir:

• PIS (Programa de Integração Social);
• COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social);
• ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços);
• ISS (Imposto sobre Serviços);
• IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).

O que muda na nota fiscal com a Reforma Tributária?

A principal mudança estrutural da NF-e é a inserção de novos campos específicos para os tributos criados pela Reforma Tributária: CBS, IBS e IS.

Com a Reforma Tributária, os tributos atuais deixarão de existir gradualmente:

• PIS e COFINS → unificados no CBS (tributo federal);
• ICMS e ISS → unificados no IBS (tributo estadual/municipal);
• IPI → substituído em grande parte pelo Imposto Seletivo (IS), que incide sobre produtos considerados prejudiciais (por exemplo, cigarros e bebidas alcoólicas).

A NF-e terá, portanto, campos separados para CBS e IBS que substituem os antigos campos de apuração de PIS, COFINS, ICMS e ISS.

Os valores desses tributos já não serão mais misturados ou distribuídos por meio de múltiplos códigos sobrepostos, como ocorria antes da reforma.

O Imposto Seletivo também passa a ter grupo próprio no XML para destacar sua base e valor sempre que aplicável.

Os novos campos não existiam nos layouts anteriores e foram previstos nas mais recentes Notas Técnicas para NF-e e NFC-e, que atualizam o padrão XML e as regras de validação para acomodar esses tributos e suas bases de cálculo, alíquotas e valores de crédito.

Porém, eles não serão considerados como obrigatórios de forma imediata.

A entrada em vigor dos campos CMS, IBS e IS segue uma fase de transição:

• Em 2025, o preenchimento desses campos ainda é opcional e será aceito apenas como informação adicional;
• A partir de 1º de janeiro de 2026, para empresas do Lucro Real e Lucro Presumido, o preenchimento desses campos se torna obrigatório nas NF-e e NFC-e;
• Para empresas do Simples Nacional, a obrigatoriedade plena está prevista apenas a partir de 2027, embora possam precisar informar CBS, IBS e IS em casos específicos (como notas de devolução).

Alguns setores ainda terão peculiaridades no layout ou em documentos fiscais específicos. Veja como funcionarão essas exceções:

• Combustíveis, energia e telecomunicações podem ter regras diferenciadas e validação de estrutura própria, especialmente durante a fase de transição, por causa de regras preexistentes e créditos já calculados por regimes especiais;
• Setores específicos, como o aéreo, ganharam documentos fiscais eletrônicos diferenciados (exemplo: BP-e TA para bilhetes aéreos) para cumprir obrigações de CBS/IBS de forma adequada à sua operação.

Quais códigos de situação tributária (CST) deixam de ser aceitos?

O conjunto atual de Códigos de Situação Tributária (CST), que hoje serve para identificar a tributação de PIS, COFINS, ICMS e IPI, deixa de ser relevante na lógica de tributação unificada. 

Embora o padrão XML atual ainda permita esses códigos para operações antigas, a longo prazo, os CSTs relacionados aos tributos extintos (PIS, COFINS, ICMS e ISS) tendem a ser substituídos por códigos novos ou campos que identificam a tributação via CBS e IBS.

A expectativa é que, à medida que a nova norma entre em vigor, sistemas fiscais e ERPs adotem novos códigos ou padrões de tributação que representem CBS/IBS/IS.

O registro de débito/crédito na NF-e dispensará declarações acessórias futuras?

Não automaticamente. Embora a Reforma Tributária simplifique tributos e reduza a sobreposição de várias apurações, a NF-e por si só não substitui todas as obrigações acessórias.

Algumas implicações importantes:

• A NF-e continuará sendo a base de escrituração fiscal e servirá de insumo para as obrigações acessórias como SPED e declarações específicas de tributos;
• Com a Reforma, novas obrigações acessórias, como EFD-CBS e EFD-IBS, estão previstas para complementar e detalhar a apuração desses tributos;
• O simples destaque de CBS/IBS/IS na NF-e não elimina a necessidade de declarações periódicas, nem substitui integralmente declarações de créditos e débitos em sistemas de apuração próprios.

Como tratar notas de débito/crédito dentro do ERP para conciliar com o novo IVA?

