March 26, 2024
A gestão de despesas corporativas é uma parte essencial do sucesso financeiro de uma empresa, pois pode afetar significativamente seus resultados e a capacidade de investimento.
Para gerenciar efetivamente as despesas, é importante medir e monitorar as informações relevantes, e é aqui que entram os KPIs (Key Performance Indicators), que são indicadores chave de desempenho que ajudam a empresa a acompanhar seus resultados e identificar áreas que precisam de melhorias.
Neste artigo, vamos apresentar as principais KPIs utilizadas na gestão de despesas corporativas e como escolher os indicadores certos, além de fornecer informações úteis sobre como monitorar e avaliar os resultados.
O que são KPIs?
O KPI é uma ferramenta de gestão utilizada para medir e monitorar o desempenho de uma empresa em relação a suas metas e objetivos. É um indicador chave que ajuda a entender seu progresso em direção às estratégicas e a identificar áreas que precisam de melhorias.
Eles são utilizados em diversos setores da empresa, incluindo finanças, operações, vendas e marketing. Eles podem ser aplicados a uma ampla variedade de objetivos, desde o aumento de receita até a melhoria da satisfação do cliente.
Os KPIs financeiros, por exemplo, medem o retorno sobre o investimento (ROI), o lucro líquido e a variação orçamentária. Já os KPIs operacionais medem o desempenho das operações da empresa, como o tempo médio de processamento de despesas, o percentual de reembolsos aprovados e o tempo médio de reembolso.
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Qual a diferença entre KPI e métrica?
Entender a diferença entre métricas e KPIs é fundamental para um planejamento estratégico eficiente. Embora muitas pessoas usem esses termos de forma similar, eles possuem significados diferentes.
Basicamente, as métricas são unidades de medida que permitem quantificar e avaliar diferentes aspectos de um negócio, tais como o número de vendas, o tempo médio de atendimento ao cliente, a taxa de conversão de leads, entre outras. Esses dados são importantes para avaliar o desempenho geral, mas não oferecem uma visão clara dos objetivos específicos da empresa.
Já os KPIs são métricas que são selecionadas e definidas para avaliar a eficácia de um negócio em relação a objetivos específicos e metas. Eles são geralmente vinculados a um plano de negócios e são usados para monitorar o progresso em relação a metas “macros”, como o aumento de vendas, a melhoria da qualidade do produto, a redução de custos, entre outros.
De maneira resumida, as métricas funcionam como dados brutos, enquanto que os KPIs financeiros são definidos pelos gestores. Isso é feito com o objetivo de analisar o desempenho e os resultados do negócio.
A importância do KPIs na gestão financeira
A utilização de KPIs financeiros é essencial para monitorar e mensurar o desempenho de variáveis financeiras de um negócio. Selecionar e acompanhar KPIs financeiros é uma prática fundamental para a gestão do negócio e traz inúmeros benefícios, tais como:
- Avaliar o desempenho de projetos, funcionários e do próprio negócio;
- Analisar o cumprimento de metas e objetivos;
- Tomadas de decisões mais assertivas e baseadas em dados;
- Comparação do desempenho em relação ao próprio negócio e ao mercado;
- Com base nas tendências e padrões históricos, é possível projetar o desempenho financeiro futuro e, assim, tomar decisões mais estratégicas;
- Otimização da gestão financeira, identificando áreas do negócio que podem ser melhoradas e contribuem para a saúde financeira.
10 principais KPIs financeiros e suas funcionalidades
Abaixo, serão apresentados alguns exemplos de indicadores financeiros relevantes para diferentes tipos de negócios. É recomendado que acompanhe e avalie essas métricas, além de identificar outras que sejam fundamentais para a sua empresa, de acordo com os seus objetivos.
Dessa forma, será possível ter uma visão ampla e aprofundada da saúde financeira do seu negócio.
#1 Cálculo do custo do serviço
O cálculo do custo do serviço prestado é uma métrica financeira fundamental para identificar a eficiência e rentabilidade da operação. Para calcular, é necessário seguir alguns passos simples, como:
- Identificar os custos diretos: São aqueles relacionados com a produção do serviço, como mão de obra, materiais, transporte, entre outros.
- Identificar os custos indiretos: Esses estão ligados a produção do serviço, como aluguel, energia, água, telefone, entre outros.
