A grande maioria das empresas realiza ações externas e viagens corporativas para desenvolver suas atividades e ter êxito nos seus negócios, o que acaba gerando várias despesas. O colaborador na maior parte dos casos acaba sendo o responsável por registrar todos e outras pessoas escolhidas na empresa acabam investindo boa parte do seu tempo conferindo esses registros.

Para que os seus aprovadores não tenham que ficar analisando comprovante por comprovante e para que sua empresa não tenha nenhuma surpresa ao realizar o reembolso destas despesas aos colaboradores  é importante ter políticas de gastos bem definidas.

O que são políticas de despesas?

Políticas corporativas são regras que determinam critérios aos gastos e viagens (nacionais ou internacionais), que são realizados pelos colaboradores durante suas atividades, e permite que a empresa consiga ter controle dos gastos.

É importante que a empresa determine regras claras para todos os tipos de despesas levando em consideração o bom senso e a realidade dos seus colaboradores. Como custos variam muito de tempos em tempos, essas regras devem ser visitar com certa frequência para garantir que estejam atualizadas.

Além da criação da política, uma parte muito importante e geralmente esquecida é a divulgação dessa política. Muitas empresas possuem documentos completos e bonitos, porém quando perguntados, os colaboradores os desconhecem.

Como Funcionam as Políticas de Gastos no Espresso?

Você pode criar grupos de regras e atribuir a diferentes colaboradores, são critérios que facilitam o registro das despesas e auxiliam aprovadores e administradores.

Cadastrando suas políticas no Espresso, além do funcionário ter essa informação disponível direto no app, você também será notificado em todas as etapas de aprovação quando um gasto ultrapassar o valor determinado.

Quando algum registro de despesa fica fora de alguma regra cadastrada no grupo de políticas em que o usuário se encontra, um ícone amarelo é inserido automaticamente na despesa lançada ou no relatório mostrando que aquele registro apresenta alguma irregularidade.  Como aprovador, você pode alterar o valor do reembolso solicitado, devolver para que o funcionário arrume ou até rejeitar uma despesa.

Outra funcionalidade lançada recentemente pelo Espresso é a opção de “Aprovação Automática”, que faz parte do nosso pacote de inteligência artificial. Ativando essa funcionalidade, os relatórios dos colaboradores que não tiverem nenhum alerta para irregularidades de acordo com as políticas e a funcionalidade de antifraude, irão direto para a etapa de conclusão não sendo necessário passar pelo fluxo de aprovação.

Você pode entender melhor a funcionalidade, acessando o texto completo da nossa central de ajuda.

Quais benefícios minha empresa tem ao adotar políticas?

Quando se tem políticas e fluxos de aprovação simplificados na plataforma do Espresso, existem dois fatores principais que impactarão na sua operação.

Redução de gastos

Com a tecnologia da plataforma, nenhuma despesa fora da regra passará para frente, o que provavelmente pode acontecer em um processo manual. Isso, junto com regras cadastradas dentro da realidade da sua empresa, fará com que gastos supérfluos deixem de acontecer e gere impacto financeiro direto na sua operação

Redução de tempo investido no processo

Não haverá mais a necessidade de conferência manual de todas as despesas e dezenas de horas gastas conferindo linha a linha planilhas junto com o documento da política debaixo do braço.

Isso com certeza impactará no tempo que sua operação gasta nesse processo e liberará as pessoas para que façam atividades mais estratégicas.

Com políticas bem claras os colaboradores podem se organizarem quanto aos gastos e estarão cientes que caso ultrapassem os valores estabelecidos pela sua empresa, terão que arcar com a diferença ou justificar o motivo do gasto extra.

Investir em políticas de gastos traz um diferencial crucial, identificando os desperdícios e melhorando a distribuição dos recursos.

Caso queira mergulhar melhor nesse processo e nos outros itens da nossa plataforma, você pode acessar o curso completo de implantação na nossa universidade.