Para assegurar que o tratamento de notas de débito/crédito no novo cenário tributário seja eficaz, o ERP da empresa deve:

• Atualizar os layouts fiscais para suportar CBS, IBS e campos específicos de ajuste;
• Implementar rotina de lançamento automático e vinculado entre notas originais;
• Criar contas fiscais e contábeis separadas para créditos e débitos de cada tributo;
• Automatizar reconciliações e geração de obrigações acessórias com base nos ajustes efetuados;
• Registrar eventos de ajuste de maneira rastreável para fins de compliance.

É importante que você realize testes antecipados no ambiente de homologação do ERP para verificar se os lançamentos tributários estão sendo feitos de acordo com a expectativa legal da nova reforma.

Como usar a NF-e Nacional de despesas de funcionários para gerar créditos fiscais?

No sistema de IBS e CBS, a regra é que as compras de bens e serviços utilizadas na atividade econômica podem gerar crédito tributário a serem compensados com o imposto devido nas vendas.

Assim, quando falamos de despesas de funcionários, como as despesas de viagens à trabalho, a NF-e Nacional emitida para esse tipo de gasto pode ser usada para gerar créditos fiscais para a empresa, desde que respeitadas as regras de não cumulatividade e as exceções.

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Leia também: Nova reforma tributária: o que muda na gestão de despesas?

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No entanto, é importante destacar que despesas com salários e encargos trabalhistas não geram crédito de IBS ou CBS, porque esses tributos não incidem sobre a folha de pagamento.

Quando a nova nota fiscal começa a valer?

A nova NF-e e demais documentos fiscais eletrônicos começam a valer de forma oficial a partir de 1º de janeiro de 2026. 

Veja o cronograma geral da nova nota fiscal e da Reforma Tributária:

• 2025: período de regulamentação e publicação de Notas Técnicas, além de ambiente de homologação/testes para os novos campos da NF-e, NFC-e e outros documentos fiscais, permitindo testes antecipados;
• 1º de janeiro de 2026: início da obrigatoriedade legal de emissão de documentos fiscais eletrônicos com destaque de CBS e IBS para operações de todos os contribuintes, ainda sob fase de transição e com regras de validação flexíveis;
• 2027: espera-se que a CBS entre em vigor de forma plena na apuração e recolhimento, substituindo PIS e COFINS, enquanto a implementação total do IBS será gradual até 2033;
• 2029 a 2033: transição completa do ICMS e ISS para o IBS, e eliminação definitiva dos tributos antigos no novo modelo.

Empresas que não atualizarem os sistemas e processos fiscais para refletir as novas exigências da NF-e e outros documentos eletrônicos enfrentam riscos operacionais e legais:

• Sistemas que não tenham os novos campos de CBS e IBS configurados podem ter dificuldades em autorizar documentos fiscais ou precisarão emitir notas complementares ou de ajuste posteriormente;
• A lei complementar que regulamenta a Reforma (LC nº 214/2025) estabelece que os contribuintes devem informar CBS e IBS nas notas. A emissão de documentos sem essas informações, apesar de temporariamente não ser rejeitada, pode gerar autuações, multas ou questionamentos futuros pelas autoridades fiscais;
• A falta de adaptação pode gerar inconsistências na escrituração fiscal, dificultar a entrega de declarações e provocar penalidades nas obrigações.

Como se preparar para a nova realidade da Reforma Tributária?

Com a finalidade de minimizar riscos e entrar no novo modelo com segurança, você pode seguir algumas boas práticas, como:

1. Integrar os novos layouts de NF-e, NFC-e, CT-e e demais documentos fiscais nos sistemas de emissão;
2. Treinar profissionais para interpretar  as novas regras tributárias, calcular bases de CBS e IBS e preencher os campos das notas fiscais conforme legislação;
3. Utilizar os ambientes disponibilizados pela Receita Federal e pelos estados para validar os novos campos e garantir conformidade técnica antes da obrigatoriedade;
4. Rever rotinas de conferência, apuração e escrituração fiscal para assegurar que CBS e IBS sejam reportados, inclusive em notas de devolução, ajustes e cancelamentos;
5. Revisar políticas de preços, estrutura de tributos, formação de crédito e obrigações acessórias, considerando a gradual extinção dos tributos antigos e a adoção plena do novo sistema até 2033.

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Agora que você já está por dentro das principais mudanças na NF-e Nacional, aproveite para compartilhar com seus colegas que também precisam saber disso!

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