Depois, basta somar os custos diretos e indiretos identificados nos passos 1 e 2. Para obter o custo médio do serviço prestado, divide o total de custos pelo número de serviços prestados. Por fim, analise o resultado e busque maneiras de reduzir os custos, aumentando a eficiência da operação e melhorando a rentabilidade.
É importante lembrar que o cálculo deve ser feito com frequência para identificar possibilidades de otimização e aprimoramento da gestão de recursos.
#2 Despesas por centro de custo ou projeto
Calcular as despesas por centro de custo ou projeto é uma prática importante para medir a viabilidade e o desempenho das atividades financeiras em cada setor.
Para realizar esse cálculo, é necessário separar as despesas de cada centro de custo ou projeto e depois somá-las. Esse processo permite uma análise comparativa, identificando aqueles que estão gerando mais gastos e exigindo uma maior atenção da gestão financeira.
Essa análise pode auxiliar na tomada de decisão, como a reavaliação de custos ou até mesmo a reestruturação de projetos que não estão sendo viáveis financeiramente. É importante ressaltar que a contabilidade deve ser organizada de maneira clara e precisa para garantir uma análise confiável dos gastos por centro de custo.
#3 Receita por empregado
A métrica financeira de receita por empregado é importante para avaliar a produtividade da equipe da empresa. Ela permite identificar o desempenho de cada funcionário, principalmente em setores como vendas e atendimento ao cliente.
Para calcular a receita por empregado, é necessário dividir a receita total da empresa pelo número de funcionários. Dessa forma, é viável ter uma visão mais clara do quanto cada empregado contribui para o faturamento da companhia.
Com base nessa métrica, é possível tomar decisões estratégicas de gestão de pessoal, tais como recompensas e incentivos aos colaboradores mais produtivos e investimento em treinamentos para melhorar o desempenho da equipe.
#4 Retorno sobre o investimento (ROI)
O ROI é uma métrica financeira que tem como objetivo calcular o retorno obtido a partir de um investimento realizado. Ele pode ser calculado a nível de um projeto ou campanha, assim como a nível geral do negócio, permitindo que a empresa compare os diferentes investimentos realizados e otimize a gestão dos recursos financeiros.
Para calcular o ROI, é necessário subtrair o custo do investimento da receita gerada e, em seguida, dividir essa diferença pelo custo do investimento. O resultado obtido pode ser multiplicado por 100 para expressar o ROI em porcentagem.
Ao utilizar o ROI como métrica de avaliação, é possível, por exemplo, comparar o retorno gerado por diferentes regiões de vendas em relação ao investimento realizado, considerando a receita e os custos envolvidos em cada centro de custo. Isso permite que a empresa identifique oportunidades de otimização da gestão financeira e tome decisões mais estratégicas.
#5 Fluxo de caixa
O fluxo de caixa é um instrumento fundamental para a gestão financeira de uma empresa, pois permite uma visão clara das movimentações financeiras. A partir dele, você é capaz de monitorar o dinheiro que entra e sai da empresa, avaliar a disponibilidade de capital de giro e identificar a necessidade de financiamento.
O acompanhamento constante do fluxo de caixa é importante para garantir a saúde financeira do negócio em curto e longo prazo. Além disso, é uma ferramenta essencial para detectar eventuais fraudes nas saídas, como desvios de recursos ou reembolsos indevidos nas despesas corporativas.
#6 Receita Recorrente Mensal (MMR)
A Receita Recorrente Mensal é uma métrica que avalia a receita gerada mensalmente, que se repetirá no futuro com pouco ou nenhum investimento adicional.
A MMR é muito comum e utilizada em empresas de software como serviço (SaaS), pois indica a previsibilidade da receita e a capacidade da empresa em reter clientes. Além disso, pode ser utilizada para medir o desempenho a curto e médio prazo, permitindo que os gestores identifiquem possíveis problemas financeiros ou oportunidades de crescimento.
Por exemplo, se uma empresa de SaaS consegue aumentar a receita recorrente mensal, ela pode ter mais previsibilidade e estabilidade financeira no longo prazo. Além disso, a capacidade de retenção de clientes também pode ser analisada a partir do MRR, já que uma queda nessa métrica pode indicar que os clientes estão cancelando suas assinaturas.
