October 25, 2023
No contato com nossos clientes do Espresso algumas dúvidas estão sempre se repetindo. Dentre elas, uma das mais comuns é: por quanto tempo é necessário guardar os cupons fiscais originais e as notinhas de minhas despesas?
Algumas empresas são orientadas por seus escritórios de contabilidade a guardar todos os papéis e, por isso, optam por continuar com o processo burocrático e ruim de se fazer reembolso de despesas e prestação de contas: usar planilhas de excel, malotes para enviar notinhas, etc.
Para resolver esse problema e tirar todas as dúvidas sobre a legislação que diz respeito à necessidade de guardar ou não as notinhas e cupons fiscais, consultamos o escritório Tozzini Freire Advogados, um dos principais do Brasil, para nos emitir um parecer jurídico e orientar nossos clientes em relação ao melhor processo. Leia mais!
Sua empresa é de Lucro Real, Lucro Presumido ou Simples Nacional?
Se a sua empresa for de lucro presumido ou simples nacional você precisa ler até este item.
Este debate é relevante apenas para clientes do Espresso que operam sob o regime de Lucro Real. O motivo é muito simples: apenas empresas de lucro real podem fazer dedução de despesas com viagens, transportes e alimentação.
Logo, somente nesses tipo de regime de empresa que haveria interesse do fisco em auditar essas informações para verificar a possibilidade de fraude. Se você é do Simples Nacional ou Lucro Presumido, percebeu que não precisa guardar o papel e esse era o impedimento para você testar o Espresso, sugerimos que cadastre-se na nossa plataforma gratuitamente e fique livre desses problemas.
Você não precisa guardar o comprovante físico. Se sua empresa é de lucro real, continue lendo o texto sobre guarda de comprovantes fiscais, pois ele é bem esclarecedor.
O que a lei diz sobre a guarda dos documentos e notinhas fiscais?
Alguns artigos foram levados em consideração na criação do Legal Opinion do escritório Tozzini Freire. Vamos falar sobre cada um deles e ressaltar os pontos importantes para a aplicação no uso do Espresso.
Lei nº 9430/1996 – Artigo 37
Esta é a lei que rege a guarda de documentos e, em seu artigo 37, diz:
Art. 37. Os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos que repercutem em lançamentos contábeis de exercícios futuros, serão conservados até que se opere a decadência do direito de a Fazenda Pública constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios
Ponto importante: A guarda de documentos é obrigatória, mas não há expressão clara sobre o método de armazenamento, seja físico ou virtual. Não há nem especificação se é preciso guardar originais ou se são aceitas cópias.
Lei 5172/1966
No Código Tributário Nacional, ao falar sobre procedimentos de fiscalização tributária, diz:
Art. 195. Para os efeitos da legislação tributária, não têm aplicação quaisquer disposições legais excludentes ou limitativas do direito de examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papéis e efeitos comerciais ou fiscais, dos comerciantes industriais ou produtores, ou da obrigação destes de exibi-los.
Parágrafo único. Os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram.
Ponto importante: Mais uma vez não é citada a forma de armazenamento dos documentos. Por falta de determinação, as empresas acabaram optando por guardar comprovantes originais sem saber se, de fato, era necessário.
O que a lei diz sobre a apresentação dos documentos?
Há um movimento muito grande na tentativa de modernização dos processos de receita e de apresentação de documentos. Entre todas as movimentações, as principais são:
1 – Em 10 de julho de 2012, foi publicada a Lei º 12682/12 que trata da elaboração e do arquivamento de documentos em meios digitais.
2 – Em outubro de 2013, o Decreto nº 70.235/72, que regulamenta o processo administrativo tributário, foi modificado para permitir que termos processuais fossem formalizados em formato digital.
3 – Em 2016, a Receita Federal Brasileira editou a Instrução Normativa nº 1608/2016, determinando que todas as discussões de processos administrativos sejam feitas por meios digitais. Não são mais aceitos documentos físicos e, mesmo que isso se torne necessário por problemas técnicos, esses documentos serão digitalizados. Se sua empresa passar por algum procedimento desses, provavelmente você já teria que digitalizar todos os documentos.
4 – Nos termos do Decreto nº 70235/72, os documentos armazenados eletronicamente passam a ter o mesmo valor que documentos originais.
5 – Em dezembro de 2016, a Receita Federal editou a portaria nº 1674/2016, permitindo que os fiscais descartem os documentos físicos que forem apresentados também de forma eletrônica. Como podemos notar, uma vez validados e digitalizados, os documentos passam a ter o mesmo valor probatório de documentos originais.
O que a lei diz sobre usar fotos como meio de prova?
Este já é um assunto bem mais avançado no que diz respeito à legislação. Vamos ver alguns artigos que falam sobre o assunto:
Código de Processo Civil – Artigo 422
Qualquer reprodução mecânica, como a fotográfica, a cinematográfica, a fonográfica ou de outra espécie, tem aptidão para fazer prova dos fatos ou das coisas representadas, se a sua conformidade com o documento original não for impugnada por aquele contra quem foi produzida.
§ 1º As fotografias digitais e as extraídas da rede mundial de computadores fazem prova das imagens que reproduzem, devendo, se impugnadas, ser apresentada a respectiva autenticação eletrônica ou, não sendo possível, realizada perícia.
Ponto importante: Toda foto pode ser usada como prova, mediante perícia ou autenticação.
Código de Processo Civil – Artigo 436
A parte, intimada a falar sobre documento constante dos autos, poderá:
I – impugnar a admissibilidade da prova documental;
II – impugnar sua autenticidade;
III – suscitar sua falsidade, com ou sem deflagração do incidente de arguição de falsidade;
IV – manifestar-se sobre seu conteúdo.
Parágrafo único. Nas hipóteses dos incisos II e III, a impugnação deverá basear-se em argumentação específica, não se admitindo alegação genérica de falsidade.
Ponto importante: A autenticidade da foto pode ser impugnada, mas para isso é necessário que seja fundamentada, não sendo possível apenas o uso de alegações genéricas.
Código de Processo Civil – Artigo 429
Incumbe o ônus da prova quando:
I – se tratar de falsidade de documento ou de preenchimento abusivo, à parte que a arguir;
II – se tratar de impugnação da autenticidade, à parte que produziu o documento
Ponto importante: Em caso de impugnação de autenticidade, o ônus de provar que o documento é autêntico é daquele que produziu o documento. Em caso de falsidade, o ônus da prova é aquele que alega falsidade.
No caso de uma viagem, por exemplo, todo o contexto em que a viagem foi feita e seu histórico poderiam servir de meio de prova para comprovantes de despesas
O que a lei diz sobre a durabilidade dos documentos?
Você já tentou guardar esses cupons fiscais, que são impressos em papéis termossensíveis, por 5 anos?
Mesmo que armazenados da melhor forma possível, esses documentos são muito sensíveis e desbotam e rasgam com muita facilidade.
Como é possível exigir a apresentação física de um documento que muito facilmente pode perder o seu conteúdo? Nesse sentido, o Superior Tribunal de Justiça entendeu que o contribuinte não pode ser prejudicado com o desgaste natural do comprovante original.
Comprovantes impressos em papéis termossensíveis
Falando especificamente sobre os comprovantes impressos em papéis termossensíveis (aquele papel usado na impressão de notas e cupons fiscais), a conclusão do escritório TozziniFreire, baseado nos artigos e em casos análogos, é que a guarda deles é impossibilitada em razão do desgaste natural.
Logo, em cima dessa informação, o Superior Tribunal de Justiça entendeu que, sendo praticamente inviável a manutenção desses papéis, o contribuinte não pode ser prejudicado por não ter o documento físico
Demais comprovantes
Quanto aos demais comprovantes, impressos em outros tipos de papéis, devem ser consideradas duas informações importantes:
1 – A legislação tributária que fala sobre guardar documentos não exige a sua guarda física e não é específica em relação à forma em que o documento deve ser armazenado (artigo 37 da lei nº 9430/1996 e artigo 195 do código tributário nacional). Entretanto, mesmo havendo um esforço legislativo muito grande, ainda não existe uma lei que fale especificamente sobre a veracidade de documentos digitais. É necessário se basear no restante da legislação existente.
2 – Apesar do item 1, o contribuinte que pretende jogar fora o comprovante de despesas de papel possui a segurança de poder apresentar uma foto desse documento ao fiscal, em caso de fiscalização. Caso a autenticidade da foto seja impugnada, é possível comprovar sua veracidade através da comprovação de que os fatos realmente ocorreram. Em caso de despesas de viagem, por exemplo, todo o histórico e o contexto da viagem poderão servir como meio de prova.
Ficou claro? Ainda tem alguma dúvida?
Caso tenha interesse de saber mais sobre essas informações e sobre o Legal Opinion do escritório TozziniFreire, não deixe de contatar nossa equipe através do contato@espressoapp.com.br.
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