#7 Retorno sobre o Patrimônio Líquido (ROE)
O ROE é uma métrica financeira que mede a rentabilidade da empresa em relação ao seu patrimônio líquido. É calculado dividindo o lucro líquido pela soma do patrimônio líquido no início e no final do período analisado.
É importante acompanhar esse indicador, pois ele mostra a eficiência da utilização dos recursos financeiros pelos proprietários e acionistas. Uma alta taxa de ROE indica que a organização é capaz de gerar lucro com base em seus recursos internos, sem a necessidade de recorrer a empréstimos ou outras fontes de financiamento externo.
No entanto, para startups, o ROE pode não ser uma métrica tão útil, pois essas empresas geralmente dependem de financiamento externo para se estabelecerem e crescerem. Nesse caso, outras métricas, como a taxa de crescimento de receita, podem ser mais relevantes para avaliar o desempenho e a viabilidade da empresa.
#8 Rotatividade de Contas a Receber
A rotatividade de contas a receber mede a eficiência da cobrança dos valores devidos pelos clientes. Esse KPI é calculado com base nos ganhos totais em um determinado período em comparação com a média de contas a receber no mesmo período.
Acompanhar o giro de contas a receber é importante para evitar atrasos de pagamento e inadimplência, que podem afetar negativamente a saúde financeira da empresa. É recomendável monitorar essa métrica ao longo do tempo, a fim de usá-la como um sistema de alerta precoce.
Dessa forma, é possível identificar clientes que estão demorando cada vez mais para pagar e tomar medidas para solucionar o problema antes que afete a liquidez da empresa.
#9 Rentabilidade
A rentabilidade é importante para avaliar o desempenho de um investimento feito por uma empresa. Muitas vezes confundido com lucratividade, a rentabilidade busca medir a eficácia dos recursos financeiros aplicados em um determinado projeto ou negócio.
Um exemplo simples para entender a rentabilidade é pensar em um investimento feito em um fundo de renda fixa. Com o passar do tempo, esse investimento gera uma lucratividade mensal, que pode ser medida e comparada com outras opções de investimentos.
Para calcular a rentabilidade, é necessário dividir o lucro obtido em um período pelo valor do investimento feito. Com isso, é possível avaliar se o investimento gerou um retorno satisfatório ou não.
#10 EBITDA
O EBITDA é um KPI que mede a capacidade da empresa em gerar lucro antes dos impostos, juros, depreciação e amortização. Em outras palavras, ele mostra a habilidade da organização em gerar fluxo de caixa operacional, ou seja, o quanto de dinheiro é gerado pela operação da empresa.
O EBITDA é importante porque permite uma comparação mais justa entre empresas de diferentes setores, pois exclui os efeitos das variações na contabilidade e das diferenças de investimento em ativos fixos. Além disso, o EBITDA pode ser usado para avaliar o desempenho ao longo do tempo.
No entanto, é importante ressaltar que o EBITDA não leva em consideração o pagamento de impostos, os juros da dívida e a depreciação e amortização. Por isso, ele não é o único indicador financeiro a ser considerado na avaliação da saúde financeira de uma empresa.
Outros KPIs financeiros, como o de contas a pagar, tesouraria e custos, também são necessários para o desempenho da organização. Por isso, é essencial utilizar uma variedade de indicadores para ter uma visão completa da sua situação.
Como escolher os KPIs financeiros para a empresa?
Escolher os KPIs certos para a gestão de despesas corporativas pode ser um desafio, pois é fundamental levar em consideração o perfil da empresa, suas prioridades estratégicas e suas necessidades específicas. Uma escolha inadequada pode acabar prejudicando a saúde financeira da empresa.
Vamos apresentar algumas dicas para escolher os KPIs certos para a gestão de despesas corporativas:
- Considere o perfil da empresa, suas particularidades e necessidades específicas;
- Leve em consideração as prioridades estratégicas da empresa, escolhendo KPIs alinhados com essas metas;
- Defina objetivos claros para cada KPI escolhido, para medir o progresso em relação aos objetivos definidos;
- Escolha KPIs relevantes e fáceis de medir e monitorar, para tomar decisões informadas com base nos resultados obtidos.
Em resumo, uma boa escolha pode melhorar sua gestão de despesas e alcançar suas metas financeiras.
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